Теми статей
Обрати теми

Вольному — воля, а відрядженому — добові

Біляєва Олена, експерт з питань оплати праці
Як визначити розмір добових? Чи може він коливатися залежно від посади працівника або регіону, в який його направляють? Освіжимо в пам’яті й інші «добові» питання.

«Нормування» добових

Найоптимальніший варіант для госпрозрахунківців — розробити, погодити з трудовим колективом (профспілкою) і затвердити внутрішнє Положення про відрядження. У ньому слід обумовити усі найбільш суттєві питання, що виникають при направленні співробітників у службові поїздки. Один з розділів такого Положення якраз може бути присвячений добовим.

Не знаєте, що прописати в Положенні? Тут вам орієнтиром можуть стати бюджетні Інструкція № 59* і постанова № 98**.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

** Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб…» від 02.02.2011 № 98.

Чи є межа добових?

Для госпрозрахунківців розмір добових на нормативному рівні не встановлений. Вони визначають розмір добових у внутрішньому Положенні про відрядження (див. вище), в окремому наказі або наказі про направлення працівника у відрядження. Але! Якщо говоримо про нижню межу, то порада: не опускайтеся нижче норм для бюджетників з постанови № 98.

З урахуванням позиції того ж Мінсоцу (лист від 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28).

Для відряджень у межах України це 60 грн. «Закордонні» добові диференційовані залежно від країни відряджання.

А що з верхньою межею? Для госпрозрахунківців вона, знову-таки, не окреслена. Платити можна скільки завгодно. Але! Виплачуючи працівникові добові, врахуйте: тільки визначену законодавством суму не оподатковують ПДФО і ВЗ (абз. 5 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Що це за сума? Це:

0,1 розміру мінзарплати на початок року (у 2021 році — не більше 600 грн, у 2022 році — не більше 650 грн) з розрахунку на кожен календарний день відрядження по Україні;

80 євро з розрахунку на кожен календарний день закордонвідрядження. За офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ.

При цьому щоб уникнути виникнення оподатковуваного доходу через коливання курсу, доцільно встановлювати граничний розмір закордонвідрядних добових у сумі трохи менше ніж 80 євро (а не рівно 80 євро).

Усе, що перевищуватиме вказані вище суми, доведеться оподаткувати ПДФО і ВЗ як додаткове благо (див. категорію 103.02 ЗІР).

Щоб «накрутити» ПДФО і ВЗ на оподатковувану частину (оподатковуваний «вершок») добових, треба використати коефіцієнт (К), розрахований за формулою:

К = 100 : (100 - Спдфо - Свз),

де Спдфо — ставка ПДФО (18 %);

Свз — ставка ВЗ (1,5 %).

При вказаних ставках ПДФО і ВЗ отримаємо коефіцієнт 1,242236. Застосувавши його до суми оподатковуваних добових (до оподатковуваного «вершка»), ви отримаєте суму доходу у вигляді додаткового блага, що підлягає нарахуванню та оподаткуванню.

Стосовно звітності. На наш погляд, у додатку 4ДФ Об’єднаного розрахунку оподатковувану суму добових логічно відображати з ознакою доходу «126» (як додаткове благо). Але не такі прості наші податківці. Так, оподатковуваний «вершок» вони називають додатковим благом. Але чомусь бачать його в додатку 4ДФ з ознакою «118», передбаченою для відображення надміру виданих і своєчасно не повернених коштів (див. роз’яснення з категорії 103.02 ЗІР).

Під ЄСВ добові не потрапляють незалежно від їх розміру!

Якщо в рахунок включено...

Чи треба зменшувати розмір добових, якщо в рахунки на проживання включено харчування? Ні, оскільки таке зменшення не передбачено п.п. 170.9.1 ПКУ (ср. ). Водночас ніщо не заважає підприємству на власний розсуд передбачити таку умову в Положенні про відрядження. Наприклад, можна прописати, що розмір добових зменшується до 80 % при одноразовому харчуванні, до 55 % при дворазовому і до 35 % — при триразовому харчуванні. Чи можна обумовити, що у разі, коли вартість харчування включена в рахунок готелю або проїзні документи, добові зменшуються на цю суму.

Рахуємо дні

Добові розраховуйте окремо за кожен день відрядження, включаючи дні приїзду і від’їзду, вихідні, святкові і неробочі дні і час перебування в дорозі.

Дні вибуття у відрядження і прибуття до місця постійної роботи зараховують як 2 дні.

При цьому в Положенні про відрядження можуть бути прописані нюанси в частині розміру оплати таких «неповних» днів.

Якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження збігаються, добові виплачуйте за 1 день. За яким із відряджень (першим або другим) відобразити в цьому випадку відшкодування добових, підприємство вирішує самостійно.

Важливе питання: що вважати днем вибуття/прибуття? Відповідаємо. Днем вибуття у відрядження слід вважати день відправлення потягу, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи працівника, що відряджається. У свою чергу, день прибуття з відрядження визначений як день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника, що відряджається (п. 7 розд. І Інструкції № 59). Зверніть увагу: при відправленні транспортного засобу до 24 години днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше — наступна доба.

Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховують час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначають день прибуття працівника, що відряджається, до місця постійної роботи.

Зверніть увагу: дата на транспортному квитку і дата вибуття (повернення) працівника згідно з наказом про направлення у відрядження повинні збігатися (абзац другий п. 7 розд. І Інструкції № 59).

Виняток дозволяється робити тільки для випадків, коли працівник затримався у відрядженні на вихідні або святкові і неробочі дні. Проте і тоді Інструкція № 59 забороняє відшкодовувати працівникові добові.

Водночас на практиці можуть виникати ситуації, коли через розклад руху громадського транспорту або унаслідок відсутності квитків на потрібний рейс виїхати у відрядження доводиться заздалегідь або ж повертатися трохи пізніше за заплановане. Як бути у такому разі?

Передусім цю ситуацію слід обумовити в Положенні про відрядження. У ньому вкажіть, що затримка працівника у відрядженні без поважних причин позбавляє його права на компенсацію добових за ці дні. Але якщо працівник аргументує свою відсутність за місцем роботи у встановлений наказом час (тобто керівник розцінить причини відсутності як поважні), підприємство зобов’язане виплатити добові за додаткові дні відрядження.

Документальне підтвердження

Добові витрати — це витрати на харчування та інші особисті потреби працівника у відрядженні, які не треба документально підтверджувати. Але не так усе просто.

Положення того ж п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ суму добових вимагають визначати у разі відрядження:

— в межах України і в країни, в’їзд громадян України на територію яких не вимагає наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами;

— у країни, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонслужб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або інших документів, що підтверджують перебування особи у відрядженні).

Звертаємо увагу: на сьогодні навіть при службових поїздках у візові країни відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, які підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів і т. д.).

Якщо ж таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті можуть стати для вас рятівною паличкою.

До Звіту працівник додає ксерокопії сторінок паспорта (чи замінюючого його документа) з прізвищем і відмітками про перетин кордону. Ці копії завіряє відділ кадрів або головбух підприємства.

Також можна додати до Звіту довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Держприкордонслужби України, в якій мають бути вказані пункт пропуску, дата і час перетину кордону працівником, що відряджається, серія, номер, тип і назва паспортного документа (п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59). Вважаємо, що така довідка підійде не лише бюджетним, але й госпрозрахунковим підприємствам.

Якщо ж необхідні підтвердні документи відсутні, добові потрапляють під оподатковуваний приціл.

Хочемо підкреслити, що головним документом для підтвердження розміру добових є наказ про направлення працівника у відрядження. Причому його наявність обов’язкова як для внутрішніх, так і для закордонвідряджень. У наказі мають бути чітко вказані дати вибуття у відрядження і прибуття до місця постійної роботи. За ними визначають загальну тривалість відрядження і, відповідно, суму добових.

Також вам знадобляться первинні документи, що підтверджують факт перебування працівника в місці відрядження, а саме: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання працівника, що відряджається, і т. п.

А як бути, якщо працівник у внутрішньоукраїнському відрядженні не здійснював ніяких витрат на відрядження і, як наслідок, у нього немає перерахованих документів?

Мінфін вважає, що в цьому випадку суму добових можна визначити тільки на підставі наказу (див. лист Мінфіну від 04.05.2011 № 31-07230-16-25/11433). А ось податківцям цього недостатньо. У такій ситуації вони хочуть бачити ще і первинні документи, що засвідчують наміри і фактичне здійснення відрядження (див. лист ДПСУ від 18.06.2011 № 11327/6/15-0516). Для цього підійдуть будь-які документи, що підтверджують зв’язок службової поїздки з госпдіяльністю підприємства. Наприклад, п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ до таких документів відносить:

— запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;

— укладений договір або контракт;

— інші документи, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

— документи, що засвідчують участь особи, яка відряджається, в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться з тематики, яка збігається з господарською діяльністю підприємства, що відряджає працівника.

Відмітимо: цей перелік не є вичерпним, тобто може бути доповнений іншими підтвердними документами.

«Забугорні» нюанси

За загальним правилом (див. категорію 103.17 ЗІР) добові відшкодовують:

— за «українськими» нормами — за час проїзду по території України;

— за «закордонними» нормами — за час проїзду і перебування на території іншої країни.

Аванс на закордонвідрядження працівникові видають у валюті країни відряджання або вільно конвертованій валюті. Тому добові за «закордонні» дні відрядження перерахуйте у валюту, в якій видаєте аванс. При цьому якщо норми закордондобових установлені:

— у гривнях, визначте встановлений НБУ курс гривні до необхідної валюти на дату виплати авансу. Потім норму добових у гривнях діліть на курс і помножте на кількість днів закордонвідрядження;

— в одній валюті, припустимо, в євро, а аванс треба видати в іншій валюті, дійте так. На дату виплати авансу визначте крос-курс валют: для цього встановлений на цю дату курс гривні до євро поділіть на курс гривні до необхідної валюти. Далі норму добових витрат у євро помножте на розрахований крос-курс і на кількість днів закордонвідрядження.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі