Компенсація за невикористану щорічну відпустку при звільненні: практичні ситуації

Звільнення з відпустки для догляду до 3 років

Розпочнемо з того, що в разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ч. 1 ст. 83 КЗпП, ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки¹).

¹ Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

При нарахуванні (виплаті) компенсації за невикористану відпустку потрібно пам’ятати такі основні моменти.

1. Компенсації підлягають усі дні не використаних працівником щорічних відпусток і додаткових відпусток «на дітей» незалежно від того, скільки років вони не надавалися. Строків давності за такими відпустками немає.

2. Компенсація виплачується незалежно від причини звільнення працівника, у тому числі й у разі, якщо він звільнений за порушення трудової дисципліни.

3. Виплатити компенсацію за невикористану відпустку при звільненні необхідно в день звільнення. А якщо працівник у цей день не працював — не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).

Суму компенсації за невикористану відпустку розраховують у тому ж порядку, що й суму звичайних відпускних:

К = З_сер х Д_в,

де К — сума компенсації за невикористану відпустку;

З_сер — середньоденна зарплата;

Д_в — кількість невикористаних днів відпустки.

Для визначення кількості невикористаних днів щорічної відпустки за неповний робочий рік використовують формулу:

Д_комп = Д_відп х (К_відпр - Св_відпр) : (К_рік - Св_рік),

де Д_комп — кількість днів невикористаної відпустки, за які надається компенсація;

Д_відп — загальна тривалість щорічної відпустки, що надається за повний відпрацьований рік;

К_відпр — кількість календарних днів у поточному робочому році до дня звільнення;

Св_відпр — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, які припадають на поточний робочий рік до дня звільнення;

К_рік — загальна кількість календарних днів у поточному робочому році;

Св_рік — загальна кількість святкових і неробочих днів у поточному робочому році.

Якщо працівник не використав щорічну відпустку за декілька років поспіль, вам допоможе така формула:

Д_комп = Д_відп х Р + Д_відп х (К_відпр - Св_відпр) : (К_рік - Св_рік),

де Р — кількість повних років, відпрацьованих на підприємстві, за які не використані відпустки.

Отриману розрахунковим шляхом кількість календарних днів округлюємо з урахуванням математичних правил округлення.

Щоб визначити кількість невикористаних днів щорічної відпустки в ситуації, розглянутій у запитанні, звернемося до Закону про відпустки. Так, ст. 6 цього Закону встановлено, що щорічна основна відпустка повної тривалості надається за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Період перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до 3 років до стажу роботи, який надає право на щорічну основну відпустку, не зараховується (ст. 181 КЗпП, п. 3 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).

А ось відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, що надається на строк листка тимчасової непрацездатності, зараховується до стажу роботи, що надає право на щорічну основну відпустку. Тому за період перебування на лікарняному у зв’язку з вагітністю та пологами працівниці має бути нарахована компенсація за невикористані дні щорічної відпустки.

Виходить, що в нашому випадку працівниця має право на компенсацію за дні щорічної відпустки, не використані нею за період з 02.06.2014 р. по 01.10.2015 р.

Розрахуємо кількість невикористаних днів щорічної відпустки за допомогою наведеної раніше формули:

24 х 1 + 24 х (122 - 2) : (366 - 10) ≈ 32 (к. дн.),

де 122 — кількість календарних днів з 02.06.2015 р. по 01.10.2015 р.;

2 — кількість святкових і неробочих днів у цьому ж періоді (28 червня, 24 серпня);

366 — загальна кількість календарних днів у робочому році з 02.06.2015 р. по 01.06.2016 р.;

10 — загальна кількість святкових і неробочих днів у робочому році з 02.06.2015 р. по 01.06.2016 р.

Переходимо до розрахунку середньоденної зарплати.

Середню зарплату визначають відповідно до Порядку № 100². У загальному випадку — виходячи із сумарного заробітку за останні 12 календарних місяців роботи, що передували місяцю виплати компенсації. Для розрахунку середньоденної зарплати використовують формулу:

² Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений Постановою КМУ від 08.02.95 г. № 100.

З_сер = З : (Д_к - Св),

де З — сума зарплати за 12 календарних місяців або за інший розрахунковий період (якщо працівник пропрацював менше року);

Д_к — кількість календарних днів за 12 місяців або за інший розрахунковий період;

Св — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, які припадають на розрахунковий період.

Особливість нашої ситуації в тому, що протягом останніх 12 календарних місяців працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років і не мала заробітку. У зв’язку з цим середню зарплату потрібно розраховувати виходячи з установленої в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (абз. 3 п. 4 Порядку № 100). Причому береться оклад (тарифна ставка), встановлена на момент обчислення середньої зарплати.

Середньоденна зарплата становитиме:

(3730,00 х 12) : (365 - 11) = 126,44 (грн./к. дн.).

Тепер у нас є всі дані для того, щоб розрахувати суму компенсації за не використані працівницею дні щорічної відпустки: 126,44 х 32 = 4046,08 грн.

Відпрацював 1 день

При остаточному розрахунку з працівником роботодавець зобов’язаний:

1) виплатити зарплату за фактично відпрацьований час;

2) розрахувати і надати компенсацію за невикористану відпустку, якщо працівник заробив право відгуляти хоча б один день.

Щоб розрахувати кількість днів щорічної відпустки, що підлягають компенсації, скористаємося вже знайомою нам формулою:

Д_комп = Д_відп х (К_відпр - Св_відпр) : (К_рік - Св_рік).

Визначимо показники, які ми підставимо у формулу: Д_відп — 24 к. дн., К_відпр — 1 к. дн., Св_відпр — 0 к. дн., К_рік — 365 к. дн., Св_рік — 11 к. дн.

Розрахуємо кількість днів відпустки, які треба компенсувати:

Д_комп = 24 х 1 : (365 - 11) = 0,068 (к. дн.).

Як бачимо, працівник, що пропрацював на підприємстві один день, не заробив права на жоден день щорічної відпустки.

Виправлення після звільнення

Спочатку поглянемо, чого чекати підприємству, якщо нічого не робити.

Нам ближче підхід, що подібного роду порушення слід кваліфікувати як «порушення інших вимог трудового законодавства» — абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП (ср. ). Штраф — у розмірі однієї мінзарплати (наразі — 3723 грн.)³.

³ Вам буде цікава стаття «Трудова» відповідальність: стаття 265 КЗпП від А до Я» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 18-19).

Посадові особи підприємства за подібні порушення можуть поплатитися штрафом у розмірі від 510 до 1700 грн., а при повторному порушенні протягом року — від 1700 до 5100 грн. (ч. 1 ст. 41 КпАП).

Як бачите, штрафи доволі переконливі .

У цій ситуації радимо донарахувати і виплатити звільненому працівникові компенсацію за невикористану відпустку.

Таким чином ми припинимо адмінпорушення — почне спливати 3-місячний строк давності для накладення адмінштрафу. Плюс з’являться підстави стверджувати, що і штраф за ст. 265 КЗпП застосовуватися не повинен. Адже навіть якщо б таке порушення виявив перевіряючий, але ми б відразу виправилися, відповідальність не повинна була б застосовуватися (п. 28 Порядку № 295⁴)⁵.

⁴ Порядок здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю, затверджений постановою КМУ від 26.04.2017 р. № 295.

⁵ Цікаві деталі знайдете в статті «Перевірки Держпраці: припис виконали, чи буде адмінштраф?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19).

Грошова компенсація за невикористані відпустки належить до фонду додаткової зарплати у складі виплат за невідпрацьований час (п.п. 2.2.12 Інструкції № 5⁶).

⁶ Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Ну а оскільки ми нараховуємо її особі, яка не перебуває в трудових відносинах з роботодавцем, і до того ж це виплата за невідпрацьований час, ЄСВ не нараховуємо.

ПДФО і військовий збір доведеться утримати в загальному порядку за ставками 18 % і 1,5 % відповідно. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ показати таку виплату потрібно з кодом «127». Сума донарахованої компенсації з’явиться як у першому розділі форми, так і в другому.

Зверніть увагу! Якщо працівник звільняється, то в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ у графі 7 зазначають дату звільнення. Причому таку дату показують і в тому випадку, коли звільнення відбулося до початку звітного періоду, але працівник отримував доходи у звітному періоді (п. 3.7 Порядку № 4⁷). Тобто якщо ви нараховуєте дохід колишньому працівникові, то в поточному Податковому розрахунку за формою № 1ДФ відображайте і дату його звільнення, навіть якщо таке звільнення відбулося в попередніх звітних кварталах.

⁷ Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.