Що вимагають?
Вимога про сплату ЄСВ з мінімальної зарплати прописана в ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ і п. 8 розд. III Інструкції № 449*. Озвучимо її.
Якщо база нарахування ЄСВ, до якої застосовують ставку внеску 22 %, визначена щодо працівника, для якого це місце роботи є основним, не перевищує розміру мінЗП**, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінЗП і встановленої ставки ЄСВ. Але за умови, що працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць та/або відпрацював усі робочі дні звітного місяця.
** Тут і далі — мінімальна заробітна плата, встановлена законом на місяць, за який отримано дохід.
Важливо! Вимогу про сплату ЄСВ з мінЗП не застосовують, якщо:
— ЄСВ нараховують на доходи, отримані не за основним місцем роботи;
— до бази нарахування ЄСВ працівника застосовують пільгові ставки ЄСВ (8,41 %; 5,3 %; 5,5 %);
— база нарахування ЄСВ визначена щодо працівника, якому надано АТО-відпустку без збереження заробітної плати відповідно до п. 18 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки.
Два важливих моменти. Основним вважають місце роботи, де особа працює на підставі укладеного трудового договору, де знаходиться (оформлена) її трудова книжка, в яку вноситься відповідний запис про роботу ( п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ). У базу нарахування ЄСВ включають усі доходи, з яких справляється ЄСВ, нараховані фізичній особі її роботодавцем-страхувальником. А тепер давайте пройдемося по конкретних ситуаціях.
Місяць прийому/звільнення працівника
Працівника прийнято з першого робочого дня (звільнено останнім робочим днем) звітного місяця. Якщо база нарахування ЄСВ менше мінЗП, виконуємо вимогу про сплату ЄСВ з мінЗП (далі — ЄСВ-вимога).
Підстава — працівник відпрацював усі робочі дні звітного місяця. Прийнято не з першого робочого дня (звільнено не останнім робочим днем) звітного місяця. ЄСВ-вимогу не виконуємо 
(див. п. 8 розд. III Інструкції № 449).
Основний працівник. Ставка ЄСВ — 22 %
Неповний або скорочений час. Виконуємо ЄСВ-вимогу.
Не виконано норму праці при відрядній формі оплати праці. Виконуємо.
Відпустка без збереження зарплати. Якщо працівник:
— увесь місяць знаходився у відпустці без збереження зарплати і база нарахування ЄСВ дорівнює нулю, ЄСВ-вимогу не виконуємо;
— частину місяця знаходився у відпустці «за власний рахунок», у зв’язку з чим база нарахування виявилася нижча мінЗП, виконуємо ЄСВ-вимогу.
Виняток з цього правила — АТО-відпустка без збереження зарплати, що надається згідно з п. 18 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки.
Якщо у працівника фактична база нарахування ЄСВ виявилася нижча мінЗП через АТО-відпустку, порівняльні розрахунки не проводимо. ЄСВ нараховуємо на фактичну базу нарахування внеску. Щорічна відпустка, відпустка «на дітей», «чорнобильська» відпустка. Для цілей порівняння з мінЗП перехідні відпускні відносимо до місяців, за які вони нараховані. Якщо фактична база нарахування ЄСВ нижче мінЗП, виконуємо ЄСВ-вимогу.
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. Суми допомоги відносимо до місяців, за які вони нараховані. Якщо в якому-небудь місяці фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижча мінЗП, на різницю між цими двома величинами донараховуємо ЄСВ.
Важливо! Якщо ви нараховували в 2016 році допомогу по вагітності та пологах за місяці 2017 року, прогляньте місячні суми допомоги!
Якщо їх величина менша «мінімалки», виконайте ЄСВ-вимогу у відповідному місяці (місяцях). Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6, 16, 18) років. Якщо в місяці, на який припадає така відпустка, працівникові не нараховувалися виплати, що входять у базу нарахування ЄСВ (база нарахування ЄСВ дорівнює нулю), ЄСВ-вимогу не застосовуємо.
АЛЕ! Якщо в звітному місяці, на який припадає початок або закінчення такої відпустки, або в місяці, який не був повністю відпрацьований у зв’язку з відпусткою для догляду за дитиною, працівниці нараховувалися які-небудь виплати, з яких справляється ЄСВ, виконайте ЄСВ-вимогу!
Прогул. Якщо працівник прогуляв частину місяця, у зв’язку з чим база нарахування ЄСВ виявилася нижча мінЗП, роботодавцеві доведеться виконати ЄСВ-вимогу. Якщо прогуляв увесь звітний місяць і база нарахування ЄСВ дорівнює нулю, ЄСВ-вимогу не виконуємо.
Простій з вини роботодавця. Виконуємо ЄСВ-вимогу.
Непрацездатність. Для цілей порівняння з мінЗП перехідні лікарняні відносимо до місяців, за які вони нараховані. Якщо через лікарняні фактична база нарахування ЄСВ виявилася нижча мінЗП, виконуємо ЄСВ-вимогу.
Військова служба. Виконуємо ЄСВ-вимогу.
Сумісник / інвалід / цивільно-правовий договір
Працівник — зовнішній сумісник. ЄСВ-вимогу не виконуємо.
Працівник — внутрішній сумісник. ЄСВ-вимогу виконуємо. Важливо! Щодо такого працівника з мінЗП слід порівнювати загальну базу нарахування ЄСВ, в яку увійдуть і доходи, нараховані за основним місцем роботи, і доходи, нараховані за місцем роботи за сумісництвом (внутрішнім).
Зміна статусу «основний працівник — працівник-сумісник». У місяці звільнення з основного місця роботи і прийому на місце роботи за сумісництвом (переведення з основного місця роботи на місце роботи за сумісництвом) ЄСВ-вимогу не застосовуємо.
Підстава — частину місяця працівник працював за сумісництвом, а ЄСВ-вимога не працює щодо доходів сумісника.
Працівник-інвалід, працевлаштований у підприємця. До бази нарахування таких працівників застосовують загальну ставку ЄСВ 22 %. Тому ЄСВ-вимога працює.
Зміна статусу «звичайний працівник — працівник-інвалід» у юрособи. Якщо така зміна статусу сталася в середині звітного місяця, ЄСВ-вимогу можна не застосовувати.
Фізична особа, яка працює за цивільно-правовим договором. Якщо такий договір на виконання робіт (надання послуг) укладено з працівником підприємства, для якого це місце роботи є основним, ЄСВ-вимогу виконуємо.
У цьому випадку з розміром мінЗП порівнюємо загальну базу нарахування ЄСВ за місяць, у тому числі і суму винагороди за таким договором, що припадає на цей місяць. Якщо виконавець за договором — це працівник — зовнішній сумісник або непрацівник підприємства (стороння фізична особа), ЄСВ-вимогу не виконуємо.
Відображення в ЄСВ-звітності
Суму, на яку донараховуємо ЄСВ у зв’язку з виконанням цієї вимоги і яка дорівнює різниці між мінЗП і фактичною базою нарахування ЄСВ (далі називатимемо її ЄСВ-різниця), ми відображаємо тільки в ЄСВ-звітності. У Звіті з ЄСВ:
Нараховувати ЄСВ-різницю у бухобліку як дохід працівника та обкладати її ПДФО і військовим збором не потрібно! — у таблиці 1 відображаємо ЄСВ-різницю в рядку 2.5, а суму нарахованого на неї ЄСВ — в рядку 3.5;
— у таблиці 6 для відображення ЄСВ-різниці формуємо на працівника окремий рядок. У цьому рядку серед іншого проставляємо в графі 10 код типу нарахувань «13», в графі 19 — суму різниці між мінЗП і фактичною базою нарахування ЄСВ, а в графі 21 — суму ЄСВ, нарахованого на таку ЄСВ-різницю за ставкою 22 %.
Важливо! ЄСВ-різницю з кодом типу нарахувань «13» показують тільки у тому випадку, якщо її розраховують:
— у поточному місяці за поточний або в поточному за попередній у разі нарахування перехідних лікарняних***.
*** Ми знаємо, що зараз є труднощі з відображенням у звітності з ЄСВ різниці, визначеної за попередній звітний період у разі нарахування перехідних лікарняних. Програмне забезпечення не дає можливості відобразити її з кодом типу нарахувань «13», наполягаючи на штрафонебезпечному «2». Такі програмні фантазії йдуть у розріз з роз’ясненнями, наданими ДФСУ в підкатегорії 301.04.01 ЗІР. За роз’ясненнями ми звернемося до контролерів.
Адже в цьому випадку обов’язок щодо проведення порівняльних розрахунків і сплати ЄСВ з «мінімалки» виникає в поточному місяці, після нарахування і «розкидання» лікарняних! Якщо ж в минулому звітному періоді ЄСВ-різницю помилково не відобразили або відобразили, але не треба було цього робити, помилку виправляють у Звіті з ЄСВ за поточний звітний період. У цьому випадку в графі 10 таблиці 6 ЄСВ-різницю відображають з кодом типу нарахувань:
— «2» — якщо донараховують ЄСВ на ЄСВ-різницю, яка помилково не була відображена в минулому звітному періоді;
— «3» — якщо зменшують раніше відображене зобов’язання з ЄСВ на суму внеску з помилково визначеної ЄСВ-різниці.
