Нормування
Коли мова заходить про відпустку за свій рахунок, ми з вами звертаємося до Закону про відпустки, а саме до його ст. 25 і 26. Сьогодні вони нам пропонують дві підстави для надання відпустки без збереження заробітної плати на період карантину.
Перша — п. 31 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки. Ним передбачено надання відпустки за свій рахунок для догляду за дитиною віком до 14 років на період оголошення карантину на відповідній території таким особам: матері або батьку дитини, бабі, дідові або іншим родичам, які фактично доглядають за дитиною, або особі, що усиновила або взяла під опіку дитину, одному з прийомних батьків або батьків-вихователів.
Така відпустка за бажанням працівника надається в обов’язковому порядку. Тобто якщо, наприклад, працівниця — мати дитини віком до 14 років — подала заяву про надання відпустки за свій рахунок на підставі п. 31 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки, то відмовити їй роботодавець не має права.
Навіть якщо виробнича ситуація вимагає присутності такої працівниці на робочому місці.
Чи потрібно працівникові разом із заявою надавати документи, які підтверджують, що садок або школа закриті для відвідування у зв’язку з введенням карантину?
Вважаємо: у ситуації, що склалася сьогодні, достатньо буде заяви про надання такої відпустки. Адже карантин уведено постановою КМУ від 11.03.2020 р. № 211 з 12.03.2020 р. на всій території України.
Друга підстава для надання «карантинної» відпустки за свій рахунок з’явилася нещодавно, а саме з 17.03.2020 р. Так, Законом України від 17.03.2020 р. № 530-IX ст. 26 Закону про відпустки була доповнена «карантинною» частиною 3.
Із зазначеної дати в разі встановлення КМУ карантину відповідно до Закону України від 06.04.2000 р. № 1645-III за сімейними обставинами та з інших причин працівникові може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на період дії карантину.
При цьому строк перебування у відпустці без збереження заробітної плати на період карантину не включається до загального 15-денного строку, установленого у ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки.
Увага! «Карантинна» відпустка без збереження зарплати, передбачена ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки, надається:
по-перше, на підставі заяви працівника. Ініціатива скористатися відпусткою за свій рахунок завжди повинна виходити від працівника. Це принциповий момент. Насильно відправити працівника в таку відпустку роботодавець не має права — це порушенням трудового законодавства;
Тобто має бути щире бажання працівника сходити у відпустку за свій рахунок у цей нелегкий час.
по-друге, за домовленістю між працівником і роботодавцем. Якщо роботодавець проти, самовільно піти в таку відпустку працівник не має права! Навіть незважаючи на те, що зараз карантин і всіх закликають залишатися вдома.
Ще один момент. Карантин уведено з 12.03.2020 р., а підстава для надання «карантинної» відпустки за свій рахунок за домовленістю сторін з’явилася з 17.03.2020 р.
Отже, не можна надавати «карантинну» відпустку за свій рахунок на підставі ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки з 12.03.2020 р! Проте працівник може, наприклад, узяти відпустку без збереження зарплати за домовленістю сторін на підставі ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки з 12 по 17 березня 2020 року, а потім «карантинну» відпустку згідно з ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки з 18 березня.
Увага! «Карантинні» відпустки за п. 31 ч. 1 ст. 25 і ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки надаються незалежно одна від одної.
Документальне оформлення
Будь-яку відпустку без збереження заробітної плати надаємо працівникові на підставі письмової заяви. У ній мають бути зазначені:
1) причина, з якої працівник просить надати неоплачувану відпустку;
2) дата початку відпустки;
3) тривалість відпустки.
Звертаємо увагу: у загальному випадку, якщо працівник претендує на «безвідмовну» відпустку за свій рахунок згідно зі ст. 25 Закону про відпустки, до заяви йому слід додати відповідні підтвердні документи. Але у «карантинному» випадку, як ми сказали вище, вважаємо, можна обмежитися заявою.
А ось для того, щоб скористатися «договірною» відпусткою, підтвердні документи до заяви додавати не потрібно.
У заяві на таку відпустку працівник просто зазначає причини, з яких виникла необхідність у цій відпустці.
На підставі заяви працівника видаємо наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати.
Нагадаємо, що у табелі обліку використання робочого часу для позначення:
— відпустки без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13 і 17 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) використовуємо код «НБ» (цифровий код «13»);
— додаткової відпустки без збереження зарплати, яка надається в обов’язковому порядку (ст. 25, крім пп. 3, 12, 13 та 17 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки), — «ДБ» (цифровий код «14»);
— відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею віку, визначеного в п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки, — «ДД» (цифровий код «17»);
— відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) — «НА» (цифровий код «18»).
В особовій картці працівника робимо позначки в розділі V «ВІДПУСТКИ», зазначаючи вид відпустки, дати її початку і закінчення, підстави для надання цього виду відпустки.
Наслідки. До чого приведе відпустка?
Розпочнемо з трудової доплати. Якщо за працівником при виконанні норми праці трудова доплата не визначалася, оскільки його оклад (тарифна ставка) дорівнює або вище за мінімальну зарплату (далі — МЗП), то й у випадку невиконання норми праці через відпустку такої доплати не буде.
Проте якщо трудова доплата розраховувалася, то нараховану йому зарплату за місяць за фактично відпрацьований час порівнюємо з МЗП, розрахованою пропорційно виконаній нормі праці (відпрацьованому часу).
Якщо «пропорційна» МЗП вища за фактичну, на різницю між цими двома величинами нараховуємо працівникові «трудову» доплату*.
* Детальніше про це зможете прочитати в статті «На карантині: «трудова» доплата і ЄСВ-різниця» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 13).
Ідемо далі — хвороба. На відміну від щорічних відпусток, перенести або продовжити відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з непрацездатністю працівника, яка настала під час такої відпустки, не можна.
Крім того, період хвороби, який збігся з періодом відпустки за свій рахунок, оплаті не підлягає.
Це прямо зазначено в п. 6 ч. 1 ст. 23 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Але! Заспокоюємо наших вагітних жінок-працівниць. У разі надання працівниці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами в період відпустки без збереження зарплати допомога по вагітності та пологах виплачується з дня виникнення права на декретну відпустку.
Тому якщо в період відпустки без збереження зарплати в працівниці настало право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка за свій рахунок переривається й оформляється декретна відпустка.
Отже, у будь-якому разі вагітним жінкам-працівницям буде надано допомогу по вагітності та пологах. Тому бережіть себе, дорогі жінки!
Якщо під час розрахунку лікарняних (декретних) виявилося, що в розрахунковому періоді є відпустка без збереження заробітної плати, то дні такої відпустки виключаємо із загальної кількості календарних днів, які братимуть участь у розрахунку середньої зарплати.
Ідемо далі. Щорічна відпустка.
Час перебування у відпустці без збереження зарплати зараховуємо до стажу роботи, який надає право на щорічну основну відпустку (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).
Винятком є (не входять до «відпускного» стажу) відпустки, які надаються згідно з п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки для догляду за дитиною.
При розрахунку відпускних дні відпустки без збереження заробітної плати виключаємо з розрахункового періоду (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13 /84-12).
Як бачите, надаючи відпустку без збереження заробітної плати, роботодавець повинен дотримуватися низки правил. Допоможе йому в цьому наша стаття.
