Теми статей
Обрати теми

Оптимізація робочого часу. Особистий та командний тайм-менеджмент

Войлісовська Вікторія, психолог Вінницького апеляційного адміністративного суду
Людина володіє певним «почуттям часу»: то відчуває швидкоплинність життя, то страждає від того, що час «застиг», іноді потрапляє «в ногу з часом», а деколи обганяє його або відстає… Виходить, що, розвиваючи це загадкове «почуття часу», можна навчитися керувати часом власного життя на роботі і вдома, а отже — і власною долею. Це стосується як кожної окремої особистості, так і групи людей, може бути застосовано у структуруванні робочого часу всієї організації.

Все більше сучасних роботодавців звертаються до корпоративного стандарту організації часу працівників — сукупності принципів і правил, що регламентують питання особистого та командного тайм-менеджменту працівників, а також питання взаємодії особистих систем самоменеджменту працівників із системою регулярного менеджменту організації.

Сучасний стан практики свідчить, що найпоширеніші технології засновані на жорсткому плануванні робочого часу, що дозволяє більш раціонально використовувати його. Крім того, дослідження переконують, що застосування тайм-менеджменту є важливим і для розвитку організації, формування корпоративної культури, спрямованої на безперервне підвищення ефективності професійної діяльності. Щодо самоменеджменту, то його визначають як роботу над собою в межах особистісного розвитку й освоєння методів ділової активності свого життя. Розглянемо принципи і правила планування ефективного використання робочого часу й особистої роботи. Розривати ці елементи не можна. Аналізувати і планувати треба тільки разом, тобто треба чітко визначати і види робіт, і час на їхнє виконання.

ОСНОВНИЙ ПРИНЦИП ПЛАНУВАННЯ

Основним принципом планування є дотримання співвідношення 60:40. Це означає, що складати план треба лише на визначену частину свого робочого часу, як показують досвід та практика моніторингу робочого часу працівників, найкраще на 60 %.

Події, що важко передбачити, моменти, що відволікають, — хронофаги («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3 блоками.

Основне правило планування часу: 60 % — запланований час провідної діяльності;

20 % — спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість);

20 % — непередбачений час (резерви часу на непланові дії).

Більш точно їх можна визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності і витрат часу, тому що саме такий аналіз є основою всякого планування часу.

Другий принцип планування — аналіз видів діяльності і витрати часу, аркуш «денних робіт». Сутність цього принципу полягає в документуванні того, як і на що ви використовуєте свій час, тобто у веденні хронометражу, щоденника свого робочого часу. Автор теорії розвитку творчої особистості Г. Альтшуллер вперше вказав на вироблення за допомогою хронометражу «почуття часу», яке переростає у «почуття ефективності», що згодом змінює професійну культуру людини та організації. Принцип планування — зведення задач воєдино — складання плану дій.

Важливо пам’ятати: використання робочого часу працівника апарату пов’язане зі встановленим режимом роботи. Невпорядкованість режиму праці призводить до довготривалого робочого дня, який іноді триває до 10-15 годин. Невпорядкований характер діяльності працівника може завдати такі втрати процесу управління, які не компенсуються впровадженням найсучасніших технічних засобів. Втрата часу — втрата інтенсивності виконання завдань, втрата ефективності та компетентності.

ЕФЕКТИВНЕ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ

Для ефективного використання робочого часу важливо враховувати психологічно обґрунтовані режими праці та відпочинку. Науковці доводять, що працездатність людей протягом робочого дня змінюється за стадіями. Початок робочого дня називається періодом напрацювання. Його тривалість залежить від стану і підготовленості людини, а також від складності роботи, що виконується. Подальші 2-3 години характеризуються максимальною працездатністю, після чого вона знижується. Друга половина робочого дня відрізняється від першої більш низьким рівнем працездатності. Втомлення настає швидше, тому період зниження працездатності після обідньої перерви настає раніше. Ось чому рішення складних питань треба планувати у періоди найбільшої працездатності. До таких питань треба віднести творчу роботу щодо перспектив розвитку організації, обговорення найбільш актуальних питань і прийняття рішень за ними. Виконання цих робіт треба планувати на першу половину робочого дня, а до практичного виконання треба приступити не раніше, ніж через одну годину після початку робочого дня. У післяобідній період краще виконувати роботи, що вимагають меншої напруги. Детальний перелік робіт протягом робочого дня повинен визначати сам працівник, виходячи із конкретної професійної діяльності. Такими ж принципами варто керуватися всім працівникам апарату. Не слід забувати, що виконання будь-якої роботи пов’язано із втомленням, зниженням працездатності людини.

Період найбільшої працездатності залежить від таких факторів:

• складності й інтенсивності праці;

• здоров’я людини;

• умов праці;

• соціально-економічних умов;

• психологічного клімату у колективі;

• врегульованості перерв протягом робочого дня.

Зі всіх названих факторів важливим є значення перерв на відпочинок, як засобу збільшення періоду найбільшої працездатності. Для працівників апарату характерним є приймання, обробка інформації і на основі її аналізу та оцінки — прий­няття рішення та виконання завдання. За таких умов загальний час перерви на відпочинок повинен бути 11 — 17 % від загального часу робочого дня. Це особливо стосується відділів з одноманітною працею. Для них у першу половину робочого дня необхідно встановлювати одну-дві, а у другу половину — дві перерви по 5-10 хвилин кожна.

ТРИВАЛІСТЬ ПОЗАРОБОЧОГО ЧАСУ

Для тривалої підтримки у нормі функціонального стану організму і високого рівня працездатності надзвичайно важливе значення мають тривалість позаробочого часу і його режим. Тривалість позаробочого часу повинна бути такою, щоб управлінський персонал мав можливість активно відпочивати не менше 1,5-2 годин. Це заняття спортом, прогулянки, культурні заходи. У нього повинен бути час для сім´ї і дозвілля. Сон повинен тривати 7-8 годин, а у періоди підвищеної напруги нічний сон доповнюється однією годиною денного. Крім того, на рівень тривалості працездатності працівників впливає річний режим праці та відпочинку. Він характеризується загальною кількістю робочих днів, співвідношенням робочих і вихідних днів, їхньою регулярністю, тривалістю відпустки. Відпустку рекомендовано розділяти на два періоди — раз на півроку. Тому, говорячи про формування особистої системи тайм-менеджменту працівника, варто також мати на увазі особливості системи корпоративних стандартів організації часу персоналу. Слід зазначити, що серед ключових навичок ефективного працівника виділяють: здатність управляти собою (повною мірою використовувати час, енергію, вміння, здатність долати стреси); чіткі та реалістичні особисті життєві цілі; націленість на постійне особистісне зростання, сприйнятливість до нових ситуацій і можливостей; творчий підхід і здатність до інновацій; навички вирішувати проблеми.

Враховуючи наведене та крокуючи в ногу з часом, Вінницький апеляційний адміністративний суд проводить роботу з оптимізації робочого часу працівників апарату суду. Кожен працівник апарату суду протягом тижня вів щоденник робочого часу, у якому записував усі виконані завдання та час, який він витратив на їх виконання. Щоденники були проаналізовані та опрацьовані фахівцями відділу організаційно-методичної роботи та контролю суду. За результатами проведеного аналізу робочого часу та видів діяльності, що виконуються працівниками, з урахуванням рекомендацій психолога спільно з керівниками відділів суду розроблені хронометражі робочого часу працівників апарату суду відповідно до специфіки їхньої професійної діяльності.

Наразі впровадження сучасного тайм-менеджменту відбувається у поєднанні із психологічними тренінгами. Виникає багато запитань з приводу того, що жорстка регламентація робочого часу ніби приглушує творчі здібності особистості.

Навпаки: самоорганізація та впорядкування свого часу дозволять вивільнити час для творчості, нових досліджень та розвитку. Лише хочу додати, що творчі особистості в більшості своїй дбайливо ставилися до часу і, мабуть, важко знай­ти продуктивну творчу особистість, у якої не було б жорсткого режиму роботи. У наукових джерелах можна знайти підтвердження тому, що відомі талановиті особистості, як Архімед і Арістотель, Роджер Бекон, Ньютон, Дюма-батько, Вавілов та інші прагнули побудувати систему витрат часу. Така система покликана гарантувати високу ефективність не за день — а за життя.

ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ РОЗПОДІЛУ ЧАСУ

1. Принцип встановлення пріоритетів

Визначення цілей, яких необхідно досягати щодня. Кожний повинен мати чіткі уявлення про пріоритетні цінності роботи суду, сім’ї, громадської діяльності та власної персони.

2. Принцип ефективності

Справжній ключ до успіху полягає у вмінні концентрувати свою увагу на найістотніших завданнях. Намагатися виконати кожну задачу вчасно, не зволікаючи з її вирішенням.

3. Принцип пріоритетного планування

1 — вкрай важливо, 2 — вельми важливо, 3 — порівняно важливо. Визначивши найважливіші завдання, можете зосередитися на їх виконанні, а потім, за наявності часу, й на інших, менш важливих. Подібна оцінка пріоритетів, так само як планування і концентрація на ключових проблемах, є основоположним принципом управління часом, оскільки кожна людина здатна досягти найважливіших цілей на піку своєї працездатності.

4. Принцип пошуку вигоди від управління часом

Навчитися виділяти істотне й відрізняти його від другорядного.

А це, у свою чергу, приведе до другої вигоди — більшого задоволення від праці через досягнення більш важливих цілей і можливості домогтися успіху в особистісному зростанні.

Вигода полягає також у тому, що людина меншою мірою відчуватиме напругу і неспокій від браку часу. Занепокоєність, почуття провини та інші негативні емоції можуть знизити ефективність розумової роботи і працездатність загалом, що ускладнює процес прийняття рішень. Ефективне управління часом знижує рівень хвилювання і занепокоєння, дозволяючи тим самим ухвалювати оптимальні рішення у стислі терміни.

Докладаючи таких зусиль, ви змусите час працювати на себе та перестанете бути його рабом. Завдяки цьому у вас з’явиться достатньо часу, аби забезпечити належну ефективність своїх справ, спілкування при одночасному зростанні продуктивності праці і обмеження посягань на особистий час.

Планування часу сприяє підвищенню ефективності використання робочого дня. Вважається, що найкраще починати працю в один і той самий час, бо людина — раб своїх звичок. Це забезпечує гарний тонус і дозволяє на ділі реалізовувати принцип «людина — господар роботи, а не робота — господарка людини».

ПРИЧИНИ ДЕФІЦИТУ ЧАСУ

Для того щоб зрозуміти всю глибину проблеми, необхідно визначити причини дефіциту часу:

• Постійний поспіх. Поспішаючи, людина не встигає навіть зосередитися на тій проблемі, яку вона вирішує у цей момент. Отже, вона не думає про інші способи її вирішення, які, можливо, є кращими, ніж той спосіб, який спав на думку першим.

• Нагромадження робіт. Людина починає зай­матися різними дрібними і не занадто важливими справами. У неї немає чіткого розподілу робіт за ступенем важливості, і вона не переймається аналізом ключових, перспективних питань.

• Постійні доопрацювання. Час, відведений на відпочинок, витрачається на роботу, людина не встигає відпочивати, що позначається на її працездатності наступного дня і як наслідок веде до занепаду здоров’я.

• Перевтома. Наслідок тривалої роботи в умовах постійного поспіху.

• Метушливість. Це результат поганої організованості дня, іноді також залежить від імпульсивності людини.

• Безплановість роботи. Є результатом способу життя людини та її невміння планувати свої справи.

• Слабка мотивація праці. Втрата зацікавлено­сті. Наслідком є низька продуктивність, яка, відповідно, породжує хронічну нестачу часу.

• Відсутність «інвентаризації» часу. Важливо проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, аби проаналізувати свій стиль роботи і виявити причини дефіциту часу.

ВИСНОВКИ І ПРАКТИЧНІ ПОРАДИ

На заняттях-тренінгах з питань оптимізації робочого часу спільно з працівниками апарату суду ми зробили такі висновки:

1. Cкладання плану робочого часу — 60:40.

2. Аналіз видів діяльності і витрачання часу — аркуш «денних перешкод». Важливо задокументовувати і перевіряти те, як і на що витрачається час.

3. Зведення завдань воєдино — план дій.

4. Регулярність — системність — послідовність.

5. Реалістичне планування. Не слід кидатися у крайність надмірного планування, потрібно планувати лише такий обсяг завдань, з яким реально можна впоратися.

Безумовно, це важко — взяти й змінити щось у своєму житті, але існують прості поради, що допоможуть зберегти дорогоцінний час:

— точно визначте свою мету. Безліч людей марнують свій час і енергію на якусь справу, адже чітко не уявляють, що, власне, збираються зробити. Не знаючи точно, до чого йдуть, вони збиваються ще на старті, падають духом, втрачають дорогу і повертають на стежки. Тож визначте від самого початку хоча б «пункт призначення» — і дістанетеся його набагато швидше;

зосередьтеся на головному. Запишіть на аркуші в порядку їхньої важливості найтерміновіші справи. Природно, йдеться про справи, що залежать цілком лише від вас. Не переймайтеся, якщо до кінця дня впораєтесь лише з однією або двома справами, а на завтра знову зосередьтеся на найголовнішому. Такий алгоритм допоможе вам мобілізуватися;

придумуйте собі стимули. Ми краще робимо те, що нам хочеться робити. Такі справи ми зазвичай висуваємо вперед тих, які нам потрібно зробити. Звідси завдання — якось перетворити свої заняття з «треба» на «хочеться», і продуктивність вашої діяльності підвищиться майже автоматично;

встановіть чіткі терміни. Один із способів зв’язати себе зобов’язанням — окреслити для виконання певного завдання чіткий термін. Одне діло сказати собі: «Я відповім на лист за першої ж можливості», і зовсім інше: «Я відповім на лист, а потім піду обідати». У першому випадку ви всіляко себе виправдовуєте, у другому — ставите себе в певні межі. Тому терміни мають бути реальними, інакше не вдасться виконати свої обов’язки, ви втратите інтерес і відмовитеся від самої справи. Тож твердо дотримуйтеся терміну. Не розслабляйте себе міркуваннями про те, що не зможете виконати роботу вчасно, що термін можна перенести. Навпаки, будьте непохитні до себе, як були б непохитні до того, що вам пообіцяла інша людина;

навчіться бути рішучим. Не відкладайте справу від дня на день. Існує думка, що успіх полягає в тому, щоб поводитись правильно в 51 % випадків. Тому, визначаючи першочерговість визначених фактів, вирішуйте і дійте. І вже якщо ви щось зробили, то не гайте часу на безплідні роздуми про доцільність прий­нятого рішення. Рухайтеся далі;

навчіться говорити «НІ». Якщо ви не навчитеся цьому, то виявитеся залученими до таких справ, якими ніколи не зайнялися б за власним бажанням. Частина вашої програми самодисципліни і економії часу повинна складатися саме з того, аби відокремлювати другорядне від головного. Звичайно, якщо вам заманеться розім’ятися, відволіктися від справ — пограйте в теніс або волейбол, сходіть в басейн або посидьте над шаховою партією — усе залежить від ваших інтересів — але уникайте безцільних зобов’язань, якщо в іншому місці час можна провести з більшою вигодою для себе;

не відволікайтеся на телефонні розмови. Ніщо не може змагатися з телефоном як засобом економії часу, коли треба отримати якісь дані, зробити замовлення, з’ясувати непорозуміння, дати вказівку або домовитися про зустріч. Але завжди виникає спокуса просто поговорити по телефону. Оберігайте себе від цього, наперед визначаючи, заради чого ви знімаєте трубку і з ким збираєтеся говорити. А потім ведіть розмову на діловому рівні;

привчіть себе до записника! Кожний, хто хоча б раз мучився, згадуючи, що ще треба зробити, підпишеться під справедливістю правила — записувати всі заплановані справи, а також яскраві, швидкоплинні думки та номери телефонів. Доцільно розміщені позначки на письмовому столі, біля дзеркала тощо допоможуть вам завжди бути напоготові стосовно всіх дрібних справ, про які інакше можна було б зовсім забути. Олівець з аркушем можуть зберегти навіть час, що витрачається на обміркування проблем. Одним словом, не завантажуйте пам’ять там, де це не потрібно;

вчіться слухати. Ви уникнете серйозних помилок, повторень і переробок, якщо з першого разу будете прагнути отримати вичерпні вказівки та відомості. З’явіться на нараду до 10:30, коли насправді її призначено на 11:00, — і втратите дорогоцінний час. Тому перш ніж щось робити, уточніть, де, коли, як, що, чому. Якщо що-небудь залишається незрозумілим, відразу ж це з’ясуйте;

— шаблони. Багато хто з нас інколи стає жертвою шаблонного мислення. Тільки тому, що ми завжди виконували щось одним певним чином, то часом вважаємо, що це й є найкращий з можливих способів. Проте майже всяку роботу можна вдосконалити, варто лише трохи подумати;

не випускайте з уваги дрібниці. Ви можете уникнути невеликих, але таких, що забирають час, затримок, якщо будете за можливості попереджати настання раптових дрібних криз. Це означає, що треба завжди мати під рукою достатній запас предметів, найчастіше вживаних у вашій роботі, у вашому побуті, будь це якісь запасні деталі або канцелярське приладдя, дрібні предмети туалету або навіть дрібні гроші. Придбайте другі ключі, окуляри чи навіть парасольку. Вирішуйте з вечора, у що вдягнетеся вранці;

розпочинайте справу відразу. Перш ніж взятися за роботу, безліч людей приводять до ладу свої столи, дивляться у вікна, занурюються у газетний кросворд, випивають горнятко кави, а потім дивуються, що не вистачає часу! Якщо ви знаєте, що треба робити, беріться за справу відразу ж. Тут не можна дати жодних порад. Ніхто, крім вас, не зможе допомогти позбутися звички баритися зі справами. Беріться за них — і негайно!

використовуйте час повністю. Завжди є можливість набагато збільшити свій продуктивний час, повніше використовуючи його. Це означає, що під час поїздок, очікування, сніданку можна зай­нятися такими справами, як планування свого дня, обмірковування майбутніх завдань, переглядання записок, що стануть у нагоді в подальшій роботі;

слідкуйте за тим, на що витрачаєте вільний час. Якщо гра в м’яч разом з друзями або рибалка допомагають вам відпочити і розвіятися — чудово! Але не займайтеся цим тільки тому, що так роблять інші. Ми могли б зберегти багато часу, якби були трохи вимогливішими до вибору фільмів і телепередач, які дивимося, а також книг і журналів, які читаємо;

змінюйте вид занять. Змінюючи заняття, ви зможете подолати відчуття втоми і зробити більше. Так, якщо кілька годин ви працювали сидячи і почали втомлюватися, візьміться до справи, яку треба виконувати стоячи або рухаючись. Тоді ви не лише побачите, що ваш організм здатний на більше, але така зміна зробить вас бадьорішим і більш зацікавленим у роботі;

починайте раніше. Починаючи день всього на 15–20 хвилин раніше того, до чого ви зазвичай звикли, ви задасте тон усьому дню;

виховуйте пошану до свого часу! Візьміть за звичку подумки давати вашому часу якусь оцінку — і ви станете по-новому ставитися до нього. Такий підхід допоможе також судити про те, чи варто вам займатися тими невеличкими справами, які вклинюються у ваш робочий час. Потрібно з повагою ставитися до часу.

Такі прості і, можливо, на перший погляд, банальні поради можуть стати вирішальними при плануванні свого часу. Поставтеся ж до них з увагою. Випробуйте, чого вони варті — і опинитеся зовсім в іншому світі, у такому, в якому час перестане бути постійним вашим супротивником.

Краще за все опановувати ці поради послідовно. Це дозволить вам використовувати час значно ефективніше. Економія хоча б 10 % часу або «збільшення» свого робочого дня хоча б на півгодини може дати за місяці і роки вельми відчутні результати. Щоденна економія 30 хвилин за 48 років буде еквівалентна економії цілого року, що не переривається ні сном, ні обідніми перервами!

Ефективне управління часом не лише дозволяє нам зробити свій робочий день продуктивнішим, а й знімає психологічні перевантаження, що виникають внаслідок браку часу і негативно впливають на продуктивність праці та задоволеність нею і собою.

Адже «географія» долі — не простір, а саме він — невблаганний Час.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі