До показників, що характеризують працю у сфері управління, належать: зниження трудомісткості обробки управлінської інформації; скорочення управлінського персоналу, термінів обробки інформації; скорочення втрат робочого часу управлінського персоналу за рахунок поліпшення організації праці; автоматизації трудомістких операцій у сфері управління. Це показники, які кількісно вимірюються. Такі показники у сфері управління, як підвищення кваліфікації управлінського персоналу, якості роботи, поліпшення умов праці, обґрунтованість управлінських рішень, культура управління й інші, не вимірюються чи узагалі вимірюються неповно.
Реалізація управлінських функцій забезпечується через:
— механізм внутрішньої координації;
— процедури стимулювання;
— систему інформаційного забезпечення;
— структуру прийняття рішень.
Так, внутрішня координація здійснюється через механізм розподілу влади і делегування повноважень відповідно до сформованої структури управління, що забезпечує гнучкість діяльності організації і її здатність координувати дії працівників. Ефективні процедури стимулювання дають змогу ідентифікувати потреби й інтереси людей і розробити такий механізм їх задоволення, який би спрямовував їх зусилля на досягнення загальних цілей. Система інформаційного забезпечення має сприяти своєчасному виявленню проблеми чи нових можливостей, що з’явилися внаслідок зміни умов господарювання, а структура прийняття рішень повинна забезпечувати оперативне і кваліфіковане опрацювання інформації для прийняття та реалізації адекватного ситуації рішення.
Особливості організації (розміри, вид діяльності тощо) визначають ступінь значущості кожного елемента. Порушення відповідності між елементами системи управління спричиняє не лише втрату динаміки розвитку організації, а й зростання витрат на функціонування системи управління, а значить, і зниження її ефективності.
Розглянемо чотири класичні моделі ефективності.
МОДЕЛЬ ЕФЕКТИВНОСТІ № 1
Ефективність за цією моделлю — це баланс трьох груп навичок:
Комунікативні навички + Професійні знання + Управлінські вміння.
Якщо бракує знань і компетенції в одній із цих сфер, втрачає силу управлінська ефективність загалом. Чи може керівник бути ефективним, якщо він або вона не вміє слухати людей, розуміти їх.
До комунікативних умінь також відносять уміння враховувати особливості закону передавання інформації (з запланованих 100 % слухач запам’ятає 27 % висловленого), вміння проводити презентацію на велику й малу аудиторію, вміння за допомогою питань з’ясовувати психологічний портрет людини, наприклад при прийомі на роботу.
Професійні знання — обізнаність керівника в тій сфері, в якій працює його організація (наприклад, у нашому випадку — знання законодавчої бази, поінформованість керівника щодо змін у законах країни). Управлінські вміння — це всі навички, що будуть потрібні керівникові при здійсненні чотирьох основних функцій менеджменту — планування (вміння ставити цілі й досягати їх, визначати пріоритети, прогнозувати та передбачати тощо), організації роботи підлеглих (розподіл обов’язків, постановка завдань, надання інструкцій), контролю (вміння за допомогою різних видів контролю підтримувати роботу команди на високоефективному рівні й досягати поставлених цілей) та мотивації (вміння надихати підлеглих на працю, підтримувати демотивованих та окреслювати нові перспективи). Керівник не може бути ефективним без уміння чітко й зрозуміло давати інструкції, мотивуючи, враховувати індивідуальність кожного підлеглого, підібрати правильний тип контролю відповідно до співробітника, організувати роботу таким чином, щоб апарат злагоджено працював навіть тоді, коли керівник перебуває у відрядженні.
МОДЕЛЬ ЕФЕКТИВНОСТІ № 2
Справжня ефективність — це функція двох елементів: ресурс + результат.
Ресурси в управлінській площині можуть бути фізичні, наприклад копіювальний апарат для офісу. Якщо не турбуватися про сам ресурс, то занедбаємо його за короткий час і залишимося без переваг, які він дає, — можливість отримувати якісні копії документів (як приклад). Ресурси можуть бути фінансовими. Ресурси, певна річ, можуть бути людськими.
На цьому принципі ми будуємо міцні стосунки між членами родини: приділяючи достатньо часу своїм рідним і близьким, ми отримуємо «дивіденди» у вигляді їхньої любові та підтримки. Так само й і з підлеглими. Змушуючи їх працювати понаднормово, не мотивуючи їх на нові досягнення та командну роботу, нехтуючи ними як особистостями, ми виснажуємо ресурс, який гарантує результат.
Варто інколи поставити питання самому собі: чим я зараз опікуюся — ресурсом чи результатом? Це дасть змогу зазирнути у майбутнє й побачити, що на вас чекає завтра — залежно від того, на чому ви фокусуєтеся сьогодні. Обирайте — ресурс чи результат? Можливо, баланс.
МОДЕЛЬ ЕФЕКТИВНОСТІ № 3
Ефективність за цією моделлю полягає в балансі двох різновидів завдань — оперативних та управлінських.
Свою діяльність ми завжди починаємо з оперативних завдань. До оперативних завдань ми відносимо такі справи, як роздрукування документів, надсилання запрошення або запрошення по телефону, написання листа від імені керівника, зведення балансу в певних документах, узагальнення судових справ за перше півріччя тощо. Що відбувається, коли, скажімо, ще вчора рядовий співробітник стає керівником відділу суду? Де юре — відбувається велика зміна в кар’єрі людини. Де факто — новоспечений керівник має ті самі повноваження та продовжує виконувати той самий набір завдань, за які він відповідав до підвищення. Яка тоді різниця між де факто та де юре? Секрет у тому, що має змінитися пропорція завдань, які виконуються. І чим ефективніший керівник, тим більше оперативних завдань він має делегувати підлеглим і, відповідно, тим більше має приділяти уваги управлінським функціям — плануванню, організації, контролю та мотивації. Підлеглі, насправді, чекають на завдання та професійне зростання. Якщо ж і ваша мета — зростати та бути ефективним, важливо йти у площину управлінських завдань і не дозволяти оперативним, рутинним завданням поглинути вас із головою, знову мова йде про баланс.
МОДЕЛЬ ЕФЕКТИВНОСТІ № 4
Ефективність за цією моделлю полягає в балансі п’яти функцій — п’ять ключових слів: час, результат, розвиток, пріоритети, рішення.
Час
• Ефективний керівник знає, на що витрачається його час.
• Систематично працює над управлінням тією малою частиною свого часу, яку він справді може контролювати.
Результат
• Ефективний керівник концентрується на досягненнях, що виходять за межі його організації.
• Націлений не на виконання роботи як такої (діє система конструктивного делегування), а на кінцевий результат.
• Перш ніж розпочати виконання того чи іншого завдання, ставить собі запитання: «Яких результатів від мене очікують?» Сам процес роботи відходить для нього на другий план.
Розвиток
• Ефективний керівник розвиває сильні сторони — свої власні, своїх начальників, колег, підлеглих.
• У складних ситуаціях спирається саме на ці сильні сторони.
• Не зупиняється на слабкостях.
• Не починає із завдань, які не в змозі вирішити.
Пріоритети
• Ефективний керівник зосереджується на кількох значних сферах, в яких прекрасна робота дасть визначні результати.
• Примушує себе визначати пріоритети й не відступати від своїх пріоритетних рішень.
• Знає, що в нього немає іншого вибору, як насамперед розібратися із першочерговими справами.
Рішення
• Приймає ефективне рішення (ряд правильних кроків у правильній послідовності; рішення, засноване на «незбіжності поглядів», а не на «консенсусі»).
• Приймає небагато рішень, але вони фундаментальні (потрібна правильна стратегія, а не винахідні прийоми).
• Знає, що швидке прийняття рішень — це прийняття помилкових рішень.
ПРАКТИКА ЗАСТОСУВАННЯ МОДЕЛЕЙ ЕФЕКТИВНОСТІ
Усі із представлених моделей ефективності впроваджені в концепцію діяльності Вінницького апеляційного адміністративного суду. Вдосконалення роботи суду полягає у постійній модернізації структури суду, застосуванні передових інформаційних технологій, вдосконаленні судових проваджень (своєчасність, передбачливість), залученні необхідних професіоналів для роботи з наявними ресурсами (людськими, матеріальними та фінансовими), розширенні цільової аудиторії обізнаності громадян щодо діяльності суду та постійному моніторингу якості виконання поставлених перед нами задач. Варто звернути увагу, що спрямованість всіх заходів — на майбутнє, оскільки лише перевірена часом стабільність у дотриманні високих стандартів якості діяльності може забезпечити непохитний авторитет судової влади та суду, що надає послуги у досягненні справедливості неупереджено та незалежно від обставин. Отже, у центрі всієї діяльності суду є учасник процесу, а всі, хто забезпечує судовий процес (прийняття запитів, звернень, інформаційний супровід, розгляд справи): судді, судові адміністратори та працівники апарату суду, керуючись нормами закону, орієнтовані на його запити та потреби.
Розподіл обов’язків між відділами створений таким чином, щоб максимально ефективно забезпечити управлінські адміністративні функції (організація діяльності, спрощення та доступність процедур, документообігу, електронна доступність, відповідальність за автоматизований розподіл справ, аналіз та планування діяльності, внутрішня мотивація та контроль за своєчасністю та якістю виконання завдань, інформаційне забезпечення і висвітлення діяльності), що фундаментально спрямовано для забезпечення фокусування суддів на відправленні правосуддя, збільшенні їх участі в лідерських функціях, для розробки процедур та правил.
Так, основним завданням відділу організаційно-методичної роботи та контролю є формування плану роботи Вінницького апеляційного адміністративного суду (далі — ВААС), організація та координація його виконання структурними підрозділами суду, а також контроль за його виконанням. Метою процесу стратегічного планування розвитку суду (2011 — 2016 роки) є не тільки визначення пріоритетів розвитку, а й формування комплексу заходів по їх реалізації.
Відділ узагальнення судової практики та аналітично-статистичної роботи забезпечує:
— аналіз та узагальнення судової практики;
— ведення статистичного обліку процесуальної діяльності суду;
— висвітлення інформації щодо судової практики суду у ЗМІ;
— формування бібліотечних фондів, ведення кодифікаційно-довідкової роботи;
— розміщення інформації про перегляд рішень ВААС у касаційному порядку;
— постійне дослідження та розміщення «Бази правових позицій ВСУ»;
— активну співпрацю зі ЗМІ головного спеціаліста суду, відповідального за зв’язки з громадськістю;
— щотижневу підготовку та розміщення у ЗМІ інформації про судові рішення ВААС, роботу суду, інтерв’ю керівництва суду;
— з метою встановлення зворотного зв’язку з громадськістю створення своєї сторінки у Фейсбуці та інших соціальних мережах;
— постійне проведення зустрічей голови суду з журналістами за горнятком з кавою.
Усі перераховані завдання відділу узагальнення судової практики та аналітично-статистичної роботи суду спрямовані на постійний моніторинг якості та відслідковування ефективності надання саме судових послуг населенню.
Відділ реєстрації та інформації, що реорганізований для покращення обслуговування громадян у відділ прийому та надання інформації громадянам та відділ документального забезпечення, відповідальний за первинну комунікацію із відвідувачами та ефективний прозорий та своєчасний документообіг у суді.
Відділ по роботі зі зверненнями громадян та юридичних осіб забезпечує розгляд усних та письмових звернень та інформаційних запитів громадян та юридичних осіб (на офіційному веб-сайті суду в розділі «Громадська приймальня» громадяни мають можливість поставити запитання), організовує проведення особистого прийому громадян керівництвом суду (Вінницьким апеляційним адміністративним судом забезпечено проведення особистого прийому громадян і в он-лайн-режимі (через Skype-зв’язок). У такий спосіб мешканці Хмельницької та Чернівецької областей мають змогу потрапити на прийом до керівництва Вінницького апеляційного адміністративного суду та поставити запитання, які їх цікавлять, не виїжджаючи за межі своїх областей.
Організаційне забезпечення розгляду адміністративних справ здійснюється секретарями судових засідань та спеціалістами відділу забезпечення розгляду адміністративних справ за участю судових розпорядників.
Крім важливої необхідної роботи з управління матеріальними та фінансовими ресурсами суду, відділ матеріально-технічного забезпечення, планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності у співпраці з відділом господарського забезпечення та інформаційно-технічного забезпечення фактично організовують життєдіяльність суду в цілому, комфортне перебування у ньому як працівників суду, так і його відвідувачів. Сучасне якісне облаштування залів судових засідань, зони очікування біля залів судових засідань на другому поверсі приміщення суду, соціальні куточки для працівників суду, відповідний стан будівлі та приміщень суду для виконання своїх обов’язків суддями та працівниками апарату суду, зберігання документації, відповідне офісне обладнання, сучасне комп’ютерне обладнання зі встановленим програмним забезпеченням, необхідним для ефективної роботи, впровадження сучасних інформаційних технологій та підтримка їх належного функціонування мають великий вплив на ефективність роботи нашого суду та якість надання судових послуг громадянам.
Ми дбайливо управляємо наявними ресурсами, що передбачає ефективний процес бюджетування та управління грошовими потоками. Суд є фінансово та територіально доступним для учасників процесу. Велика роль в організації доступності суду наділяється й можливості «віртуальної» доступності, наприклад через офіційну веб-сторінку суду, що містить та дозволяє отримати всю інформацію (загальну інформацію про суд, про судові процедури, про офіційні платежі), подати заяви в електронному форматі та використовувати послуги відеозв’язку.
Усе вищезазначене робить діяльність нашого суду відкритою та максимально зрозумілою для громади, і ми постійно працюємо над продовженням висвітлення нашої роботи. Щомісяця в інтернет-просторі оновлюється інформаційний вісник про діяльність ВААС та основні заходи, що відбулись, проводяться дні відкритих дверей для молоді, зустрічі з журналістами, де висвітлюються найбільш резонансні в соціально значимому сенсі справи, надаються відповіді на питання, що піднімають журналісти та громада, плануються засідання круглих столів з професійною юридичною спільнотою. Таким чином, щоб опрацьовувався один із найважливіших аспектів якісного підходу та досягнення досконалості — врахування потреб та сприйняття суду з боку користувачів судових послуг — соціальна ефективність діяльності суду.
Для вдосконалення ефективності та дієвості судових проваджень відбувається постійний моніторинг розгляду справ, їх якість та своєчасність. У цьому аспекті активну роль відіграють судді. Процес управління часом, обмеження відстрочення проведення судових засідань, ефективність методів призначення судових засідань постійно обговорюється та опрацьовується на зборах суддів, а в подальшому впроваджується та виконується апаратом суду. Адже важливим критерієм на шляху виправдання довіри громадян є якість.
Характер нашої роботи вимагає дуже високого рівня точності, якості, своєчасності, адже все, що ми робимо, може спричинити глибоко негативний вплив. Все, що ми робимо, впливає на життя людей. Наша держава перебуває у стані суспільних змін, вона розвивається на шляху встановлення демократичних принципів свого існування. На жаль, сучасні тенденції сприйняття судової влади характеризуються її знеціненням та руйнацією авторитету суду, судді та можливості встановлення справедливості. Зазначені тенденції активно підтримуються засобами масової інформації, що висвітлюють у переважній більшості негативні аспекти діяльності судів, політиками, учасниками процесів, рішення у справах яких було прийнято не на їх користь. Слід зазначити, що в будь-якій справі одна із сторін залишається незадоволеною — і як результат — негативних реакцій не уникнути.
Суб’єктивне трактування подій та законів, отримання викривленої інформації, забарвленої негативом, остаточно позбавляють людей віри в правосуддя та надії на справедливу дієву судову систему. Значення судових органів у державі полягає ще й у тому, що вони виступають своєрідним регулятором стосунків у суспільстві, яке складається з різних, інколи конфліктуючих груп та індивідів з різними цінностями, сподіваннями, інтересами. Система правосуддя має розв’язувати конфлікти, що виникають між окремими громадянами, між групами громадян (асоціаціями, організаціями, об’єднаннями), а також між окремим громадянином та державою.
Для ефективного функціонування судам необхідні повага та підтримка громади, тому ми маємо робити все необхідне для отримання такої підтримки. Створюючи робочу команду професіоналів-однодумців, що прагнуть довершеності у своїй діяльності, віддані ідеї справедливого правосуддя, амбітні, інтелектуальні, мають бажання вдосконалювати судову систему та усвідомлюють свої зобов’язання, суд спроможний відновити та зміцнити авторитет перед суспільством, стати успішним. Бажання, прагнення, готовність працювати згідно з високими стандартами діяльності та дієздатність є сильними сторонами суду. Сучасний стан бюджетного фінансування можна розглядати як слабку сторону на шляху впровадження ефективних модернізацій. Крім того, стан виконання судових рішень знаходиться на незадовільному рівні, що має суттєвий негативний вплив на сприйняття діяльності суду.
Найвищою оцінкою виконання стратегічно поставлених завдань у вдосконаленні діяльності Вінницького апеляційного адміністративного суду є розуміння громадянами результатів роботи колективу суду, постановлених суддями рішень і ухвал. Задоволення якістю надання судових послуг, відкритий, зрозумілий діалог між громадянами та працівниками суду — задля цього колектив ВААС впроваджує ефективні новації у свою діяльність. Розуміння підвищить довіру громадян до судової системи. Зміни в оцінках нашої діяльності ми сподіваємось отримати у результаті соціологічних опитувань, опитування на веб-сайті суду, проведення анкетування відвідувачів суду за допомогою карток громадського звітування, що передбачає комплексну оцінку.
З метою моніторингу рівня довіри населення до судів і судової системи в цілому в Україні проводяться численні соціологічні дослідження, метою яких є визначення соціальної ефективності та результативності діяльності судів.
Оцінка діяльності судів проводиться за такими критеріями: доступність судових послуг, забезпечення процесуальних прав громадян у судах, гласність проведення судового процесу, строки розгляду справ, порядок ведення судового процесу, якість викладу судового рішення, кваліфікація суддів, робота працівників апарату суду.
За результатами опитування, проведеного соціологічною компанією «Research&BrandingGroup» наприкінці 2014 року, громадяни України довіряють адміністративним судам на 57 % (для порівняння: загальним судам на 45 %). Вінницький апеляційний адміністративний суд, який постійно працює у напрямку покращення ефективності своєї діяльності — відкритості та доступності для громадян, за підтримки міжнародних організацій неодноразово проводив різні анкетування з використанням карток громадського звітування. Результати показали, що суд має довіру близько 70 % відвідувачів, і ще 25 % відзначили, що швидше довіряють, ніж не довіряють. Звичайно, це позитивні результати роботи суду, однак з метою постійного моніторингу результатів діяльності суду було прийнято рішення з березня 2014 року запровадити на офіційному веб-сайті анонімне опитування (з анкетою можна ознайомитись http://www.vaas.gov.ua/, закладка: анкетування), щоб постійно отримувати зворотний зв’язок громадян — відвідувачів суду. За весь період анкетування результати показали, що зручність та комфортність перебування громадян у приміщенні суду на оцінку «відмінно» та «добре» оцінили 80 % респондентів. 89 % громадян вважають суддів та працівників апарату ВААС професіоналами своєї справи, які з доброзичливістю та повагою ставляться до відвідувачів та завжди готові допомогти. 82 % учасників судового процесу задоволені рівнем поінформованості про розгляд справи. На думку 70 % опитаних, рішення у справі викладене легкою та доступною для розуміння мовою. Позитивно оцінили громадяни роботу інформаційного сектору суду, зокрема 79 % зазначили, що необхідну їм інформацію завжди вдавалось отримати у телефонному режимі. Серед 86 % тих, хто користується офіційним веб-сайтом ВААС, 77 % відповіли, що змогли знайти на сайті потрібну інформацію. Респондентам також запропоновано надати поради та пропозиції щодо покращення роботи Вінницького апеляційного адміністративного суду. Серед залишених відвідувачами коментарів приємно було знайти такі, де громадяни не висловлюють зауважень до суду та бажають продовжувати працювати на такому ж високому рівні.
Питання довіри суспільства до державних інституцій є одним із найактуальніших. Адже ступінь довіри громадян до органів державної влади свідчить про стабільність у країні і надає впевненості, що конституційні права і свободи будуть надійно захищені.
Р. S. І наостанок, те, що визнано всіма і підтверджується реальністю, але однозначно витісняється з усвідомлення та сприйняття, — замовчується. Фактори, які негативно впливають на незалежності суддів в Україні і, відповідно, на ефективність діяльності судової системи в цілому, такі:
— втручання (листи, звернення, телефонні дзвінки тощо) в діяльність суддів;
— намагання представників урядових структур, органів влади місцевого рівня неправомірно впливати на судову владу та суддів;
— приниження політиками авторитету судової влади;
— порушення органами та посадовими особами законодавчої й виконавчої влади презумпції невинуватості та привласнення судових функцій;
— використання суддів у політичній боротьбі;
— недостатнє фінансування судів та здійснення цього фінансування в ручному режимі;
— політична заангажованість та непрофесіоналізм засобів масової інформації (телебачення, друковані ЗМІ, радіо, Інтернет);
— публічне оцінювання судових рішень посадовими особами;
— відсутність прецеденту та механізму притягнення до відповідальності осіб, які намагаються неправомірно впливати на суддів;
— незадовільне матеріально-технічне забезпечення судів;
— відсутність реального впливу судової влади на формування бюджету судової системи та неможливість контролювати використання коштів;
— неправомірне використання посадовими особами законодавчої та виконавчої влади владних повноважень, пов’язаних з призначенням, обранням, звільненням суддів, притягненням їх до відповідальності, обранням суддів на адміністративні посади;
— винесення окремими суддями суперечливих або сумнівних рішень;
— відсутність комунікацій усередині судової влади;
— недосконалість та суперечливість законодавства;
— недосконалий механізм професійного відбору на посаду судді;
— бездіяльність органів суддівського самоврядування у захисті суддів.
