Скануємо трудові книжки: практичні ситуації

Чи треба сканувати незаповнені сторінки трудової книжки, а також сторінки із заохоченнями?

Орієнтир у цьому випадку — Порядок № 11-1*. Згідно з п. 5 цього документа скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки і документів про стаж, повинні містити усі сторінки трудової книжки в хронологічному порядку і поля відповідних документів, бути придатними для сприйняття їх змісту.

Якщо підходити до цієї норми формально, то виходить, що сканувати треба абсолютно усі сторінки трудової книжки, у т. ч. і незаповнені.

Проте, на наш погляд, збільшувати таким чином обсяг робіт і собі, і ПФ необхідності немає. Достатньо передати відомості із заповнених сторінок трудової книжки. Фахівці ПФУ також висловлюються за сканування тільки заповнених сторінок трудової книжки (див., наприклад, роз’яснення ГУ ПФУ в Кіровоградській обл.: www.pfu.gov.ua/kr/420284-robotodavtsyam-neobhidno-pam-yataty-pro-taki-vymogy-do-skan-kopij-dokumentiv/).

А ось за ситуації, коли ви або попередній роботодавець випадково пропустили розворот і продовжили записи на наступному розвороті трудової книжки, порожній розворот треба обов’язково відсканувати і передати до ПФ, щоб пенсійники переконалися в тому, що на цьому пропущеному розвороті записів не було.

Розділ трудової книжки «Відомості про заохочення» за наявності в ньому записів також треба відсканувати і передати до ПФ

* Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізособи-підприємця, фізичної особи, що забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1.

Чи існують якісь вимоги до назви файлів скан-копій трудової?

На нормативному рівні таких вимог немає. ПФУ свого часу рекомендував вказувати назву файлу у форматі* «НННННННННН_ЛС_ПС.jpg (.pdf)»,

де НННННННННН — реєстраційний номер облікової картки платника податків;

ЛС — номер лівої сторінки трудової книжки, починаючи з 02;

ПС — номер правої сторінки трудової книжки, починаючи з 03.

Перший розворот, де міститься П. І. Б., повинен мати значення ЛС_ПС, рівне 00_01.

Наприклад:

2650012123_00_01.jpg — це перший сканований розворот, де міститься П. І. Б. застрахованої особи;

2650012123_10_11.jpg — це п’ятий сканований розворот, де міститься інформація про трудові відносини на сторінках трудової книжки 10 і 11

* www.pfu.gov.ua/content/uploads/sites/ 17/2020/07/Rekomendatsiyi-po-roboti-zi-skanovanymy-kopiyamy-trudovoyi-knyzhky.pdf

До ПФ скан-копію трудової книжки працівника прийняли із зауваженням, що не зазначені дата і номер наказу про звільнення з попереднього місця роботи. Працівник узяв із попереднього місця роботи копію наказу. Як краще вчинити: відправити скан-копію наказу або видати трудову книжку працівникові під розписку, щоб йому на попередньому місці роботи внесли дані?

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження і заохочення, виправлення виконується роботодавцем, який зробив відповідний запис (п. 2.6 Інструкції № 58*). Відповідно ви, як новий роботодавець, не можете внести в трудову книжку реквізити наказу про звільнення працівника з попереднього місця роботи.

Працівникові, який був прийнятий на роботу до 10.06.2021, роботодавець видає трудову книжку на руки або при звільненні, або після завершення процедури включення в реєстр застрахованих осіб відомостей про трудову діяльність працівника (п. 2 розд. II Закону № 1217**).

Таким чином, якщо ПФ вже обробив скан-копії трудової книжки працівника (у розділі «Звернення» порталу ПФУ за переданою скан-копією з’явився статус «Виконано»), то ви сміливо можете видати трудову книжку працівнику під підпис. А він уже звернеться до попереднього роботодавця для уточнення записів у трудовій книжці. Потім працівник може самостійно відсканувати і передати відомості, яких не вистачає, пенсійникам через особистий кабінет на порталі ПФУ portal.pfu.gov.ua або звернутися для цього безпосередньо до ПФ

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

** Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX.

Перед скануванням трудової книжки бухгалтера виявили, що попередній кадровик вніс запис «Прийнято на посаду бухгалтера на умовах неповного робочого часу». Чи треба видавати наказ про виправлення помилкового запису в трудовій або сканувати, як є?

У трудову книжку не вносять умови трудового договору з працівником: тривалість робочого часу (наприклад, неповного, скороченого), графіки роботи, умови оплати праці, наявність/відсутність повної матеріальної відповідальності і т. п. Також не слід вносити умови прийняття на роботу: за строковим трудовим договором, за контрактом, наявність/відсутність строку випробування.

Окремий наказ про внесення виправлень у трудову книжку видавати не треба. Щоб виправити раніше внесений запис про прийняття на роботу, у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки вкажіть:

— у графі 1 — порядковий номер запису;

— у графі 2 — дату внесення змін;

— у графі 3 — номер запису, що є недійсним, і текст правильного запису;

— у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження), запис з якого неправильно внесений у трудову книжку

Якщо у вже відсканованій трудовій книжці виявиться помилка, чи можна передати дані повторно?

Помилки, неточності і неправильні записи в трудових книжках слід виправити до їх сканування і передачі до ПФУ. Але якщо вже так сталося, що помилка в трудовій книжці виявлена і виправлена після передання даних, то ви цілком можете ще раз відсканувати і відправити відомості до ПФ