Чи потрібен маршрут у подорожньому листі?
Чи потрібно зазначати маршрут при заповненні подорожнього листа?
Розпочнемо з того, що подорожній лист — уже давно не обов’язковий атрибут 
первинного обліку на підприємстві. Але водночас документальне підтвердження списання пального, як завжди, потрібне (у тому числі, щоб захистити себе від бажання перевіряючих визнати неправомірними витрати зі списання пального). Для цих цілей багато хто продовжує використовувати стару форму подорожнього листа (нині скасовану) або ж розробляє на її підставі документ-аналог, «вручну» додаючи або видаляючи до/з неї ті чи інші реквізити.
І податківці, й суди вказують на те, що первинний документ — аналог подорожнього листа повинен містити обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Тому якщо в документі не заповнені деякі реквізити, але обов’язкові реквізити заповнені, такий первинний документ не можна визнавати недійсним.
При цьому, наприклад, такий обов’язковий реквізит первинного документа, як «зміст і обсяг господарської операції», а саме те, яку деталізацію він повинен давати, — це предмет суджень.
Судова практика свідчить про те, що податківці «критично» ставляться до подорожніх листів, що не дозволяють ідентифікувати напрям використання зазначеного пального в господарській діяльності — у яких відсутні точні маршрути руху транспортних засобів, час роботи, показники спідометрів, марки пального, підписи відповідальних осіб тощо (див., наприклад, постанову Хмельницького окружного адмінсуду від 16.11.2015 р. у справі № 822/6023/15*).
* reyestr.court.gov.ua/Review/53741079
Слід зазначити, що факт «господарності» операції важливий і для ПДВ-обліку. Податковий кредит із придбаних ПММ, які були використані не в госпдіяльності, потрібно буде за правилами компенсувати шляхом нарахування податкових зобов’язань із п. 198.5 ПКУ. А отже, підприємству потрібно мати докази, що поїздка була пов’язана з госпдіяльністю. Довести це якраз і дозволяє зазначення маршруту поїздки.
Чи допоможе в цьому випадку наказ, який містить вимогу, що автомобіль може використовуватися тільки в госпдіяльності (для виконання працівником своїх трудових обов’язків)? На наш погляд, це не «залізний» доказ «господарського» використання. Адже наявність такого наказу не гарантує, що фактично авто не використовувалося для якихось інших цілей.
Тому, на нашу думку, у подорожньому листі (у документі — аналогу подорожнього листа) краще зазначати маршрут поїздок. Або ж потрібно мати інші документи, що підтверджують, куди їздив автомобіль, — наприклад, маршрутні листи.
Якщо можете підтвердити маршрут поїздки іншими документами, то в подорожньому листі його можна й не зазначати.
Форма № 4-мтп: бути чи…?
Чи потрібно подавати форму № 4-мтп після придбання легкового автомобіля і якщо так, то як часто?
Календарем подання форм державних статистичних спостережень та фінансової звітності у 2020 році** передбачено подання звітів за формою № 4-мтп***: (1) річного (не пізніше за 28 лютого); (2) місячних (на початку кожного місяця).
** www.ukrstat.gov.ua/plan_stat/2019/gr_form_20.htm
*** Затверджена наказом Держстату від 31.08.2016 р. № 162.
Цей звіт — одна з тих форм статзвітності, подання яких можливе й в електронному вигляді.
Подавати форму зобов’язані: юрособи, їх відокремлені підрозділи, які використовують та/або мають у запасах паливо (а саме: вугілля кам’яне, вугілля буре, нафту сиру, включаючи газовий конденсат, газ природний, бензин моторний, газойлі (дизельне паливо), мазути паливні важкі, пропан і бутан скраплені).
Обов’язок подання форми № 4-мтп не стосується ФОП!
Зверніть увагу: перелік видів палива, звітувати про рух і залиши якого потрібно щомісячно, значно вужчий, ніж передбачений для річної звітності. Вище ми навели вичерпний перелік видів палива, рух або наявність залишків за яким вимагає подання місячного звіту за формою № 20-мтп. Перелік видів палива, дані про яке показують у річному звіті, ви можете знайти у формі цього звіту.
Алгоритм заповнення звіту наведений у листі Держстату від 10.07.2018 р. № 17.4-12/26 (ср. ).
Багато хто з респондентів (саме ними ви є для органів Держстатистики) ігнорують подання цих звітів. Але їм ми нагадуємо, що неподання органам Держстатистики даних для проведення державних статистичних спостережень або подання їх недостовірними, не в повному обсязі, не за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, або із запізненням, може спричинити адміністративну відповідальність, передбачену ст. 1863 КпАП.
Розмір штрафу становить від 10 до 15 нмдг (170 — 255 грн), а за повторне порушення протягом року після накладення адміністративного стягнення — 15 — 25 нмдг (255 — 425 грн).
Адмінштраф при цьому накладають на посадових осіб. Розглядають справи про такі адмінправопорушення органи Держстатистики. Від їх імені розглядати справи та накладати адміністративні стягнення має право керівник Держстату, його заступники, а також інші уповноважені ним посадові особи цього органу (згідно зі ст. 2443 КпАП).
