Підпис в один клік, або Використання електронного цифрового підпису держслужбовцями

ДОКУМЕНТ СТАТТІ

Закон № 852 — Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV.

Що таке електронний цифровий підпис? Визначення цього поняття міститься в ст. 1 Закону № 852. Електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП) — вид електронного підпису, отриманого у результаті криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Простими словами, це цифровий код, унікальний для кожної особи-підписувача, що накладається на документ з використанням спеціальної комп’ютерної програми. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа, який надається адресанту документа, якщо він виступає суб’єктом відносин у сфері використання ЕЦП.

ПОРЯДОК ВИКОРИСТАННЯ ЕЦП

ЕЦП за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису у разі, якщо дотримано певний перелік умов: по-перше, ЕЦП має бути підтверджений посиленим сертифікатом ключа; по-друге, посилений сертифікат ключа використовується при перевірці електронного цифрового підпису; по-третє, відкритий ключ, що надається адресанту, має повністю відповідати особистому ключу підписувача, зазначеному у сертифікаті. При дотриманні всіх цих вимог документ не може визнаватися недійсним через те, що він має електрон­ну форму.

На момент накладення останнього ЕЦП технологічно та/або організаційно забезпечується проставляння у створеному електронному документі дати і його реєстраційного номера. Перед відправленням вихідного електронного документа проводиться перевірка його цілісності та справжності усіх накладених на нього електронних цифрових підписів з додержанням тих же вимог, що й для вхідних документів. У разі порушення цілісності вихідного електронного документа або непідтвердження справжності накладеного на нього електронного цифрового підпису (підписів) його реєстрація скасовується, а виконавець інформується про відхилення документа.

Увага! Використання ЕЦП на документі є остаточним, а тому будь-які зміни, що вносяться в документ після його використання, знищують юридичну значимість електронного цифрового підпису. ЕЦП використовується для підписання, затвердження, візування та погодження електронних документів.

Також з використанням електронних технологій може бути проставлено печатку установи. Електронна печатка так само є електронним підписом, який має свій особливий код. Установа застосовує електронну печатку лише за наявності у неї відповідної печатки, що застосовується для документів на папері. У посиленому сертифікаті відкритого ключа, що використовується установою для електронної печатки, додатково зазначається спеціальне призначення ЕЦП та сфера його застосування, а також відтворюється текстова інформація, розміщена на відповідній печатці.

ОСОБЛИВОСТІ ЗАСТОСУВАННЯ ПІДПИСІВ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ

При використанні ЕЦП існують певні особливості, що поширюються на представників органів державної влади. Такі особливості визначені як у Законі № 852, так і в окремій постанові Кабінету Міністрів «Про затвердження Порядку застосування електрон­ного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» від 28.10.2004 р. №1452 (далі — постанова № 1452).

Відповідно до ст. 5 Закону № 852 органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності для засвідчення чинності відкритого ключа використовують лише посилений сертифікат ключа. Посилений сертифікат відкритого ключа — сертифікат ключа, який виданий акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом.

Деякі органи державної влади (Служба безпеки України, Державна прикордонна служба, Державна казначейська служба) мають свої акредитовані центри сертифікації ключів (див. список на сайті — http://czo.gov.ua/ca-registry). Для усіх інших органів державної влади такими акредитованими центрами виступають Акредитований центр сертифікації ключів Міністерства юстиції України, Акредитований центр сертифікації ключів Державної фіскальної служби України та Акредитований центр сертифікації ключів Державної казначейської служби України. Таким чином, органи державної влади на свій розсуд можуть обрати один із трьох таких акредитованих центрів для реєстрації ЕЦП із посиленим сертифікатом ключа.

Зверніть увагу, що використання ЕЦП не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі. Більше того, постановою № 1452 визначено, що органи державної влади не можуть використовувати ЕЦП для складання електронних документів, які не можуть бути оригіналами у випадках, передбачених законодавством, а також для вчинення правочинів на суму, що перевищує 1 млн гривень.

ОРГАНІЗАЦІЯ ЗАСТОСУВАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ЦИФРОВОГО ПІДПИСУ В ДЕРЖАВНІЙ УСТАНОВІ

Організація застосування в установі ЕЦП покладається на керівника державної установи. На початковому етапі керівник визначає перелік тих осіб, які будуть використовувати ЕЦП у цій державній установі. Керівник має визначити особу, відповідальну за застосування ЕЦП в установі. За загальним правилом, застосування ЕЦП в установі забезпечує підрозділ інформаційних технологій, а у разі відсутності такого — підрозділ, що виконує відповідні функції. Керівником установи може бути прийняте рішення покласти відповідальність за використання ЕЦП в установі на іншого працівника, спеціально визначеного наказом керівника цієї установи. В той же час, керівнику слід мати на увазі, що на таку особу буде покладена не тільки відповідальність за реєстрацію ЕЦП, а й інші функції, як-то:

— подання до акредитованого центру сертифікації ключів звернень про скасування, блокування або поновлення посилених сертифікатів відкритих ключів підписувачів;

— доступ підписувачів через телекомунікаційні мережі до акредитованих центрів сертифікації ключів у разі неможливості здійснення ними такого доступу із своїх робочих місць;

— ведення обліку надійних засобів ЕЦП, що використовуються в установі;

— зберігання документів та їх електронних копій, на підставі яких отримано послуги, пов’язані з ЕЦП;

— контроль за використанням підписувачами надійних засобів ЕЦП та зберіганням ними особистих ключів.

Визначена відповідальна особа має зібрати документи, які мають бути подані для реєстрації ЕЦП. Такими документами є:

1) копія паспорта підписувача (копії 1-2-ї сторінок (3-6-ї — за наявності відміток) та сторінка з відміткою про реєстрацію місця проживання), засвідчена підписом власника. Якщо підписувач має паспорт громадянина України у вигляді картки, що містить безконтактний електронний носій з унікальним номером запису в Єдиному державному демографічному реєстрі, надається копія даного документа;

2) копія облікової картки платника податків підписувача, засвідчена підписом власника. Якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від реєстраційного номеру облікової картки платника податків, додатково подається копія сторінки паспорта з відміткою про таку відмову, завірена підписом власника;

3) копія документа, що підтверджує належність підписувача до установи, засвідчена підписом та печаткою кадрової служби або підписом та печаткою керівника установи: копія наказу про призначення на посаду, витяг із наказу про призначення на посаду тощо;

4) заява про реєстрацію на використання електронного цифрового підпису.

Особа, відповідальна за використання ЕЦП в державній установі, має завантажити програму «Користувач ЦСК-1», за допомогою якої можна буде здійснити генерацію особистого ключа та запиту на формування сертифіката.

Після закінчення усіх вказаних вище дій відповідальна особа має зареєструватися в регіональному акредитованому центрі сертифікації ключів, провести реєстрацію установи та всіх працівників цієї установи, які будуть використовувати ЕЦП. Для такої реєстрації відповідальна особа, окрім документів, що були отримані від працівників особисто, подає наступні документи від установи:

1) оригінал установчого документа установи (статут, положення, рішення про створення тощо) або його нотаріально засвідчену копію (надається виключно для ознайомлення);

2) копію документа, що підтверджує повноваження керівника установи, засвідчену підписом уповноваженого працівника та печаткою кадрової служби, або підписом керівника та печаткою установи: копію наказу про призначення на посаду, витяг з наказу про призначення на посаду тощо;

3) копію наказу керівника установи про визначення відповідального працівника/підрозділу, на якого/який покладено обов’язки забезпечення застосування електронного цифрового підпису в установі, завірену підписом керівника або уповноваженої особи установи та печаткою установи (у разі звернення безпосередньо керівника установи цей документ не надається);

4) оригінал (для ознайомлення подається кожного разу при зверненні) та копію паспорта відповідальної особи, на яку покладено обов’язки із забезпечення застосування електронного цифрового підпису в установі, або керівника установи, у разі звернення безпосередньо керівника установи (копії 1-2-ї сторінок (3-6-ї — за наявності відміток) та сторінки з відміткою про ре­єстрацію місця проживання), засвідчену підписом власника (надається одноразово або у разі виникнення змін).

Для отримання послуг ЕЦП орган державної влади в особі відповідальної особи укладає з відповідним акредитованим центром сертифікації ключів договір приєднання. На укладення такого договору поширюються всі умови Цивільного кодексу України про договір приєднання. Відповідальна особа не може ініціювати зміни у договорі, що їй буде запропоновано підписати з акредитованим центром сертифікації ключів. Власне, у випадку незгоди з певними умовами такого договору відповідальна особа може відмовитися від його укладення.

Для використання ЕЦП керівником державної установи також має бути визначено порядок надання працівникам установи права застосування електронного цифрового підпису, ведення обліку, зберігання та знищення їх особистих ключів, а також надання кредитованому центру сертифікації ключів інформації, необхідної для формування, скасування, блокування або поновлення посилених сертифікатів відкритих ключів підписувачів установи.

Разом із визначенням переліку осіб, що будуть використовувати ЕЦП в державній установі, керівник у своєму наказі визначає осіб, які будуть використовувати електронну печатку. Право проставляння електронної печатки на електронних документах надається лише тому працівнику установи, який проставляє відповідну печатку на документах на папері. Генерація електронної печатки здійснюється окремо від індивідуального ЕЦП працівника.

Усі документи, що їх необхідно подати до акредитованих центрів сертифікації ключів, можуть бути завантажені із сайтів відповідних акредитованих центрів Міністерства юстиції, Державної фіскальної служби чи Державної казначейської служби. Орган державної влади також може звернутися за допомогою та роз’ясненнями до таких акредитованих центрів. Органам державної влади усі послуги з отримання електронного цифрового підпису надаються безоплатно.

Отже, як бачимо, використання ЕЦП має удосконалити і здешевити процедуру підготовки, доставки, обліку і зберігання документів, скоротити час руху документів, а також гарантуватиме достовірність документації та стане запорукою того, що інформація існує в початковому вигляді без несанкціонованих змін.