* Детальніше див. статтю «Як заповнити Заяву-розрахунок: детальний приклад» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 40).
Додаток 9 замість ОК-7
Правильно визначити страховий стаж (на момент настання страхового випадку) проблема, передусім, роботодавця. Раніше правила його обчислення були такі:
1) за періоди роботи застрахованої особи до 01.01.2011 р. стаж визначали за трудовою книжкою працівника;
2) з 01.01.2011 р. таким чином:
— якщо працівник після 01.01.2011 р. працював тільки в одного роботодавця, а саме в того, який зараз оплачує йому лікарняний, то страховий стаж такого працівника можна було визначити на підставі даних персоніфікованого обліку, а саме — ЄСВ-звіту або довідки з Пенсійного фонду за ф. ОК-7 (роботодавець або отримував її самостійно або просив зробити це працівника);
Мінсоцполітики в листі від 27.04.2018 р. № 613/0/51-18/218 зазначало, що страховий стаж із соцстрахування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності за період до 2016 року може обчислюватися за даними ф. ОК-7, а починаючи з 2016 року — за даними ф. ОК-5 або ОК-7.
— якщо працівник після 01.01.2011 р. працював ще й в інших роботодавців, то для підтвердження страхового стажу йому потрібно було надати довідку ф. ОК-7. У цій ситуації потрібно було обов’язково «підключати» працівника. Йому потрібно було йти до Пенсійного фонду й отримувати таку довідку.
Потім у страхувальників і працівників з’явилася можливість отримувати довідки ф. ОК-7 в електронній формі. Тільки роботодавцям це не сильно полегшило життя. Адже вони могли отримати інформацію тільки про осіб, що перебувають з ними у трудових відносинах і виключно за період перебування їх у трудових відносинах із цим страхувальником.
Важливо! Тепер же роботодавець може отримати дані про страховий стаж працівника за весь потрібний йому період, а не тільки за період перебування в трудових відносинах з роботодавцем. І можливість така вже реалізована. Для цих цілей видається довідка «Дані про трудовий та страховий стаж» (додаток 9 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.2014 р. № 10-1, у редакції постанови правління ПФУ від 27.03.2018 р. № 8-1).
Щоб отримати додаток 9, не потрібно особисто відвідувати ПФУ 
. Усе можна зробити в електронному вигляді. Достатньо зайти на портал https://portal.pfu.gov.ua.
Додаток 9 отримати можуть і самі працівники на себе (за наявності ЕЦП).
Сервіс дуже зручний, але поки що в його роботі є нюанси. Про них трохи нижче.
Зазначимо, що довідки за ф. ОК-5 і ОК-7 ніхто не скасовував. Вони підходять для підтвердження стажу так само, як і додаток 9.
Як отримати додаток 9 роботодавцеві
Спершу потрібно авторизуватися на порталі ПФУ https://portal.pfu.gov.ua/.
Далі обираємо «Запити на отримання електронних документів» і в меню обираємо «Довідка про трудовий та страховий стаж». Потім: заповнити Новий запит на отримання документів даними свого співробітника/ Підписати дані страхувальника / Відправити до ПФУ запит.
Для отримання довідки перейти до розділу «Звернення» й обрати останнє виконане завдання**.
** Додатковий «інструктаж» — за адресою https://buhgalter911.com/news/news—1039871.html.
От і все, готова довідка (додаток 9) уже у вас на руках.
Підводні камені та нюанси розрахунку стажу
На сьогодні система отримання довідки за формою додатка 9 ще містить ряд недоробок 
.
По-перше, бувають збої. Не завжди вдається отримати необхідні дані про стаж. Крім того, незважаючи на те, що дані про страховий стаж особи мають бути надані за весь період, коли нею були сплачені страхові внески (тобто за всіма роками і місяцями роботи особи), у більшості випадків у додатку 9 видно стаж працівника тільки після 2004 року.
Ще такий момент. Майте на увазі: визначений у додатку 9 страховий стаж працівника не завжди буде саме тим, який потрібно застосовувати при оплаті лікарняного листа.
Справа в тому, що дані додатка 9 формуються на підставі даних про сплату страхових внесків, а страховий стаж для оплати лікарняного включає в себе також і періоди, за які страхові внески не сплачувались.
Так, наприклад, з 01.01.2004 р. по 01.07.2013 р. страхові внески з допомоги по вагітності та пологах не сплачувались. Тому в страховий стаж за даними додатка 9 у цей період відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами не увійшла. Але вона туди включається — і згідно з діючим до 01.01.2015 р. Закону № 2240***, і згідно з діючим сьогодні Законом № 1105. Тож перевіряйте!
Якщо ви раніше обчислювали страховий стаж працівника і знаєте, що він у нього перевищує 8 років (є довідки ОК-7, ОК-5 та/або дані ПФ/ЄСВ-звітності), то вам і довідка про страховий стаж не потрібна. У такому разі в графі 21 Заяви-розрахунку ви повинні поставити 96 і на цьому проблема з визначенням загального страхового стажу для вас закінчена.
І ще одне запитання. Чи потрібно кожного разу при заповненні Заяви-розрахунку на одного і того ж працівника за різними страховими випадками отримувати нову довідку (додаток 9)?
Ні, робити це не обов’язково. Якщо у вас уже є на руках додаток 9, то можна на нього ж і спиратися при наступному страховому випадку (звичайно ж з урахуванням відпрацьованих працівником згодом місяців стажу, якщо вони впливають на суму допомоги).
