«Четвірка» запитань про резерв відпусток

В обраному У обране
Друк
Клиженко Яна, податковий експерт, y.klyzhenko@buhgalter911.com
Бухгалтер 911 Червень, 2015/№ 23
Забезпечення на оплату відпусток (або як ми його називаємо «резерв відпусток») вирівнює фінансове навантаження на собівартість, викликану відпускним сезоном. «Резервновідпусткова» тема актуальна протягом усього року. Низка запитань може виникнути навіть у самий розпал пори відпусток. Із чим можуть зіткнутися бухгалтери і як вирішувати такі проблеми? Поспішаємо на допомогу з відповідями та порадами.
бухгалтерський і податковий облік

Коротке досьє на резерв відпусток

Підприємства зобов’язані створювати резерв відпусток (такий висновок випливає з листа Мінфіну від 09.06.2006 р. № 31-34000-20-25/12321). Увага! Якщо раніше такий обов’язок не стосувався деяких суб’єктів малого підприємництва (зокрема, «нульовиків» з податку на прибуток), то тепер і вони підпадають «під зобов’язи». Річ у тім, що для них звільнення міститься в  п. 8 розд. І П(С)БО 25. Але! Такий пункт посилається на п. 154.6, який з 01.01.2015 р. зник з ПКУ. Тому на сьогодні відсутні підприємства, які можуть не створювати такий резерв.

Критерії, яким повинні відповідати «нульовики», зараз наведено в  п. 16 підрозд. 4 розд. ХХ ПКУ.

Резерв відпусток створюють тільки для оплати:

— щорічних (основної та додаткових) відпусток, а також додаткових відпусток «на дітей». Відповідно, резерв на оплату творчих, навчальних та інших відпусток не створюють;

— компенсації за невикористану відпустку;

— ЄСВ у частині нарахувань на суми зазначених вище відпускних і компенсацій.

Місячну суму відрахувань на створення резерву (РВМ) визначають як добуток фактично нарахованої в поточному місяці зарплати (ЗП), коефіцієнта резервування (КР) і коефіцієнта, що збільшує резерв відпусток на суми ЄСВ у частині нарахувань (КЄСВ). Представимо все у вигляді формули:

РВМ = ЗП х КР х КЄСВ.

Зазначені коефіцієнти розраховують за такими формулами:

КР = ОП : ФОПП,

де ОП — річна планова сума на оплату відпусток (визначаєте на підставі графіка відпусток);

ФОПП — загальний річний плановий фонд оплати праці (без урахування сум відпускних);

КЄСВ = 1 + Ставка ЄСВ* : 100 %.

* Ставка ЄСВ на вашому підприємстві. Для працівників, яким установлено спецставку ЄСВ, КЄСВ розраховують окремо.

Зауважте: КР розраховують раз на рік, а ось ті підприємства, які застосовують понижуючий коефіцієнт до ставки ЄСВ у частині нарахувань, вимушені передивлятися КЄСВ щомісячно (подробиці далі).

У бухгалтерському обліку формування резерву відображається за кредитом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» з дебетом рахунків 23, 91, 92, 93 або 94 (тобто за кожною групою працівників). Відповідно, використання резерву відображають за дебетом зазначеного субрахунку з кредитом субрахунків 661 (на суму нарахованих відпускних або компенсації за невикористану відпустку) і 651 (на суму ЄСВ у частині нарахувань на відпускні або компенсацію).

ЄСВ у частині утримань, ВЗ і ПДФО в бухобліку відображають у звичайному порядку (на них резерв не створюють).

Це основна інформація. А тепер відповідаємо на запитання: що робити, якщо…

…прорахувалися з розміром резерву відпусток

Що робити, якщо резерву на оплату відпусток не вистачає?

Розмір резерву відпусток залежить від планових показників фонду оплати праці. Якщо вони спочатку були «занижені», то резерву не вистачить. Причини цього можуть бути різні: банальний «прорахунок» бухгалтера, неправильна інвентаризація резерву на кінець року, збільшення штату, розміру зарплат або тривалості відпусток.

Але, незалежно від причини дефіциту, використовувати резерв можна тільки в межах нарахованої суми (тобто до нуля). Сальдо за дебетом субрахунку 471 недопустимо.

Як мінімум один раз на рік (на кінець звітного року) проводять інвентаризацію залишку резерву відпусток.

Отже, у такій ситуації «відпускні» витрати доведеться визнати в періоді їх фактичного здійснення. В обліку це відображаємо як стандартне нарахування зарплати і ЄСВ: за кредитом субрахунків 661 і 651 у кореспонденції з дебетом рахунків 23, 91, 92, 93 або 94 (див. вище).

…до ставки ЄСВ застосовуємо понижуючий коефіцієнт

У 2015 році ми застосовуємо понижуючий коефіцієнт до ставки ЄСВ, розмір якого визначаємо щомісячно розрахунковим шляхом. Чи потрібно перераховувати й коефіцієнт, що збільшує резерв відпусток на суми ЄСВ у частині нарахувань?

Так, вам щомісячно доведеться розраховувати новий КЄСВ виходячи зі ставки ЄСВ із застосуванням понижуючого коефіцієнта. Згодні, що клопітно. Однак безпечно.

На наш погляд, іншого шляху немає, оскільки з 2015 року суми «відпускного» резерву, відображені в бухобліку, потрапляють до податкових витрат. При цьому КЄСВ безпосередньо впливає на місячну суму забезпечення на оплату відпусток. Якщо при визначенні щомісячної суми забезпечення використовувати звичайну ставку ЄСВ (без понижуючого коефіцієнта), то вийде, що ви завищуєте свої витрати. І тоді проблем з податківцями не обберешся.

Залишок суми резерву, нарахований до того, як підприємство почало застосовувати понижуючий коефіцієнт, коригувати не потрібно.

…використовуємо резерв, створений у 2014 році

У 2014 році ми не відображали у складі податкових витрат суми забезпечення на оплату відпусток. Чи можна включати до витрат суми відпускних, які виплачуються у 2015 році за рахунок резерву, створеного у 2014-му, і нарахованого на них ЄСВ?

У 2014 році суми резерву на оплату відпусток не включали до податкових витрат. Для своєї ж безпеки платники податків уключали до витрат фактично нараховані суми відпускних, компенсацій за невикористану відпустку та нарахованого на них ЄСВ.

Проте це не означає, що використання «минулорічного» резерву пройде повз витрат. Відповідно до п24 підрозд. 4 розд. ХХ ПКУ до складу витрат уключають витрати на оплату відпусток працівникам та інші виплати, пов’язані з оплатою праці, які відшкодовуються після 01.01.2015 р. за рахунок резервів і забезпечень, сформованих до цієї дати відповідно до П(С)БО або МСФЗ. Але! За умови, що їх не врахували до 01.01.2015 р. Тому сміливо включайте суми відпускних, компенсацій за невикористану відпустку та нарахованого на них ЄСВ, які виплачуються за рахунок минулорічного резерву, до податкових витрат.

З 2015 року в податковому обліку суму резерву відпусток визнають витратами за бухгалтерськими правилами.

Щоб уникнути плутанини, рекомендуємо суми резерву на оплату відпусток, який нараховується у 2015 році й одразу відноситься на витрати, відображати на окремому субрахунку рахунка 471.

…не створений резерв відпусток

Підприємство не створювало резерв відпусток. Наскільки серйозними будуть наслідки?

Не панікуйте! Формальне ненарахування резерву відпусток кваліфікується як ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку. Таке порушення загрожує адмінштрафом згідно зі ст. 1642 КУпАП у розмірі від 136 до 255 грн. Як бачите, сума невелика. Але ще одна хороша новина: накладати такий штраф можуть виключно органи Держфінінспекції. А вони, у свою чергу, перевіряють тільки підприємства, пов’язані з державними фінансовими ресурсами. Тому посадовим особам підприємств, не пов’язаних з державними коштами, такий штраф не загрожує.

Але відсутність суворого покарання не означає, що створенням резерву можна нехтувати. Ігнорування цього заходу, як правило, призводить до перекручення фінансових результатів.

y.klyzhenko@buhgalter911.com

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити