Визначаємося зі строками
Перевірте себе. Порядок виплати зарплати (періоди, строки, розмір тощо) має бути прописаний:
— у колдоговорі, укладеному на підприємстві,
або
— у нормативному акті роботодавця (наприклад, у Положенні про оплату праці), погодженому з профкомом, що діє на підприємстві (представниками, обраними й уповноваженими трудовим колективом), — якщо колдоговір не укладено.
Якщо роботодавець — ФОП, порядок виплати зарплати логічно прописати в трудовому договорі з працівником.
Виплачуйте заробітну плату працівникам:
1) не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів;
2) не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата;
Тобто зарплата за першу половину місяця (аванс) повинна виплачуватися не пізніше 22-го числа поточного місяця (15* + 7), а зарплата за місяць — не пізніше 7-го числа місяця, що настає за місяцем її нарахування.
3) у робочі дні. Якщо день виплати зарплати збігся зі святковим, неробочим або вихідним днем, зарплату виплачуйте напередодні.*
* Першою половиною місяця вважаються 15 календарних днів місяця (з 1-го по 15-те число) — див. лист Мінпраці від 09.12.2010 р. № 912/13/155-10.
Виплата зарплати щонайменше двічі на місяць — це обов’язок, а не право роботодавця. Він підлягає безумовному виконанню незалежно від згоди працівника отримувати зарплату один раз на місяць. І навіть на підставі заяви працівника виплачувати зарплату один раз на місяць не можна.
А ось виплачувати зарплату працівникам в окремі місяці раніше встановлених у колдоговорі (Положенні про оплату праці, трудовому договорі) строків можна. І це не буде розцінено як порушення трудового законодавства. Головне тут — правильно оформити таке рішення документально: видайте відповідний наказ (розпорядження), у якому зазначте дату виплати зарплати і період, за який вона виплачується. Ознайомте з наказом (розпорядженням) працівників.
А чи потрібно дотримуватися вимоги про проміжок часу між авансом і зарплатою за другу половину місяця (не більше 16 календарних днів), якщо аванс був виданий раніше строку за рішенням роботодавця? Мінсоцполітики в листі від 19.11.2019 р. № 1680/0/206-19 роз’яснює, що строк виплати зарплати за другу половину місяця залишається тим самим незалежно від причини, з якої перенесено строк виплати авансу.
А якщо працівник іде у відпустку в проміжок часу, який випадає на строк виплати авансу? Наприклад, працівник іде у відпустку з 16.03.2020 р. по 29.03.2020 р. Строки виплати зарплати на підприємстві: 7-го і 22-го числа кожного місяця. Обов’язково разом з відпускними виплачувати працівникові аванс за березень чи можна виплатити відразу всю березневу зарплату у квітні? Чи можна виплатити аванс у встановлений строк, якщо цей день для працівника не є робочим (він буде у відпустці)?
Роботодавець не зобов’язаний виплачувати аванс раніше встановленого строку разом з відпускними. Зарплату за першу половину місяця (аванс) підприємство може виплатити працівникові або перед відпусткою (разом з відпускними), або у строк, установлений для виплати зарплати. Усе залежить від того, як це прописано в колдоговорі.
Нюанси виникають за ситуації, коли зарплата виплачується готівкою з каси. У такому разі, якщо немає бажання виплачувати аванс разом з відпускними, є й інший шлях. Включити працівника до «авансової зарплатної відомості», а після закінчення граничного строку виплати зарплати за нею неотримані працівником кошти депонувати і виплатити тоді, коли працівник за ними звернеться.
Запитання щодо виплати авансу також часто виникають у випадку, коли режим роботи для тієї чи іншої категорії працівників не є традиційним. Наприклад, працівник працює вахтовим методом. Графік роботи — «15 на 15» (15 днів працівники працюють, а 15 днів відпочивають). Чи зобов’язано підприємство виплачувати зарплату за 1-шу половину місяця таким працівникам, якщо дні відпочинку припадають на період з 1 по 15 календарних днів місяця?
Якщо згідно з графіком роботи працівник-вахтовик працював з 1-го по 15-те число місяця, а з 16-го по 30-те відпочивав, то за першу половину місяця йому має бути виплачена зарплата в розмірі не менше оплати за фактично відпрацьований час з тарифної ставки (окладу) працівника, тобто по суті вся сума основної зарплати.
При цьому у строки, встановлені для виплати зарплати за другу половину місяця, працівникові мають бути виплачені інші складові його фонду оплати праці: премії, доплати тощо.
Якщо працівник-вахтовик з 1-го по 15-те число місяця відпочивав (не відпрацював жодного дня), а з 16-го по 30-те працював на вахті, то з метою виконання вимоги про виплату зарплати не рідше двох разів на місяць роботодавець має право самостійно визначити суму авансу, але аванс у будь-якому разі має бути виплачений. Далі у строк, установлений для виплати зарплати за другу половину місяця, працівникові буде виплачена загальна сума зарплати за місяць, зменшена на суму авансу.
Розбираємося із сумою авансу
Розмір заробітної плати за першу половину місяця (авансу) має бути не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (окладу) працівника (ст. 115 КЗпП і ст. 24 Закону про оплату праці). Зверніть увагу на два важливих моменти.
Перший — при розрахунку авансу премії, доплати (у тому числі й «трудову» доплату до мінзарплати), надбавки та інші заохочувальні та компенсаційні виплати не враховують. Тобто працюємо з «голим» «грязним» окладом (тарифною ставкою) працівника. А ось премії, доплати надбавки тощо ви нарахуєте працівникові наприкінці місяця й виплатите у складі зарплати за другу половину місяця.
Другий — сума авансу залежить від фактично відпрацьованого працівником часу в періоді, за який його виплачуєте.
Приклад 1. На підприємстві (п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями — субота і неділя) зарплата виплачується двічі на місяць. Визначимо суму авансу, яку повинен отримати працівник у березні 2020 року, якщо:
1 варіант — робочі дні з 1 по 15 березня були відпрацьовані ним повністю;
2 варіант — він з 2 по 11 березня перебував у щорічній відпустці.
Оклад працівника — 8350,00 грн.
1 варіант. Сума авансу за березень 2020 року становитиме:
8350,00 грн: 21 роб. дн. х 10 роб. дн. = 3976,19 грн,
де 21 — кількість робочих днів у березні 2020 року;
10 — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником за першу половину березня.
2 варіант. Сума авансу за березень 2020 року становитиме:
8350,00 грн: 21 роб. дн. х 2 роб. дн. = 795,24 грн,
де 2 — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником за першу половину березня (12 і 13 березня).
Тепер давайте пройдемося запитаннями, які можуть виникнути при розрахунку сум авансу в тих чи інших ситуаціях.
А чи можна встановити аванс у % від окладу? Так, можна.
Рекомендуємо його встановлювати на рівні 55 — 60 % від окладу (місячної ставки), щоб урахувати коливання кількості робочих днів (годин) у першій і другій половині конкретного місяця.
Узагалі, на сьогодні широко застосовуються два способи розрахунку суми авансу.
1 спосіб: аванс розраховують у «грязній» сумі і виплачують за вирахуванням ПДФО та військового збору (ВЗ). При такому підході розмір авансу змінюватиметься з місяця в місяць залежно від кількості робочих днів (годин), що припадають на першу половину місяця.
Припустимо, при окладі 6300,00 грн «грязна» сума авансу за березень, розрахована виходячи з окладу, становить 3000,00 грн (6300,00 грн: 21 роб. дн. х 10 роб. дн.). Сума ПДФО — 540,00 грн (3000,00 грн х 18 % : 100 %). Сума ВЗ — 45,00 грн (3000,00 грн х 1,5 % : 100 %). На руки працівник отримає аванс у сумі 2415,00 грн (3000,00 грн - 540,00 грн - 45,00 грн).
2 спосіб: аванс виплачується у фіксованій сумі, наприклад 60 % від окладу, яку працівник отримує «чистими» на руки. У цьому випадку «чиста» сума перераховується в «грязну» (шляхом множення на коефіцієнт 1,242236) і від «грязної» суми здійснюють розрахунок зобов’язань з ПДФО і ВЗ.
Наприклад, фіксована сума авансу працівника (60 % від окладу) — 3000 грн. «Грязна» сума авансу — 3726,71 грн (3000 грн х 1,242236). Сума ПДФО — 670,81 грн (3726,71 х 18 % : 100 %). Сума ВЗ — 55,90 грн (3726,71 грн х 1,5 % : 100 %).
На руки працівник отримає аванс у сумі 3000,00 грн (3726,71 грн - 670,81 грн - 55,90 грн).
Обидва ці способи є правильними і не суперечать чинному трудовому законодавству.
Як розрахувати суму авансу відрядникові? Аванс відрядникові розраховуємо виходячи з фактичного обсягу виробленої ним продукції (робіт, послуг) за першу половину місяця і відрядних розцінок (див. лист Мінпраці від 22.11.2010 р. № 964/13/84-10).
А якщо оклад працівника — 4000 грн. Виходячи з якої суми розраховувати йому аванс — з 4000 чи 4723 грн (з урахуванням «трудової доплати»)?
Розраховуємо виходячи з окладу 4000 грн. Пояснимо. У розрахунку суми авансу бере участь тільки оклад (тарифна ставка). «Трудову» доплату до рівня мінзарплати визначаємо за підсумками роботи за місяць (тобто наприкінці місяця), коли буде відома вся сума нарахованої зарплати за відпрацьований час.
Адже тільки тоді можна точно визначити: чи досягла зарплата працівника встановленого мінімального розміру або ні, чи потрібно нараховувати доплату до мінзарплати та в якому розмірі.
Чи можна до суми авансу застосовувати податкову соціальну пільгу (ПСП)? Ні, зменшувати суму авансу на ПСП (якщо працівник має право на її застосування) не можна. Податківці наполягають на тому, що ПСП застосовується до загальної суми зарплати, нарахованої за місяць, а не до її частини (авансу).
Чи можна із суми авансу утримати аліменти (їх частину)? Так, суму аліментів з авансу утримувати можна**.
** Детальніше про це можна прочитати в статті «Чи можна утримати аліменти з авансу» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 22).
Аванс для працівника-новачка. А на яку суму авансу може розраховувати працівник-новачок? У ст. 115 КЗпП визначено, що розмір зарплати за першу половину місяця визначається колективним договором або нормативним актом роботодавця, але не менше оплати за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника.
Оскільки першою половиною місяця вважаються 15 календарних днів з 1-го по 15-те число, отже, працівник-новачок має право отримати суму авансу виходячи з його посадового окладу і кількості відпрацьованих ним робочих днів з 1-го по 15-те число місяця.
Відповідно якщо працівник прийнятий з 16-го числа або пізніше, то немає підстав виплачувати йому зарплату за першу половину місяця.
Той факт, що аванс виплачується, наприклад, 22-го числа, ролі не відіграє.
У випадку якщо працівник прийнятий 15-го числа або раніше, то він має повне право на отримання авансу виходячи з кількості відпрацьованих ним робочих днів у першій половині місяця.
Розмір зарплати за місяць
Розмір зарплати за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим за розмір мінзарплати. Якщо ця сума виявилася нижчою, потрібно розрахувати працівникові «трудову» доплату до рівня мінзарплати. Це вимога ст. 31 Закону про оплату праці.
У 2020 році розмір мінзарплати становить: у місячному розмірі — 4723,00 грн, у погодинному — 28,31 грн/год.
Якщо працівник не виконав місячної (годинної) норми праці, наприклад, у зв’язку з роботою в умовах неповного робочого часу (за сумісництвом), хворобою, відпусткою, прогулом, простоєм тощо, нараховану йому зарплату за фактично відпрацьований час порівнюємо з мінзарплатою, визначеною пропорційно виконаній нормі праці. Фактична зарплата працівника виявилася вищою, ніж «мінімалка»? «Так» — нараховуємо йому фактичну зарплату. «Ні» — додатково розраховуємо і нараховуємо працівникові «трудову» доплату. Її величина дорівнює різниці між мінімальною зарплатою, визначеною пропорційно виконаній нормі праці (відпрацьованому часу) і фактичною зарплатою працівника***.
*** Детальніше про «трудову» доплату ми писали в статтях «Обов’язкова доплата до мінзарплати: гід по гарантії», «Обов’язкова доплата до мінзарплати: секрети застосування» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 7).
