Звільняємо за власним бажанням незважаючи ні на що

Що говорить закон?

Стаття 40 КЗпП забороняє звільняти працівників у період їх відпустки або тимчасової непрацездатності за умови, що таке звільнення відбувається з ініціативи роботодавця. Проте звільнення «за власним бажанням» на підставі ст. 38 КЗпП до таких не належить.

Підстави для звільнення з ініціативи роботодавця перелічено в ст. 40 та 41 КЗпП.

Який висновок робимо з цього? Якщо працівник і роботодавець досягли домовленості про звільнення на підставі ст. 38 КЗпП, хвороба або відпустка працівника тут не стане перешкодою. Такий договір може бути зупинено в строк, визначений сторонами, у тому числі і в період відпустки або тимчасової непрацездатності працівника. Водночас рекомендуємо вам уточнити у працівника в день звільнення, чи він, бува, не передумав звільнятися.

А як же остаточний розрахунок? Чи потрібно оплачувати дні хвороби, що почалася до звільнення, а закінчилася пізніше? Зараз усе розповімо .

Розрахунки з працівником

Ситуація, коли працівник звільняється у відпустці, як правило, особливих питань не викликає. Відпускні виплачено, усі дані для проведення остаточного розрахунку є. А ось із звільненням у період хвороби не все так прозоро. Адже на момент проведення остаточного розрахунку не буде листка непрацездатності, що підтверджує хворобу працівника.

Як бути? Може, не оплачувати цей період? Ні, оплатити період непрацездатності, підтверджений лікарняним листом, необхідно, причому увесь період повністю, а не тільки по день звільнення.

Роботодавець зобов’язаний нарахувати допомогу по тимчасовій непрацездатності за всі дні хвороби, у тому числі й за дні хвороби після звільнення.

Адже право на матеріальне забезпечення за рахунок коштів ФСС¹ виникає у працівника з настанням страхового випадку в період роботи (включаючи і час випробування, і день звільнення), якщо інше не передбачено законом (див. ч. 1 ст. 19 Закону № 1105²). Той факт, що лікарняний, відкритий у період роботи, буде закрито вже після звільнення працівника, значення не має.

¹ Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

² Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.

Але поки немає листка непрацездатності — немає і лікарняних. А як же остаточний розрахунок? — запитаєте ви. Його проводите за дні, відпрацьовані до дня хвороби.

Усі належні працівнику суми виплачуйте в останній робочий день (наприклад, зарахувавши гроші на картрахунок). Якщо ви виплачуєте готівкою, а працівник не з’явився, належні йому суми депонуйте і виплачуйте не пізніше наступного робочого дня після того, як працівник звернеться по розрахунок ( ст. 116 КЗпП).

У день звільнення обов’язково заповніть і видайте працівнику трудову книжку. Якщо він не може прийти на підприємство або у вас є сумніви в тому, що він прийде, надішліть працівнику в день звільнення поштове повідомлення, у якому зазначте про необхідність отримати трудову книжку.

Врахуйте: пересилання трудової книжки поштою з доставкою за вказаною адресою допускається тільки з письмової згоди працівника.

Навіщо усі ці складнощі? Щоб убезпечити себе. Адже у разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівнику виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу .

У разі такого прикрого випадку днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки ( п. 4.1 Інструкції № 58³). Причому про новий день звільнення потрібно буде видати новий наказ і на його підставі зробити новий запис про звільнення у трудовій книжці працівника. Попередній запис визнається недійсним!

³ Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

Остаточний розрахунок провели, гроші виплатили, трудову видали. І ось працівник надає лікарняний. Що робити?

Нараховувати лікарняні та подавати заявку до ФСС.

Але є один нюанс, який стосується оплати перших п’яти днів хвороби за рахунок коштів роботодавця. Якщо працівник захворів в останній робочий день, за рахунок коштів роботодавця оплачуйте тільки один з п’яти днів хвороби, якщо в передостанній — два з п’яти і т. д. А ось допомогу по тимчасовій непрацездатності нараховуйте за всі дні, починаючи з шостого дня хвороби.

Чому так? Річ у тім, що на відміну від Закону № 1105, у Порядку № 440⁴ не сказано, що оплату днів хвороби за рахунок коштів роботодавця потрібно здійснювати незалежно від звільнення працівника. Тому роботодавець за рахунок своїх коштів оплачує тільки ті з п’яти днів тимчасової непрацездатності, які припадають на період до дати звільнення.

⁴ Порядок оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затверджений постановою КМУ від 26.06.2015 р. № 440.

Такого висновку можна дійти, аналізуючи лист Мінсоцполітики від 19.01.2012 р. № 26/18/99-12.

Наприклад, працівник, з яким трудовий договір було розірвано 21 жовтня 2016 року, хворів з 20 по 28 жовтня. Роботодавець оплатить своїм коштом 2 дні тимчасової непрацездатності (20 і 21 жовтня). Дні хвороби з 22 по 24 жовтня оплачені не будуть. А ось із 25-го (тобто з 6-го дня непрацездатності) по 28 жовтня він нарахує працівнику допомогу по тимчасовій непрацездатності, що надається ФСС.

Оподатковуємо і звітуємо

«Трудові» виплати, нараховані працівнику при звільненні, оподатковуємо в загальному порядку. А як стоять справи з лікарняними, нарахованими після звільнення?

Оскільки такі виплати (тобто оплата перших п’яти днів за рахунок роботодавця + допомога по тимчасовій непрацездатності) не належать до фонду оплати праці і будуть нараховані особі, яка на дату такого нарахування вже не перебуває з роботодавцем у трудових відносинах, то ЄСВ з них справляти не потрібно. Це підтверджують податківці у роз’ясненні в підкатегорії 301.04.01 ЗIР .

А от ПДФО та військовий збір утримати з таких виплат доведеться. Тут жодних поблажок немає.

«Пробіжимося» по звітності, щоб підбити підсумок викладеному.

Звіт з ЄСВ. Інформація про звільнення працівника обов’язково має потрапити до таблиці 5 Звіту з ЄСВ.

При цьому не має значення, чи нараховувалися звільненому працівнику у звітному місяці виплати, з яких справляють ЄСВ.

Дату звільнення проставте в графі 11 таблиці 5, а підставу для припинення трудових відносин (у цьому випадку це буде ст. 38 КЗпП) — у графі 13.

Якщо під час проведення остаточного розрахунку працівнику нараховувалися виплати, з яких справляється ЄСВ, відобразіть їх у таблиці 6 Звіту з ЄСВ. А якщо у звітному місяці нарахувань не було (наприклад, працівник звільнився, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною)? Тоді все одно сформуйте в таблиці 6 на нього рядок, зазначивши у графі 15 кількість календарних днів перебування у трудових відносинах з початку звітного місяця і по дату звільнення включно.

Пам’ятайте: якщо працівник звільняється не в останній робочий день місяця, то вимоги щодо сплати ЄСВ з мінімальної зарплати для нього не дотримуємося.

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ. Необхідність зазначати працівника у формі № 1ДФ за той звітний квартал, в якому відбулося його звільнення, залежить від того, чи нараховувався йому в цьому кварталі дохід. Чому? Тому що п.п. «б» п. 176.2 ПКУ зобов’язує податкового агента формувати та подавати Податковий розрахунок тільки у разі нарахування (виплати) доходів на користь фізичних осіб у такому кварталі.

А як же бути з датою звільнення? Відповідь на це запитання «заховано» в п. 3.7 Порядку № 4⁵. У ньому зазначено: графа 7 форми № 1ДФ заповнюється лише на тих фізосіб, які були звільнені у звітному періоді з роботи, де отримували зарплату, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували зарплату у звітному періоді.

⁵ Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.

Робимо висновки. Якщо у звітному кварталі, до якого входить місяць звільнення працівника, йому нараховувалася зарплата (ознака доходу «101») — усе стандартно: формуємо на працівника рядок та проставляємо у графі 7 форми № 1ДФ дату звільнення.

Якщо ж зарплата у звітному кварталі звільненому працівнику не нараховувалася, то дата його звільнення податківцям і даром не потрібна .

Але! Якщо ви у звітних кварталах, що настають за кварталом, до якого входить місяць звільнення працівника, нараховуєте йому зарплатний дохід (наприклад, ті ж лікарняні), то знову зобов’язані проставити у графі 7 форми № 1ДФ дату звільнення.

Так велить діяти п. 3.7 Порядку № 4.