Старі помилки
Помилки щодо ЄСВ, ПДФО та ВЗ, допущені у звітних періодах до 2021 року, виправляємо за допомогою чинного на сьогодні Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, та сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок) і його додатків.
Основні принципи
Принцип 1. Прийнята звітність, яку необхідно відкоригувати, залишається чинною на момент виправлення помилки.
Система, при якій наступний звіт затирає попередній, тут НЕ працює! Тобто здана до закінчення граничного строку подання звітність з ЄСВ, ПДФО і ВЗ, яка прийнята податківцями і пройшла всі контролі, у тому числі під час завантаження до реєстрів страхувальників і застрахованих осіб, навіки «цементується» в системі.
У вас немає можливості «перекрити» її новою звітністю. Ви можете тільки відкоригувати необхідні реквізити і показники прийнятої звітності, як у межах звітного періоду, так і поза його межами.
Принцип 2. Коригування поданої звітності проводимо за допомогою Податкового розрахунку та його додатків з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» залежно від часу його подання.
Так, формуємо Розрахунок з типом:
— «Звітний новий» у разі необхідності проведення коригувань Податкового розрахунку з типом «Звітний» або «Звітний новий» (якщо вже виправляли помилки) до закінчення строку його подання.
Поданими до закінчення граничного строку подання вважають усі прийняті податківцями Розрахунки з типом «Звітний» і «Звітний новий», тобто первинні дані й усі проведені коригування даних за звітний квартал;
— «Уточнюючий» — якщо виправляємо помилки після закінчення строку подання звітності з типом «Звітний» та/або «Звітний новий» за попередні періоди, у тому числі до 2021 року.
Принцип 3. Коригуюча звітність повинна містити тільки ті додатки, в яких проводиться коригування.
Принцип 4. «Звітний новий» або «Уточнюючий» Податковий розрахунок і його додатки формуємо і заповнюємо за єдиними правилами. Вони повинні містити інформацію тільки щодо рядків з уточнюваними показниками або сумами ПДФО, ВЗ, ЄСВ.
Рядки з правильною інформацією дублювати не потрібно.
Помилки в 4ДФ і формі № 1ДФ
Для виправлення помилок у базі оподаткування, ПДФО, ВЗ, ознаках доходів і пільг формуємо «виправляючий» звіт за той період, у якому була допущена помилка. Він міститиме Податковий розрахунок і додаток 4 (4ДФ) до нього з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» (залежно від того, коли виправляємо помилку). У Податковому розрахунку заповнюємо тільки реквізитну частину (рядки 01 — 05) і в рядку 06 наводимо відомості про додаток, який подаємо, та кількість аркушів у ньому.
Коригуємо 4ДФ. Реквізити в «шапці» 4ДФ повинні відповідати тим, які були зазначені в раніше поданому 4ДФ, який ви зараз коригуєте (за винятком ситуації, коли ви саме їх і коригуєте).
«Звітний новий» і «Уточнюючий» 4ДФ міститимуть інформацію тільки щодо рядків, які уточнюються/додаються/вилучаються.
Для вилучення одного помилкового рядка з попередньо поданої звітності потрібно повторити всі графи такого рядка і в графі 10 «Ознака 0, 1» зазначити «1» — рядок на вилучення.
Для введення нового або пропущеного рядка необхідно повністю заповнити всі його графи і в графі 10 зазначити «0» — рядок на введення.
Для заміни помилкового рядка на правильний потрібно вилучити помилкову інформацію, зазначивши в графі 10 відмітку «1», і ввести окремим рядком правильну інформацію, проставивши в графі 10 такого рядка відмітку «0».
Тобто в цьому випадку слід заповнити два рядки, один з яких вилучає помилкову інформацію, внесену раніше, а другий — вносить правильну інформацію.
Коригуємо ф. № 1ДФ. ПДФОшні помилки, неточності, допущені в розд. І форми № 1ДФ, коригуєте за тими ж правилами, що й помилки в 4ДФ.
А як заповнювати реквізити «номер місяця в кварталі»?
Що стосується поля «номер місяця в кварталі» рядка 02 коригуючого 4ДФ, то в ньому в разі коригування звітних періодів до 2021 року зазначаєте «3» — останній місяць кварталу. При цьому не має значення, в якому місяці була допущена помилка, що виправляється.
Оскільки у формі № 1ДФ зазначалася інформація за звітний квартал загальною сумою, то й у разі виправлення за допомогою 4ДФ помилок, які були допущені за звітні періоди до 2021 року, розбивати суми за місяцями кварталу не потрібно.
Детальніше див. матеріал «Виправляємо помилку у формі № 1ДФ» цього номера.
А ось для коригування сум доходів і сум ВЗ, які зазначалися в рядку «Військовий збір» розд. ІІ форми № 1ДФ, залишили «старий» механізм.
Причина проста: до 01.01.2021 р. щодо ВЗ не було персоніфікації. Тому коригувати персоніфіковано те, що не було персоніфіковано, безглуздо.
Як же виправлятимемо помилки в рядку «Військовий збір» розд. ІІ форми № 1ДФ? Достатньо просто. У розд. ІІ 4ДФ:
— у рядку «Військовий збір» відображаєте правильну інформацію про нарахований і виплачений дохід і утриманий та перерахований військовий збір;
— у рядку «Військовий збір — виключення» повторюєте всі графи помилкового рядка з ВЗ з раніше поданої форми № 1ДФ.
Помилки в Д5 і таблиці 5 Звіту з ЄСВ
У Д5 Податкового розрахунку, так само, як і раніше в таблиці 5 Звіту з ЄСВ, наводимо відомості про трудові (цивільно-правові) відносини із застрахованими особами. Допущені в них помилки коригуємо так само, як і помилки в 4ДФ.
Тобто за той період, у якому допущена помилка, формуємо з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» (залежно від того, коли виправляємо помилку) Податковий розрахунок і Д5.
У Податковому розрахунку заповнюємо реквізитну частину (рядки 01 — 05) і в рядку 06 зазначаємо вид додатка, який подаємо разом з Податковим розрахунком, та кількість аркушів у ньому.
У Д5 заповнюємо «шапку» (рядки 01 — 031). Далі в табличній частині Д5 застосовуємо принцип «Ознака 0, 1». Тобто щоб:
— вилучити зайвий рядок у поданому Д5 (таблиці 5), повторюємо його і в графі 20 «Ознака 0, 1» проставляємо «1»;
— додати забутий рядок — формуємо його і в графі 20 проставляємо «0»;
— виправити помилкові відомості — формуємо 2 рядки.
В одному рядку повністю повторюємо інформацію з помилкою і в графі 20 Д5 проставляємо «1» — рядок на вилучення. У другому рядку зазначаємо правильну інформацію і в графі 20 наводимо «0» — рядок на введення.
Помилки в Д1 і таблиці 6 Звіту з ЄСВ
Інформація з Д1 Податкового розрахунку, а до 2021 року — з таблиці 6 Звіту з ЄСВ, використовується Пенсійним фондом для формування щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованих їй у звітному місяці видів доходів, які включаються до бази нарахування ЄСВ.
Порядок виправлення помилок у Д1 Розрахунку і таблиці 6 Звіту з ЄСВ, напевно, найбільш заморочливий. Тут важливу роль відіграють два фактори.
Перший — вид помилки:
— несумова (коригування персональних даних і їх доповнення/вилучення) чи
— сумова (помилка в базі нарахування ЄСВ та/або сумі ЄСВ).
Другий — тип Розрахунку, який використовуємо для виправлення помилки, а саме «Звітний новий» чи «Уточнюючий».
Розпочнемо зі знайомого вже способу виправлення — за допомогою ознаки «0» — рядок на введення і «1» — рядок на вилучення.
«Ознака 0, 1». За допомогою графи 25 «Ознака 0, 1» Д1 Розрахунку виправляємо:
1) будь-які помилки, допущені в Д1, якщо коригування здійснюємо за допомогою Розрахунку «Звітний новий» до закінчення строку подання Податкового розрахунку за відповідний квартал;
2) несумові помилки (помилки, описки в податковому номері, П. І. Б. застрахованої особи, кількості днів тощо) в Д1 і таблиці 6 Звіту з ЄСВ, якщо коригування проводимо в Податковому розрахунку з типом «Уточнюючий» після закінчення граничного строк подання Податкового розрахунку.
Порядок виправлення знайомий. Щоб:
— вилучити рядок, повторюємо його й у графі 25 Д1 проставляємо «1»;
— додати забутий рядок, формуємо його й у графі 25 Д1 — «0»;
— виправити помилки в рядку поданого Д1 або таблиці 5 — вилучаємо його за допомогою ознаки «1» і додаємо новий за допомогою ознаки «0».
Нагадаємо, що загальні сумові показники з Д1 формують відомості в розд. І Податкового розрахунку. Тому в разі коригування сумових показників у раніше поданому Д1 така інформація має бути зазначена у відповідних рядках (1, 2, 3, 7, 8) розд. І Податкового розрахунку з типом «Звітний новий», у якому проводиться коригування.
Причому, якщо після здійснених коригувань сума вилучених показників перевищує суму включених показників, то в зазначених вище рядках буде відображена різниця, на яку зменшилися відповідні показники.
У такому разі допускається відображення показників у відповідних рядках розд. I Податкового розрахунку з типом «Звітний новий» зі знаком «мінус».
КТН 2, 3. Якщо потрібно виправити сумові помилки в таблиці 6 Звіту з ЄСВ або в Д1 Податкового розрахунку після закінчення граничного строку його подання, то для цього не можна використовувати ознаки 0, 1!
Виправлення таких помилок здійснюється за іншим принципом. Їх можна виправити:
варіант 1 — за допомогою Розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, у якому допущена помилка. Він міститиме безпосередньо сам Податковий розрахунок і додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;
варіант 2 — у складі Розрахунку за поточний квартал з типом «Звітний».
Порядок виправлення (незалежно від обраного варіанта) такий. У Д1 на працівника, в сумових даних якого ви самостійно виявили помилку, формуєте окремий рядок, зазначаючи, серед іншого:
— у графі 09 — КТН «2» — якщо донараховуєте базу та/або ЄСВ, або ж КТН «3» — якщо зменшуєте базу та/або ЄСВ;
— у графі 10 — місяць і рік, за який виправляєте помилку.
Інші графи заповнюєте в загальному порядку. Причому якщо зменшуєте базу нарахування або суму ЄСВ, то сумові показники зазначаєте без знака «мінус».
Замість нього — КТН «2».
Коригуючі сумові показники переносимо з Д1 до розд. І Податкового розрахунку (графи 4 — якщо збільшили суму нарахувань з ЄСВ, графи 6 — якщо зменшили).
Ще один важливий момент. Якщо після закінчення звітного періоду необхідно одночасно виправити сумові і несумові помилки за даними застрахованої особи, то дієте так. Спочатку формуєте Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий», виправляєте несумові помилки і направляєте його податківцям. Потім створюєте Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» для коригування показників щодо ЄСВ і теж відправляєте податківцям.
