Чекова книжка — скорочено чекушка
Чекові книжки: правила заповнення, оприбуткування, списання і бухгалтерсько-податковий облік
Я — молодий бухгалтер новоствореного підприємства і невдовзі матиму справу зі зняттям готівкових коштів з поточного рахунку в банку за допомогою чекової книжки.
Прошу роз’яснити:
Як отримати і заповнити чекову книжку? Як документально оформляється її оприбуткування і списання? Як правильно організувати облік і використання чекових книжок у госпдіяльності підприємства?
Що таке чекова книжка
Чекова книжка — це набір (комплект) грошових чеків. Чеки бувають різні — грошові й розрахункові; для отримання готівки в банку використовуються грошові чеки.
Грошові чеки згідно з п. 1.1 розділу IV Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої постановою Правління НБУ від 01.06.2011 р. № 174 (далі — Інструкція № 174), належать до касових документів. Форму грошового чека наведено в додатку 13 до Інструкції № 174.
Звертаємо увагу на те, що чекова книжка — це бланк суворої звітності. Це підтверджує п/п. 1.3.2 Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених наказом Мінфіну від 25.11.93 р. № 98, СБУ від 15.11.93 р. № 118, МВС від 24.11.93 р. № 740.
У зв’язку з цим нагадаємо, що «суворість» вимагає від підприємств і ФОПів дотримання певних правил поводження із чековою книжкою, наприклад зберігання її в сейфі.
Як отримати чекову книжку
Для того щоб отримати чекову книжку, клієнту (юрособі або ФОПу) необхідно подати заяву про видачу грошової чекової книжки (додаток 17 до Інструкції № 174) в одному примірнику (п. 3.3 розділу IV Інструкції № 174) і заплатити за її оформлення й видачу.
У банку на кожному чеку заповнюють відповідні реквізити: найменування і код банку, найменування юридичної особи (П. І. Б. фізособи) і номер її поточного рахунку. Інші реквізити грошового чека заповнюють самі юрособи і ФОПи.
Як заповнювати грошові чеки
Під час заповнення грошових чеків необхідно дотримуватись таких правил:
1. Усі реквізити грошового чека мають бути заповнені.
2. У грошових чеках повинні бути зазначені дані паспорти особи — отримувача або документа, який його заміняє, найменування документа, серія, номер і дата його видачі, назва установи, яка його видала (п. 1.3 розділу IV Інструкції № 174).
3. Грошовий чек повинен містити відбиток печатки, підписи (підпис) уповноважених осіб (особи) відповідно до картки зразків підписів. Використання факсиміле не допускається (п. 1.9 розділу IV Інструкції № 174).
4. Грошові чеки дійсні протягом 10 календарних днів із дня їх виписки, не рахуючи дня виписки (п. 1.9 розділу IV Інструкції № 174).
5. Виправлення у грошовому чеку не допускаються.
Оприбуткування і списання чекових книжок
Оскільки чекова книжка — бланк суворої звітності, то при її оприбуткуванні та списанні слід використовувати форми документів, затверджені наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67 (далі — наказ № 67).
Для оприбуткування чекової книжки необхідно заповнити прибутково-видаткову накладну на бланки суворої звітності за типовою формою № СЗ-1. Далі дані з ф. № СЗ-1 слід внести до прибутково-видаткової книги з обліку бланків суворої звітності (типова форма № СЗ-2, затверджена наказом № 67). Після цього чекову книжку передають матеріально відповідальній особі, що відображається у вищезгаданій формі № СЗ-1. Одночасно із цією процедурою в бухгалтерії відкривають картку-довідку за типовою формою № СЗ-5. У ній відображають рух бланків суворої звітності (помилково отриманих, використаних та їх залишок). Картку-довідку заводять на кожну матеріально відповідальну особу, яка обліковує такі бланки, а також на кожний вид бланків окремо.
Після того як грошова чекова книжка буде повністю використана, необхідно скласти Акт на списання використаних бланків суворої звітності (типова форма № СЗ-3) і Акт перевірки наявності бланків суворої звітності (типова форма № СЗ-4)*.
Після цього відсутні, зіпсовані та використані бланки потрібно списати. Роблять це за допомогою ф. № СЗ-3. У ній наводять інформацію про назву використаних бланків, їх серії, номери і кількість. До акта додають усі зіпсовані бланки. Акт завіряють підписами всі члени комісії і затверджують печаткою та підписом керівника підприємства.
Завершуються маніпуляції зі списання записом у картку-довідку (ф. № СЗ-5). До речі, причиною списання бланків чекової книжки може бути закриття або зміна номера рахунку, зміна найменування підприємства. У цьому випадку до банку необхідно подати заяву разом із чековими книжками з невикористаними аркушами та корінцями, що залишилися від невикористаних чеків (п. 6.8 Положення про організацію операційної діяльності в банках України, затвердженого постановою Правління НБУ від 18.06.2003 р. № 254).
Загалом, морока ще та...
Постає запитання: чи зобов’язані ФОПи використовувати вищевказані «суворі» форми для оприбуткування і списання чекових книжок? Поспішаємо заспокоїти — на щастя, ні.
Із коротких вказівок щодо застосування і заповнення форм первинного обліку бланків суворої звітності та самих форм, затверджених наказом № 67, випливає, що вони застосовуються підприємствами (організаціями), а деякі з них затверджуються — керівниками підприємств (організацій).
Тож хоч у цьому ФОПам пощастило.
Бухгалтерський і податковий облік
У бухобліку чекову книжку відображають на балансі на субрахунку 209 «Інші матеріали». Одночасно її вартість зараховують на позабалансовий рахунок 08 «Бланки суворого обліку», відкривши до нього окремий субрахунок.
Таким чином, у бухобліку оплата за чекову книжку виглядає як д-т 377 к-т 311, оприбуткування книжки — д-т 209, к-т 377, а списання — д-т 92 к-т 209.
ПДВ
Звертаємо увагу на те, що видача чекових книжок є складовою частиною банківських операцій з розрахунково-касового обслуговування, які не є об’єктом оподаткування ПДВ. За чинності Закону про ПДВ про це свідчив п. 1.1 Переліку операцій з розрахунково-касового обслуговування, що здійснюються установами банків в Україні і вартість яких, відповідно до п. 3.2.5 Закону України від 03.04.1997 року № 168 «Про податок на додану вартість», не включається до об’єкта оподаткування податком на додану вартість, доведеного листом НБУ від 19.06.98 р. № 12-111/811.
У податковокодексний час постановою Правління НБУ від 15.11.2011 р. № 400 було затверджено Перелік типових операцій з розрахунково-касового обслуговування, які відповідно до підпункту 196.1.5 пункту 196.1 статті 196 розділу V Податкового кодексу України не є об’єктом оподаткування. Згідно з п. 2.5 Переліку № 400 до таких належить оформлення документів (грошових чекових книжок тощо) під час відкриття, обслуговування рахунків, а також закриття рахунків клієнтів за їхньою ініціативою.
Загалом, оскільки чекова книжка була отримана як складова частина банківських послуг за розрахунково-касовим обслуговуванням, то ні про який податковий кредит із ПДВ не може бути й мови, оскільки згідно з п/п. 196.1.5 ПКУ надання послуг з розрахунково-касового обслуговування не є об’єктом оподаткування ПДВ.
Податок на прибуток
Витрати , понесені на придбання чекової книжки, потраплять до витрат на підставі п/п. 138.10.2 ПКУ як витрати на розрахунково-касове обслуговування, оскільки банк передає її підприємству як складову частину власних послуг з розрахунково-касового обслуговування (п/п. 138.10.2«є» ПКУ).
Отже, «чекові» витрати належатимуть до адміністративних, спрямованих на обслуговування та управління підприємством. Нагадаємо, що визнавати такі витрати слід в тому звітному періоді, у якому вони були здійснені, згідно із правилами бухобліку (п/п. 138.5 ПКУ).
Насамкінець зазначимо, що з появою корпоративних карт і зарплатних проектів деякі підприємства відмовляються від використання грошових чекових книжок. Проте вони все ще досить широко застосовуються для зняття готівки в банку, оскільки це дешевий, простий і надійний інструмент.
Алла Погребняк
* Іноді замість останнього використовують Інвентаризаційний опис цінностей та бланків документів суворої звітності (ф. № інв-16), затверджений постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. № 241.
