ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
Правила — Правила діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5.
СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Закріплена в номенклатурі схема систематизації справ використовується при розробленні схеми картотеки на виконані документи.
Правилами встановлено певні види номенклатур справ:
— типова;
— примірна;
— номенклатура справ установи;
— номенклатура справ структурного підрозділу.
Типові або примірні номенклатури. Типові або примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для підвідомчих установ з метою уніфікації складу справ та строків їх зберігання.
Типова номенклатура встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом. |
Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. |
Зверніть увагу! Строки зберігання справ, передбачені типовою або примірною номеклатурою справ, переносяться до номенклатури справ установи без змін.
Ще слід зазначити, що примірні та типові номенклатури справ, розроблені центральними органами влади, іншими центральними установами, схвалюються експертною комісією (далі — ЕК) відповідного органу вищого рівня, розглядаються відповідно до законодавства Центральною експертно-перевірною комісією (далі — ЦЕПК) Державної архівної служби (далі — Укрдержархів) та затверджуються їх керівниками.
Примірні ж та типові номенклатури справ, розроблені місцевими органами влади, іншими установами обласного рівня для однорідних за характером діяльності підвідомчих установ, погоджуються експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) відповідного державного архіву та затверджуються їх керівниками.
Важливо! Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати власну номенклатуру справ.
Номенклатура справ установи (зведена номенклатура) складається службою діловодства. Під час складання номенклатури справ установи використовується структурний або функціональний принцип її побудови.
Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів (канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ маркетингу та збуту продукції тощо). При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства, наступними розділами — структурні підрозділи, у тому числі відокремлені структурні підрозділи установи, що не мають статусу юридичної особи, у послідовності згідно зі штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів, а наприкінці зазначаються справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів установи (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо).
Функціональний принцип побудови номенклатури справ застосовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) у безструктурній установі між її працівниками. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо).
У разі виробничої потреби можливе поєднання структурного та функціонального принципів побудови номенклатури справ.
Зверніть увагу! Під час розроблення номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, з метою більш повного охоплення документообігу рекомендується вивчити та проаналізувати діяльність установи в цілому. Під час аналізу слід врахувати положення (статути) про установу та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні номенклатури справ; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та галузеві переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання установи на наступний рік.
Щодо номенклатури справ структурного підрозділу. Вона розробляється не пізніше 15 листопада поточного року на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі. Така номенклатура підписується керівником структурного підрозділу та візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).
У номенклатурі передбачаються заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки і питання діяльності установи, а також:
не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ |
справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж усього строку їх вирішення або ведення |
справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо) |
справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності (наприклад, справи ліквідаційної комісії) |
Звертаємо увагу! До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів! За рішенням ЕК установи до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів, що накопичуються в структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо). До номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.
Номенклатура справ установи (зведена) складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до Правил, на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою, наведеною в додатку 11.
Номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий — використовується службою діловодства як робочий, третій — передається до архіву установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий — надсилається до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради або органу вищого рівня. Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають номенклатуру справ установи у трьох примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня.
Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках. Один примірник номенклатури передається службі діловодства. Звертаємо увагу, що для використання в роботі структурні підрозділи установи не використовують оригінали номенклатур, а отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи.
Важливо! Номенклатура справ установи підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.
Наприкінці року номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства установи. Погоджена з ЕПК відповідного державного архіву (ЕК органу вищого рівня) номенклатура справ установи наприкінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня нового року.
ФОРМУВАННЯ СПРАВ
Як правило, справи формуються в установі децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. Але в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.
Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:
вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі |
групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп (формуються за період їх скликання), документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік), документів театрів, що характеризують сценічну діяльність (формуються за театральний сезон), справ фільмів, рукописів, історій хвороб |
вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів |
не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню |
до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс |
окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання |
за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки) |
Ще декілька загальних правил формування справ.
1. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
2. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронологією.
3. Накази (розпорядження) з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
Зверніть увагу! Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу — накази тривалого строку зберігання, в іншу — тимчасового строку зберігання.
4. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
— протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
— документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
5. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.
6. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
7 . Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
8. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формуються щомісяця в межах року.
9. Звернення громадян з питань роботи установи та всі документи з їх розгляду і виконання групуються окремо від звернень громадян з особистих питань. Звернення громадян з особистих питань залежно від їх кількості доцільно групувати за питаннями, наприклад: з питань роботи громадського транспорту, з питань медичного обслуговування тощо. Кожне звернення і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Повторні звернення і документи з їх розгляду систематизують у справи разом з попередніми.
Особливу увагу слід приділити особовим справам. В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:
— внутрішній опис документів справи;
— заява про прийняття на роботу (контракт);
— направлення або подання;
— особовий листок з обліку кадрів; автобіографія;
— документи про освіту (копії);
— копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо;
— доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.
Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 (із змінами).
Наостанок слід зазначити, що видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи має здійснюватися з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам — з письмового дозволу керівника установи.
Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
Видавати у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи окремі документи зі справ не дозволяється!
