Не виконана службова видача перед Z-звітом: чим загрожує?
Зазвичай порядок закриття РРО — це Х-звіт, службова видача готівки, Z-звіт. Якщо помилилися і не зробили видачу готівки перед Z-звітом — наскільки це критично, чим загрожує і як виправити ситуацію? Власне, про «критичність» такого порушення ми вже не так давно говорили*.
* Стаття «Готівкове» складання: касова книга і Ко» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 28).
У Законі про РРО ми не знайдемо караючих заходів за подібне порушення. «Службова видача» не відповідає визначенню розрахункової операції зі ст. 2 Закону про РРО. Відповідно і чек РРО, який фіксує операцію, це не розрахунковий документ, який підтверджує розрахункову операцію.
Водночас податківці, ймовірно, намагатимуться застосувати п’ятикратний штраф з абз. 3 ст. 1 Указу № 436/95** за неоприбутковування (неповне і несвоєчасне оприбутковування) готівки. Наприклад, спираючись на те, що не підтверджено походження готівки, яка надійшла в касу, саме з ящика РРО.
Таку логіку можна буде спростувати в суді. Допоможе в цьому, наприклад, відомість інкасування, складена в довільній формі, або інший аналогічний за призначенням документ.
Дехто в такому разі «за гарячими слідами» користується такою «схемою»: після виконаного Z-звіту роблять «службове внесення» і «службову видачу» і знову виконують Z-звіт.
У такому разі записи в КОРО роблять за кожним таким Z-звітом окремо. Податківці згодні з тим, що обмежень за кількістю роздрукування фіскальних звітних чеків (Z-звітів) на день не існує (категорія 109.09 ЗІР). І є деяка аналогія з приписами п. 6 розд. III Порядку № 547***, де сказано про застосування операцій «службове внесення» і «службова видача».
Начебто все правильно. Але, знову ж таки, не факт, що і ця «схема» вбереже від «запитань» податківців 
. Тому краще таких ситуацій, звичайно, не допускати.
Оплата — карткою, а як повернення?
Продали товар, оплата була через платіжний термінал карткою, чек у РРО пробили з оплатою карткою. Через пару днів покупець вирішив повернути товар. Чи можна йому повернути гроші готівкою, а не на картку? Подробиці ситуації: небажання «повернути на картку» обумовлене тим, що картка іноземного банку, а це додаткові відсотки як при оплаті, так і при поверненні коштів.
Податківці вже, слід зазначити, тривалий час мають таку думку із цього приводу (категорія 109.02 ЗІР):
— якщо плата за товар (послуги) здійснювалася в безготівковій формі, то і повернення коштів за неотриманий товар (не надану послугу) також повинне здійснюватися в безготівковій формі через установу банку;
— у разі ж готівкової форми розрахунків або застосування банківської платіжної картки — із застосуванням РРО з оформленням відповідного розрахункового документа, але в разі використання банківської платіжної картки без видачі готівкових коштів, тобто на розрахунковий рахунок покупця, відкритий у банку.
Обґрунтовують таку свою думку податківці визначенням «розрахункової операції» (ст. 2 Закону про РРО). Нагадаємо: остання є прийманням від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видачею готівкових коштів за повернений покупцем товар (не надану послугу), а в разі застосування банківської платіжної картки — оформленням відповідного розрахункового документа з оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформленням розрахункових документів з перерахування коштів у банк покупця.
Визначення розрахункової операції із Закону про РРО — це, звичайно, здорово, але, вважаємо, чинне законодавство не зобов’язує суб’єкта діяти саме так, як роз’яснюють податківці. Немає таких заборон/приписів ні в Законі про РРО, ні в будь-якому іншому акті.
Насправді сторони угоди самі можуть вирішувати, як їм діяти. Підтвердження цьому можна знайти в тому ж листі НБУ від 12.10.2016 р. № 57-0002/84778, у якому вказано, що, оскільки Законом про захист прав споживачів не визначений спосіб повернення коштів за повернений товар, придбаний з використанням картки, повернення коштів у цьому випадку може здійснюватися як у безготівковій, так і в готівковій формі.
Але податківці, знову ж таки, поки що «не здаються» 
.
Повернення грошей покупцеві: як оформити?
Що потрібно в такому разі від покупця: копія паспорта, повернення чека і підписання акта повернення? Де зафіксувати підпис клієнта про отримання грошей? Власне, усі вимоги в цьому випадку зосереджені в п. 8 розд. ІІІ Порядку № 547 (ср. ). І єдине, чого він вимагає, — якщо сума коштів, виданих при поверненні товару або рекомпенсації раніше сплаченої послуги, перевищує 100 грн., матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, що безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів.
Установленої форми такого акта немає. Вона довільна, але в такому акті обов’язково мають бути вказані: (1) дані документа, що встановлює особу покупця, який повертає товар (відмовляється від послуги); (2) відомості про товар (послугу); (3) сума виданих коштів; (4) номер, дата і час видачі розрахункового документа, що підтверджує купівлю товару (отримання послуги).
Також в акті покупець стандартно підписується за те, що отримав назад кошти (у разі їх повернення готівкою).
Копія паспорта і повернення чека — це вже ініціатива продавця, від виконання якої покупець, у принципі, може і відмовитися.
Знову ж таки, логічнішою замість повернення чека бачиться «робота» з його копією. Акти про видачу коштів передають у бухгалтерію підприємства і зберігають там протягом трьох років. У разі відсутності в суб’єкта господарювання бухгалтерії вказані акти підклеюють до останньої сторінки відповідної КОРО.
Реєстрацію видачі коштів у разі повернення товару (відмови від послуги і в інших випадках) через РРО здійснюють шляхом реєстрації від’ємної суми.
При цьому якщо алгоритм роботи РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам’яті від’ємних сум розрахунків, то згідно з п. 7 розд. ІІІ Порядку № 547:
— дозволяється реєструвати видачу коштів за допомогою операції «службова видача»;
— забороняється реєструвати через РРО від’ємні суми з використанням операції «сторно».
Порожній ящик РРО / порожня каса: як повернути гроші покупцеві?
Як бути з видачею готівки по РРО, якщо продажів цього дня не було і каса порожня? Зробити службове внесення можна, тільки знявши гроші з розрахункового рахунку цього дня? У вказаній ситуації напрошується саме такий висновок (зважаючи на відсутність інших джерел для внесення готівки в РРО).
Зняття РРО з обліку
Закрили магазин, у які строки потрібно зняти з обліку в податковій РРО? Z-звіт щодня передавати до зняття з обліку все одно потрібно? Будь-яких законодавчих вимог про строки зняття РРО з обліку не встановлено. Скасуванню реєстрації РРО присвячений підрозд. 4 розд. ІІ Порядку № 547. Ним визначено, що реєстрація РРО діє до дати скасування його реєстрації, однією з підстав для якої якраз і є подання заяви про скасування реєстрації РРО (за формою № 4-РРО, наведеною в додатку 4 до Порядку № 547).
Звернемо вашу увагу на такий момент. Перед скасуванням реєстрації РРО його потрібно розпломбувати в центрі сервісного обслуговування, з яким укладений договір про техобслуговування і ремонт РРО.
Разом із заявою про скасування реєстрації підприємство надає довідку про розпломбування РРО і повертає податківцям реєстраційне посвідчення.
У заяві про скасування реєстрації вказують спосіб отримання довідки про скасування реєстрації РРО за формою № 6-РРО (додаток 6 до Порядку № 547) (поштою або безпосередньо в податковій). Саме останній документ повинен засвідчити той факт, що ваш РРО знятий з обліку в податковій.
Що стосується роздрукування Z-звіту. Такий обов’язок з вас знімається — Z-звіт більше роздруковувати не потрібно. Адже норма п. 9 ст. 3 Закону про РРО зараз вимагає його щоденного роздрукування, увага, «у разі здійснення розрахункових операцій»!
Податківці із цим згодні (категорія 109.09 ЗІР) 
.
Причому правильно зазначають, що операції «службове внесення», «службова видача» не є розрахунковими, тобто тільки їх здійснення не тягне необхідності роздрукування Z-звіту. 
