От послали, так послали… підвищувати кваліфікацію

Документик до документика

Підприємство планує направити працівника на курси підвищення кваліфікації. Як це оформити документально?

Підвищення кваліфікації працівника за рахунок коштів його роботодавця може відбуватися у зв’язку з вимогою законодавства або за домовленістю сторін. Причому в останньому випадку ініціатором може виступати як працівник, так і роботодавець.

Підвищення кваліфікації здійснюється на підставі договору (типову форму затверджено постановою № 634¹). Його укладають роботодавець та вищий навчальний заклад, який проводитиме підвищення кваліфікації, на користь третьої особи, тобто працівника.

¹ Постанова КМУ від 19.08.2015 р. № 634.

Про направлення працівника на підвищення кваліфікації видаєте відповідний наказ (розпорядження). У табелі обліку робочого часу дні підвищення кваліфікації з відривом від виробництва відображайте з кодом «ІН» (цифровий код «22»).

Після закінчення підвищення кваліфікації працівник надає роботодавцю документ про проходження підвищення кваліфікації.

Приблизний перелік інформації, яку має бути зазначено в документі про підвищення кваліфікації, затверджено наказом № 34².

² Наказ Міносвіти від 19.01.2016 р. № 34.

Відомості про підвищення кваліфікації внесіть до Особової картки працівника. Якщо працівник працездатного віку, який проходив підвищення кваліфікації, звільняється, зазначте в його трудовій книжці час, тривалість та місце проходження підвищення кваліфікації за останні два роки перед таким звільненням.

Оподатковувати чи не оподатковувати: одвічне запитання

Чи буде вартість підвищення кваліфікації для працівника оподатковуваним доходом?

Сума витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації працівника згідно із законом не обкладається ПДФО на підставі п.п. 165.1.37 ПКУ. Також з неї не потрібно утримувати ВЗ (див. п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Причому, на наш погляд, під час написання п.п. 165.1.37 ПКУ законодавець використовував термін «закон» у його широкому значенні³. Під ним слід розуміти:

³ Див. п. 2.9 постанови Пленуму Вищого господарського суду України «Про деякі питання визнання угод (господарських договорів) недійсними» від 29.05.2013 р. № 11.

— безпосередньо закон України. Так, з положень п. 1 ст. 4 Закону № 4312⁴, ст. 34 Закону про зайнятість випливає, що всі роботодавці повинні підвищувати кваліфікацію працівників, як правило, не рідше одного разу на п’ять років;

⁴ Закон України «Про професійний розвиток працівників» від 12.01.2012 р. № 4312-VI.

— підзаконні нормативні акти, до яких належить, зокрема, і Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників⁵.

⁵ Затверджено наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336.

Якщо в цьому Довіднику зазначено, що проходження підвищення кваліфікації є обов’язковим для якоїсь професії, то можна говорити про те, що воно проводиться згідно із законом.

Отже, якщо необхідність підвищення кваліфікації за якоюсь спеціальністю (професією) встановлено законом, сума коштів, витрачених роботодавцем на таке підвищення (вартість підвищення кваліфікації, добові, компенсація вартості проїзду і проживання (див. далі)), не обкладається ПДФО та ВЗ.

В інших випадках, наприклад, якщо роботодавець оплатив підвищення кваліфікації працівника на його прохання, її вартість буде для працівника оподатковуваним доходом у вигляді додаткового блага.

Суму такого доходу, збільшену на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт, обкладайте ПДФО за ставкою 18 %, а ВЗ — 1,5 %.

У розділі I форми № 1ДФ відображайте:

— суму витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації працівника згідно із законом з ознакою доходу «158»;

— вартість обкладеного ПДФО підвищення кваліфікації працівника з ознакою «126» як дохід у вигляді додаткового блага.

До розділу II форми № 1ДФ повинна потрапити тільки обкладена ВЗ вартість підвищення кваліфікації працівника. Неоподатковуваній вартості там місця немає.

ЄСВ на суму витрат на підвищення кваліфікації працівника не нараховуйте (див. п. 9 розд. II Переліку № 1170⁶).

⁶ Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.

Підвищення підвищенням, а зарплата за розкладом

Чи потрібно оплачувати період проходження підвищення кваліфікації? Чи може роботодавець компенсувати працівникові проїзд і проживання до місця проходження підвищення кваліфікації та назад, якщо працівник підвищуватиме кваліфікацію в іншому місті?

Це може здатися дивним, але відповідь на ці запитання залежить від того, хто проходитиме підвищення кваліфікації: основний працівник чи сумісник.

Припустимо, наш герой — основний працівник. Тоді на період проходження підвищення кваліфікації роботодавець обов’язково зберігає за таким працівником місце роботи (посаду) та середню зарплату (див. ст. 122 КЗпП, постанову № 695⁷).

⁷ Постанова КМУ «Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва» від 28.06.97 р. № 695.

Крім того, якщо працівника направляють підвищувати кваліфікацію в іншу місцевість, роботодавець (див. постанову № 695):

1) оплачує вартість проїзду до місця підвищення кваліфікації і назад;

2) виплачує добові за кожний день перебування в дорозі у розмірі, встановленому законодавством для службових відряджень;

3) відшкодовує витрати, пов’язані з наймом житла.

Що стосується розміру добових, то на законодавчому рівні вони встановлені тільки для бюджетників. Як бути госпрозрахунківцям? Вважаємо, що їм слід орієнтуватися на граничну суму неоподатковуваних добових, встановлену п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ для відряджених працівників.

Після повернення працівник у строки, встановлені для службових відряджень, повинен подати авансовий звіт про витрачені кошти та документи, що підтверджують здійснені витрати.

А якщо кваліфікацію підвищує сумісник? Роботодавець зобов’язаний зберегти за ним місце роботи (посаду). Це чітко зазначено в ст. 122 КЗпП (ср. ). А ось на все інше, що «світить» основному працівникові, працівник-сумісник матиме право, тільки якщо на те буде добра воля роботодавця.

Їхати не означає працювати

Чи потрібно надавати працівникові відгул, якщо він виїхав у відрядження у вихідний день?

Відразу розставимо усі крапки над «і».

Направлення працівника на курси підвищення кваліфікації не розглядається як службове відрядження. Це пояснюється відмінністю зазначених заходів за своєю суттю, а також тим, що їх нормативний супровід урегульований різними нормативно-правовими актами. Тому «відряджувальні» документи (у тому числі й Положення про відрядження, що діє на підприємстві) нам тут не порадник.

У свою чергу, постанова № 695 не містить окремих приписів, як вирішити «компенсаційне» питання в ситуації, коли працівник відбуває на курси підвищення кваліфікації (повертається з них) у свій вихідний день. Тому звернемося до загальних норм трудового законодавства.

Статтею 72 КЗпП встановлено обов’язок роботодавця компенсувати працівникові роботу у вихідний день наданням (з відома сторін) іншого дня відпочинку або оплатою в подвійному розмірі.

Проте в ситуації, наведеній у запитанні, працівник фактично не здійснював свої посадові обов’язки у вихідний день. Адже, по суті, він не залучався до роботи цього дня. Отже, про компенсацію за роботу у вихідний день згідно зі ст. 72 КЗпП тут не йдеться.

Який висновок із цього випливає? Якщо працівник відбуває на курси підвищення кваліфікації у свій вихідний день, такий вихідний день не компенсують — відгул не надають, оплату в подвійному розмірі не здійснюють.

За такий день необхідно виплатити лише добові.