Первинка при оренді: сучасні тенденції

Основний висновок зазначеного листа Мінфіну такий: для підтвердження здійснення господарської операції оренди одного договору оренди недостатньо! Потрібні і первинні документи, що підтверджують факт:

1) передачі майна в оренду;

2) надання орендних послуг протягом звітного періоду.

Приймання-передача об’єкта оренди

Як зазначено в листі, факт передачі об’єкта оренди від орендодавця до орендаря повинен підтверджуватися відповідним первинним документом. «За всією формою: опис, протокол, здав, прийняв...» .

Як правило, сторони підписують для цього акт приймання-передачі об’єкта оренди. Форму цього акта не затверджено (складається в довільній формі з урахуванням усіх обов’язкових реквізитів первинного документа, зазначених у ст. 9 Закону про бухоблік).

Можна використовувати типову форму № ОЗ-1.

Щодо оренди нерухомості посилання на обов’язковість складання цього акта прямо міститься у ст. 795 ЦКУ. Автори науково-практичного коментаря до ст. 795 ЦКУ зазначають, що: «Ділова практика передбачає включення у зміст такого акта детального опису об’єкта нерухомості, його місцезнаходження, вартості цього об’єкта на момент передачі, опису його санітарного та технічного стану. До акта приймання-передачі може додаватися технічна документація на об’єкт, перелік обладнання, устаткування, меблів та інших речей, що передаються разом з будівлею чи спорудою, копії документів, що засвідчують право власності наймодавця на об’єкт найму, та інші документи за згодою сторін»*.

* Науково-практичний коментар до Цивільного кодексу України системи «ЛІГА-ЗАКОН».

Саме з моменту підписання цього акта (якщо інше не встановлене договором) почнеться відлік користування об’єктом оренди.

Якщо акт приймання-передачі об’єкта оренди не було складено сторонами, то вважається, що фактичного користування об’єктом оренди не було, а отже, орендодавець не має права вимагати від орендаря сплати орендних платежів (див., наприклад, ухвалу Господарського суду Чернігівської області від 14.06.2016 р. у справі № 927/470/16).

(!) Акт приймання-передачі об’єкта оренди повинен складатися і щодо оренди будь-якого іншого майна (а не тільки нерухомого). Наприклад, щодо оренди транспортного засобу Господарський суд Дніпропетровської області (рішення від 29.07.2015 р. у справі № 904/5797/14) зазначав: лише щомісячні акти наданих орендних послуг не можуть бути підставою для фактичного підтвердження передачі об’єкта оренди в користування.

Первинний документ на орендні платежі

Мінфін у листі зазначає, що окремий первинний документ повинен складатися і для підтвердження надання послуг оренди протягом місяця (на орендні платежі). Як правило, для цього складається акт виконаних робіт (послуг). Але в договорі сторони можуть передбачити і складання іншого первинного документа, що підтверджує розрахунок послуг оренди.

Звернемо увагу: Мінфін у листі говорить про оренду як про послугу. Але чи є оренда послугою? З якого боку поглянути .

З точки зору цивільного законодавства оренда — це не послуга (з точки зору податкового — послуга). На це ще звертали увагу Мін’юст у листі від 23.02.2004 р. № 8-11-19 і ВАСУ в ухвалі від 26.03.2015 р. № К/9991/92743/11.

З тим, що договір оренди за своєю природою не є договором надання послуг, погоджуються й самі податківці (категорія 103.25 ЗІР).

А оскільки оренда — не послуга, то з юридичної точки зору акт виконаних робіт на оренду можна і не складати. Для підтвердження орендних послуг, у принципі, вистачить договору, акта приймання-передачі та платіжних документів на перерахування орендних платежів.

Але! Мінфін у листі і самі податківці ( лист ДФСУ від 19.01.2016 р. № 919/6/99-99-19-03-02-15) наполягають на тому, що акти надання орендних послуг мають бути, адже будь-яка операція в бухобліку повинна ґрунтуватися на первинних документах ( п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).

За великим рахунком, орендодавець у цьому випадку міг би обійтися складанням бухдовідки як первинного документа. Але ж і орендарю, щоб підтвердити факт орендної операції, також необхідний первинний документ .

Акти на оренду важливі і для обліку ПДВ (оренда цілком вписується в податкове визначення постачання послуг — п.п. 14.1.185 ПКУ). Адже податкові зобов’язання з ПДВ виникають за першою з подій: отриманням передоплати чи підписанням документа, що засвідчує факт надання послуг ( п. 187.1 ПКУ). Тому без первинного документа, що підтверджує факт постачання послуги, не обійтися!

Акти виконаних робіт (послуг) на оренду краще складати. Вони важливі не тільки для бухобліку, а й для нарахування податкових зобов’язань з ПДВ.

Чи можна складати акти не щомісячно, а рідше: наприклад, раз на квартал? Якщо ви платник ПДВ, то акти варто складати щомісячно (особливо в частині оренди з подальшою оплатою). Адже враховуючи правило першої події з ПДВ, податківці наполягатимуть на тому, що оскільки орендна послуга за фактом надана в поточному місяці, то і ПДВ-зобов’язання за нею повинні також відображатися вже в поточному місяці. І навряд чи їх переконає те, що акти складаються з іншою періодичністю, наприклад, щокварталу.

Яку дату ставити в актах на орендні послуги? «Первинку» потрібно складати в момент здійснення госпоперації. Якщо це неможливо — одразу після її завершення ( ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).

Мінфін у листі зазначає, що датою складання акта на орендні послуги (або іншого первинного документа, що його замінює) є дата його підписання.

Тому акти на оренду краще датувати останнім календарним днем звітного місяця (якщо він припадає на вихідний — не страшно, адже Закон про бухоблік не вимагає, щоб первинні документи складалися тільки в робочі дні). Складати акт на оренду останнім робочим днем місяця некоректно — він не охоплюватиме частину місяця (вихідні дні) і документ буде оформлений ще до завершення госпоперації.

На окрему увагу заслуговує ситуація, коли акт на оренду складається першим робочим днем наступного місяця. У бухобліку операція оренди має бути проведена в тому місяці, в якому вона здійснена ( п. 5 ст. 9 Закону про бухоблік), незалежно від того, якою датою оформлено акт (на це звертає увагу й Мінфін у листі).

А ось для ПДВ важлива дата першої події. Тому якщо перша подія — підписання акта, то фактично в цій ситуації ПДВ-зобов’язання виникнуть тільки в наступному періоді. Податківцям це точно не сподобається (лист ДПАУ від 20.05.2010 р. № 9895/7/16-1517-08, № 5766/5/16-1518)!

Акти на оренду краще датувати останнім календарним днем місяця, навіть якщо він припадає на вихідний.

Наведемо приклад складання акта наданих послуг оренди.