Річна інвентаризація: «дебіторка» і «кредиторка»

Конкретні рекомендації, що стосуються порядку проведення інвентаризації, знайдете в розд. ІІІ Положення № 879¹, в окремому підрозділі якого описані базові правила інвентаризації дебіторської і кредиторської заборгованостей. Давайте зупинимося на них детальніше.

¹ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.

Обов’язкову інвентаризацію розрахунків з дебіторами і кредиторами необхідно проводити щорічно перед складанням річної фінзвітності. Робити це абз. 2 п. 10 розд. І Положення № 879 зобов’язує в період 3 місяців до дати балансу.

Які види заборгованості інвентаризувати? У ході річної інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки встановлюють:

— правильність розрахунків з банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;

— заборгованість підзвітних осіб;

При інвентаризації підзвітних сум перевіряють відповідність даних бухобліку виданим авансам і звітам підзвітних осіб про них.

— правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками. Інвентаризація заборгованості за нестачами і втратами від псування цінностей полягає в перевірці причин, з яких затримуються розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі і віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку;

— правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі суми кредиторської і депонентської заборгованостей, за якими строк позовної давності сплив;

— реальність заборгованості працівникам з оплати праці.

Крім того, встановлюють реальність заборгованості громадянам² із соціальних виплат, а також за безготівковими розрахунками із цих виплат.

² Безпосередньо або через роботодавців.

Покрокова інструкція. Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованостей полягає у звірянні документів та записів у реєстрах обліку і перевірці таких заборгованостей стосовно (п. 7.3 розд. ІІІ Положення № 879):

— дотримання строку позовної давності;

— обґрунтованості сум, що обліковуються на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, отриманих і виданих векселів, отриманих позикових коштів, наданих кредитів (позик), з підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами та кредиторами.

Інвентаризація дебіторської заборгованості розпочинається з того, що підприємство-кредитор передає всім своїм дебіторам (боржникам) виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість.

Такі виписки, зазвичай, мають форму актів звіряння розрахунків.

Дебітори повинні підтвердити заборгованість або заявити заперечення за нею. Отримані від них акти звіряння пред’являють інвентаризаційній комісії³ для підтвердження реальності заборгованості.

³ Або робочій інвентаризаційній комісії.

Після підписання актів звіряння розрахунків з дебіторами на відповідних рахунках бухобліку повинні залишатися виключно погоджені суми заборгованостей.

Але в окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися нез’ясованими, кожна сторона відображає розрахунки з дебіторами в сумах, які виходять із записів у бухобліку і визнаються нею вірними.

Увага: згідно з ч. 1 ст. 264 ЦКУ при здійсненні особою дії, яка свідчить про визнання нею свого боргу або іншого обов’язку, переривається перебіг строку позовної давності⁴. А після переривання такий строк починає новий відлік.

⁴ Детальніше про таке переривання — у статті минулого номера журналу «Строк позовної давності — його переривання і призупинення».

Але що тут показове? У п.п. 4.4.1 постанови № 10⁵ ВГСУ уточнює, що до дій, що свідчать про визнання боргу або іншого обов’язку, з урахуванням конкретних обставин справи, може належати і підписання уповноваженою посадовою особою боржника разом з кредитором акта звіряння взаєморозрахунків, що підтверджує наявність заборгованості в сумі, щодо якої виник спір.

⁵ Постанова Пленуму ВГСУ «Про деякі питання практики застосування позовної давності у вирішенні господарських спорів» від 29.05.2013 р. № 10.

Тому для того, щоб строк позовної давності почав «нове коло», підпису представників бухгалтерських служб та інших «рядових» членів інвентаризаційної комісії (які не є посадовими особами підприємства) може виявитися недостатньо . Для переривання перебігу строку позовної давності акт повинен підписати керівник підприємства-боржника (або інші особи, уповноважені на розпорядження майном і грошовими коштами).

Такий акт може бути не визнаний як документ, що свідчить про визнання боргу, з усіма наслідками, що виходять .

Інвентаризацію кредиторської заборгованості, у свою чергу, здійснюють на підставі актів звіряння, отриманих від кредиторів.

Тобто кредитори (у межах проведення власної інвентаризації дебіторської заборгованості) повинні надіслати вам такі акти.

Якщо ж таких актів від них ви не отримали, можете взяти ініціативу у свої руки і самостійно направити їм акти звіряння розрахунків, щоб було чим підтвердити суми кредиторської заборгованості.

Якщо контрагент на дату проведення інвентаризації виступає одночасно і дебітором, і кредитором, то йому передають виписку із зазначенням окремо дебіторської і кредиторської заборгованості⁶.

⁶ Усе тому, що згідно з п. 3 розд. IV НП(С)БО 1 згортання статей активів і зобов’язань є неприпустимим, окрім випадків, передбачених відповідними П(С)БО.

Документик до документика: акт до акта. Документальне оформлення інвентаризації полягає в складанні:

1) актів звіряння розрахунків з усіма підприємствами-контрагентами;

2) акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

Типова форма акта звіряння розрахунків нормативними документами не встановлена, тому вам доведеться розробити її самостійно. Причому пам’ятайте, що в цьому документі мають бути наведені такі дані: (а) найменування документа; (б) дата його складання; (в) найменування підприємства, від імені якого складений документ; (г) найменування підприємства-контрагента, з яким здійснюється звіряння взаєморозрахунків; (ґ) найменування, дата складання і номер документа, на підставі якого виникла (погашена) заборгованість; (д) сума дебіторської (кредиторської) заборгованості за даними підприємства-кредитора (дебітора); (е) сума заборгованості за даними підприємства-контрагента; (є) розбіжності в сумі заборгованості між даними підприємств-контрагентів.

Як прототип своєї форми ви можете використовувати форму, наведену в додатку 1 до наказу № 148/234/383⁷.

⁷ Наказ Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату «Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998» від 10.11.98 р. № 148/234/383.

За результатами інвентаризації розрахунків оформляють акт інвентаризації. У таких актах обов’язково вказують найменування проінвентаризованих субрахунків та суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів, а також кредиторської і дебіторської заборгованостей, за якими строк позовної давності сплив (згідно з абз. 1 п.п. 7.5 розд. ІІІ Положення № 879).

Форму акта інвентаризації ви можете обирати з декількох форм, таких як:

— акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами, затверджений наказом № 572⁸. До нього додають довідку про дебіторську і кредиторську заборгованості, за якими строк позовної давності сплив. У цій довідці вказують: (а) найменування і місцезнаходження дебіторів або кредиторів, (б) суми заборгованостей зі строком позовної давності, що сплив, (в) причини і підстави виникнення заборгованості, (г) дату, на яку строк позовної давності за заборгованістю сплив. Форму довідки також можна знайти в наказі № 572;

⁸ Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р. № 572.

— акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками й іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17), затверджений постановою № 241⁹.

⁹ Постанова Держкомстату СРСР «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств і організацій» від 28.12.89 р. № 241.

У комплекті із цим актом іде довідка, що є додатком до форми № инв-17.

Крім того, за необхідності окремо складають:

— акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої сплив і яка планується до списання, затверджений наказом № 572;

— акт інвентаризації розрахунків з відшкодування матеріального збитку, затверджений наказом № 572. У ньому вказують такі дані: (а) П. І. Б. боржника; (б) за що і коли виник борг; (в) дата прийняття судового рішення або рішення іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріального збитку.

Якщо таке рішення не прийняте, вказують дату пред’явленого підприємством позову і суму заборгованості на дату інвентаризації.

Ви можете не зупинятися на затверджених формах, а розробити їх самостійно. При цьому такі форми повинні містити всі обов’язкові для первинних документів реквізити і надавати всю потрібну інформацію, передбачену Положенням № 879.