Витратні матеріали в офісі — це предмети, які необхідні для підтримки функціональності офісної оргтехніки (ксероксів, БФП, факсів, принтерів), а також інших приладів, які забезпечують роботу офісу. Прикладами таких матеріалів можуть бути картриджі, тонери, батареї, акумулятори тощо.
Найчастіше після того, як витратники відпрацювали свій ресурс, їх замінюють. Іноді можуть продовжити їм життя (як,наприклад, у випадку з перезаправкою картриджа). Як усе це облікувати? Подивимося!
Заміна витратників
Бухоблік. Витратні матеріали на заміну придбаваються окремо від офісної техніки, на яку їх установлюють. Тому вони є окремим об’єктом обліку. На нашу думку, їх доцільно розглядати як запаси, причому обліковувати саме як матеріали, а не як МШП. Тому придбані витратні матеріали оприбутковуємо на субрахунок 209. У момент установлення (тобто початку експлуатації) вартість витратників списуємо на адміністративні витрати (проводка Дт 92 — Кт 209).
Тобто первісна вартість ОЗ або МНМА, на які встановлений витратник, не збільшується на його вартість. Адже мова про підтримку ОЗ або МНМА в робочому стані (п. 15 НП(С)БО 7).
Також вартість ОЗ або МНМА, куди встановлюють витратник, не треба зменшувати на первісну вартість старого витратника (того, який замінили).
Навіть якщо заміна відбувається уперше й вартість старого витратника «сидить» у первісній вартості ОЗ або МНМА, вона ляже на витрати через амортизацію. Якщо ж старий витратник у минулому сам установлювався окремо, то його вартість ніколи і не включалася в первісну вартість пристрою, з якого цей витратник знімають.
Податок на прибуток. Тут усе — за бухобліком. Виняток, якщо ви купували витратні матеріали безпосередньо у неприбуткової організації або ризикового нерезидента.
Тоді високодохіднику слід визначити різниці, передбачені п.п. 140.5.4 ПКУ. Проте для операцій з придбання офісних витратних матеріалів такі контрагенти малоймовірні.
ПДВ. Якщо витратні матеріали придбані з ПДВ, то за стандартних умов (ПН від постачальника, зареєстрована в ЄРПН*) вхідний ПДВ включається в ПК. Очевидно, що витратні матеріали безпосередньо пов’язані з госпдіяльністю. Тому компенсуючий ПДВ на підставі п.п. «г» п. 198.5 ПКУ не нараховується.
* Або чек, в якому сума ПДВ максимум 40 грн за день (після затвердження авансового звіту).
Заправка картриджів
Бухоблік. У цьому випадку витратний матеріал не замінюється, а здійснюються роботи, пов’язані з тим, щоб забезпечити його подальшу експлуатацію. Зазвичай перезаправку картриджів здійснюють сторонні організації. Отже, у бухобліку матиме місце звичайне придбання послуг для адміністративних цілей (Дт 92 — Кт 63, 68).
Якщо ж ви перезаправляєте картриджі самостійно, за фактом таких робіт фарба чи порошок тонера, які обліковуються у вас на балансі, для таких цілей списуються на адміністративні витрати (проводка Дт 92 — Кт 209).
Туди ж списуються витрати на оплату праці ваших працівників, які виконують роботи із заправки картриджів (Дт 92 — Кт 66, 65). Зазвичай це і є працівники, що забезпечують адміністративні потреби офісу.
Податок на прибуток. Знову ж таки жодних різниць.
ПДВ. Якщо картридж вам заправляла стороння організація, сума вхідного ПДВ у складі вартості послуг із перезаправки картриджа включається в ПК. Звичайно ж, без всяких компенсуючих ПЗ.
Ключ без замка і навпаки
І в цьому питанні податківці можуть придумати платникам проблеми з витратами та/або податковим кредитом. І, звичайно ж, найкращий спосіб це зробити — завести пісню про нереальність госпоперацій чи їх негосподарський характер.
Наприклад, для чого вам раптом знадобилися картриджі, якщо у вас на балансі немає жодного принтера? А акумулятор під радіотелефон чому купуєте, якщо вам рахунки надходять тільки за мобільний зв’язок? І так далі, і тому подібне.
Скажемо відверто: за відсутності на балансі хоча б одного принтера придбання картриджів ще не може виглядати як негоспдіяльність.
Раніше суди враховували наявність принтерів на балансі як аргумент, що витрати на придбання картриджа — господарські (див., наприклад, ухвалу Севастопольського апеляційного адмінсуду від 24.10.2012 у справі № 2а-1457/11/0170/19**).
** reyestr.court.gov.ua/Review/28497171
Наразі маємо позицію Верховного Суду, що виробничі та трудові ресурси не завжди розташовані за місцем реєстрації підприємства, і навіть за умови їх відсутності підприємство не позбавлене права залучати до виконання своїх зобов’язань третіх осіб (постанова ВС від 18.08.2021 у справі № 826/11020/15***).
*** reyestr.court.gov.ua/Review/99062821
Адже, може, ви орендуєте принтери та купуєте картриджі під них.
Але щоб скористатися цим висновком суду, підприємство, на балансі якого немає принтера, повинен надати конкретні правові підстави. Якщо у вас немає на балансі своїх принтерів, а ви купуєте картриджі, має бути договір на оренду чужого принтера. Особливо це стосується поширеної ситуації, коли працівник приносить з дому свій власний принтер і ставить його в офісі.
Інакше можуть виникати питання з витратами і податковим кредитом. Тому краще мати договір оренди. Причому не обов’язково за цю оренду платити — договір безоплатної оренди (тобто договір позички в розумінні ст. 827 ЦКУ) теж цілком підійде.
А якщо навпаки? Тобто директор витягнув із кишені власні гроші й купив картридж для принтера, який є на балансі підприємства? Тоді це дохід уже для підприємства.
Треба оприбуткувати картридж проводкою Дт 209 — Кт 718, а вже потім списувати (Дт 92 — Кт 209). З відповідними податковими наслідками (збільшення оподатковуваного прибутку).
Це якщо директор вирішив зробити підприємству подарунок. Якщо ж підприємство компенсує такі витрати, потрібно скласти авансовий звіт. Як у ситуації, коли працівник за свої купує ТМЦ для підприємства. Податківці вже змирилися, що при такій компенсації ПДФО у фізичної особи немає, якщо придбання пов’язане з виконанням трудової функції (роз’яснення в категорії 103.04 ЗІР).
