Хто і яким чином виправляє?
Виправляти помилки в записах у трудових книжках працівників можуть тільки роботодавці, які, власне, такі неточні записи припустили. Немає роботодавця (ліквідований, «розреєструвався»)? Тоді «тягар виправлення» лягає на плечі правонаступника. Якщо його немає — вищій організації, якщо і її не існує, — облархіву, держархіву.
Новий роботодавець зобов’язаний лише посприяти працівникові вирішити виниклу проблему. З «хто виправляє» розібралися. Залишилося з’ясувати, яким чином 
.
Розпочнемо з основного правила. Раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» трудової книжки закреслювати заборонено! Спосіб виправлення «закреслив — вписав нове» припустимо використати (за необхідності) тільки при коригуванні відомостей, наведених на титульному аркуші. А ось для виправлення записів у внутрішньому блоці трудової книжки п. 2.10 Інструкції № 58* передбачена своя спеціальна процедура. Розглянемо її на конкретних ситуаціях.
* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.93 р. № 58.
Помилка в нумерації
Ситуація 1. У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки порушена нумерація записів. Наприклад, після запису № 8 від 16.01.2017 р. іде інший запис з тим же № 8, але вже від 30.06.2017 р.
На жаль, але порядок виправлення таких помилок в Інструкції № 58 не прописаний 
. На нашу думку, потрібно діяти так. Укажіть: у графі 1 — наступний порядковий номер (у цій ситуації — «9»); у графі 2 — дату внесення виправлень; у графі 3 — номер запису, який є недійсним (у цій ситуації — № 8 від 30.06.2017 р., а потім — текст правильного запису); у графі 4 повторіть дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 1).
Рис. 1. Виправляємо помилку, описану в ситуації 1
Помилка в даті
Ситуація 2. У графі 2 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки проставлена неправильна дата прийому на роботу (переведення, звільнення).
На жаль, і в цьому випадку Інструкція № 58 не надає відповіді кадровикам, як виправити таку помилку. На нашу думку, слід чинити так. Укажіть: у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису; у графі 2 — дату внесення виправлень; у графі 3 спочатку напишіть: «Запис за № таким-то недійсний», а потім повторіть запис про прийом на роботу із зазначенням тут же в тексті правильної дати прийому; у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого спочатку в трудовій книжці був зроблений запис. Тобто повторіть тут реквізити наказу з неправильного запису.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 2).
Рис. 2. Виправляємо помилку, описану в ситуації 2
У наказі — одне, у «трудовій» — інше
Ситуація 3. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки запис не відповідає змісту наказу про прийом на роботу (припущена помилка при внесенні запису).
Як виправити? Укажіть: у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису; у графі 2 — дату внесення змін; у графі 3 — номер запису, який є недійсним, а потім — текст правильного запису (тобто графу 3 почніть фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а продовжте коректним варіантом запису: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)»); у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця про прийом на роботу, запис з якого неправильно внесений у трудову книжку.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 3).
Рис. 3. Виправляємо помилку, описану в ситуації 3
Помилка в наказі та «трудовій»
Ситуація 4. У наказі про прийом на роботу (від 13.04.2017 р. № 25-ос) найменування посади не відповідає штатному розпису. Помилка виявлена після внесення відомостей про прийом на роботу в трудову книжку працівника. Виданий наказ (від 10.07.2017 р. № 60-ос) про внесення змін до пункту наказу, у якому неправильно вказана назва посади працівника.
Діємо так: у графі 1 указуємо черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису; у графі 2 — дату внесення змін; у графі 3 вказують: «Запис за № таким-то недійсний», а продовжують коректним варіантом запису: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)», де і вказують правильне найменування посади; у графі 4 — дату і номер уточнюючого наказу (розпорядження) роботодавця.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 4).
Рис. 4. Виправляємо помилку, описану в ситуації 4
Помилка в найменуванні підприємства
Ситуація 5. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки найменування підприємства вписане з помилкою. Замість «Приватне акціонерне товариство «Мотор» указано «Приватне підприємство «Мотор». Помилку виявили відразу.
Порядок виправлення такої помилки не прописаний в Інструкції № 58. На практиці виправляють таким чином. Після неправильного запису роблять запис у графі 3: «Запис «Приватне підприємство «Мотор» недійсний. Приватне акціонерне товариство «Мотор». Нумерувати цей виправляючий запис не потрібно.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 5).
Рис. 5. Виправляємо помилку, описану в ситуації 5
Помилка в реквізитах документа
Ситуація 6. У графі 4 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки вказані неправильні реквізити наказу про прийом на роботу (переведення, звільнення).
Вважаємо, що цю помилку потрібно виправляти так: у графі 1 вкажіть черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису; у графі 2 — дату внесення виправлень; у графі 3 — номер запису, який є недійсним, потім — текст правильного запису (тобто у графі 3 напишіть: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)»); у графі 4 — правильні реквізити наказу. Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 6).
Рис. 6. Виправляємо помилку, описану в ситуації 6
Помилка виявлена після звільнення
Ситуація 7. Неправильний запис у трудовій книжці, зроблений колишнім роботодавцем, виявлений після прийому на роботу до нового роботодавця.
Виправляючий запис має зробити те підприємство, яке внесло в трудову книжку працівника неправильний запис (див. п. 2.6 Інструкції № 58). Тому якщо на момент її виявлення працівник уже працює в нового роботодавця, такий виправляючий запис може бути внесений у трудову книжку працівника тільки після його звільнення від цього роботодавця, коли книжка виявиться на руках у працівника. У цьому випадку колишній роботодавець діє так: (1) знову вписує в трудову книжку у вигляді заголовка найменування підприємства-роботодавця; (2) вносить виправляючий запис; (3) завіряє виправляючий запис підписом належним чином (див. рис. 7).
Рис. 7. Виправляємо помилку, описану в ситуації 7
«Привіт» із суду
Ситуація 8. За рішенням суду працівник поновлений на колишній роботі.
У цьому випадку після запису про звільнення вкажіть: у графі 1 — порядковий номер запису; у графі 2 — дату внесення запису; у графі 3 — виправляючий запис: «Запис за № таким-то є недійсним. Поновлений на попередній роботі»; у графі 4 — реквізити наказу про поновлення працівника на роботі.
Ситуація 9. Суд змінив підставу звільнення працівника.
Дійте так: після запису про звільнення в трудовій книжці в графі 1 укажіть порядковий номер запису; у графі 2 — дату внесення запису; у графі 3 — «Запис за № таким-то є недійсним. Звільнений…» і наводьте нове формулювання; у графі 4 — реквізити наказу про зміну підстави звільнення.
Приклад запису в графі 3: «Запис за № 8 є недійсним. Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України, 13.01.2017». 
