Інвентаризація: відповідаємо на організаційні запитання

В обраному У обране
Друк
Свіриденко Алла, податковий експерт
Бухгалтер 911 Листопад, 2019/№ 45
Відому приказку «Курчат восени лічать» кожному бухгалтерові хочеться доповнити: «І не лише курчат». Адже добігає кінця 2019 рік, а отже, настав час «перерахувати» активи і зобов’язання підприємства перед складанням річної фінзвітності, тобто провести їх інвентаризацію. Як підготуватися до річної інвентаризації? Давайте розпочнемо з організаційних моментів.

Чи обов’язково проводити річну інвентаризацію активів і зобов’язань підприємства?

Так, проведення річної інвентаризації — процедура обов’язкова для всіх підприємств. Її проведення перед складанням річної фінансової звітності вимагають ч. 1 ст. 10 Закону про бухоблік і пп. 5 і 7 розд. І Положення № 879*.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.

Якими нормативними документами керуватися при проведенні річної інвентаризації та оформленні її результатів?

Найголовніший документ, яким належить керуватися підприємствам, незалежно від організаційно-правової форми і форми власності — Положення № 879.

Крім того, спеціальні інвентаризаційні документи використовують, зокрема, при інвентаризації:

нафти і нафтопродуктівІнструкцію № 281;

спирту етиловогоІнструкцію № 264;

активів та зобов’язань сільгосппідприємств — (Методрекомендації № 37) тощо.

Які об’єкти підлягають річній інвентаризації та у які строки?

Річна інвентаризація охоплює всі види активів та зобов’язань підприємства (пп. 6 — 7 розд. I Положення № 879). Її проводять щорічно перед складанням річної фінзвітності.

Строки проведення інвентаризації встановлено п. 10 розд. I Положення № 879, який рекомендує проводити її щорічно до дати балансу (тобто 31 грудня). Але 31 грудня — це гранична дата, на яку інвентаризація має бути позаду. А ось сам період її проведення залежить від виду активів та зобов’язань, що інвентаризуються (див. таблицю).

Строки проведення річної інвентаризації

з/п

Вид активів та зобов’язань

Коли проводити інвентаризацію

1

Необоротні активи* (крім незавершених капінвестицій, об’єктів ОЗ, які на момент інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства)

У період 3 місяців до дати балансу

Запаси (крім НЗВ і напівфабрикатів, інших матцінностей, які на момент інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства)

Поточні біологічні активи

Дебіторська та кредиторська заборгованість

Витрати і доходи майбутніх періодів

Зобов’язання (крім невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом і за відрахуваннями на загальнообов’язкове державне соціальне страхування)

* При проведенні інвентаризації потрібно враховувати такі вимоги п. 10 розд. I Положення № 879:

земельні ділянки, будівлі, споруди та інші об’єкти нерухомості можна інвентаризувати 1 раз на 3 роки;

інструменти, прилади, інвентар (меблі) можна інвентаризувати щорічно в обсязі не менше 30 % усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням усіх цих об’єктів протягом 3 років;

бібліотечні фонди за рішенням керівника можна інвентаризувати протягом року за встановленим ним графіком. За наявності обсягу бібліотечних фондів від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризацію можна проводити протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20 % одиниць, а більше 500 тис. одиниць — протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10 % одиниць;

дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, які містяться в пристроях, обладнанні та інших виробах, інвентаризують одночасно з інвентаризацією цих активів.

2

Незавершені капінвестиції

Протягом 2 місяців до дати балансу

НЗВ та напівфабрикати

Фінансові інвестиції

Грошові кошти

Засоби цільового фінансування

Зобов’язання в частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом і за відрахуваннями на загальнообов’язкове державне соцстрахування

3

Об’єкти ОЗ, зокрема автомобілі, морські та річкові судна, які вирушать у тривалі рейси

До тимчасового вибуття з підприємства

Інші матцінности, які на дату інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства

Зверніть увагу (!): під час інвентаризації перевіряють:

власне майно підприємства незалежно від його місцезнаходження, у т. ч. предмети, передані в прокат, оренду, які перебувають реконструкції, модернізації, консервації, в ремонті, запасі або резерві;

майно, яке не належить підприємству, але тимчасово перебуває в його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної оренди ОЗ, ТМЦ на відповідальному зберіганні, переробці, комісії або монтажі).

Конкретні строки початку/закінчення інвентаризації (у межах строків з Положення № 879), її тривалість, а також об’єкти, що підлягають інвентаризації, встановлює керівник у наказі про проведення інвентаризації.

Причому цікаво: інвентаризацію конкретних об’єктів починають уже після дати, на яку вона призначена.

Наприклад, згідно з наказом керівника інвентаризацію проводять станом на 30.11.2019 р. Це означає, що сама інвентаризація проходитиме в грудні (наприклад, з 2 по 16 грудня 2019 року). При цьому інвентаризаційні описи заповнюють станом саме на кінець дня 30 листопада.

Виняток становлять випадки інвентаризації об’єктів ОЗ і матцінностей, які на дату інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства. Їх інвентаризують до моменту тимчасового вибуття з території підприємства.

Чи обов’язково малому підприємству для проведення інвентаризації затверджувати робочі інвентаризаційні комісії? Чи достатньо того, що в нас створені постійно діючі інвентаризаційні комісії?

Зазвичай робочі інвентаризаційні комісії створюють на великих підприємствах. Причина проста: велике підприємство передбачає велику кількість об’єктів інвентаризації і впоратися з таким обсягом робіт одна комісія просто не в змозі. Тому на таких підприємствах інвентаризаційна комісія виконує переважно організаційні, регулюючі та контрольні функції, перелічені в п. 2.5 розд. II Положення № 879 (ср. 034303000). У свою чергу, робочі інвентаризаційні комісії займаються інвентаризацією майна безпосередньо в місцях зберігання та виробництва.

На підприємствах з невеликим обсягом інвентаризаційної роботи постійно діюча комісія організовує і проводить інвентаризацію активів самостійно.

Чи включають до складу робочих інвентаризаційних комісій МВО?

Обмеження із цього приводу встановлені п. 2.4 розд. II Положення № 879. Тут передбачено, що МВО не може входити до складу комісії для перевірки активів, що перебувають у нього на відповідальному зберіганні, оскільки є особою, що перевіряється.

Виходить, включити МВО до комісії, яка проводитиме інвентаризацію ввіреного йому майна, не можна.

Водночас, на наш погляд, ніщо не заважає МВО брати участь в інвентаризації у складі іншої робочої комісії, яка перелічуватиме активи, що перебувають у веденні інших МВО.

На підприємстві працює всього одна особа — директор. Чи може інвентаризаційна комісія складатися з однієї особи?

Мінфін у такій ситуації пропонує два варіанти дій (див. лист Мінфіну від 27.05.2014 р. № 31-08410-07-29/12918):

— затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи або

— включити до складу комісії фахівців, найнятих за цивільно-правовим договором.

Звичайно ж, на перший погляд варіант проведення інвентаризації комісією з одного працівника — найпростіший, а тому оптимальний для такого малого підприємства. Але не все так просто, адже в цьому випадку ви мимоволі порушите положення п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879. Нагадаємо: він забороняє включати до комісії тих працівників, у веденні яких перебувають активи, щодо яких проводиться інвентаризація. А в нас саме така ситуація: на підприємстві працює тільки один працівник, який і є матеріально відповідальним за всі активи.

Щоб не порушити припису Положення № 879, ми б рекомендували зупинитися все ж на другому варіанті: включити до комісії фахівця, запрошеного для проведення інвентаризації на підставі цивільно-правового договору.

Один з членів інвентаризаційної комісії відсутній з поважної причини. Чи можна «перерахувати» активи та зобов’язання без нього?

Пункт 1 розд. II Положення № 879 для таких випадків передбачає таке: інвентаризацію проводять повним складом інвентаризаційної комісії.

Виходить, яка б не була причина відсутності одного або декількох членів інвентаризаційної комісії, проводити інвентаризацію «недоукомплектованим» складом не можна. Але вихід є: відсутнього у зв’язку з хворобою або відрядженням члена комісії потрібно замінити (див. лист Мінфіну від 15.12.2003 р. № 31-04200-30-23/19). Для цього необхідно видати наказ керівника, яким відсутнього працівника виключають зі складу комісії, а замість нього вводять до складу комісії іншого працівника.

Ще один варіант — призупинити або перенести строки початку інвентаризації (звісно, цей варіант підходить у разі нетривалої відсутності члена комісії).

Під час проведення інвентаризації працівник підприємства, відповідальний за зберігання і використання активів, захворів (перебуває у відпустці). Чи можна провести інвентаризацію довірених йому активів без нього?

Усе той же п. 1 розд. II Положення № 879 вимагає проведення інвентаризації в присутності МВО. Тому проінвентаризувати активи за відсутності МВО і не порушити Положення № 879 не вийде.

Так як же бути? А все залежить від того, виконує хто-небудь обов’язки тимчасово відсутнього МВО чи ні. Якщо обов’язки МВО передали іншому працівникові, то з ним повинні були укласти договір про матеріальну відповідальність і провести інвентаризацію цінностей при зміні МВО. У такому разі інвентаризацію активів можна провести в присутності не основної МВО, а під «наглядом» її тимчасової заміни.

Якщо ж ви не призначаєте виконувача обов’язків МВО, тоді нічого не залишається, крім як призупинити проведення інвентаризації (якщо вона вже почалася) або перенести початок її проведення.

Якими документами оформляють результати проведення інвентаризації?

Під час інвентаризації робоча інвентаризаційна комісія оформляє (п. 15 розд. II Положення № 879):

інвентаризаційні описи, в яких фіксує наявність, стан і оцінку активів підприємства й активів, що належать іншим підприємствам та обліковуються поза балансом;

акти інвентаризації, в яких показують наявність грошових документів, бланків документів суворої звітності, фінансових інвестицій, готівки, а також повноту відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), що створюються відповідно до вимог П(С)БО, МСФЗ та інших актів законодавства.

Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) комісія передає до бухгалтерії. Тут перевіряють усі підрахунки, проведені робочою інвентаризаційною комісією в інвентаризаційних описах, і в разі виявлення розбіжностей (лишків або нестач) між даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) з даними бухгалтерського обліку складають звіряльні відомості активів та зобов’язань (п. 20 розд. II Положення № 879).

Ну й, нарешті, інвентаризаційна комісія оформляє результати інвентаризації протоколом інвентаризації. У ньому наводять (п. 1 розд. IV Положення № 879): результати інвентаризації, висновки про виявлені розбіжності між фактичною наявністю активів та зобов’язань і даними бухобліку, причини виникнення нестач, втрат і лишків, пропозиції щодо заліку нестач і лишків унаслідок пересортиці, пропозиції щодо списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таких втрат і нестач, іншу суттєву інформацію.

Протокол інвентаризаційної комісії разом з іншими «інвентаризаційними» документами передають на затвердження керівникові.

Керівник затверджує протокол протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації.

На підставі затвердженого протоколу результати інвентаризації відображають у бухобліку і фінзвітності того періоду, в якому вона завершена.

Частина активів підприємства перебуває на території проведення АТО (ООС). Як провести інвентаризацію майна, доступу до якого в нас немає?

Нагадаємо (!): п. 8 розд. I Положення № 879 установлює спрощені інвентаризаційні вимоги для підприємств: які перебувають на тимчасово окупованій території; перебувають на території проведення АТО; структурні підрозділи (відокремлене майно) яких перебувають на тимчасово окупованій території або на території проведення АТО.

Для них законодавець пересунув строки проведення обов’язкової інвентаризації, у тому числі перед складанням річної фінзвітності, до того моменту, коли стане можливо забезпечити безпечний і безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів та регістрів бухобліку, у яких відображені зобов’язання і власний капітал цих підприємств. І тільки після отримання доступу до майна підприємства зобов’язані:

— проінвентаризувати його станом на 1-ше число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди для доступу до активів, первинки і регістрів бухобліку;

— відобразити результати інвентаризації в бухобліку відповідного звітного періоду.

Документом, що підтверджує обмеженість доступу до активів з метою їх інвентаризації, а отже, і право на застосування спрощених інвентаризаційних правил, є сертифікат Торгово-промислової палати України.

Див. листи ДФСУ від 14.02.2018 р. № 611/6/99-99-15-02-02-15/ІПК і від 23.06.2016 р. № 13823/ 6/99-99-15-02-02-15.

Виходить, підприємства, майно яких перебуває в зоні проведення АТО (ООС), не звільнені від інвентаризації об’єктів, що перебувають там, але можуть її проводити не у встановлені Положенням № 879 строки, а коли це стане можливим.

Активи, щодо яких не була проведена інвентаризація, показують у фінзвітності за даними бухобліку**. Причому на той факт, що інформація у фінзвітності наведена без проведення інвентаризації через відсутність доступу до активів, потрібно зазначити в примітках до фінзвітності (див. лист Мінфіну від 29.06.2016 р. № 31-11410-07-10/18732).

** Оскільки через озброєний конфлікт відбулося зменшення корисності активів підприємства, то в бухобліку їх показують з урахуванням положень П(С)БО 28.

Списувати «окуповані» активи без інвентаризації не можна. Тобто їх доведеться тримати на балансі до того моменту, коли підприємство отримає безпечний і безперешкодний доступ до них та зможе оцінити їх фізичний стан.

Див. листи ДФСУ від 17.02.2017 р. № 3339/6/99-99-15-02-02-15 і від 10.02.2017 р. № 2714/6/99-99-15-03-02-15.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити