З декрету на роботу
Працівниця вийшла з відпустки для догляду в жовтні і за відпрацьовану частину місяця їй нарахували зарплату, сума якої менше розміру МЗП. Чи потрібно в цьому випадку робити «трудову» доплату до МЗП і нараховувати ЄСВ-різницю?
Для наочності ситуацію розберемо на прикладі.
Приклад. Працівниця після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років стала до роботи з 26 жовтня 2020 року. До фактичної бази нарахування за жовтень увійде тільки зарплата за відпрацьований час у сумі 1500 грн (ЄСВ — 330 грн).
Так ось, у цьому випадку «трудову» доплату до МЗП ми робити не повинні, оскільки у звітному місяці працівник НЕ виконав місячної (годинної) норми праці.
А ось вимоги про сплату ЄСВ з МЗП ми дотриматися повинні (якщо це основне місце роботи і працівник не є особою з інвалідністю).
Оскільки в нашому прикладі МЗП жовтня (5000 грн) вища за фактичну базу нарахування за жовтень (1500 грн), розраховуємо додаткову базу нарахування ЄСВ (3500 грн (ЄСВ — 770 грн)) і відображаємо її у Звіті з ЄСВ за жовтень.
Інакше кажучи, сума ЄСВ за цією працівницею за жовтень становитиме:
— на зарплату жовтня — 330 грн;
— на додаткову базу ЄСВ за жовтень — 770 грн.
Зверніть увагу! У графі 15 таблиці 6 Звіту з ЄСВ ставте кількість календарних днів — 31.
Також не забудьте зазначити в таблиці 5 Звіту з ЄСВ за жовтень закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років.
Але врахуйте: якщо працівниця вийшла на роботу на умовах неповного робочого часу, не перериваючи відпустку для догляду за дитиною до 3 років, у цьому випадку таблицю 5 не заповнюємо*.
* При виході на роботу на умовах неповного робочого часу відпустка до 3 років не переривалася, тобто немає факту її закінчення.
З декрету — відразу в щорічну відпустку
Працівниця після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 (6) років, не ставши до роботи, йде в щорічну відпустку. Як розрахувати їй середню зарплату для відпускних?
Тут керуємося абз. 3 п. 4 Порядку № 100**.
** Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
У загальному випадку розрахунковим періодом для розрахунку відпускних є 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому починається відпустка (абз. 1 п. 2 Порядку № 100). Але оскільки в розрахунковому періоді (12 попередніх місяців) у працівниці немає заробітку, то середню зарплату для оплати днів щорічної відпустки розраховуємо виходячи з місячного окладу працівниці, встановленого їй у трудовому договорі на день виходу у відпустку.
І ще момент. Якщо в працівниці відпустка до 3 років закінчується, наприклад, у суботу 07.11.2020 р., а щорічну відпустку вона хоче взяти відразу після відпустки до 3 років, це не проблема. Нехай пише заяву на відпустку з 08.11.2020 р. Прив’язки до того, що початок відпустки повинен припадати виключно на робочий день, законодавство не містить. Тому надавати щорічну відпустку з вихідного дня допустимо.
З декрету — на роботу, а потім у відпустку
Якщо працівниця вийшла з відпустки для догляду за дитиною, потім пропрацювала деякий час і взяла щорічну відпустку. Що потрібно врахувати в цьому випадку?
При розрахунку відпускних врахуйте, що з такого розрахункового періоду виключаємо період, протягом якого працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 (6) років (абз. 6 п. 2 Порядку № 100).
Приклад. Працівниця перервала відпустку для догляду за дитиною до 3 років і стала до роботи з 5 листопада 2020 року. З 14 грудня вона йде в щорічну основну відпустку на 14 календарних днів. Посадовий оклад працівниці — 5000 грн. Вона працює в режимі неповного робочого часу по 4 години на день (0,5 ставки). Як у цьому випадку розрахувати відпускні?
Розрахунковим періодом для визначення відпускних є грудень 2019 року — листопад 2020 року. Із цього розрахункового періоду необхідно виключити дні відпустки для догляду за дитиною до 3 років. Тобто грудень 2019 — жовтень 2020 року виключаємо повністю, як місяці, не відпрацьовані з поважної причини. Тому в розрахунковому періоді залишається листопад 2020 року. При цьому 4 к. дн. листопада (з 1-го по 4-те) також не враховуємо із зазначеної вище причини.
Таким чином, у розрахунковому періоді залишається 26 календарних днів (30 - 4).
Тепер переходимо до розрахунку відпускних. Спершу визначимо суму заробітної плати, нараховану за дні, відпрацьовані в листопаді:
5000 грн х 0,5 : 21 роб. дн. х 18 роб. дн. = 2142,86 грн.
Середньоденну зарплату знаходимо, поділивши суму зарплати на кількість календарних днів у розрахунковому періоді:
2142,86 грн : 26 к. дн. = 82,42 грн/к. дн.
Сума відпускних становитиме:
82,42 грн x 14 к. дн. = 1153,88 грн.
Не виходячи з відпустки для догляду, звільнилася
Працівниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, вирішила звільнитися. Що потрібно врахувати при її звільненні? Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні? Чи потрібно їй відпрацьовувати в день звільнення?
Перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3 років не обмежує працівницю в праві подати заяву про звільнення, наприклад, за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) або за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП). Інакше кажучи, якщо ініціатива звільнення виходить від працівниці або відбувається за угодою сторін (роботодавець не змушує її до цього кроку), зі звільненням проблем не буде.
При цьому спеціально переривати відпустку за свій рахунок, виходити на роботу і працювати в день звільнення працівниці не потрібно! Головне, щоб у день звільнення працівниці була видана трудова книжка (якщо це основне місце роботи) і проведений з нею остаточний розрахунок.
Попередьте про це працівницю, щоб цього дня вона прийшла за трудовою. Якщо день звільнення закінчується, а за трудовою (остаточним розрахунком, у випадку якщо він здійснюється з каси підприємства) працівниця так і не прийде, цього ж дня направте їй поштою повідомлення з вказівкою про необхідність отримати трудову книжку (зарплату).
Є ще варіант — переслати трудову книжку поштою з доставкою за зазначеною адресою. Але це зробити можна тільки з письмової згоди працівниці.
А тепер важливий нюанс. У загальному випадку відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку закінчується в день виповнення дитині 3 років. Вийти на роботу жінка повинна наступного дня після дня народження дитини. Наприклад, дитині виповниться 3 роки 18.11.2020 р. Жінці слід вийти на роботу 19.11.2020 р. Тому звільнити працівницю краще останнім днем відпустки (або до її закінчення). Якщо ви звільнятимете працівницю 19.11.2020 р., то цього дня вона вже не перебуває у відпустці до 3 років. Тому вона повинна або відпрацювати цей день і відповідно за цей день їй потрібно нарахувати зарплату, або, що значно простіше, попросіть її написати заяву про надання відпустки без збереження зарплати на 1 день.
Компенсація за невикористану відпустку при звільненні
Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні, якщо жінка звільняється у відпустці для догляду за дитиною до 3 років?
Розпочнемо з того, що в разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. Компенсації підлягають усі дні не використаних працівником щорічних відпусток і додаткових відпусток «на дітей» незалежно від того, скільки років вони не надавалися. Строків давності щодо таких відпусток немає.
Далі діємо так***.
*** Вам може також бути цікава стаття «Щорічна відпустка після декрету: скільки днів відпочивати?» (журнал «Бухгалтер 911» 2019, № 33).
Крок 1. Визначаємо, за який робочий рік працівниці востаннє надавалася щорічна відпустка повної тривалості.
Крок 2. Визначаємо кількість років, відпрацьованих у роботодавця, за які не використані відпустки.
Крок 3. Обчислюємо відпускний стаж за кожним робочим роком, за який не була надана відпустка, і кількість днів невикористаної відпустки. Так, за кожен повністю відпрацьований рік працівниці належить щорічна відпустка повної тривалості. Кількість днів відпустки за робочий рік, який був відпрацьований не повністю, визначаємо за допомогою формули:
Дкомп= Двідп х (Квідпр- Сввідпр) : (Крік- Сврік),
де Дкомп — кількість днів невикористаної відпустки, що підлягають компенсації, за робочий рік, за який здійснюється розрахунок;
Двідп — загальна тривалість щорічної відпустки, що надається за повний відпрацьований рік;
Квідпр — кількість календарних днів, які увійшли до відпускного стажу згідно зі ст. 9 Закону про відпустки в робочому році, за який здійснюється розрахунок;
Сввідпр — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, які припадають на період, що ввійшов до відпускного стажу, в робочому році, за який здійснюється розрахунок;
Крік — загальна кількість календарних днів у робочому році, за який здійснюється розрахунок;
Сврік — загальна кількість святкових і неробочих днів у робочому році, за який здійснюється розрахунок.
Важливо! При розрахунку відпускного стажу врахуйте, що період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами включається до відпускного стажу, а ось відпустці для догляду за дитиною до 3 (6) років там місця немає!
Далі розпочинаємо розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку.
Суму компенсації за невикористану відпустку розраховують у тому ж порядку, що й суму звичайних відпускних, керуючись Порядком № 100.
Якщо працівниця звільняється так, що в розрахунковому періоді заробіток є (наприклад, перебувала у відпустці для догляду всього декілька місяців), то суму компенсації визначаємо, помноживши кількість днів невикористаної відпустки, які підлягають компенсації, і суму середньоденної заробітної плати.
Якщо в розрахунковому періоді (12 попередніх місяців) у працівниці немає заробітку, то середню зарплату для оплати днів щорічної відпустки розраховуємо виходячи з місячного окладу працівниці, встановленого їй у трудовому договорі на день виходу у відпустку.
Суму компенсації розрахували? Тепер дивимося, чи потрібно виконувати вимогу про сплату ЄСВ з МЗП.
Якщо працівниця звільняється не останнім робочим днем місяця, то ЄСВ справляєте з фактичної бази нарахування єдиного внеску. Вимоги про сплату ЄСВ у розмірі не нижче мінімального страхового внеску тут дотримуватися не потрібно.
А якщо працівниця звільняється з основного місця роботи останнім робочим днем місяця (і не є особою з інвалідністю)? У цьому випадку в нас працівник перебуває в трудових відносинах з роботодавцем повний місяць і в нас є база для нарахування ЄСВ. Тому тут вимоги про сплату ЄСВ з МЗП дотримуватися потрібно.
Тож порівняєте фактичну базу нарахування ЄСВ працівниці з мінімальною зарплатою. Якщо база нарахування ЄСВ виявиться менше мінімалки, розрахуйте різницю між цими двома величинами і донарахуйте на неї ЄСВ.
Наприклад, якщо працівниця звільняється 30.11.2020 р. і в місяці звільнення (в останній робочий день місяця!) працівникові був нарахований оподатковуваний ЄСВ дохід (наприклад, компенсація за невикористану відпустку), то ЄСВ потрібно сплатити не менше ніж з мінімалки.
Якщо ж звільнення відбувається без нарахувань і виплат, тобто немає бази для нарахування внеску, то виконувати вимогу про ЄСВ з МЗП не потрібно (відсутня база для нарахування ЄСВ).
На замітку. З усього вищевикладеного випливає, що якщо б працівниця звільнялася не останнім робочим днем місяця, то роботодавцеві розраховувати різницю і донараховувати на неї ЄСВ не довелося б. ЄСВ справлявся б з фактичної бази нарахування. Тобто роботодавцеві невигідно звільняти працівницю останнім робочим днем місяця, якщо база нарахування ЄСВ за такою працівницею виявляється нижче мінімалки. Якщо не хочете сплачувати ЄСВ з різниці між мінімальною зарплатою і фактичною базою нарахування ЄСВ, домовляйтеся з працівницею про розірвання трудового договору іншою датою.
Тепер ми плавно підібралися до заповнення ф. № 1ДФ і Звіту з ЄСВ у цій ситуації.
Форма № 1ДФ. Якщо працівниці у звітному кварталі нараховувалися/виплачувалися зарплатні доходи (у нашому випадку це сума компенсації за невикористані дні відпустки), то на неї обов’язково формуємо у ф № 1ДФ рядок із сумою доходу. При цьому в графі 7 розд. I ф. № 1ДФ проставляємо дату звільнення.
Але! Якщо працівниці, яка звільнилася у відпустці для догляду за дитиною, жодні виплати у звітному кварталі не нараховувалися, то рядок без сумових показників, але з датою звільнення у ф. № 1ДФ на неї не формуємо.
ЄСВ-звіт. У таблиці 5 на працівницю формуйте два рядки:
1) про закінчення відпустки до 3 років (категорія особи — 6). При цьому: в графі 11 ставимо дату припинення такої відпустки у зв’язку зі звільненням (ставимо дату звільнення); а в графі 16 — номер та дату наказу, на підставі якого відбулося звільнення;
2) про звільнення (категорія особи — 1), проставляючи, зокрема: у графі 11 дату звільнення; у графі 16 повторюємо вдруге номер і дату наказу, на підставі якого відбулося звільнення; у графі 17 — підставу звільнення.
Пам’ятайте, що в другому рядку потрібно заповнити графи 12 — 15!
Компенсацію за дні невикористаної відпустки в таблиці 6 відображаємо як звичайну зарплату. Так, у таблиці 6 ЄСВ-звіту на працівницю також формуємо один рядок із сумою відпускної компенсації, проставляючи серед іншого в графі 15 кількість календарних днів у трудових відносинах по дату звільнення.
У графі 10 код типу нарахувань «10» проставляти не потрібно.
Що врахувати при розрахунку компенсації відпустки на дітей? Сума компенсації відпустки на дітей розраховується в тому ж порядку, що й звичайної відпустки. Тут є нюанси тільки при визначенні права на таку відпустку. Дивіться, що ми маємо на увазі.
Спочатку для наочності звичайна ситуація: працівниця підприємства, що має двох дітей до 15 років, у якої право на соцвідпустку на дітей на цьому підприємстві виникло у 2018 році, жодного разу не скористалася такою відпусткою. У листопаді 2020 року вона звільняється. Відповідно роботодавець повинен виплатити їй компенсацію за всі невикористані дні додаткових відпусток на дітей за всі роки, коли вона мала право на цю відпустку (тобто 10 календарних днів за 2018, 2019 і 2020 роки — разом 30 календарних днів).
Проте будьте уважні, якщо звільняється, не виходячи на роботу (!), працівниця, яка перебуває у відпустці для догляду за другою дитиною. Дивіться: ст. 19 Закону про відпустки і ст. 1821 КЗпП визначено, що соцвідпустка надається, зокрема, працюючій жінці, яка має двох або більше дітей віком до 15 років. Тож якщо після народження другої дитини жінка перебувала у відпустці для догляду за другою дитиною і не працювала, то право на відпустку на дітей у неї не виникло, а отже, і компенсувати нічого.
Тобто для отримання права на додаткову відпустку на дітей працівниці недостатньо лише мати двох дітей віком до 15 років. Вона повинна до того ж працювати (виконувати свої трудові обов’язки).
