Хто може не створювати резерв відпусток? За загальним правилом створення забезпечення на оплату відпусток є процедурою обов’язковою. Про це говорять п. 13 П(С)БО 11 «Зобов’язання» і п. 7 П(С)БО 26 «Виплати працівникам». Хоча з цього правила все ж таки є виняток.
Не створювати резерв відпусток п. 8 розд. I П(С)БО 25 «Фінансовий звіт суб’єкта малого підприємництва» дозволяє:
— суб’єктам мікропідприємництва незалежно від системи оподаткування;
— платникам єдиного податку — юрособам групи 3.
Точніше, ці товариші самі вирішують, створювати їм резерв чи ні. Свій вибір, на відміну від інших підприємств, їм варто закріпити в наказі про облікову політику.
Нагадаємо, що суб’єкти мікропідприємництва згідно з ч. 3 ст. 55 ГКУ — це юрособи будь-якої організаційно-правової форми та форми власності, у яких за звітний період (календарний рік) середня чисельність працівників не перевищує 10 осіб і річний дохід від будь-якої діяльності не перевищує суму, еквівалентну 2 млн євро, визначену за середньорічним курсом НБУ.
Як розрахувати величину резерву відпусток? Щомісяця. Щоб зробити це, п. 14 П(С)БО 11 «Зобов’язання» і Інструкція № 291* (в описі до субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток») пропонують фактично нараховану в поточному місяці зарплату (ЗПм) помножити на коефіцієнт резервування (Кзп) і на коефіцієнт, що збільшує резерв відпусток на суму ЄСВ (Кєсв):
РВм = ЗПм х Кзп х Кєсв.
Як отримати показник Кзп? Для цього потрібно річну планову суму відпускних (Вп) розділити на загальний річний плановий фонд оплати праці (без урахування сум відпускних) (ФОПп):
Кзп = Вп : ФОПп.
При цьому показник ФОПп можна розрахувати, наприклад, на основі штатного розпису, затвердженого на поточний рік, з урахуванням запланованого збільшення зарплати. До розрахунку цього показника входять усі складові зарплати, наведені у ст. 2 Закону про оплату праці (тобто основна та додаткова (крім сум відпускних) зарплата, а також інші заохочувальні та компенсаційні виплати).
Показник Кєсв розраховують за формулою:
Кєсв = 1 + Сєсв : 100 %,
де Сєсв — ставка ЄСВ.
Якщо у вас працюють особи, для яких діють пільгові ставки ЄСВ (наприклад, інваліди, на зарплату яких нараховують ЄСВ за ставкою 8,41 %), то Кєсв для них визначайте окремо. Резерв відпусток розраховуйте окремо для кожної категорії працівників (виробничого, адміністративного, збутового персоналу тощо ) залежно від того, в якому підрозділі вони працюють.
Чи потрібно переглядати коефіцієнт резервування протягом року? Якщо протягом року ви не збираєтеся переглядати планові суми фонду оплати праці або відпускних, Кзп достатньо розрахувати один раз на рік.
Для відшкодування яких витрат використовують резерв відпусток? Нарахований резерв використовують для відшкодування тих витрат, для покриття яких він був створений. Назвемо види цих витрат:
1) оплата щорічних (основної, додаткових) відпусток і відпустки «на дітей»;
2) компенсація за невикористані дні щорічних (основної, додаткових) відпусток і відпустки «на дітей»;
3) ЄСВ у частині нарахувань на суми цих відпускних/компенсації.
Як відобразити в обліку створення та використання резерву відпусток? Чи проводити коригування в податковоприбутковому обліку на резерв відпусток? «Відпускний» резерв уключають повністю до витрат, не чекаючи, поки він буде використаний ( абз. 7 п. 13 П(С)БО 11 «Зобов’язання»). Відображають його залежно від місця роботи працівників підприємства записом: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471.
При використанні резерву (тобто при нарахуванні відпускних, компенсації за невикористану відпустку, а також ЄСВ, нарахованого на ці суми) роблять проводки:
— Дт 471 — Кт 661 — на суму нарахованих відпускних або компенсації за невикористану відпустку;
— Дт 471 — Кт 651 — на суму нарахованого на відпускні або компенсацію ЄСВ.
Якщо нарахованого резерву не вистачило, щоб покрити суму відпускних та ЄСВ на них, «вершок» відносять безпосередньо до витрат звітного періоду за допомогою запису: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651.
Використовувати резерв у сумі більшій, ніж він був нарахований, не можна. Тобто дебетового сальдо по субрахунку 471 у вас бути не повинно.
Забезпечення на оплату відпусток податковоприбуткові коригування, передбачені пп. 139.1.1 і 139.1.2 ПКУ, не стосуються. Це видно і з додатка РІ до декларації з податку на прибуток підприємств, який не передбачає визначення різниць за «відпускними» забезпеченнями.
Чи потрібно періодично переглядати залишок резерву відпусток? Протягом року підприємство виходить з планових, а не фактичних витрат на оплату відпусток працівникам. Тому залишок «відпускного» резерву потрібно періодично переглядати (інвентаризувати) і, за необхідності, коригувати (збільшувати чи зменшувати). Для чого? Щоб перевірити правильність його розрахунку та наблизити зарезервовані суми до реальних цифр.
На нашу думку, переглядати залишок «відпускного» резерву достатньо один раз на рік (на кінець звітного року). Хоча якщо ви маєте час і бажання, то можете робити це раз на квартал (на кожну дату балансу).
