Оформляємо документи. Після обміну довідки на листок непрацездатності потрібно внести деякі виправлення в табель обліку робочого часу. Період, на який була виписана довідка працівникові, замініть на потрібне кодування: «НН» (неоплачувану тимчасову непрацездатність) на «ТН» (оплачувану тимчасову непрацездатність). Адже тепер тимчасова непрацездатність оплачуватиметься. Далі комісія із соцстрахування, створена на підприємстві, повинна прийняти рішення про оплату такого лікарняного листа. І як наслідок — скласти відповідний протокол.
Розраховуємо лікарняні. При розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняного розрахунковим періодом будуть 12 календарних місяців або фактично відпрацьовані місяці (з 1-го по 1-ше число), що передують місяцю настання страхового випадку (п. 25 Порядку № 1266*). Якщо працівник перебував у трудових відносинах менше календарного місяця, то розрахунковим періодом є фактично відпрацьовані календарні дні до дати початку хвороби.
У цій ситуації страховий випадок у працівника настав у березні 2017 року. Отже, розрахунковим періодом для нього будуть 12 календарних місяців, що передують березню: березень 2016 року — лютий 2017 року.
Місяці, протягом яких працівник працював з моменту надання довідки і до дня пред’явлення лікарняного листа (наданого замість довідки), у розрахунку лікарняних не беруть участі!
Далі розрахунок лікарняних здійснюйте за звичайною схемою.
Пам’ятайте, що при розрахунку лікарняних необхідно враховувати обмеження, встановлені ч. 2 ст. 24 і п. 1 ч. 4 ст. 19 Закону № 1105**.
** Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Так, для працівників, чий страховий стаж за останні 12 місяців перед місяцем хвороби склав менше 6 місяців, сума лікарняних з розрахунку на місяць не може перевищувати розміру мінзарплати, встановленої законом у місяці настання страхового випадку (п. 1 ч. 4 ст. 19 Закону № 1105).
Протягом усього 2017 року діє один розмір мінзарплати — 3200 грн. А згідно з ч. 2 ст. 24 Закону № 1105 загальна сума лікарняних з розрахунку на місяць обмежується максимальною величиною бази стягнення ЄСВ, встановленою в останньому місяці розрахункового періоду.
Максимальна величина бази стягнення ЄСВ дорівнює 25 розмірам прожитмінімуму для працездатних осіб (п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ). А це означає, що розмір максимальної суми лікарняних протягом року кілька разів підвищується.
01.01.2017 р. — 30.04.2017 р. — 40000 грн.; 01.05.2017 р. — 30.11.2017 р. — 42100 грн.; 01.12.2017 р. — 31.12.2017 р. — 44050 грн. Обкладаємо ПДФО, військовим збором, заповнюємо ф. № 1ДФ. НКУ відносить лікарняні до зарплати (див. п.п. 169.4.1). Отже, їх суму в загальній сумі зарплати за місяць:
— враховуємо при визначенні граничного розміру доходу, який надає право на податкову соціальну пільгу (ПСП);
— обкладаємо ПДФО (ставка 18 %) і військовим збором (ставка 1,5 %).
Для цілей правильного оподаткування лікарняні минулих періодів, нараховані в поточному періоді, відносять до місяців, за які вони нараховані. Підстава — абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ.
Так, для порівняння з граничним розміром доходу, який надає право на застосування ПСП, лікарняні за березень і квітень, нараховані у вересні, віднесіть до місяців, за які вони нараховані (до березня і квітня). Після цього загальну суму зарплати і за березень, і за квітень з урахуванням нарахованих лікарняних порівнюйте з граничним розміром доходу (у 2017 році — 2240 грн., або кратно кількості дітей).
Якщо до нарахування «запізнілих» лікарняних дохід березня і квітня дозволяв працівникові скористатися ПСП, а після такого нарахування виявилось, що загальний розмір доходу, який надає право на її застосування, перевищений, то ПДФО потрібно донарахувати і доутримати.
У ф. № 1ДФ лікарняні за минулий період, нараховані в поточному звітному кварталі, відображаємо в загальній сумі зарплати, яка нарахована за звітний квартал.
Ознака доходу — «101». Нараховуємо ЄСВ. Заповнюємо ЄСВ-звіт. Нараховуючи ЄСВ, суму лікарняних слід віднести до тих місяців, за які вони нараховані. При цьому нагадаємо, що в разі нарахування «перехідних» лікарняних роботодавці застосовують особливий порядок виконання вимоги про сплату ЄСВ з фактичної бази нарахування ЄСВ, але не нижче мінзарплати. Так, якщо загальний дохід за звітний місяць невідомий у зв’язку з тим, що працівник хворів, а листок непрацездатності не наданий (виписана довідка), ЄСВ нараховують на фактичну базу нарахування. Після надання листка непрацездатності і нарахування лікарняних їх суми для цілей порівняння з мінзарплатою «розкидають» за місяцями, за які вони нараховані.
Див. лист ДФСУ від 02.02.2017 р. № 1925/6/99-99-13-02-01-15. Якщо після розподілу лікарняних база нарахування ЄСВ за минулий місяць буде нижча мінзарплати, встановленої законом на такий місяць, потрібно визначити різницю між цими величинами (додаткову базу ЄСВ) і нарахувати на неї ЄСВ.
Водночас, якщо, отримавши довідку від працівника, ви не впевнені в тому, що він надалі принесе заміну у вигляді лікарняного листа, то ви можете підстрахуватися і відразу нарахувати ЄСВ на мінзарплату. Якщо працівник усе ж принесе лікарняний, то при нарахуванні лікарняних за цей місяць (місяці) стосовно ЄСВ потрібно буде здійснити коригування: нарахувати ЄСВ на суму лікарняних і відкоригувати ЄСВ, нарахований на допбазу.
Перейдемо до заповнення ЄСВ-звіту. Увага на таблицю 6. Заповнюючи її за працівником, що приніс лікарняний лист за минулі періоди, враховуємо такі правила:
1) «запізнілі» лікарняні потрібно відображати у Звіті за формою № Д4 за той звітний місяць, у якому вони були фактично нараховані;
П.п. 3 п. 3 розд. IV Інструкції № 449***, п. 9 розд. IV Порядку № 435****. 2) за лікарняними формуємо стільки рядків, на скільки місяців припадає період тимчасової непрацездатності;
3) суми лікарняних розподіляємо пропорційно дням хвороби, що припадають на кожен місяць хвороби, вказуючи в графі 9 код категорії застрахованої особи «29»;
Якщо хворів працівник-інвалід — «36». 4) місяць, на який припадають дні тимчасової непрацездатності, проставляємо в графі 11, а кількість календарних днів хвороби цього місяця — у графі 13;
5) графу 15 за рядком з лікарняними заповнюємо тільки в тому випадку, якщо в місяці, за який нараховані лікарняні, працівникові не нараховувалася зарплата.
У графі 17 указуємо нараховану працівникові суму лікарняних за відповідний місяць, а в графі 18 — суму, яка ввійшла до бази нарахування ЄСВ у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ. У графі 21 проставте суму ЄСВ, яку ви нарахували на лікарняні. Графи 22 — 25 заповнюйте в загальному порядку.
Відображення додаткової бази ЄСВ залежатиме від того, яку позицію стосовно нарахування ЄСВ у місяці пред’явлення працівником довідки ви обрали.
Позиція 1 — у місяці пред’явлення довідки ви нарахували ЄСВ на фактичний дохід, а після нарахування лікарняних дохід за цей місяць виявився нижчим мінзарплати, встановленої законом на такий місяць. У цьому випадку в таблиці 6 ЄСВ-звіту за поточний звітний місяць, окрім рядків із зарплатою за поточний місяць і лікарняними за минулі періоди, потрібно заповнити рядок з додатковою базою ЄСВ за місяць хвороби і нарахованим на неї ЄСВ.
Позиція 2 — у місяці, у якому хворів працівник, ви нарахували ЄСВ на фактичний дохід, а також нарахували ЄСВ на додаткову базу, а після нарахування лікарняних здійснили перерахунок ЄСВ: нарахували ЄСВ на суму лікарняних і відкоригували ЄСВ, нарахований на додаткову базу. При такому варіанті відображення ЄСВ у таблиці 6 ЄСВ-звіту вам потрібно «зняти» раніше показану додаткову базу (чи її частину) і нарахований на неї ЄСВ. Для цього, окрім рядків із зарплатою за поточний місяць і лікарняними за минулі періоди, потрібно заповнити рядок з додатковою базою ЄСВ за місяць хвороби і нарахованим на неї ЄСВ, але при цьому:
— у графі 9 («код категорії ЗО») поставити «01»;
— у графі 10 («код типу нарахувань») вказати «3» (КТН зменшення бази нарахування ЄСВ);
— у графі 11 — місяць (хвороби);
— у графі 19 — надмірно відображену додаткову базу ЄСВ;
— у графі 21 — ЄСВ, надмірно нарахований на додаткову базу.
