Дозвольте представитися, оновлений Звіт з ЄСВ

* Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого ЄСВ, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

Ми дуже сподівалися на те, що нові «версії» Порядку № 435 і, відповідно, форм звітності з ЄСВ не з’являться влітку. Чому? Усе просто: цей рік не найкомфортніший для бухгалтера. Тому хотілося, щоб у відпускну пору бухгалтери насолоджувалися відпусткою, а не вивчали «талмуди» від Мінфіну. Але, як говорив перший Президент України, «маємо те, що маємо». А що ж ми маємо?

Оновлений Порядок № 435 набрав чинності з 01.08.2018 р. Уперше роботодавці за застрахованими особами Звіт з ЄСВ за новою формою (Звіт за формою № Д4) подадуть за звітний період «серпень 2018 року».

А ось платники ЄСВ — підприємці, незалежні професіонали і члени фермерських господарств суми внеску «за себе» відображатимуть у річній звітності, тобто вже у 2019 році (виняток — «ліквідаційна» звітність). Тож тут «лихоманки» немає. А отже, пропонуємо зосередити всю увагу на Звіті за формою № Д4.

Старий знайомець

Форму № Д4 «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, надбавки, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (додаток 4 до Порядку № 435) подають страхувальники, які використовують працю фізичних осіб:

1) на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством;

2) за цивільно-правовими договорами (далі — ЦПД) про виконання робіт (надання послуг). Виняток — ЦПД, укладені з підприємцями, якщо виконувані роботи (послуги, що надаються) відповідають видам діяльності, зазначеним у ЄДР**.

** Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

Важливо! Зміни не вдарили по строках надання форми № Д4. Як і раніше, її формуємо та подаємо протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного календарного місяця. Тобто, як уже зазначали вище, за серпень 2018 року потрібно буде подати форму № Д4 не пізніше за четвер 20 вересня 2018 року. А ось якщо в майбутньому останній день строку подання Звіту припаде на вихідний, святковий або інший неробочий день, останнім днем подання Звіту буде вважатися перший після нього робочий день (див. п. 14 розд. II Порядку № 435).

Також зауважте, що роботодавці, які перебували на обліку в органах доходів і зборів або мали місцезнаходження (місце проживання) на території АР Крим або міста Севастополя на початок тимчасової окупації, звільнені абз. 3 п. 11 розд. II Порядку № 435 від обов’язку подавати звітність до органів доходів і зборів протягом строку такої тимчасової окупації та після її завершення.

Формуємо, подаємо

Звіт з ЄСВ подаємо за основним місцем постановки на облік страхувальника як платника єдиного внеску в органах доходів і зборів одним з таких способів (на вибір):

— засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови про реєстрацію ЕЦП відповідальних осіб;

— на паперових носіях, засвідчених підписом керівника страхувальника і скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації.

Але! Якщо у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п’яти, він має право подати Звіт на папері. Причому Звіт він може:

— або занести до податкової особисто (через уповноважену особу) протягом 20 к. дн., що настають за останнім днем звітного періоду;

— або відправити поштою з повідомленням про вручення і з описом вкладення не пізніше ніж за 10 днів до закінчення граничного строку подання Звіту. Якщо Звіт, направлений поштою, з вини оператора поштового зв’язку був загублений чи зіпсований або вручений органу доходів і зборів із затримкою, то відповідати за таке неподобство буде оператор поштового зв’язку. А ось платник ЄСВ звільняється від відповідальності за неподання або несвоєчасне подання такої звітності. Єдине, що від нього потрібно, — це протягом 5 робочих днів з дня отримання повідомлення про втрату чи зіпсуття поштового відправлення направити поштою або надати особисто (за його вибором) податківцям другий примірник Звіту разом з копією повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення.

До заповнення Звіту поставтеся з усією серйозністю! Форма № Д4 з незаповненими обов’язковими реквізитами та/або без необхідних таблиць за п. 8 розд. II Порядку № 435 вважається не поданою.

Обов’язкові реквізити

Обов’язкові реквізити Звіту за формою № Д4, перелічені в п. 6 розд. II Порядку № 435. Озвучимо їх:

— тип форми («початкова», «скасовуюча», «додаткова»);

— звітний період, за який подається Звіт;

— повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові) страхувальника;

— код за ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків, серія та/або номер паспорта (для фізичних осіб, що мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта);

— код основного виду економічної діяльності;

— клас професійного ризику виробництва (у разі подання Звіту за період до 01.01.2016 р.);

— місцезнаходження (місце проживання) страхувальника;

— код органу доходів і зборів, до якого подається Звіт;

— дата подання звіту;

— середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період (за наявності);

— кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати (за наявності);

— облікова кількість штатних працівників (за наявності);

— кількість створених нових робочих місць у звітному періоді (за наявності);

— ініціали, прізвища, податкові номери або серії та номери паспортів посадових осіб страхувальника, підписи страхувальника — фізичної особи та/або посадових осіб страхувальника, засвідчені печаткою страхувальника (за наявності).

До речі, заповнюючи форму № Д4 на папері, врахуйте таке.

1. Звіт на паперовому носії заповнюють українською мовою в друкованому вигляді або кульковою ручкою із синім або чорним чорнилом друкованими літерами без помарок та виправлень.

2. У разі незаповнення того чи іншого рядка Звіту у зв’язку з відсутністю операції такий рядок прокреслюється.

3. При заповненні полів, які складаються з комірок, кожен з необхідних символів акуратно вписують у відповідну окрему комірку. Символи не повинні виходити за межі комірок, а також накладатися на сусідні комірки. Символи: крапка, апостроф, кома, тире тощо проставляють в окремих комірках.

4. При заповненні поля без клітинок записи в цих полях не повинні накладатися на сусідні поля і перекривати службові написи бланка.

5. Грошові суми в таблицях зазначаємо у гривнях із копійками.

Загальні реквізити

Новий Звіт за формою № Д4, як і його попередник, складається з титульного аркуша та дев’яти таблиць, які є звітними формами. Водночас звичайні роботодавці, які виплачують зарплату і винагороди за ЦПД, заповнюють не всі таблиці Звіту за формою № Д4, а тільки таблиці 1, 5, 6 і 7. При цьому абсолютно всі страхувальники-роботодавці зобов’язані щомісячно формувати і надавати лише титульний аркуш і таблиці 1 та 6. А ось таблиці 5 та 7 доведеться заповнити тільки в окремих випадках.

Зосередимося на заповненні таблиць 1, 5 та 6 Звіту. Незважаючи на те, що ці таблиці призначені для відображення різних видів інформації, вони мають загальні реквізити. Для наочності правила заповнення загальних реквізитів наведемо в таблиці. А ось детально про заповнення таблиць 1, 5 та 6 розповімо далі в номері.

Правила заповнення загальних реквізитів для всіх таблиць форми № Д4