Що таке електронний чек
Спочатку зазначимо: Закон про РРО (див. у ст. 2 термін «розрахунковий документ») передбачає, що чеком може бути документ, утворений також і в електронній формі (електронний розрахунковий документ).
І такий електронний документ нарівні з паперовим підтверджує здійснення розрахункової операції.
А зараз, у тому числі у зв’язку з поширенням програмних РРО (ПРРО), подання чека в електронній формі на практиці вже стало буденною справою. Звичайно, почали надходити подібні запитання: як «авансово» звітувати тим працівникам, яким при витрачанні коштів на госппотреби підприємства були надані продавцями електронні фіскальні чеки або посилання на них? Про другий випадок і йдеться у зверненні читача.
Як видають електронний чек продавці
Зауважимо, що п. 2 ст. 3 Закону про РРО передбачає надання покупцеві розрахункового документа, і зокрема чека, в електронній формі.
Такий чек може видаватися у тому числі, але не виключно:
— з відображенням на дисплеї РРО або дисплеї пристрою, на якому встановлений програмний РРО (ПРРО), QR-коду, що дозволяє особі здійснювати його зчитування та ідентифікацію з розрахунковим документом за структурою даних, який у ньому міститься;
— та/або відправленням електронного розрахункового документа на наданий такою особою абонентський номер чи адресу його електронної пошти.
Тобто нашому працівникові продавець канцтоварів повинен був надати чек в електронній формі: або шляхом надання QR-коду для зчитування чека, або відправленням такого чека електронною поштою, Viber, Telegram, WhatsApp, або SMS чи Messenger. При цьому на пристрої (РРО/ПРРО) має бути встановлена відповідна програма.
Відправлення повідомлення здійснюється в загальному порядку від імені власника SIM-карти.
Про доставку фіскального чека від продавця повинно надходити SMS-повідомлення*.
* Див. інформацію від податківців про це тут: visnuk.com.ua/uk/news/100025317-praktika-vikoristannya-prro-yak-peredati-chek-pokuptsyu
Проте в нашому випадку, судячи з наведеної в запитанні інформації, продавець надав (відправив) працівникові не власне документ (чек), а посилання на електронний розрахунковий документ, який розміщений на сайті його підприємства або десь на «хмарному» сховищі в Інтернеті.
За цим посиланням зазвичай покупець може відкрити і завантажити собі на пристрій в електронному вигляді заповнений на конкретне придбання/оплату фіскальний чек. І, відзначимо, зараз на практиці «наданням» чеків у такий спосіб деякі продавці досить часто «грішать».
Але чи можна вважати, що таким чином чек був наданий покупцеві, як того вимагає п. 2 ст. 3 Закону про РРО? Чи тут має місце порушення цієї норми?
Апологети такого способу «надання» покупцям електронних чеків посилаються на те, що в цій нормі Закону про РРО є слова «у тому числі, але не виключно». На думку таких продавців, це дозволяє їм «надавати» покупцеві електронний фіскальний чек у тому числі й таким, «відсилочним», способом.
Позиція фіскалів щодо видачі чека інтернет-посиланням
Проте фіскали щодо такого способу, схоже, дотримуються іншої думки. У ІПК ДПСУ від 31.08.2021 № 3164/ІПК/99-00-07-05-01-06 вони відповідали на запитання: чи можна надавати клієнтові не розрахунковий документ встановленої форми та змісту, а спеціальний ідентифікатор, за допомогою якого клієнт зможе завантажити належний йому розрахунковий документ із сайта підприємства (особистого кабінету клієнта)?
Так от, фіскали відповіли так. Припущення підприємства про наявність варіативності і невичерпності способів надання електронного розрахункового документа стосується тільки документа (установленої форми та змісту) і способів його відтворення (візуалізації) на дисплеях РРО, приладах ПРРО, надання можливості направляти його за адресою електронної пошти або на абонентський номер, наданий таким клієнтом.
Проте тут підприємство планує надавати (відправляти) клієнтові не електронний розрахунковий документ, а спеціальний ідентифікатор для можливості завантаження такого документа через інтернет-сайт підприємства. А такий спосіб, на думку фіскалів, є прямим порушенням вимоги про надання саме розрахункового документа встановленої форми і змісту споживачеві, передбаченого п. 2 ст. 3 Закону про РРО (ср. ).
Чи є критичним спосіб отримання для покупця
Ми ж вважаємо, що в цьому питанні усе не так однозначно, але зазначимо, що проблема способу надання електронного чека в межах нашої теми є критичною в першу чергу для продавця. А ось для покупця, на нашу думку, не має ніякого значення, яким чином він зможе дістатися до свого електронного фіскального чека. А саме:
— прямим (якщо його буде відправлено покупцеві безпосередньо на е-mail чи якимись «вайберами-вацапами») або
— непрямим (через посилання за адресою його знаходження в якомусь інтернет-масиві).
Важливо, щоб покупець зміг-таки дістатися до електронної форми чека і мав можливість роздрукувати чек на папері.
А зробити це (дістатися до електронного чека і роздрукувати його) цілком можливо і в нашому випадку.
Електронний чек — до авансового звіту
Ми вважаємо, що в такій ситуації при складанні авансового звіту логічно вчиняти так само, як і у випадках з електронними квитками при складанні звітів після відряджень (див. про це консультації в категоріях 102.18 і 103.17 ЗІР).
Роздрук паперової копії електронного чека для цілей подання працівником авансового звіту вважаємо необхідним.
Адже поки що немає віртуальної форми авансового звіту. Хоча, можливо, і це не за горами.
Роздруковану паперову копію і буде додано працівником до авансового звіту. Адже щоб витрачена сума не вважалася доходом працівника (чи була йому відшкодована без утримання ПДФО, якщо він купував «за свої»), п.п. «б» п.п. 170.9.1 ПКУ вимагає, щоб такі витрати були «документально підтверджені».
Чи потрібно засвідчувати роздрукований чек
Для надання «солідності» такій паперовій копії бажано, щоб вона була засвідчена відповідальною особою (наприклад, головним бухгалтером тощо), а можливо, і самим працівником-підзвітником. Така засвідчена копія запитань у перевіряючих взагалі викликати не повинна.
Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, установленому законодавством (ч. 6 ст. 7 Закону № 851**).
** Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.
Водночас, строго кажучи, можна паперову копію чека і не засвідчувати. Наприклад, податківці не вимагають засвідчувати в банку роздруковану копію електронної квитанції, навіть коли подаються документи для отримання податкової знижки (див. консультацію в категорії 103.06 ЗІР).
Та й до того ж на сайті податкової є спеціальний сервіс «Пошук фіскального чека», який знаходиться у відкритій частині Електронного кабінету, доступ до якої здійснюється в режимі реального часу без ідентифікації особи за посиланням: cabinet.tax.gov.ua/cashregs/check. Тобто завжди можна перевірити і реальність чека, і легітимність РРО/ПРРО, який його створив.
Можна на майбутнє інструктувати підзвітників, щоб просили у продавця направляти підприємству саме електронний чек, а краще — його роздруковувати. Але водночас, як заявляють фіскали (категорія 109.20 ЗІР), у програмному забезпеченні «Програмний реєстратор розрахункових операцій» зараз реалізована можливість друку розрахункових документів (касових чеків) тільки для пристроїв з операційною системою Windows.
