Звіт за формою № Д4: виправляємо помилки в персональних даних

В обраному У обране
Друк
Соломіна Марія, експерт з питань оплати праці, buhgalter911@mail.ua
Бухгалтер 911 Жовтень, 2015/№ 43
Умовно усі помилки та описки у ПФ- та ЄСВ-звітності* можна поділити на два види: «несумові» помилки (коригування персональних даних або їх доповнення) і помилки в сумових показниках (база справляння, сума ЄСВ). Про виправлення «сумових» помилок ми з вами говорили в попередньому номері. А в цій статті розглянемо коригування персональних даних.
ПФ- і ЄСВ-звітність, виправлення

* Тут і далі — звітність з пенсійних внесків та ЄСВ.

Порядок виправлення помилок у персональних даних застрахованих осіб залежить від того, в якому періоді вони були допущені. Якщо помилка закралася у Звіт…

…у звітних періодах до 2010 року

У цьому випадку керуємося Порядком № 7-6**. Незважаючи на те що цей документ скасований, саме його норми слід використовувати при виправленні помилок, допущених за періоди до 2010 року (див. абз. 2 п. 2 постанови № 25-2***).

** Порядок формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, які використовуються у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 10.06.2004 р. № 7-6 (втратив чинність з 01.01.2010 р.).

*** Постанова правління ПФУ «Про визнання такою, що втратила чинність, постанови правління Пенсійного фонду України від 08 жовтня 2010 року № 22-2» від 03.12.2013 р. № 25-2.

З чого розпочати? Щоб виправити «несумову» помилку, необхідно:

1) подати заяву до ПФУ у довільній формі з проханням провести перевірку у зв’язку з виявленою помилкою в персональних даних працівника за періоди до 2010 року (абз. 3 п. 2 постанови № 25-2);

2) за результатами перевірки заповнити форми ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» типу «скасовуюча» (повторюємо неправильно заповнену форму) і типу «початкова» (заповнюємо форму правильно) і, додавши до них ярлик-розписку, подати до управління Пенсійного фонду. До ДПІ нести такий Звіт не потрібно!

Помилку в персональних даних, допущену у звітних періодах до 2010 року, виправляємо згідно з Порядком № 7-6. «Виправний» Звіт подаємо до Пенсійного фонду.

…у звітних місяцях 2010 року

Помилку, допущену в персональних даних працівника за місяці 2010 року, виправляємо відповідно до Порядку № 26-1****, заповнюючи форму Звіту, що діяла у 2010 році.

**** Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування органам Пенсійного фонду України, затверджений постановою правління ПФУ від 05.11.2009 р. № 26-1 (втратив чинність з 01.01.2011 р.).

Причому, якщо помилка допущена у П. І. Б. працівника, даних про початок або припинення трудових відносин, діємо так:

1) повідомляємо орган Пенсійного фонду про помилку, подавши заяву з проханням провести перевірку періоду, в якому була виявлена помилка (абз3 п. 2 постанови № 25-2);

2) формуємо таблицю 5 додатка 4 до Порядку № 26-1 з позначкою «Коригуюча» за той місяць 2010 року, в якому допущена помилка, з правильними даними про застраховану особу і до неї Перелік таблиць Звіту.

Важливо! Навіть якщо помилка у П. І. Б. працівника продубльована в інших таблицях (6, 7 або 8) Звіту, формувати їх не потрібно.

Завдяки коригуванню через таблицю 5 у базі П. І. Б. автоматично будуть замінені на правильні в усіх таблицях.

Помилку, допущену в персональних даних працівника за місяці 2010 року, виправляємо відповідно до Порядку № 26-1. «Виправний» Звіт подаємо до Пенсійного фонду.

Приклад 1. У таблиці 5 додатка 4 до Порядку № 26-1 за липень 2010 року помилка в даті прийняття на роботу працівника Ковальчука Антона Олеговича (податковий номер — 2828282828): замість «13.07.2010» вказано «31.07.2010».

Помилка виправляється в жовтні 2015 року.

Наведемо коригуючу таблицю 5 додатка 4 до Порядку № 26-1 за липень 2010 року з Переліком таблиць Звіту (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагменти Звіту до прикладу 1

Помилка допущена в ідентифікаційному номері фізособи (графа 6 таблиць 5, 6, 7 і 8) або коді підстави для обчислення стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (спеціальний стаж) (для таблиці 8)? Тоді діємо так:

1) інформуємо орган Пенсійного фонду про виявлену помилку та подаємо заяву з проханням провести перевірку періоду, в якому була виявлена помилка (абз3 п. 2 постанови № 25-2);

2) формуємо необхідну таблицю додатка 4 зі статусом «Скасовуюча» за той звітний період 2010 року, в якому допущена помилка, повторюючи неправильні реквізити;

3) формуємо відповідну таблицю зі статусом «Початкова» з правильними реквізитами за ті звітні періоди, в даних яких допущена помилка;

4) складаємо супроводжуючий Перелік таблиць Звіту, вказавши в реквізиті «Звіт за місяць» той місяць, у Звіті за який допущена помилка;

5) подаємо Звіт до управління Пенсійного фонду.

Приклад 2. Працівника Гончаренка Сергія Павловича було прийнято на роботу 1-го, а звільнено 26 лютого 2010 року. При формуванні на нього рядків у таблицях 5 і 6 Звіту за лютий 2010 року був неправильно вказаний його ідентифікаційний номер (замість 2458585858 вказали 2458885858).

Помилка виправляється в жовтні 2015 року (див. рис. 2).

Рис. 2. Фрагменти Звіту до прикладу 2

…у звітних місяцях починаючи з січня 2011 року

Такі помилки виправляємо згідно з Порядком № 435*****. Виправлення відображаємо у формі № Д4 (додаток 4 до Порядку № 435), що є чинною сьогодні. Однак при оцінці правильності заповнення звітів з ЄСВ, поданих у період:

***** Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

— з 01.01.2011 р. по 30.09.2013 р., використовуємо Порядок, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.2010 р. № 22-2;

— з 01.10.2014 р. по 30.04.2015 р., — Порядок, затверджений наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 454.

І правки, відповідно, вносити потрібно з урахуванням норм цих документів, хоча і до іншої форми, затвердженої Мінфіном (додаток 4 до Порядку № 435).

У загальному випадку помилки в персональних даних працівника виправляємо, керуючись пп. 2 і 6 розд. V Порядку № 435, через «скасовуючу» і «початкову» таблиці. Тобто формуємо та подаємо «виправний» Звіт за той попередній період, в якому допущена помилка. Цей Звіт має містити Перелік таблиць, відповідну таблицю зі статусом «скасовуюча» з помилковими відомостями на одну або декількох застрахованих осіб і відповідну таблицю зі статусом «початкова» з правильними відомостями на одну або декількох застрахованих осіб.

Готовий Звіт подаємо до своєї ДПІ!

При виправленні помилки, допущеної у звітних місяцях, починаючи із січня 2011 року керуємося Порядком № 435. Звіт несемо до своєї ДПІ.

Виняток із цього правила — виправлення помилки у П. І. Б. застрахованої особи. У цьому випадку слід врахувати, що Пенсійний фонд бере дані про фізособу з останнього поданого Звіту. Що з цього випливає?

Якщо працівник, у П. І. Б. якого допущена помилка:

продовжує працювати на вашому підприємстві. У цьому випадку ви просто в таблиці 6 форми № Д4 за місяць, в якому виявили помилку, показуєте працівника з правильними (новими) П. І. Б. (прізвищем);

звільнився у зв’язку з виходом на пенсію (у тому числі по інвалідності). У такій ситуації вам необхідно виправити помилку у П. І. Б., сформувавши на цього працівника таблиці 5, 6 і 7 (якщо заповнювали) зі статусами «скасовуюча» і «початкова» за останній звітний місяць, в якому були нарахування колишньому працівнику, і Переліки таблиць до них. Інакше у працівника можуть виникнути проблеми з оформленням і розрахунком пенсії. Звіти несете до ДПІ;

— звільнився з інших причин, наприклад, вирішив змінити місце роботи. Тоді нічого робити не потрібно. У місяці прийняття на іншу роботу його новий роботодавець заповнить на цього працівника рядки у формі № Д4 з правильними П. І. Б., але все з тим самим податковим номером. І далі він значитиметься у базі під правильними П. І. Б.

Приклад 3. Працівниця Борщ Ольга Петрівна (податковий номер — 2845654565) була прийнята на роботу за сумісництвом за трудовим договором з 3 серпня 2015 року. При формуванні рядка в таблиці 6 Звіту за серпень з даними щодо цієї працівниці була неправильно вказана у графі 24 ознака неповного робочого часу (замість «1 — так» було вказано «0 — ні»).

Помилку виправляємо в жовтні 2015 року (див. рис. 3).

Рис. 3. Фрагменти Звіту до прикладу 3

buhgalter911@mail.ua

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд