Робочим органам ФСС відведено 10 робочих днів після надходження від роботодавця-страхувальника Заяви-розрахунку на те, щоб перевірити Заяву-розрахунок і перерахувати страхувальникові фінансування або надати обґрунтовану відмову в прийнятті Заяви-розрахунку (п. 8 Порядку № 12*).
* Затверджений постановою правління ФСС від 19.07.2018 р. № 12.
Виплатити допомогу роботодавець зобов’язаний після надходження коштів, зазначених у Заяві-розрахунку, на спецрахунок, але не пізніше ніж у строки, визначені в ч. 2 ст. 32 Закону № 1105** (див. п. 9 Порядку № 12). Тобто роботодавець зобов’язаний виплатити лікарняні/декретні в найближчий після дня їх призначення строк, установлений для виплати заробітної плати (п. 1 ч. 2 ст. 32 Закону № 1105).
** Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Припустимо, граничний строк їх виплати, визначений Законом № 1105, настав, а фінансування немає? Чи можна (чи потрібно) роботодавцеві платити лікарняні/декретні зі своєї кишені?
Роботодавець зобов’язаний виплатити працівникові тільки суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів підприємства у строки, встановлені для виплати зарплати. Що стосується допомоги від ФСС, то ніде в законодавстві не прописаний обов’язок роботодавця виплачувати допомогу зі своєї кишені до отримання фінансування з ФСС.
І навіть якщо роботодавець зробить це з власної ініціативи, у нього можуть виникнути проблеми з компенсацією понесених витрат: коли кошти з ФСС надійдуть на спеціальний рахунок страхувальника, з перекиданням їх на свій поточний рахунок виникнуть труднощі. Адже страхові кошти, зараховані на окремий спеціальний рахунок страхувальника, можуть бути використані ним виключно на надання матеріального забезпечення застрахованим особам (п. 2 ст. 34 Закону № 1105). Навіть якщо банк і пропустить операцію з перекидання (а такі випадки траплялися на практиці), то потім виникнуть проблеми з ФСС, який може розглядати цю операцію як нецільове використання коштів ФСС 
.
Виходить, єдине, що слід робити в разі затримки допомоги з Фонду, — чекати, поки ФСС їх перерахує.
ЄСВ. Суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, що виплачується за рахунок ФСС, та оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця, а також суми допомоги по вагітності та пологах включаються до бази нарахування ЄСВ (ч. 1 ст. 7 Закону № 2464***).
Сплатити ЄСВ слід при виплаті лікарняних/декретних, але не пізніше 20 числа (а у випадку з гірничими підприємством — 28 числа) місяця, що настає за місяцем нарахування допомоги (абзац перший ч. 8 ст. 9 Закону № 2464). Зазначимо, що ЄСВ у будь-якому разі сплачують із поточного рахунку. Тож із цим проблем бути не повинно.
Лікарняні та декретні відображаємо у Звіті з ЄСВ, сформованому за той місяць, у якому ці виплати були нараховані.
ПДФО, ВЗ, форма № 1ДФ. Суму допомоги по вагітності та пологах не оподатковуємо ані ПДФО, ані ВЗ (див. п.п. 165.1.1 ПКУ). Проте таку виплату відображаємо у формі № 1ДФ за той звітний період (а якщо нарахування і виплата припадають на різні квартали — за ті звітні періоди), у якому (у яких) сума була фактично нарахована і виплачена. Ознака доходу — «128».
Суми оплати перших п’яти днів за рахунок коштів роботодавця і допомоги по тимчасовій непрацездатності ПКУ відносить до заробітної плати (п.п. 169.4.1 ПКУ). Відповідно їх оподатковують ПДФО і ВЗ. Граничний строк сплати з нарахованих, але не виплачених лікарняних — 30-й календарний день, що настає за останнім днем місяця, у якому сума допомоги нарахована (п.п. 168.1.5 ПКУ). І ось тут якраз і виникає основна проблема.
За звичайних обставин ПДФО і ВЗ із суми допомоги по тимчасовій непрацездатності роботодавець утримує та перераховує до бюджету зі спеціального рахунку страхувальника одночасно з виплатою працівникові допомоги. У нашому випадку зробити це неможливо: на спецрахунку грошей немає. Але строків сплати ПДФО (30 календарних днів після місяця нарахування) ви дотриматися зобов’язані, інакше — штрафи.
Залишається єдиний вихід: якщо на граничну дату сплати ПДФО і ВЗ допомога не надійшла, то перераховуйте їх з поточного рахунку підприємства.
Після надходження на спецрахунок фінансування з ФСС виплачуйте працівникові допомогу й повторно сплачуйте ПДФО і ВЗ, але вже зі спецрахунку.
У результаті виникне переплата з ПДФО і ВЗ, яку можна буде зарахувати в рахунок майбутніх платежів з ПДФО і ВЗ.
Суму лікарняних у формі № 1ДФ показуємо в загальній сумі зарплати, нарахованої/виплаченої у відповідному звітному кварталі/кварталах. Ознака доходу — «101».
Якщо працівник уже звільнився. Роботодавець у день звільнення працівника повинен провести з ним остаточний розрахунок (ст. 116 КЗпП). Але фінансування з ФСС так і не надійшло. Чи є небезпека, що в разі невиплати належної працівникові допомоги з ФСС доведеться сплатити суму в розмірі середнього заробітку працівника за весь період затримки по день фактичного розрахунку (ст. 117 КЗпП)?
Відразу поспішаємо заспокоїти: виплачуючи допомогу після звільнення, роботодавець не порушить норми ст. 116 КЗпП. Пояснення тут одне: суми матеріального забезпечення застрахована особа отримує від Фонду і за рахунок коштів Фонду (це не кошти підприємства), а отже, у цьому випадку порушення ст. 116 КЗпП відсутнє 
.
