Передусім тут потрібно врахувати важливе правило: лікарняні у звітності відображаємо за фактом їх нарахування.
Далі. За загальним правилом із 1 жовтня електронний листок непрацездатності вважається виданим через 7 календарних днів після дати його закриття.
Тільки після закінчення цього строку його можна брати в роботу.
Виняток із цього правила — е-лікарняний з причиною непрацездатності «Вагітність і пологи». Детальніше щодо е-лікарняного з причиною непрацездатності «Вагітність і пологи» див. у статті «Вісті з полів про е-лікарняні» цього номера.
Далі в комісії (уповноваженого) із соцстрахування є 10 календарних днів з дати видачі е-лікарняного на призначення допомоги (відмови в призначенні) застрахованій особі.
Тож якщо листок непрацездатності закритий наприкінці місяця, то, найімовірніше, е-лікарняний за таким листком ви встигнете нарахувати лише наступного місяця.
Знову ж таки, потрібно ще дивитися, як оформлені листки непрацездатності. Чи сформований за одним страховим випадком один лікарняний лист або їх декілька.
Так, якщо працівник, як у нашому прикладі, хворіє у вересні та жовтні, то в нас може бути ситуація, коли за одним страховим випадком:
1) є кілька закритих лікарняних листів: наприклад, один лікарняний з 20.09.2021 по 24.09.2021, другий з 25.09.2021 по 29.09.2021, третій з 30.09.2021 по 04.10.2021. І частина з них/усі вони вже можуть мати статус виданих («готовий до сплати (виданий)»), з якими вже можна працювати та оплачувати.
Для довідки. Розібратися, що лікарняний є продовженням одного страхового випадку, можна за нумерацією. Щоправда, за вересневим лікарняним із нумерацією можливі варіанти. Наприклад, при продовженні може змінюватися номер, а саме цифра після знака тире в номері е-лікарняного змінена на наступну.
У жовтневих е-лікарняних номерах електронного листка непрацездатності вже повинен мати такий формат: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х, де ХХХХХХ — номер випадку непрацездатності, ХХХХХХХХХХ — порядковий номер листка непрацездатності, Х — номер версії. Якщо лікарняний створюється як продовження, номер випадку буде один й той самий, а десятизначний порядковий номер змінюватиметься;
2) є лише один лікарняний з 20.09.2021 по 04.10.2021.
Одразу скажемо, що другий варіант — у наших реаліях уже рідкість. Зазвичай е-лікарняні за одним страховим випадком «роздроблені» на 5, а то й зовсім на 3 календарних дні.
Отже, якщо у вас є кілька листків непрацездатності (варіант 1), то лікарняні вересня із статусом «готовий до сплати (виданий)» можна було нараховувати у вересні, якщо комісія із соцстрахування встигне у вересні прозасідати і призначити допомогу.
Відповідно такі лікарняні і до звітності потраплять вересневої (за третій квартал).
Але, імовірніше, другий лікарняний при варіанті 1 навряд чи ви встигли б нарахувати у вересні. Тоді нараховувати лікарняні за ним доведеться в жовтні. Відповідно у додатках Д1 і 4ДФ за вересень (раніше, ніж лікарняні нараховані) показувати їх не рекомендуємо.
А ось лікарняні за листком непрацездатності з 30.09.2021 по 04.10.2021 нараховувати вже точно потрібно буде в жовтні, адже після закриття лікарняного потрібно чекати ще 7 днів мінімум.
У другому випадку, коли за одним страховим випадком виданий один листок непрацездатності, який починається у вересні та закінчується в жовтні, лікарняні теж будуть нараховані в жовтні. Відповідно і в цьому випадку вони потраплять до додатків Д1 і 4ДФ за жовтень. Хоча, як ми вже згадували, такий випадок наразі — рідкість.
Далі розглянемо, як перехідні лікарняні (коли лікарняний відкритий у вересні — закритий у жовтні, закритий у вересні — нарахований у жовтні) відображати в додатках Д1 і 4ДФ за жовтень Податкового розрахунку за IV квартал.
Такі лікарняні вересня і жовтня мають бути відображені в розд. I 4ДФ за жовтень у загальній сумі зарплати з ознакою доходу «101».*
Окремо суми вересневих лікарняних у додатку 4ДФ не виділяємо і до моменту нарахування лікарняних не відображаємо*.
* Певні особливості має порядок заповнення додатка 4ДФ, якщо ФСС затримує фінансування. Щодо цієї проблеми див. статтю «Додаток 4ДФ: розбираємося на прикладах», «Бухгалтер 911», 2021, № 16.
Переходимо до питань заповнення Д1.
Суму лікарняних відображаємо в Д1, сформованому за той місяць звітного кварталу, в якому вони були фактично нараховані в бухобліку.
Тож тут ситуація аналогічна.
Але на відміну від додатка 4ДФ, лікарняні в Д1 показуємо окремо від інших виплат з розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховані лікарняні. Зазначаєте в графі:
— 10 — місяць і рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності;
— 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на місяць, зазначений у графі 10, згідно з лікарняним листом.
Графу 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком із сумою лікарняних заповнюєте, тільки якщо зарплата у звітному місяці працівнику не нараховувалася.
Інші графи за рядками з лікарняними заповнюєте в загальному порядку.
