Різні підписи того ж самого касира: як правильно оформити?

У чому небезпека?

Розпочнемо з того, що касир — особлива посада. З його підписом повинно бути все гаразд , адже інакше це може мати надзвичайно згубні наслідки. Чому? Зараз усе пояснимо.

Первинні документи згідно з п. 2.4 Положення № 88* повинні мати ряд обов’язкових реквізитів. Серед таких реквізитів, зокрема, посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

** Підкресленим курсивом виділені дані, які для кожного підприємства різняться.

Цим же пунктом визначено, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про госпоперації, не є підставою для її невизнання. Але за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації. Проблеми з підписом (подібні до описаних у преамбулі) можуть бути розцінені як такі перешкоди , адже з п. 2.4 Положення випливає, що особистий підпис належить до даних, які дозволяють ідентифікувати фізособу.

Але якщо все вищесказане, в принципі, стосується будь-якого співробітника, уповноваженого підписувати ті чи інші документи, то посада касира накладає свій відбиток на це питання. Річ у тому, що касир уповноважений підписувати:

— первинні документи, такі як прибуткові й видаткові касові ордери (далі — ПКО та ВКО відповідно) та відомості на виплату готівки. При цьому до обов’язків касира згідно з п. 34 Положення № 148*** входить у тому числі перевірка при отриманні таких документів наявності та справжності на них підписів****. І тільки у випадку дотримання всіх вимог, зазначених у п. 34 цього Положення, касир ставить на них і свій підпис;

*** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

**** А на видатковій відомості — також дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені.

— обліковий регістр — касову книгу. Він має дуже важливе значення в тому числі в оприбуткуванні готівки, а це, як ви знаєте, зона підвищеної небезпеки.

Записи в касовій книзі касир здійснює у двох примірниках.

Перші, що є невідривною частиною аркуша касової книги — «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі.

Другі, що є відривною частиною аркуша касової книги — «Звіт касира», є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі.

Касир щоденно в кінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги, з ПКО та ВКО під підпис у касовій книзі.

Для чого ми нагадуємо й так знайомі вам, шанований читачу, речі? Справа в тому, що касова книга має дуже важливе значення в оприбуткуванні готівки.

Так, згідно з п. 11 Положення № 148 оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами та веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі ПКО.

А якщо недійсними будуть визнані підписи касира на ПКО та в касовій книзі, то вже постає питання про оприбуткування готівки. І якщо касир на підприємстві лише один, то під загрозою можуть опинитися абсолютно всі готівкові надходження .

Але хто може виявити подібні «порушення»? У тому-то й річ, що згідно з п. 47 Положення № 148 перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють органи ДФСУ відповідно до їх компетенції.

Причому контролюючий орган при проведенні перевірки згідно з п.п. 1 п. 58 Положення № 148 перевіряє виконання установою/підприємством вимог цього Положення щодо дотримання порядку ведення касової книги й оформлення операцій з приймання та видачі готівки з каси, ведення відповідних касових документів.

У разі виявлення порушень порядку ведення операцій з готівкою до порушників застосовують штрафні санкції згідно з законодавством України.

Ще один нюанс: під час прийняття на роботу касира з ним укладають договір про повну матеріальну відповідальність і знайомлять його під підпис з вимогами Положення № 148 (ср. ). Так ось, якщо підпис під таким договором не збігатиметься з підписом касира на інших документах (ПКО, ВКО та касовій книзі), формально можуть виникнути проблеми з притягненням касира до матеріальної відповідальності (у разі потреби). Тому подбати про правильне оформлення зміни підпису касира в інтересах самого підприємства/установи.

Зміна підпису касира: підтверджуємо документально

Як ви вже зрозуміли, підпис — це не проста позначка на папері, тому просто так узяти й змінити його «за своїм хотінням» , не можна. Точніше, можна, але це може мати негативні наслідки у вигляді визнання такого підпису недійсним. І внаслідок цього недійсними можуть стати й документи, підписані співробітником з його застосуванням .

Зміна підпису у зв’язку зі зміною прізвища. Одним з найпоширеніших випадків зміни підпису є зміна прізвища особи. Зазвичай, це зміна прізвища у зв’язку з офіційним взяттям шлюбу, але бувають й інші підстави. У такому разі, якщо в підписі були наявними елементи старого прізвища, логічно, що при зміні прізвища може змінитися й підпис.

При цьому ні в паспортному столі, ні в РАЦСі підпис не фігурує окремо в жодних базах даних. Особа, яка змінила прізвище, просто ставить у паспорті новий підпис. Надалі використовувати потрібно саме такий підпис. Адже виходить, що підтверджується підпис із цієї миті тільки записом у паспорті.

Завівши новий підпис, особа, уповноважена на підписання документів на підприємстві, зобов’язана в найкоротші строки повідомити про це.

Конкретного строку при цьому не передбачено, але, вважаємо, зробити це потрібно, перш ніж підписувати перший документ новим підписом.

Підприємство ж, у свою чергу, отримавши такий сигнал , зобов’язане документально підтвердити зміну підпису співробітника. Для цього йому бажано:

1) зробити копію документа, що посвідчує особу працівника (у загальному випадку — паспорти), де міститься новий зразок його підпису;

2) видати внутрішній розпорядчий документ (наказ/розпорядження), що підтверджує зміну підпису співробітника (у цьому випадку — касира);

3) повідомити про факт зміни підпису третіх осіб. У випадку з касиром доведеться подати новий зразок його підпису до банку(ів), що обслуговує(ють) підприємство.

Невідповідність зразка підпису даним у паспорті

Узагалі такої ситуації, щоб уникнути проблем, краще не допускати. Адже, як ми з’ясували, отримання нового підпису особи передусім підтверджується її підписом у паспорті.