Використовуємо корпоративну картку: що в обліку?

Можливість суб’єктів господарювання використовувати корпоративні електронні платіжні засоби закріплена у профільному Положенні № 705*.

* Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705.

Які операції можна здійснювати з корпоративною карткою?

Для карток, відкритих у національній валюті, конкретного переліку операцій, які можна здійснювати, ані Положення № 705, ані Інструкція № 492** не містять. Встановлені тільки обмеження.

** Інструкція про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

Так, електронні платіжні засоби за рахунками в національній валюті НЕ можуть використовуватися для (п. 8.3 Інструкції № 492):

— отримання заробітної плати, інших виплат соціального характеру;

— розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами);

— здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.

Решта розрахункових операцій з корпоративною карткою в нацвалюті формально дозволені.

Якщо йдеться про використання корпоративної картки в іноземній валюті, то кошти можуть використовуватися виключно для (п. 8.3 Інструкції № 492):

а) отримання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;

б) здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з:

— витратами на відрядження;

— витратами представницького характеру;

— оплатою експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням і перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України.

Чи обов’язково складати авансовий звіт при розрахунках корпоративною карткою? Прямо у нормативних документах необхідність подавати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), при розрахунках карткою прописана для випадків, коли працівник отримує готівку з корпоративної картки ( п. 2.12 Положення № 637***, п.п. 170.9.3 ПКУ) або розплачується корпоративною карткою у безготівковій формі ( п.п. 170.9.3 ПКУ). У разі розрахунків через Інтернет прямої законодавчої норми немає. Однак, враховуючи те, що держателем корпоративної картки може бути тільки фізична особа (п. 1.4 ст. 1 Закону № 2346****), тобто конкретний працівник, авансовий звіт такому працівнику потрібно подати. Інакше підприємство втратило б контроль за витрачанням коштів своєю довіреною особою. До того ж без подання авансового звіту була б відсутня можливість підтвердити доцільність здійснених витрат такою особою.

*** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

**** Закон України «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346-III.

Водночас слід пам’ятати, що з корпоративної платіжної картки можуть здійснюватися тільки операції за рахунком суб’єкта господарювання*****.

***** Що робити, якщо держатель корпоративної картки витратив кошти з корпоративної картки, — ми розповідали у статті «Працівник витратив гроші підприємства на особисті потреби» у журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 22.

Тому гроші, зняті з корпоративної картки, вважаються виданими під звіт, тобто працівник повинен скласти авансовий звіт.

Важливо! Моментом видачі грошових коштів під звіт у цьому випадку вважається дата списання коштів з корпоративної картки.

В авансовому звіті потрібно відображати тільки використані (списані з картрахунка) кошти (лист Головного управління Міндоходів у м. Києві від 19.09.2013 р. № 4456/10/26-15-11-01-06).

У графі «Одержано» звіту працівник вказує тільки використану суму грошових коштів. Тобто ту суму, яку він знімав через банкомат або сплатив у безготівковій формі. А не всю суму, яка була перерахована на поточний рахунок підприємства для використання із застосуванням платіжної картки.

Строки подання авансового звіту

Сума знятих з корпоративної картки, але не використаних грошових коштів має бути повернена до каси або на банківський рахунок роботодавця до чи під час подання авансового звіту ( п.п. 170.9.2 ПКУ).

Звичайно ж, до авансового звіту мають бути додані відповідні первинні документи, а саме:

— розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), які підтверджують факт придбання товарів, надання послуг;

— документи, які підтверджують здійснення за допомогою платіжних карток розрахункових операцій, а саме: чеки банкомату, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо ( п. 2.12 Положення № 637, п. 3 розд. VII Положення № 705). Якщо чеки банкомату, квитанції не були додані до авансового звіту, то, як зазначено в категорії 109.21 ЗІР, його потрібно прийняти. За необхідності бухгалтер може узяти виписку з банку про рух коштів на рахунку та при цьому зобов’язаний вжити відповідних заходів щодо підтвердження факту отримання готівкових коштів з поточного рахунка підприємства.

Окремо приділимо увагу розрахункам, які здійснюються через Інтернет. При проведенні розрахунків за товари/послуги особа, яка отримала оплату, зобов’язана видати покупцю документ, що підтверджує отримання коштів (ст. 13 Закону про електронну комерцію******).

****** Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 р. № 675-VIII.

«Продавець (виконавець, постачальник), оператор платіжної системи або інша особа, яка отримала плату за товар, роботу, послугу відповідно до умов електронного договору, повинні надати покупцю (замовнику, споживачу) електронний документ, квитанцію, товарний або касовий чек, квиток, талон або інший документ, що підтверджує факт отримання коштів, із зазначенням дати здійснення розрахунку».

А факт списання коштів з корпоративної картки підтверджуватиметься електронними квитанціями платіжної системи, які працівник може роздрукувати та додати до авансового звіту.

При отриманні консультаційних послуг через Інтернет документом, що підтверджує їх отримання, буде Акт наданих послуг.

Чи поширюються на розрахунки корпоративною карткою готівкові обмеження (10000 грн.)? Якщо оплата здійснюється за допомогою платіжної картки (без попереднього зняття коштів), то такі розрахунки вважатимуться безготівковими, а тому на них «готівкові» обмеження не поширюються. Ситуація змінюється, якщо працівник заздалегідь знімає кошти за допомогою платіжної картки, а потім ними розраховується — у такому разі розрахунки є готівковими, а тому такі обмеження вже спрацьовують.

Щодо оплати витрат на відрядження п. 2.3 Положення № 637 прямо вказує, що при використанні коштів, виданих на відрядження, готівкові обмеження не діють.

Нюанси щодо закордонвідряджень. Для направлення працівника в закордонвідрядження не обов’язково, щоб картка була відкрита у валюті. Гривнева картка може використовуватися за кордоном — операції конвертуються у валюту країни перебування (щоправда, про цю можливість слід дізнатися в банку).

Також при розрахунках корпоративною карткою в закордонвідрядженнях слід враховувати такі особливості:

1. За допомогою корпоративної картки заборонено проведення розрахунків за ЗЕД-договорами (п. 8.3 Інструкції № 492). Тобто використовувати картку для придбання за кордоном товарів, робіт, послуг (крім розрахунків у безготівковій формі, які пов’язані з витратами на відрядження) у нерезидентів забороняється.

2. Повернення невикористаної готівки має здійснюватися в тій валюті, яка була знята з корпоративної картки. Мінфін у листі від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19 вказував на те, що повертати невикористану готівку можна до каси підприємства в національній валюті держави, в яку відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Так, якщо під час відрядження працівник отримував за кордоном готівкові кошти з корпоративної картки через банкомат і здійснював безготівкові розрахунки, наприклад, в євро, то після закінчення відрядження частину невикористаної готівки в тій самій валюті (євро) слід повернути до каси підприємства. Тому, щоб уникнути можливої проблеми, варто перед відрядженням проінструктувати працівника, зобов’язавши знімати валюту з картки в міру потреби.

3. Витрати на відрядження визнаємо за курсом НБУ, що діє на дату списання коштів з карткового рахунка*******.

******* Детальніше цей момент висвітлений у статті «Валютні моменти в закордонвідрядженнях: у пошуках істини» у журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 27.

ПДВ-облік. Право на податковий кредит (ПК) платнику ПДВ можуть надати лише ті покупки товарів/послуг (з «вхідним» ПДВ), які підтверджені податковою накладною (ПН) або її «замінником», названим у  п. 201.11 ПКУ (касові чеки, рахунки тощо).

При цьому, враховуючи те, що згідно з  п. 198.2 ПКУ право на ПК виникає в загальному випадку за датою першої події та за умови наявності ПН / її «замінника» платник зможе відобразити ПК у момент затвердження авансового звіту (лист № 27154********, роз’яснення в категорії 101.14 ЗІР).

******** Лист Міжрегіонального головного управління ДФС — Центрального офісу з обслуговування великих платників від 16.12.2015 р. № 27154/10/28-10-06-11.

Бухгалтерський облік операцій з корпоративною карткою. Отримана корпоративна картка є власністю банку (як правило, це прямо зазначається в договорі з банком). Отже, обліковувати картку у складі активів підприємства немає підстав. Доцільно обліковувати її на забалансовому рахунку 081 «Корпоративні платіжні засоби».

Умови отримання корпоративної картки більшості банків передбачають відкриття поточного карткового рахунка. У цьому випадку кошти, розміщені на корпоративній картці, обліковуються на субрахунку 313 «Інші рахунки у банку в національній валюті» або 314 «Інші рахунки у банку в іноземній валюті».

Водночас деякі банки дозволяють отримати корпоративну картку і без спеціального відкриття карткового рахунка. У цьому випадку облік коштів на картці вестиметься на загальному субрахунку 311.

Зняття коштів з рахунка за допомогою картки відображається за кредитом субрахунку 313 (314) і по дебету субрахунку 372.