ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8074-X.
КЗпП — Кодекс законів про працю України.
Закон № 1105 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105-XIV.
Інструкція про заповнення листка непрацездатності — Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 03.11.200 4 р. № 532/274/136-ос/1406.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13.11.2001 р. № 455.
Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88.
Перелік № 578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5.
Методичні рекомендації № 90 — Методичні рекомендації щодо здійснення інспекції органами Державної фінансової інспекції України, затверджені наказом Державної фінансової інспекції України від 14.12.2011 р. № 90.
Порядок № 4 — Порядок формування та подання страхувальниками звітності по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджений Постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 18.01.2011 р. № 4.
УМОВНЕ СКОРОЧЕННЯ
нмдг — неоподатковуваний мінімум доходів громадян.
Листок непрацездатності — це багатофункціональний документ, який є підставою для звільнення від роботи у зв’язку з непрацездатністю та з матеріальним забезпеченням застрахованої особи в разі тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів ( абз. 1 п.1 Інструкції про заповнення листка непрацездатності).
Тобто, листок непрацездатності (у народі більш відомий як «лікарняний») має важливе значення. По-перше, він підтверджує поважність причини відсутності працівника на роботі. По-друге, є підставою для оплати працівнику періоду хвороби.
Якщо виникла ситуація, коли «лікарняний» втрачено, чи можливо вирішити проблему та як необхідно діяти?
Не панікуємо, ця ситуація не безвихідна. В більшості ситуацій шляхи вирішення цієї проблеми є, але за певних умов. Отже, одразу відзначимо, що втрата листка непрацездатності миттєво не призводить до відмови працівнику в його оплаті. Проте, проблему необхідно вирішити та вчасно вжити необхідних заходів. Яких?
Для вжиття заходів щодо її вирішення, насамперед необхідно розуміти, коли, ким та за яких обставин його було втрачено. У цій статті пропонуємо розглянути декілька можливих ситуацій.
СИТУАЦІЯ 1. «ЛІКАРНЯНИЙ» ВТРАЧЕНО ДО ЙОГО ОПЛАТИ
Нагадаємо, підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності ( ч. 1 ст. 31 Закону № 1105).
Отже, при розв’язанні проблеми втрати листка непрацездатності, перш за все, важливим питанням є: чи було його оплачено чи ще ні?
Припустимо, державний виконавець державної виконавчої служби Ленінського районного управління юстиції у м. Харкові Іванов І. І., добираючись на роботу після хвороби громадським транспортом, загубив виданий йому медичним закладом лікарняний лист у маршрутному таксі.
У випадку, коли працівник Іванов І. І. «ніс, ніс та не доніс лікарняний» до бухгалтерії, тобто втратив листок непрацездатності до його оплати, то в цьому разі необхідно користуватися нормою, визначеною п. 1.14 Інструкції № 455.
Зокрема, нормами п. 1.14 Інструкції № 455 встановлено, що у разі втрати листка непрацездатності за рішенням лікарсько-консультаційної комісії лікувально-профілактичного закладу, в якому його видано, видається новий листок непрацездатності з позначкою «дублікат» на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю не здійснювалась.
Отже, у ситуації, коли Іванов І. І. не доніс листок непрацездатності до бухгалтерії, йому необхідно зробити такі кроки:
1) звернутися до бухгалтерії за місцем роботи стосовно отримання довідки про те, що за період перебування на лікарняному листок непрацездатності не оплачувався;
2) з отриманою із бухгалтерії за місцем роботи довідкою про неоплату лікарняного звернутися до медичного закладу за отриманням нового листка непрацездатності з позначкою «дублікат».
Слід відзначити, що допомога по тимчасовій непрацездатності на підставі дублікату листка непрацездатності призначається на загальних підставах.
Звертаємо увагу: якщо листок непрацездатності вже оплачено, при його втраті отримання дублікату неможливе.
Підсумок. При втраті листка непрацездатності до його оплати працівнику необхідно отримати дублікат «лікарняного».
СИТУАЦІЯ 2. «ЛІКАРНЯНИЙ» ВТРАЧЕНО ВЖЕ ПІСЛЯ ЙОГО ОПЛАТИ, В РЕЗУЛЬТАТІ НАСТАННЯ «ФОРС-МАЖОРНИХ» ОБСТАВИН
Припустимо, в приміщеннях Козацької районної державної адміністрації сталося лихо, наприклад, пожежа, або включили централізоване опалення та раптово затопило приміщення, або сталася крадіжка, або трапилось стихійне лихо тощо. В результаті таких непередбачуваних подій деяку документацію, зокрема і листок непрацездатності землевпорядника відділу земельних відносин Петрова П. П., було втрачено (пошкоджено водою, знищено вогнем тощо).
При цьому загублений листок непрацездатності вже було оплачено. Отже, як відмічалося нами вище, отримати його дублікат Петров П. П. не зможе. Чи є вихід із такої ситуації?
Так, є. Можна та необхідно відновити первинну документацію, пов’язану з оплатою лікарняного листка.
Враховуючи, що виданий закладом охорони здоров’я листок непрацездатності є первинним документом і підставою для відображення в бухгалтерському обліку нарахування оплати днів непрацездатності, то, як і будь-який інший первинний документ, він підлягає відновленню з урахуванням норм п. 6.10 Положення № 88.
Нагадаємо, п. 6.10 та 1.1 Положення № 88 визначено, що у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, госпрозрахункової організації (крім банків) незалежно від форм власності (далі — підприємства), а також установи та організації, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету (далі — установи), письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.
При цьому для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
За результатами роботи комісії складається акт, який затверджується керівником підприємства чи установи, де сталася «лихо-подія». Копія цього акта в 10-денний строк надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство чи установа, окрім того: підприємствами — до державної податкової інспекції, а установами — до місцевого фінансового органу.
При цьому не забуваємо про необхідність отримання в відповідних органах документів, які підтверджують настання форс-мажорних обставин в приміщеннях райдержадміністрації.
Зокрема, такими документами можуть бути: у разі пожежі — довідка з органу пожежної служби, у разі затоплення — довідка комунальних служб, у разі крадіжки — довідка органів МВС чи рішення суду, у випадку стихійного лиха — довідка територіального органу служби надзвичайних ситуацій тощо.
Установивши причини та перелік утраченої документації, можна приступати до поновлення облікових даних.
Що для цього можна зробити?
1. Звернутися до медичної установи, яка видала загублений лікарняний лист, з відповідним чином оформленим запитом для отримання реєстру виданих документів, яким підтверджується тимчасова непрацездатність працівника райдержадміністрації.
2. Звернутися до свого відділення Фонду соціального страхування України з проханням надати копії всіх втрачених звітів. При цьому до заяви доцільно додати, залежно від обставин форс-мажору, довідку з органу пожежної служби, або комунальних служб, або органів МВС, або служби надзвичайних ситуацій, а також акт комісії з переліком втрачених документів із зазначенням причин їх втрати.
Звертаємо увагу, що наявність зазначених документів буде підтвердженням підстав для оплати лікарняного за втраченим листком непрацездатності Петрова П. П.
Зокрема, про це йдеться у листі Виконавчої дирекції Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності «Щодо відновлення обліку даних у випадку втрати або знищення первинних документів на підприємстві» від 26.11.2007 р. № 04-29-2541.
Підсумок. При втраті листка непрацездатності за «форс-мажором» після його оплати організації необхідно отримати документи, які підтверджують «форс-мажорні» обставини та тимчасову непрацездатність працівника, а також відновити первинну документацію, пов’язану з оплатою йому «лікарняного».
СИТУАЦІЯ 3. «ЛІКАРНЯНИЙ» ВТРАЧЕНО ПІСЛЯ ЙОГО ОПЛАТИ, ВНАСЛІДОК ХАЛАТНОСТІ ВІДПОВІДАЛЬНОЇ ОСОБИ
Тепер розглянемо саму неприємну ситуацію, коли «лікарняний» було втрачено після його оплати, внаслідок халатності відповідальної особи.
Припустимо, листок непрацездатності працівника Кравець К. К. загублено після його оплати, внаслідок недбалості відповідальної особи — головного бухгалтера селищної ради Смирнової С. С.
Одразу зазначимо, що за таких умов підстав для його відновлення немає.
Враховуючи, що відновити лікарняний в цьому випадку неможливо, а він вже оплачений, то, відповідно, виникає ситуація, коли відсутні підстави для нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності. Що, в свою чергу, свідчить про безпідставне нарахування і виплату лікарняних Кравець К. К. А це вже скоєння правопорушення.
Якими будуть наслідки втрати лікарняного відповідальною особою? Чи можливо знайти шляхи вирішення цієї ситуації?
Спочатку поговоримо про наслідки.
Нагадаємо, що строк зберігання листків непрацездатності, зокрема в держоргані та органі місцевого самоврядування, складає три роки ( Перелік № 578/5).
Відсутність лікарняного листа свідчить про безпідставне нарахування та виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності, що є порушенням чинного законодавства.
Слід відзначити, що у першу чергу контролери Держфінінспекції при проведенні перевірки, зокрема в органі місцевого самоврядування чи держоргані, щодо правильності нарахування заробітної плати та інших доходів працівників звертають увагу саме на наявність листків непрацездатності, на підставі яких здійснювалася оплата лікарняного (п. п. 8.1 та 8.2 Методичних рекомендацій № 90).
Отже, не сподівайтеся, що це порушення залишиться інспекторами непоміченим.
А чи є можливість у головного бухгалтера селищної ради Смирнової С. С., винної у втраті лікарняного листка, виправити ситуацію?
Так, є. Що потрібно зробити? Якщо навіть вдалося уникнути службового розслідування та винесення догани, порадимо головному бухгалтеру селищної ради не чекати приходу інспекторів, а негайно відшкодувати суму безпідставно отриманого лікарняного, а також суму єдиного соціального внеску (надалі — ЄСВ), нараховану на таку допомогу.
При поверненні сум варто враховувати норми, встановлені ст. 128 КЗпП щодо обмеження розміру відрахувань із заробітної плати працівника (не більше 20 % від суми заробітної плати, в окремих випадках — не більше 50 %) та норми, встановлені ст. 136 КЗпП щодо покриття шкоди, заподіяної працівником. У разі, коли загублений лікарняний лист також оплачувався за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, то суму такої допомоги винної особи також необхідно повернути, як і суму ЄСВ, нараховану на таку допомогу.
Не зайвим буде відзначити, що працівник Кравець К. К., якому лікарняний був оплачений, не повинен нести відповідальність за втрату листка непрацездатності іншою особою і не повинен повертати суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, оскільки свої зобов’язання щодо оплати періоду хвороби він повністю виконав (отримав належно оформлений листок непрацездатності та надав його до бухгалтерії).
При цьому, відповідно до п. 7.7 Порядку № 4, якщо подібне порушення буде виправлено у повному обсязі до приходу інспекторів з перевіркою, то штрафні санкції до страхувальника застосовуватися не будуть. В іншому випадку, згідно з ч. 6 ст. 15 Закону № 1105, можна чекати штрафних санкцій.
Нагадаємо, ч. 6 ст. 15 Закону № 1105 встановлено, що у разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавці відшкодовують Фонду соціального страхування України (надалі — Фонд) в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг і сплачують штраф у розмірі 50 відсотків такої суми.
При цьому за несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників та інших отримувачів коштів Фонду накладається штраф у розмірі 10 відсотків несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів.
Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1 відсотка зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.
Крім того, посадові особи страхувальника можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 165-5 КпАП («Порушення законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності»).
Так, ч. 1 ст. 165-5 КпАП встановлено, що порушення посадовими особами підприємств, установ, організацій, фізичними особами, які використовують найману працю, порядку використання коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування, несвоєчасне або неповне їх повернення, несвоєчасне подання або неподання встановленої звітності, подання недостовірної звітності щодо використання страхових коштів, тягнуть за собою накладення штрафу від 8 до 15 нмдг (тобто від 136 до 255 грн.).
А за те саме порушення, скоєне протягом року, ч. 2 ст. 165-5 КпАП передбачено накладення штрафу від 10 до 20 нмдг (тобто від 170 до 340 грн.).*
* Поняття нмдг використовується для кваліфікації правопорушення, тобто визначення розміру шкоди, завданої протиправним діянням особи, та для визначення розміру покарання у вигляді штрафу. Отже, звертаємо увагу, що нмдг, який встановлює суму штрафу, не змінювався вже багато років і дорівнює 17 грн. — Прим. ред.
Підсумок. При втраті листка непрацездатності після його оплати, внаслідок недбалості відповідальної особи, такій особі необхідно відшкодувати суму допомоги по тимчасовій непрацездатності за цим лікарняним, з урахуванням нарахованої суми єдиного соціального внеску на цю допомогу.
І наостанок. Вважаємо, якщо виникненню проблеми неможливо запобігти, то завжди можна знайти шляхи її вирішення. Сподіваємося, що наші поради допоможуть вам у вирішенні повсякденних завдань.
