Пригощання з градусом, або Наливаємо алкоголь клієнтам

Чи потрібна ліцензія? Продаж алкогольних напоїв на розлив для споживання на місці дозволяється тільки суб’єктам господарювання громадського харчування та спеціалізованим відділам, що мають статус суб’єктів господарювання громадського харчування, суб’єктів господарювання з універсальним асортиментом товарів (ст. 15³ Закону № 481*) за наявності в них ліцензії на роздрібну торгівлю алкоголем.

* Закон України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв, тютюнових виробів та пального» від 19.12.95 р. № 481/95-ВР.

Але чи здійснює суб’єкт господарювання роздрібну торгівлю алкоголем, просто пригощаючи ним своїх гостей?

Згідно зі ст. 1 Закону № 481 роздрібною торгівлею є діяльність з продажу товарів громадянам/іншим кінцевим споживачам для їх особистого некомерційного використання незалежно від форми розрахунків. Тобто роздрібна торгівля передбачає: по-перше, діяльність з продажу товару, а по-друге, розрахунок за цей товар покупцем.

Те ж випливає й з норм ЦКУ. Згідно з ч. 1 ст. 698 ЦКУ роздрібна купівля-продаж відбувається, коли:

1) продавець, який здійснює підприємницьку діяльність з продажу товарів, зобов’язується передати товар;

2) покупець зобов’язується прийняти й оплатити його (ч. 1 ст. 698 ЦКУ).

Очевидно, що при пригощанні гостей алкоголем немає ні підприємницької діяльності з його продажу, ні зобов’язання тих, хто пригостилися, здійснити оплату. Тому жодного продажу тут немає. А отже, ані статус громадського харчування, ані ліцензія суб’єктові господарювання не потрібні.

А ось якщо алкоголь партнерам не наливають, а дарують (наприклад, під час проведення рекламних акцій, презентацій), то без ліцензії на роздрібну торгівлю, на думку фіскалів, уже не обійтися (див. 113.03 ЗІР).

Визначаємо характер витрат. Витрати на різні пригощання (у тому числі й алкоголем) клієнтів/партнерів спрямовані на підвищення іміджу компанії та зміцнення ділових зв’язків. Такі витрати носять представницький характер.

Для госпрозрахункових підприємств склад представницьких витрат на законодавчому рівні не обмежений! А ось бюджетники в цьому питанні орієнтуються на Норми № 1026**.

** Затверджені наказом Мінфіну від 14.09.2010 р. № 1026.

Згідно з Нормами № 1026 до представницьких відносять тільки витрати на пригощання (у тому числі й алкоголем — у цьому немає обмежень навіть для бюджетників) іноземних представників, які прибули на запрошення для проведення переговорів. Проте таке вузьке трактування з Норм № 1026 обов’язкове тільки для бюджетників.

Госпрозрахунківцям же абсолютно не важливі ані іноземний статус партнерів, ані наявність запрошення, ані переговорна мета прибуття. Тобто госпрозрахункове підприємство цілком може віднести до представницьких витрати на пригощання незнайомого українця, який зазирнув у магазин в ознайомлювальних цілях.

Головне, щоб такі витрати були відповідним чином документально оформлені.

Як оформити? Передусім складіть Положення про представницькі витрати. У ньому систематизуйте інформацію про порядок проведення та фінансування представницьких заходів: опишіть цілі їх проведення на підприємстві, перелічіть види витрат, які можуть бути віднесені до складу представницьких, і осіб, відповідальних за підготовку та проведення таких заходів, регламентуйте документообіг при здійсненні представницьких витрат тощо. Затвердіть Положення наказом керівника підприємства.

Вони перелічені в листі Міндоходів від 25.10.2013 р. № 14054/6/99-99-19-03-02-15 і в листі ДПСУ від 22.11.2012 р. № 5743/0/61-12/15-1415.

Крім того, доведеться оформити такі підтвердні документи:

1) офіційні запрошення вітчизняних (іноземних) представників (делегацій) та їх відповіді на запрошення. Оформляють запрошення в довільній формі. Хоча таких запрошень/відповідей може й не бути;

2) наказ про проведення представницького заходу. У наказі визначають коло осіб, які візьмуть участь в організації та проведенні заходу з боку підприємства. Крім того, у ньому зазначають:

— дату і місце проведення заходу;

— мету заходу, що підтверджує його представницький характер;

— кількість запрошених осіб (якщо вона визначена);

— строки виконання робіт з організації заходу;

— плановий бюджет заходу;

— перелік ТМЦ, які передбачається використати/безоплатно роздати як подарунки гостям, і демонстраційних матеріалів при проведенні презентації продукції;

3) програма проведення заходу. Її затверджує керівник і в ній обумовлюють:

— місце та дату проведення заходу;

— календарний план заходів із зазначенням часу їх проведення (переговори, виступи, демонстрація зразків продукції, відвідування культурно-видовищних заходів тощо);

— список запрошених осіб (якщо вони персоніфіковані);

— список представників приймаючої сторони;

4) кошторис витрат на проведення заходу. Тут перелічують витрати на всі заходи, передбачені програмою, а також усі супутні витрати (на транспортне й буфетне обслуговування, оплату послуг перекладача, вартість квітів і пам’ятних сувенірів тощо). Кошторис затверджує керівник підприємства;

5) звіт про проведений захід. Його оформляють після завершення заходу відповідальні за нього працівники. У ньому описують результати, досягнуті під час переговорів (наприклад, потенційні покупці/замовники/постачальники ознайомлені з діяльністю підприємства, підписані договори про постачання (продаж) продукції/товарів/послуг тощо);

6) звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Звіт оформляють за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841. До нього додають усі первинні документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів (коштів з КПК) та їх цільове використання (накладні, касові чеки, квитанції, закупівельні акти, рахунки тощо);

7) інші первинні документи, що підтверджують зв’язок витрат з госпдіяльністю підприємства. Такими документами є: договори, накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг), платіжні доручення, квитанції, чеки, квитки, рахунки тощо.

Бухгалтерський облік. Бухоблік представницьких витрат залежить від мети проведення представницького заходу, тобто від того, яке забарвлення ви надали йому при оформленні підтвердних документів:

— якщо метою заходу є збільшення збуту продукції, тобто захід носив рекламний характер, тоді витрати на приймання делегацій і потенційних ділових партнерів слід обліковувати як витрати на рекламу у складі витрат на збут (п. 19 П(С)БО 16 «Витрати»). Тобто такі витрати потрапляють у Дт 93 «Витрати на збут»;

— якщо йдеться про захід, метою якого був не збут продукції, а, наприклад, установлення договірних відносин з постачальником, то витрати на його проведення, разом з іншими корпоративними витратами, включають до складу адміністративних витрат (п. 18 П(С)БО 16). У цьому випадку потрібно застосовувати рахунок 92 «Адміністративні витрати».

В обох випадках витрати на представницькі заходи включають до складу витрат у періоді їх здійснення.

Податок на прибуток. У податковоприбутковому обліку представницькі витрати відображають за бухобліковими правилами. Жодних обмежень щодо цього ПКУ не встановлює. Ба більше, для податковоприбуткового обліку не має значення навіть зв’язок таких витрат з госпдіяльністю підприємства.

ПДВ. У разі придбання будь-яких товарів/послуг для проведення представницького заходу (у тому числі й алкоголю) суму вхідного ПДВ відносять до складу податкового кредиту (ПК) звітного періоду на підставі п. 198.1 ПКУ. Зрозуміло, що зробити це можна тільки за наявності правильно оформлених і зареєстрованих податкових накладних (ПН) або інших документів, що надають право на ПК без ПН.

Оскільки представницькі заходи проводять у межах госпдіяльності, то й спожитий на них алкоголь буде використаний у госпдіяльності суб’єкта господарювання. Тому компенсуючі ПЗ згідно з п. 198.5 ПКУ на вартість використаного алкоголю нараховувати не доведеться.

ПДФО і військовий збір. Оскільки пригощаються алкоголем гості суб’єкта господарювання — фізособи, виникає питання про виникнення в таких осіб оподатковуваного доходу. Чи потрібно утримувати ПДФО і військовий збір (ВЗ) з вартості спожитого фізособою спиртного?

Тут усе залежить від можливості персоніфікувати такі доходи, тобто визначити одержувача доходу й обчислити отриману ним суму доходу.

Якщо алкоголь наливають усім відвідувачам, коло яких чітко не визначене, то можливість персоніфікації відсутня (немає суб’єкта оподаткування — платника податку). А тому й питання з ПДФО (а разом з ним і ВЗ) не постає.

Але навіть якщо перелік осіб, які пригощаються, чітко визначений, то говорити про виникнення в них оподатковуваного доходу на суму спожитого алкоголю, на наш погляд, ще рано: потрібно визначити ще й кількість напою, спожитого кожним гостем. Якщо облік випитого кожним не вівся (немає об’єкта оподаткування), то й ПДФО (ВЗ) утримувати ні з чого.

Водночас на сьогодні складається дуже неслушна податкова практика. У своїх роз’ясненнях щодо подібних ситуацій фіскали наполягають на тому, що відсутність можливості визначити об’єкт оподаткування (суму отриманого доходу конкретною особою) не може слугувати підставою для звільнення від оподаткування (див., наприклад, лист ДФСУ від 09.09.2019 р. № 87/6/99-00-04-07-03-15/ІПК). І те, що такий підхід суперечить суті ПДФО (ВЗ), їх не зупиняє. Позиція сформована. А отже, практикувати безПДФОшні (безВЗшні) персоніфіковані алкогольні пригощання клієнтів варто тоді, коли ви готові сперечатися з податківцями.

ЄСВ. Неперсоніфіковані представницькі витрати, а також персоніфіковані доходи непрацівників підприємства не включаються до фонду оплати праці, а отже, не потрапляють до бази нарахування ЄСВ. Як наслідок, ЄСВ на ці суми не нараховують. Свого часу про це говорив і ПФУ в листі від 15.06.2012 р. № 13862/03-20.