ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» набув чинності 01.09.2021 р. З цієї ж дати втратив силу його попередник — ДСТУ 4163:2003. Новий стандарт (ДСТУ 4163:2020) фактично стосується всіх. І хоча ФОП як його користувачі прямо не названі, їм, вважаємо, теж треба його застосовувати — з урахуванням принципу із ст. 51 ЦКУ.
Чому важливо звернути увагу на факт набуття чинності новим ДСТУ? Він:
— регулює порядок оформлення організаційно-розпорядчої документації. Зокрема, він поширюється на: організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо); розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи;
— визначає склад реквізитів документів; вимоги до змісту і місця розташування реквізитів у документах; вимоги до бланків і оформлення документів.
Тому всю документацію підприємства, включаючи й кадрові документи, тепер слід складати, орієнтуючись на вимоги нового стандарту.
При цьому поява нового ДСТУ вплине й на заповнення бухпервинки. Так, склад реквізитів первинки визначає, звичайно ж, не ДСТУ, а Закон про бухоблік. Але ось в якому форматі проставляти, наприклад, такі реквізити, як «дата» і «підпис» документа, — Закон про бухоблік не визначає. Отже, слід орієнтуватися на «загальноприйняті» правила, які визначає усе той же ДСТУ.
Хоча, навіть якщо первинний документ буде заповнений у «старому оформленні», це ніяк на його чинність не впливає.
Одразу зазначимо найголовніше: ДСТУ змінює підхід до оформлення такого реквізиту, як підпис документа. Тепер підпис повинен містити не ініціали та прізвище особи, яка його підписує, а «власне ім’я та прізвище», причому у форматі «Власне ім’я ПРIЗВИЩЕ» (тобто не «І. I. Мельник», а «Iван МЕЛЬНИК»). Приклад із стандарту:
Є зміни й стосовно «формату» дати документа. Дату оформляють цифровим («07.12.2019»; допустимо й «2019.05.25») або словесно-цифровим способом («07 грудня 2019 року»; допустимо й «25 травня 2019 р.»).
Більш детальний аналіз — у наступному номері.
