Штатний розпис підприємства істотно спрощує вирішення цілої низки питань, пов’язаних з управлінською, кадровою, бухгалтерською і плановою роботою. Саме на підставі штатного розпису здійснюються підбір персоналу на вакантні посади, прийом на роботу, переведення працівників на іншу роботу, планування витрат на оплату праці, складання звітності до служби зайнятості про наявність вакансій і т. д.
Як же правильно скласти і затвердити штатний розпис підприємства?
Розпочнемо з того, що є штатним розписом. Це документ, що встановлює організаційну структуру підприємства, штати й оклади (тарифні ставки) працівників. Штатний розпис містить найменування посад (професій), чисельність працівників і оклади (ставки) за кожною посадою (професією).
Де шукати форму штатного розпису?
Для госпрозрахункових підприємств єдиної типової форми штатного розпису не існує. Так що все у ваших руках! Але якщо не знаєте, з чого розпочати, за основу можна взяти форму штатного розпису, затверджену для бюджетників*. Ну і, звичайно, у цій нелегкій справі вам допоможе наша стаття 
.
* Відкривайте наказ Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57.
Єдиної типової форми штатного розпису, яку повинні застосовувати госпрозрахункові підприємства, на сьогодні немає. Як виглядає штатний розпис? У загальному випадку штатний розпис містить: гриф затвердження, заголовок і текст. У тексті вказують найменування структурних підрозділів; найменування посад (професій); кількість штатних одиниць відповідної посади (професії); розміри окладів (тарифних ставок), надбавок і доплат за кожною посадою (професією); місячний фонд заробітної плати для працівників відповідної посади (професії) і в цілому по підприємству.
Як скласти штатний розпис?
Зараз розповімо, а весь процес умовно розіб’ємо на 6 етапів. Пройдемо їх разом.
1 етап — визначаємо структуру підприємства, форми і системи оплати праці.
Найменування структурним підрозділам, як правило, підприємства присвоюють самостійно. Але в окремих випадках від правильного найменування відділу або цеху може залежати можливість отримання працівниками певних пільг і гарантій. Так, якщо, наприклад, працівники вашого підприємства мають право на пенсію за віком на пільгових умовах згідно зі Списками № 1** і № 2***, то при визначенні найменувань структурних підрозділів, у яких вони працюють, враховуйте найменування, вказані в цих списках.
Форми і системи оплати праці, застосовувані на підприємстві, мають бути встановлені в колективному договорі (другому локальному нормативному акті роботодавця, погодженому з профспілкою (представником трудового колективу)).
2 етап — установлюємо перелік посад і професій працівників.
У штатному розписі мають бути вказані всі необхідні для нормальної роботи підприємства посади і професії, у тому числі ті, які посідають сумісники, а також вакантні посади. Адже саме на підставі цього документа планується необхідна чисельність працівників.
При розробці штатного розпису майте на увазі, що роботодавець має право надавати штатним одиницям тільки найменування, вказані в Класифікаторі професій ДК 003:2010.
Ці ж найменування згодом використовуватимуться в текстах наказів про особовий склад, записах у трудову книжку.
3 етап — розраховуємо чисельність штатних одиниць. Під штатною одиницею розуміється посадова одиниця, встановлена штатним розписом підприємства.
Кількість штатних одиниць звичайні підприємства визначають самостійно, керуючись економічною обґрунтованістю і доцільністю змісту планованої чисельності працівників.
Зверніть увагу: залежно від потреб підприємства допускається встановлювати в штатному розписі кількість штатних одиниць за посадами менше 1 (наприклад, 0,75 або 0,5).
Їх установлюють у випадках, якщо за цією посадою не потрібна зайнятість працівника повний робочий час. У той же час на одну «цілу» одиницю, вказану в штатному розписі за певною посадою (професією), може бути прийнятий як один працівник, так і, наприклад, два працівники з неповним робочим днем на 0,5 штатної одиниці кожен. Це означає, що кожен із цих двох працівників відпрацює 50 % робочого часу й отримає, відповідно, половину окладу, встановленого за цією посадою.
4 етап — установлюємо розміри окладів, надбавок, доплат. Тут орієнтиром має бути колдоговір або інший локальний нормативний акт роботодавця (наприклад, Положення про оплату праці), погоджений з профспілкою (представником трудового колективу), у якому встановлені норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови введення і розміри надбавок, доплат.
Важливо! Як і раніше, не можна встановлювати всім працівникам оклади (тарифні ставки) в однаковому розмірі. Вимога про необхідність оплачувати їх працю з урахуванням кваліфікації працівників і складності виконуваних робіт залишилася і в ст. 95 КЗпП, і в ст. 6 Закону про оплату праці.
У штатному розписі допускається затвердження однакових найменувань посад з різними посадовими окладами (тарифними ставками). Під час складання штатного розпису на 2017 рік враховуйте, що оклад (місячна тарифна ставка) працівника не може бути менше прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 1 січня 2017 року (тобто 1600 грн.).
Зверніть увагу: в штатному розписі за окремими посадами можуть бути вказані доплати та/або надбавки, які є складовими системи оплати праці і мають постійний характер. А ось «трудову» доплату до мінзарплати в штатному розписі відображати не треба, оскільки її розмір може змінюватися залежно від виконаної норми праці в поточному місяці.
5 етап — готуємо проект штатного розпису. Перед затвердженням штатного розпису готується його проект, який узгоджується з керівниками відділів (служб).
Чи треба проект штатного розпису погоджувати з профспілкою?
Вважаємо, що ні, якщо порядок установлення розмірів окладів (ставок), доплат і надбавок регулює колдоговір (інший локальний нормативний акт роботодавця, який погоджений з профспілкою (представником трудового колективу)), а штатний розпис складається на його основі (з урахуванням його вимог).
6 етап — затверджуємо штатний розпис. Зазвичай штатний розпис затверджують шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) за основною діяльністю. Допускається також затвердження штатного розпису безпосередньо грифом затвердження (див. далі).
Штатний розпис, як правило, вводиться в дію з початку календарного року і діє впродовж усього року. У той же час комерційні підприємства можуть затверджувати штатні розписи з бажаною періодичністю, хоч щомісячно.
Якщо термін дії штатного розпису не обумовлений, то він діє безстроково аж до затвердження нового. За необхідності до штатного розпису можуть бути внесені зміни. Якщо вони не істотні, то, як правило, видають наказ про внесення змін до штатного розпису. Якщо ж змін багато, то є сенс викласти штатний розпис у новій редакції.
Наведемо зразок штатного розпису підприємства, затвердженого безпосередньо грифом затвердження.
