Коли проводити інвентаризацію? Раз уже говоримо, що вже час, то обґрунтуємо свої рекомендації. Згідно з п. 10 розд. І Положення № 8791 інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей проводиться перед складанням річної фінзвітності в період трьох місяців до дати балансу. Тобто «час» вже давно 
.
Правилам інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості присвячений підрозд. 7 розд. ІІІ Положення № 879.
Алгоритм проведення. Інвентаризація дебіторки та кредиторки полягає у звірці документів і записів у реєстрах обліку і перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. При цьому дебіторську та кредиторську заборгованості перевіряють щодо: (1) дотримання строку позовної давності; (2) обґрунтованості сум, які обліковуються на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, одержаних і виданих векселів, одержаних позикових коштів, наданих кредитів (позик), з підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами та кредиторами.
У ході інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки встановлюють:
— правильність розрахунків з банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;
— заборгованість підзвітних осіб. При інвентаризації такої заборгованості вам потрібно перевірити відповідність даних бухгалтерського обліку виданим авансам та відповідним звітам підзвітних осіб;
— правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами та крадіжками. Інвентаризація заборгованості за нестачами та втратами від псування цінностей полягає в перевірці причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачею та віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку;
— правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської та депонентської заборгованостей, у тому числі суми кредиторської та депонентської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув;
— реальність заборгованості працівникам з оплати праці.
Також вам потрібно встановити реальність заборгованості громадянам за соціальними виплатами, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами.
Першим кроком при проведенні інвентаризації дебіторської заборгованості є передання виписок з аналітичних рахунків усім дебіторам про їх заборгованість. Найчастіше такі виписки мають форму актів звіряння розрахунків.
Уніфікована форма таких актів відсутня, у зв’язку з чим потрібно самим її «створити» . При цьому в такому документі обов’язково мають бути наявними: (1) найменування документа; (2) дата його складання; (3) найменування підприємства, від імені якого складено документ; (4) найменування контрагента, з яким проводиться звіряння розрахунків; (5) найменування, дата складання і номер документа, який слугує підставою для виникнення (погашення) заборгованості; (6) сума заборгованості за даними кредитора/дебітора; (7) сума заборгованості за даними іншої сторони; (8) розбіжності в сумі заборгованості між даними контрагентів.
Як приклад можете використовувати форму акта, затверджену додатком 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату «Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998 року» від 10.11.98 р. № 148/234/383.
Дебітори, отримавши від вас виписку з аналітичних рахунків, повинні підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. Повернені ними виписки пред’являють інвентаризаційній комісії (або робочій інвентаризаційній комісії) для підтвердження реальності заборгованості.
Положення № 879 чомусь говорить тільки про підприємства-дебіторів2, але ми переконані, що звіряти потрібно й заборгованість тих же підприємців-боржників.
2 До підприємств воно відносить і представництва нерезидентів.
У результаті проведення звіряння розрахунків на рахунках бухобліку повинні відображатися лише підтверджені (погоджені з дебіторами) суми.
Тільки в тому випадку, якщо до кінця звітного періоду розбіжності між кредитором і дебітором не вдалося усунути або вони так і залишилися невиявленими, розрахунки з дебіторами і кредиторами кожної зі сторін потрібно відображати в сумах, що випливають із записів у бухобліку, які визнаються нею правильними.
«Зворотний бік медалі» (адже якщо для когось заборгованість є дебіторською, то для іншої сторони вона — кредиторська): приводом для інвентаризації кредиторської заборгованості слугують отримані від кредиторів виписки з аналітичних рахунків із заборгованості.
З огляду на те, що в різних контрагентів можуть бути встановлені різні строки проведення інвентаризації дебіторської заборгованості, фактично отримувати такі виписки (акти звіряння) ви можете протягом тих-таки 3 місяців до дати балансу. Не дуже практично, погодьтеся…
Але є вихід із цієї ситуації. Необхідно встановити конкретну дату, до якої мають бути отримані виписки (акти звіряння) від кредиторів. Якщо станом на цю дату відповідний документ так і не був вами отриманий, має сенс брати «бика за роги» і самим направляти кредиторам виписки з аналітичних рахунків кредиторської заборгованості. Знову-таки, отриманий назад документ слугуватиме підтвердженням (або спростуванням) відображеної заборгованості.
Контрагент являє собою в одній особі і кредитора, і дебітора? У такому разі в направленій йому виписці відобразіть окремо суму кредиторської, а окремо дебіторської заборгованості. Якщо, звичайно, такий контрагент не випередить вас.
Згортання статей активів (яким є дебіторська заборгованість) і зобов’язань (кредиторська заборгованість) не припустимо3 згідно з п. 3 розд. ІV НП(С)БО 1.
3 Окрім випадків, передбачених відповідними П(С)БО.
Оформляємо результати інвентаризації. Згідно з п. 7.1 розд. ІІІ Положення № 879 інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованостей ви повинні оформити актом інвентаризації.
У такому акті на виконання п. 7.5 розд. ІІІ цього Положення ви повинні зазначити:
— найменування проінвентаризованих субрахунків;
— суми виявленої неузгодженої дебіторської та кредиторської заборгованостей;
— суми безнадійних боргів і кредиторської та дебіторської заборгованостей, щодо яких минув строк позовної давності.
І знову-таки, універсальної форми акта в природі не існує. Тому ви можете як розробити її самостійно (включивши туди всі обов’язкові реквізити первинних документів і дані, розкриття яких вимагає Положення № 879), так і скористатися однією з таких форм:
— затвердженим наказом № 5724 актом інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (незважаючи на те, що цей наказ затверджений для бюджетників, він може використовуватися й іншими юридичними особами).
До цього акта повинна додаватися довідка про дебіторську і кредиторську заборгованість, щодо яких строк позовної давності минув. При цьому підійде форма, затверджена тим-таки наказом № 572 (що є додатком до акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами);
У такій довідці мають бути зазначені найменування та місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати й підстави виникнення заборгованості.
— затвердженим постановою № 2415 актом розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами (форма № инв-17). Якщо зробили вибір на користь цього акта, то й довідку до акта потрібно брати затверджену додатком до форми № инв-17.
Окрім зазначених «основних» актів (і довідок до них) у разі потреби вам можуть знадобитися також:
— акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання. Форму такого документа також можна запозичити в «бюджетному» наказі № 572;
— акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків. У такому акті п. 7.5 розд. ІІІ Положення № 879 зобов’язує зазначати:
— прізвище боржника;
— за що і коли виник борг;
— дату прийняття судового рішення або рішення іншого органу (чи добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди.
Якщо ж таке рішення ще не прийняте, то в акті зазначають (а) дату пред’явленого підприємством позову і (б) суму заборгованості на дату інвентаризації.
