Ваше підприємство змінило своє місцезнаходження? Передусім потрібно здійснити держреєстрацію зміни місцезнаходження юрособи. Тобто внести відомості про нове місцезнаходження до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (ЄДР).
Адже відомості про місцезнаходження юрособи підлягають внесенню до ЄДР (п. 10 ч. 2 ст. 9 Закону № 755)*. Щойно відомості про юрособу, що містяться в ЄДР, змінюються, такі зміни обов’язково слід зареєструвати в ЄДР (п. 4 ст. 17 Закону № 755).
Варіанти місцезнаходження. Відповідно до ст. 93 ЦКУ місцезнаходженням юрособи є фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління й обліку. Звідси випливає, що для реєстрації в ЄДР «правильного» місцезнаходження підприємство має право обрати один з двох можливих варіантів:
(1) за адресою фактичного ведення діяльності або (2) за адресою розташування офісу юридичної особи, де переважно знаходиться керівництво і здійснюється управління й облік.
Інакше кажучи, відомості в ЄДР про місцезнаходження підприємства мають бути прив’язані до фактичного місця господарювання/управління.
Окрім місцезнаходження, існує також поняття «податкова адреса». Згідно з п. 45.2 ПКУ нею є місцезнаходження юрособи, відомості про що містяться в ЄДР. Оскільки податкова адреса відповідає місцезнаходженню юрособи, то при реєстрації зміни місцезнаходження в ЄДР у вас зміниться й податкова адреса. Хоча місце основного обліку при цьому може залишитися тим же. Чи потрібно поспішати з унесенням нових відомостей у ЄДР? Зверніть увагу! Закон № 755 не встановлює жодного «граничного строку» для приведення відомостей ЄДР до фактичних, але й так зрозуміло — чим швидше, тим краще для вас. Адже при листуванні з держорганами орієнтуватися слід саме на місцезнаходження.
Та й контрагенти в спілкуванні з вами спиратимуться більшою мірою на дані з ЄДР. Особливо якщо справа торкнеться судового розгляду.
Документи для зміни відомостей у ЄДР. Щоб замінити дані про місцезнаходження підприємства в ЄДР, потрібно подати два документи:
1) заяву про державну реєстрацію змін про юрособу, що містяться в ЄДР, за формою 3, затвердженою наказом Мін’юсту від 18.11.2016 р. № 3268/5.
Діє з 23.11.2016 р.
Форма Заяви уніфікована. Щоб перереєструвати місцезнаходження підприємства, заповнюємо в ній тільки ПОТРІБНІ поля. Для цього в заголовній частині зазначаємо відомості про юрособу, що містяться в ЄДР (ідентифікаційний код, назву юрособи, її організаційно-правову форму), і робимо позначку про те, що змінюється місцезнаходження.
І далі вже в спеціальному полі, що відповідає за інформацію про місцезнаходження, зазначаємо всі відомості/реквізити нової адреси: поштовий індекс; область або АРК; район області/АРК; місто або смт/селище/село; район міста; площу або вулицю/проспект/провулок/інший тип елемента вулично-дорожньої мережі (зазначається разом з найменуванням); будинок; корпус; тип приміщення (квартира, кімната, кабінет чи офіс тощо); № (номер);
У підприємства в адресі його нового місцезнаходження може і не бути, скажімо, номера квартири. Інші відомості ставимо обов’язково!
2) документ про сплату адмінзбору. Зазначимо, що ч. 1 ст. 14 Закону № 755 дозволяє подання всіх документів як у паперовій, так і в електронній формі.
Електронний варіант подання документів обійдеться на чверть дешевше (ч. 1 ст. 36 Закону № 755):
— за паперовий варіант адмінзбір доведеться сплатити в сумі 0,3 від прожиткового мінімуму працездатних осіб (ПМПО з 01.01.2018 р. — 1762 грн.; з 01.07.2018 р. — 1841 грн.; з 01.12.2018 р. — 1921 грн.), тобто щонайменше в розмірі 528,60 грн.;
— за е-варіант — 75 % від вартості паперового варіанта, тобто щонайменше 396,45 грн.
Проте якщо хочете прискорити процес перереєстрації місцезнаходження підприємства, доведеться заплатити адмінзбір у більшій сумі.
Зауважте, що при розрахунку «підвищеного» адмінзбору за прискорену реєстрацію змін орієнтуються на прожитковий мінімум для працездатних осіб, установлений на 1 січня календарного року, й округлюють до найближчих 10 гривень (п. 2 постанови КМУ від 25.12.2015 р. № 1133).
Так, зміну місця розташування в ЄДР вам зареєструють, якщо заплатите:
— у подвійному розмірі (тобто 960 грн.) — протягом шести годин;
— у п’ятикратному розмірі (тобто 2400 грн.) — протягом двох годин.
Бажання прискоритися (і на скільки) ви повинні зазначити в самій Заяві і відповідно внести суму підвищеного адмінзбору (!) до подання заяви.
Якщо місцезнаходження вписане до статуту. Звертаємо вашу увагу, що якщо ви фіксували місцезнаходження і в установчому документі вашого підприємства, то вам доведеться спершу внести відповідні зміни до таких документів.
Тобто спираючись на норми п. 11 ч. 1 ст. 15 Закону № 755: оформити і викласти установчі документи в новій редакції.
Для цього доведеться вирішити процедурні питання, пов’язані з унесенням змін до статуту і викласти його в новій редакції. Так, якщо місцезнаходження підприємства зазначене в його установчих документах, змінити його може найвищий орган управління, зокрема загальні збори учасників або акціонерів. На зборах приймається рішення про зміну місцезнаходження підприємства і про внесення відповідних змін до статуту. Його оформляють протоколом. На підставі такого протоколу і видається нова редакція статуту. І тільки після цього можна приступати до реєстрації місцезнаходження в ЄДР.
Увага! Для господарських товариств (окрім акціонерних) строк повідомлення держреєстратора становить 3 робочих дні з дати прийняття рішення про внесення змін до установчих документів (ч. 2 ст. 7 Закону України «Про господарські товариства» від 19.09.91 р. № 1576-IX).
Порушення такого строку хоча і не створює негативних штрафних наслідків, проте платник, зазвичай, сам зацікавлений у тому, щоб не затягувати процес внесення нового місцезнаходження до ЄДР. Річ у тому, що реєстратор у такому разі може призупинити розгляд документів, спираючись на п. 7 ч. 1 ст. 27 Закону № 755, унаслідок подання документа з порушенням установленого законодавством строку його подання. І змусить переробити таке рішення.
Згідно з ч. 4 ст. 17 Закону № 755, реєструючи місцезнаходження, яке прописане в установчому документі, платник подає держреєстратору:
1) заяву про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, які містяться в ЄДР;
2) документ про сплату адмінзбору;
3) установчий документ юрособи в новій редакції (п. 8 ч. 4 ст. 17 Закону № 755), а також
4) примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) рішення про зміни, які вносяться до ЄДР, — у вас це протокол загальних зборів учасників товариства, на якому прийнято рішення про зміну місцезнаходження (п. 2 ч. 4 ст. 17 Закону № 755).
Щоб у майбутньому при чергових змінах місцезнаходження не виникло зайвої метушні, пов’язаної з прийняттям рішення про внесення змін до статуту і викладом його в новій редакції, радимо взагалі прибрати зі статуту дані про місцезнаходження.
Адже ці відомості не повинні в обов’язковому порядку фігурувати в установчих документах юридичної особи (ч. 2 і 4 ст. 57 ГКУ, ч. 1 ст. 88 ЦКУ).
Порядок реєстрації нового місцезнаходження. Якщо раніше внесення змін до відомостей ЄДР розрізнялося для варіантів, коли спочатку зміни потрібно було внести до статутних документів і коли вони вносилися прямо до ЄДР, то тепер такі зміни вносяться в однаковому спрощеному порядку для обох варіантів.
Єдина відмінність: до загальних документів слід додати нову редакцію статуту підприємства (а також, як ми вже сказали, примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) рішення про зміни, які вносяться до ЄДР, наприклад, протокол загальних зборів учасників товариства).
Документи на реєстрацію змін про місцезнаходження юрособи можна подати в паперовій і в електронній формах (ч. 1 ст. 14 Закону № 755).
В електронному форматі документи подаються через портал електронних сервісів відповідно до Порядку, затвердженого наказом Мін’юсту від 09.02.2016 р. № 359.
Протягом 24 годин після отримання документів держреєстратор вносить до ЄДР інформацію про зміну місцезнаходження юрособи і формує нову виписку, яка розміщується на порталі електронних сервісів (у паперовій формі вона може бути видана за бажанням суб’єкта).
Перешкодити цьому можуть: (1) підстави, перелічені в ч. 1 ст. 27 Закону № 755, при виявленні яких реєстратор призупиняє розгляд документів; (2) підстави, перелічені в ч. 1 ст. 28 Закону № 755, при виявленні яких реєстратор відмовить у держреєстрації.
Реєструємо в ЄДР зміну місцезнаходження юрособи
| Паперовий спосіб | Електронний спосіб |
| 1 крок. Подання документів заявником | |
| 1. Представником юрособи. До документів на реєстрацію додаємо оригінал (нотаріально засвідчену копію) документа, що засвідчує повноваження представника. 2. Поштовим відправленням. Достовірність підпису заявника має бути посвідчена нотаріально | Через Портал е-сервісів. До е-заяви прикріпляються відскановані: — документ про сплату адмінзбору; — нова редакція статуту (усі сторінки статуту відскануйте в один файл). На всіх документах повинен значитися ЕЦП заявника |
| 2 крок. Приймання документів реєстратором | |
| Отримавши документи, реєстратор передає представникові/надсилає поштою: — примірник опису отриманих документів; — код доступу до результатів розгляду Заяви | Отримавши документи, реєстратор надсилає на е-адресу, зазначену в Заяві: — примірник опису отриманих документів; — код доступу до результатів розгляду Заяви |
| 3 крок. Реєстрація заяви в ЄДР | |
| Увага! Розглянути/зареєструвати (якщо з документами все гаразд) повинні протягом 24 годин після надходження документів (окрім вихідних, святкових днів). Моментом приймання заяви і документів вважаються дата і час реєстрації заяви в ЄДР. Заяви реєструють у порядку «загальної» черги (з урахуванням і паперових, і е-заяв) | |
| 4 крок. Формування виписки в ЄДР | |
| Незалежно від способу подання документів на реєстрацію, виписка з ЄДР формується в електронній формі і розміщується на Порталі е-сервісів у день реєстрації змін. Шукаємо її за кодом доступу | |
| За бажанням заявника йому можуть сформувати паперову виписку з підписом реєстратора і печаткою нотаріуса (якщо реєстрував нотаріус) | — |
У день здійснення реєстраційної дії держреєстратор самостійно інформує про це, зокрема, органи статистики і податківців (ч. 2 ст. 13 Закону № 755). Подавати заяву № 1-ОПП з позначкою «Зміни» не доведеться (ст. 66 ПКУ, розд. IX Порядку № 1588**).
** Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588.
Податкові нюанси зміни місцезнаходження. Про «тонкощі» сплати податків і подання податкової звітності при зміні місцезнаходження ви можете дізнатися в статті «Зустрічаємо зміни в Порядку обліку платників податків» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 50).
