Лікарняні в Д1
Суму лікарняних відображаємо в Д1, сформованому за той місяць звітного кварталу, в якому вони були фактично нараховані в бухобліку. Цей порядок не змінюється й у разі, коли місяці, на які припав період хвороби, входять до звітного кварталу. Тобто тут «рулить» місяць нарахування.
У Д1 лікарняні відображаємо окремим рядком або рядками, якщо непрацездатність припала на декілька місяців.
Якщо лікарняні нараховує звичайний роботодавець, то за рядком з їх сумою наводимо, серед іншого, у графі:
— 08 — код категорії застрахованої особи «29» — якщо хворів звичайний працівник (ставка ЄСВ — 22 %) або ж «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю (ЄСВ — 8,41 %);
— 10 — місяць і рік, на які припадає період тимчасової непрацездатності;
— 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на місяць, зазначений у графі 10, згідно з лікарняним листом.
Інші графи за рядками з лікарняними заповнюємо в загальному порядку.
Увага! ФСС затримує виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності. Тому якщо допомога нарахована, але не виплачена, ЄСВ слід сплатити в загальному випадку не пізніше 20-го числа наступного місяця.
Лікарняні в 4ДФ
Для ПДФО лікарняні — це зарплата. Тому їх окремо не виділяємо в 4ДФ, а наводимо в загальній сумі зарплати з ознакою доходу «101».
Якщо лікарняні виплачуємо в місяці, що йде за місяцем нарахування, то їх суму та суму сплачених ПДФО і ВЗ відображаємо в 4ДФ за місяць їх нарахування.
Якщо ж місяць, що настає за місяцем нарахування лікарняних, минув, а виплата не здійснена, то нарахування/виплату лікарняних і нарахування/сплату військового збору та ПДФО відображаємо в 4ДФ за фактом. Це підтверджують податківці в 103.25 ЗІР.
Приклад. Працівник Остапчук Іван Іванович (реєстраційний номер 3025854565) хворів у березні 10 к. дн. Листок непрацездатності надано та лікарняні нараховано у квітні. Сума зарплати працівника за повністю відпрацьований місяць — 10000 грн (ПДФО — 1800 грн, ВЗ — 150 грн, ЄСВ — 2200 грн). Сума лікарняних — 3000 грн (ЄСВ — 660 грн), у тому числі за рахунок роботодавця — 1500 грн, за рахунок ФСС — 1500 грн (ПДФО — 270 грн, ВЗ — 22,50 грн). Фінансування від ФСС отримано та допомогу виплачено в червні.
Д1 за квітень. Підприємство-страхувальник відобразить суму лікарняних за березень у Д1 за квітень 2 кварталу (див. фрагмент Д1). Адже саме цього місяця вони були нараховані.
4ДФ за квітень. Підприємство своєчасно виплатило зарплату за квітень та оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності. А ось допомога від ФСС була нарахована, але не виплачена ані у квітні, ані у травні (місяці, що йде за місяцем нарахування). Тому суму допомоги та сплачені з неї ПДФО і ВЗ відображаємо за фактом (графи 3а ≠ 3, 4а ≠ 4, 5а ≠ 5).
4ДФ за травень. Фінансування від ФСС не отримано.
Проте у підприємства є зобов’язання сплатити з нарахованої, але не виплаченої допомоги по тимчасовій непрацездатності ПДФО (270 грн) і ВЗ (22,50 грн). На це п.п. 49.18.1, п. 57.1 і п.п. 168.1.5 ПКУ відводять 30 календарних днів, що йдуть за місяцем нарахування доходу. Припустимо, що ПДФО і ВЗ були сплачені 28 травня. Факт сплати ПДФО і ВЗ у травні в граничні строки зазначаємо у графах 4 і 5 4ДФ за травень.
4ДФ за червень. У червні надійшли кошти від ФСС (1500 грн). Допомога виплачена, що й показуємо в 4ДФ за червень у загальній сумі зарплати за цей місяць (графа 3).
У «трудовому» додатку Д5 початок/закінчення хвороби не відображаємо.
