Ми отримуємо права й обов’язки і здійснюємо їх під своїм ім’ям. Через певні обставини це ім’я може бути змінене. Для цього просто необхідно подати відповідну заяву в орган державної реєстрації актів цивільного стану (далі — РАЦС) за місцем проживання.
Ім’я громадянина України складається з прізвища, власного імені і по батькові, якщо інше не виходить із закону або звичаю національної меншості, до якої він належить. Про факт державної реєстрації акту цивільного стану РАЦС видасть відповідне посвідчення.
Врахуйте, зміна прізвища, власного імені і по батькові (далі — П. І. Б.) фізичною особою не тягне за собою припинення або зміни його громадянських, трудових прав та обов’язків, які були отримані ним під колишнім ім’ям. Це було б занадто просто 
.
Далі, перш ніж перейти безпосередньо до дій кадрової служби, зупинимося на діях самого працівника.
Працівник і документи
Після видачі фізичній особі РАЦС відповідного свідоцтва, що наприклад, підтверджує факт зміни імені або одруження, на першій сторінці його українського паспорта (якщо він не у вигляді пластикової картки) зроблять відмітку про те, що цей паспорт підлягає обміну впродовж місяця (див. розд. ІІІ Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні від 18.10.2000 р. № 52/5).
Процедура обміну проводиться за місцем постійного проживання фізособи через центри надання адміністративних послуг (див. додаток до розпорядження КМУ від 16.05.2014 р. № 523-р).
Новенький паспорт на руках? Пора навідатися до податківців, щоб повідомити їм про зміну імені. Зробити це потрібно впродовж місяця з дня отримання паспорта.
Із собою слід узяти оригінали паспорта і виданого на старе ім’я ідентифікаційного (реєстраційного) номера облікової картки платника податку (далі — податковий номер).
Зверніть увагу, зміна П. І. Б. не тягне за собою зміни податкового номера. Він залишиться тим самим. Якщо ж фізособа отримала паспорт нового зразка (у вигляді картки), то податківцям додатково потрібно буде надати:
— довідку про внесення інформації в Єдиний державний демографічний реєстр або виписку із цього Реєстру;
— довідку про реєстрацію місця проживання, видану органом реєстрації, якщо після формування виписки з Реєстру змінилися дані про місце проживання.
А якщо пропустити місячний строк інформування? У цьому випадку п. 119.1 ПКУ загрожує штрафом у розмірі 85 грн. (при повторному пропуску впродовж року — 170 грн.). Так що будьте пильні.
Окрім паспорта, доведеться також поміняти закордонний паспорт, військовий квиток, водійське посвідчення і техпаспорт, кредитні картки, переоформити поточні і депозитні рахунки в банку, якщо, звичайно, вони у вас є.
Але всім цим фізособа займатиметься самостійно. Ми ж далі поговоримо про те, що робити роботодавцеві з таким «мінливим» працівником.
Інформуємо роботодавця
Про зміну імені працівник зобов’язаний повідомити своєму роботодавцю. Процедура внесення змін до документів, що містять персональні дані працівника, який поміняв своє ім’я, зазвичай, розпочинається з отримання від нього заяви. Зразковий текст такої заяви наведений на рис. 1.
До заяви працівник додає копії документів, що засвідчують зміну П. І. Б. (наприклад, свідоцтва про шлюб або про розірвання браку, свідоцтва про зміну імені, паспорт).
Рис. 1. Фрагмент заяви про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників
Далі працівник відділу кадрів звіряє копії документів, що додаються до заяви, з оригіналами, завіряє їх належним чином і передає весь пакет документів на розгляд керівникові підприємства. Останній, у свою чергу, проставляє на них відповідну резолюцію.
Водночас, багато роботодавців не вимагають від працівника заяви, обмежуючись лише отриманням копій документів, що підтверджують зміну П. І. Б. останнім. У такому разі бажано, щоб на копіях цих документів були проставлені дата їх подання/отримання, а також підписи працівника, що надав документи про зміну П. І. Б., і працівника кадрової служби, що прийняв їх.
А тепер пробіжимося по кадрових документах.
Наказ (розпорядження)
Наказ (розпорядження) про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників, належить до наказів за особовим складом. Типової форми такого наказу немає. Тому при його складанні слід керуватися загальними правилами оформлення документів, визначеними ДСТУ 4163-2003 від 07.04.2003 р. № 55. Текст наказу може бути таким:
Рис. 2. Фрагмент наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників
Майте на увазі: датою внесення змін до облікових та інших документів підприємства, що містять персональні дані працівника, що поміняв П. І. Б., вважатиметься дата видання наказу (розпорядження) про внесення таких змін.
Врахуйте: з наказом про внесення змін необхідно ознайомити працівника, що змінив П. І. Б., під підпис.
Трудовий договір (контракт)
Чинне трудове законодавство не встановлює порядку внесення змін до трудового договору (контракту), укладеного з працівником у письмовій формі, у разі зміни ним імені. На практиці використовуються два способи:
1 спосіб. У тексті трудового договору (контракту) закреслюються колишні дані працівника і вписуються нові з посиланням на документ, що послугував підставою для внесення таких змін. Проставляють дату внесення змін і підписи особи, що вносила зміни, і працівника;
2 спосіб. Оформляють зміни окремим документом у вигляді додатка до трудового договору.
Водночас існує думка, що в разі зміни працівником імені зміни в трудовий договір вносити не потрібно. Достатньо додаси до нього копії документів, що засвідчують зміну імені.
Логіка така, що зміна імені не тягне за собою припинення або зміни трудових прав працівника, отриманих ним під колишнім ім’ям. Трудова книжка
Тут «рулює» Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.93 р. № 58 (ср. ). У разі зміни імені роботодавець за останнім місцем роботи працівника зобов’язаний внести відповідні зміни в його трудову книжку (див. п. 2.13).
Робимо так. На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки колишні дані працівника закреслюють однією рискою і вписують нові дані. На внутрішній стороні обкладинки проставляють посилання на документ, що послугував підставою для внесення змін (паспорт, свідоцтво про шлюб або його розірвання, про зміну імені та ін.), вказують його номер і дату видачі, а також найменування органу, який його видав. Це посилання завіряє своїм підписом керівник підприємства або спеціально уповноважена ним особа і проставляє печатку підприємства або печатку відділу кадрів (див. рис. 3).
Рис. 3. Приклад внесення змін до трудової книжки працівника, що поміняв прізвище
Зверніть увагу: колишні дані працівника повинні легко читатися. Тому заклеювати або замазувати їх коригуючою рідиною не можна. Якщо трудова книжка працівника доповнена вкладишем*, то дані працівника слід змінити не лише на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки, але і на титульному аркуші вкладиша.
* Звертаємо увагу: вкладиш має бути вшитий у трудову книжку працівника. Про кожен виданий вкладиш на першій (титульній) сторінці трудової книжки вгорі ставиться штамп розміром 10 х 25 мм «Виданий вкладиш», указуються серія і номер вкладиша, а на титульній сторінці основної книжки робиться відповідний запис із зазначенням серії і номера вкладиша (п. 3.1 Інструкції № 58). Без трудової книжки вкладиш недійсний.
Порядок внесення змін до вкладиша аналогічний ннаведеному вище. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів
Чинними нормативними актами не визначений порядок внесення змін до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9, затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 р. № 277). Як бути?
На нашу думку, у випадку, що розглядається нами, буде достатнім закреслити колишнє прізвище (ім’я, по батькові) працівника і вписати нове. А потім тут же або на полі Книги обліку руху трудових книжок навпроти змінених даних працівника (у разі відсутності вільного місця в графі зі зміненими даними) проставити дату внесення змін, реквізити документа, що послугував підставою для внесення змін і завізувати цю інформацію підписом особи, відповідальної за ведення Книги.
Особиста картка працівника
Зазвичай на практиці зміни, пов’язані зі зміною працівником імені, в текст особистої картки вносять таким чином: у п. 1 розд. I «ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ» особистої картки працівника однією рискою закреслюються колишні дані працівника, і поруч (або вище) вписуються нові.
Типова форма первинної облікової документації зі статистики праці № П-2 «Особиста картка» затверджена спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656. Далі на полі особистої картки поряд з внесеними змінами, або нижче в графі «Додаткові відомості» особистої картки працівник, що вносив зміни, вказує реквізити документа, на підставі якого вони були внесені, проставляє дату внесення змін і свій підпис.
Водночас, деякі кадровики в разі, якщо працівник поміняв П. І. Б., заповнюють на працівника нову особисту картку з уже зміненими особистими даними працівника і прикріплюють її до старої картки. При цьому і в старій, і в новій особистій картці роблять запис про те, що особиста картка була замінена у зв’язку зі зміною імені.
Проте, на наш погляд, цей варіант не дуже зручний, оскільки передбачає зберігання за одним працівником двох особистих карток (старої і нової). Важливо! У разі зміни імені військовозобов’язаним працівником або працівником-призовником, особа, відповідальна за ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємстві, зобов’язана направити у військовий комісаріат повідомлення про зміни, що сталися, в облікових даних працівника.
«Трудова» звітність
Форма № 1ДФ. У ній ви відображаєте тільки податковий номер працівника. А він після зміни імені залишається тим самим. Тому роботодавець, подаючи ф. № 1ДФ, окремо не повідомляє фіскальному органу про зміну працівником імені.
Це повинен зробити працівник самостійно (див. вище). Звіт з ЄСВ за ф. № Д4. Пенсійний фонд бере дані про фізособу з останнього поданого звіту за ф. № Д4. Тому ви просто в таблиці 6 ф. № Д4 за місяць, у якому був виданий наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників, указуєте працівника з його новими П. І. Б. — і все !
