ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
Закон № 889 — Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII.
Наказ № 72 — наказ Національного агентства України з питань державної служби «Про затвердження Порядку визначення спеціальних вимог до осіб, які претендують на зайняття посад державної служби категорій «Б» і «В» від 06.04.2016 р. № 72.
Основними завданнями проведення конкурсу на заміщення посади служби в державному органі є:
— добір осіб, здатних професійно виконувати посадові обов’язки;
— реалізація принципів законності, прозорості, доброчесності, ефективності та справедливого процесу відбору.
Основним механізмом добору претендентів на державну службу є конкурс. У процесі організації конкурсного добору вкрай важливо, щоб процедури добору давали можливість вибрати кращого кандидата, чиї професійні та особистісні компетенції відповідають зазначеним вимогам до вакантної посади.
Спеціальні вимоги, в тому числі професійні компетенції, які оцінюються під час добору, мають бути взаємопов’язаними з майбутньою посадою. І тут є ризик, що занадто високий рівень вимог призведе до невиправданого звуження кола кандидатів, що особливо критично для тих регіонів, де спостерігається дефіцит претендентів, а занадто низький рівень вимог до майбутнього службовця веде до ризиків неякісного виконання службових обов’язків.
Очевидно, що виконання завдання забезпечити державну службу кваліфікованими й професійно підготовленими кадрами неможливо без застосування відповідних ефективних кадрових інструментів. Розв’язання проблем, пов’язаних із формуванням і розвитком кадрового складу державної служби, вимагає від керівників та співробітників відповідних профільних структурних підрозділів суттєвої модернізації набору методів і технологій управління персоналом на базі останніх науково-практичних досягнень, синтезованих та збагачених досвідом практик управління персоналом державних і комерційних структур. В умовах нових цілей, завдань і викликів, що стоять перед державною службою, питання впровадження сучасних кадрових інструментів стає особливо значущим.
Одним з етапів конкурсу є вирішення ситуаційних завдань та визначення їх результатів. Ситуаційні завдання для категорії «Б» розробляє та затверджує державний орган, у якому проводиться конкурс, з урахуванням специфіки та вимог до професійної компетентності кандидата, визначених в умовах проведення конкурсу.
Ситуаційні завдання як вид оцінювання проводиться з метою об’єктивного з’ясування спроможності кандидатів застосовувати свої знання, уміння, навички, досвід під час виконання посадових обов’язків, а також із метою комплексної перевірки кандидатів на відповідність професійній компетентності, оцінки комунікативних якостей, уміння приймати рішення в умовах невизначеності тощо.
Оцінювання кандидата на посаду в статиці, як це відбувалося відповідно до Закону України «Про державну службу», що втратив чинність, не давало можливості визначити практичну здатність кандидатів виконувати завдання, притаманні посадовим обов’язкам за відповідною посадою. Приємне враження і наявність підтвердження загальних вимог (освіта, диплом, досвід роботи) ще не означають, що людина вміє правильно приймати рішення в складних робочих ситуаціях. Фахові здібності людини розкриваються тільки в практичній площині. Постає запитання: як на етапі конкурсу розгледіти, яким чином буде діяти кандидат у різних ситуаціях?
Метод вирішення ситуаційних завдань (case-study від англ. сase — ситуація; study — рішення) — це опис актуальних питань, притаманних завданням та функціям відповідного державного органу і конкретним посадовим обов’язкам державного службовця зокрема. Під ситуаційним завданням розуміється опис змодельованої робочої ситуації, який містить детальну інформацію про саму ситуацію, учасників, ресурси, які можна використовувати в процесі вирішення конкретного завдання, і про те, коли потрібно отримати результат.
За допомогою методу ситуаційних завдань оцінюється відповідність кандидата спеціальним вимогам до посади в частині знання законодавства, професійних знань, наявності у нього таких компетенцій, як лідерство, прийняття ефективних рішень, комунікації та взаємодії, впровадження змін, управління організацією роботи та персоналом, або особистісних компетенцій. Завдяки цьому методу можна виявити реальну поведінку кандидата в різних робочих ситуаціях, оскільки ті умови, які закладені в ситуаційних завданнях, вимагають конкретних дій. Наприклад, підготувати проект розпорядження, поспілкуватися з відвідувачами, підготувати експертний висновок, написати листа тощо. Ситуаційні завдання дають змогу виявити навички, а не просто знання, оскільки кейс вимагає від учасника прийняття певних рішень, а не трансляцію знань.
За допомогою ситуаційних завдань можна побачити реальну реакцію кандидата під час виникнення ускладнень в службовій діяльності, а саме: як кандидат впорається із цим завданням та які рішення він ухвалить — це і є реальний рівень кандидата.
Переваги методу ситуаційних завдань полягають у тому, що їх можна адаптувати до реальних ситуацій. Також цей метод сприяє спостереженню й оцінюванню вміння аналізувати, включаючи як розпізнавання важливої інформації, так і прийняття на її основі рішення. Для членів конкурсної комісії перевага цього способу полягає в тому, що для оцінювання результатів учасника вони мають у своєму розпорядженні як мінімум заздалегідь пророблену готову схему відповіді, а в ідеалі — варіант правильної відповіді.
Крім того, не є секретом, що не тільки професійні, а й особистісні якості впливають на швидкість і якість виконання посадових обов’язків. Серед сукупності особистісних якостей в особливу групу можна виділити ділові якості, які формуються на основі особистісних рис характеру під впливом середовища, у якому здійснюється освітня або професійна діяльність людини. Однак незважаючи на свою значущість, поняття «ділові якості» не має законодавчо затвердженого визначення й чіткого переліку того, що саме входить до його характеристик.
МЕТОДИКА РОЗРОБКИ СИТУАЦІЙНОГО ЗАВДАННЯ: КРОК ЗА КРОКОМ
Крок 1. Вибираємо компетенції, які хочемо оцінити
Визначте із переліку спеціальних вимог компетенції, які Ви хочете перевірити на наявність у кандидата на посаду, наприклад, вміння працювати з великими масивами інформації; вміння працювати при багатозадачності; вміння вирішувати комплексні завдання; аналітичні здібності тощо.
Крок 2. Формулюємо лінію сюжету (ситуацію)
Укажіть, про який державний орган ідеться, у чому специфіка діяльності органу. Коротко охарактеризуйте дійових осіб сюжету (ситуації).
Крок 3. Описуємо, через що виникає проблема
Це свого роду зав’язка ситуаційного завдання. У ній Ви говорите про те, як зароджується конфлікт або виникають обставини, через які виникає проблема.
Крок 4. Констатуємо, у чому конфлікт або проблема
Це — кульмінація сюжету. Стає зрозуміло, що заважає співробітникам працювати або чому виникло соціальне напруження.
Крок 5. Ставимо запитання і формулюємо завдання
Запитання мають бути прописані так, щоб відповівши на них, кандидат продемонстрував наявність (відсутність) у нього компетенції, на оцінювання якої спрямоване ситуаційне завдання: здатність вести переговори, обґрунтовувати позицію, аналітичні здібності тощо.
Завдання сформулюйте чітко і в наказовий спосіб, наприклад так: «Запропонуйте варіанти розв’язання проблеми», «Продемонструйте свій виступ перед опонентом», «Запропонуйте план дій для вирішення проблеми»
ЯКОЮ МАЄ БУТИ СТРУКТУРА КЕЙСА
Щоб кандидат міг легко зрозуміти суть ситуації, а найголовніше — своє завдання, кейс краще складати, витримуючи чітку перевірену структуру. Зазвичай кейс складається з трьох головних блоків.
| Блоки кейса | З чого складаються блоки |
| Опис | Сюжет — низка подій та їх учасники. Учасники — співробітники органу, керівники, споживачі послуг, відвідувачі та інші особи, які виконують різні ролі в подіях, що описуються в кейсі. Проблема — камінь спотикання в сюжеті, через який виникають конфлікти, труднощі в спілкуванні, складнощі в управлінні або спірна ситуація |
| Спонукання до дії | Стимул до прийняття рішення. Спонукаємо кандидата до вирішення дилеми: чию сторону підтримати. Рішення, яке пропонує кандидат, дає змогу робити висновки про його особистісні й професійні компетенції, прогнозувати його поведінку в подібних ситуаціях |
| Формулювання завдання | Завдання. До одного сюжету можна поставити різні запитання і з відповідей кандидата оцінити його компетенції |
Приклад: розробка ситуаційного завдання: «Роз’яснення на звернення громадянина».
Мета — оцінити відповідність кандидата спеціальним вимогам до посади в частині знання законодавства, професійних знань, наявності у нього таких компетенцій, як прийняття ефективних рішень, комунікації та взаємодії.
Це ситуаційне завдання має складатися із звернення громадянина, на яке необхідно написати роз’яснення, а також інформації, використовуючи яку кандидат має скласти це роз’яснення.
Розробляючи ситуаційне завдання, необхідно враховувати, що воно має містити таку інформацію, а саме: звернення громадянина формулюється на основі типових запитів громадян, що надходять у конкретний державний орган. Необхідно використовувати такий тип звернення, на який вже давалися роз’яснення в минулому.
Зміст ситуаційного завдання, який кандидат може використовувати під час підготовки відповіді, має включати таке:
1. Передісторія, «легенда». Інформація про ситуацію, у контексті якої склалося звернення. Наприклад, історія звернень громадянина в ті чи інші інстанції, технічні характеристики тощо.
2. Нормативно-правові акти або витяги з нормативно-правових актів, що мають відношення до цього питання.
3. Інструкція кандидату. Орієнтовний варіант інструкції наведено нижче:
| Вам, [найменування посади, органу влади], надійшов лист громадянина N, незадоволеного … Ваше завдання — на підставі Вашої професійної експертизи та інформації, що міститься в нормативно-правових актах, підготувати відповідь на звернення громадянина N |
За 60 хвилин кандидат має ознайомитися із ситуаційним завданням і скласти відповідь на звернення.
ДЕ ВЗЯТИ ІДЕЇ ДЛЯ ПІДГОТОВКИ СИТУАЦІЙНИХ ЗАВДАНЬ
| Джерело 1. ЗМІ | Ви можете черпати інформацію зі статей про проблемні ситуації в органах державної влади, про конфлікти між співробітниками, листи-скарги у редакції видань тощо |
| Джерело 2. Професійні форуми | Як правило, відвідувачі форумів розповідають про реальні робочі ситуації, що відбуваються в органах державної влади, державних установах. Це готові сюжети для кейсів |
| Джерело 3. Бесіди з керівниками підрозділів | Частіше спілкуйтеся з колегами-керівниками, ставте їм запитання про те, які у них є проблеми в роботі з персоналом або які складні випадки були в їх практиці. Ця інформація стане підґрунтям для створення ситуаційного завдання |
| Джерело 4. Розповіді підлеглих і співробітників державного органу | Слухайте, що розповідають про своє буденне робоче життя Ваші підлеглі, з якими Ви спілкуєтеся щодня, та інші співробітники органу. У цих історіях можна виявити проблеми, які можуть стати підґрунтям для створення ситуаційного завдання |
| Джерело 5. Книги | На сьогодні надруковано чимало навчальної літератури з менеджменту, де Ви знайдете готові ситуації. Також є методичні посібники, які допоможуть Вам розробити свої ситуаційні завдання |
ПРАВИЛА, ЯКИХ НЕОБХІДНО ДОТРИМУВАТИСЯ ПІД ЧАС СКЛАДАННЯ СИТУАЦІЙНИХ ЗАВДАНЬ
| Правило 1. Викладайте факти нейтрально | Не висловлюйте своє ставлення до поведінки дійових осіб у ситуації, не схвалюйте і не засуджуйте їхні дії, а просто повідомляйте про них |
| Правило 2. Усі дії потрібно описувати в одному часі — теперішньому або минулому | Якщо претендент має відчути себе учасником подій, описаних у ситуаційному завданні, сюжет краще складати в теперішньому часі. Створюється ефект присутності. Є відчуття, що все відбувається зараз. Якщо ж кандидат має вирішити завдання за одного з героїв сюжету, потрібно описувати події в минулому часі. У такому разі пишіть про учасників, називаючи їх за іменами |
| Правило 3. Апробуйте пілотну версію кейса | Перш ніж використовувати кейс у реальній роботі з кандидатами, протестуйте його. Запропонуйте своїм колегам прочитати його і відповісти на поставлені запитання. Про це ж можна попросити і керівників підрозділів, членів конкурсної комісії, які будуть використовувати кейс у роботі. Уважно вислухайте враження та зауваження ваших колег — експертів по сюжету, проблемі, завданням, які стоять перед кандидатом на посаду, внесіть правки, зробіть більш чіткими і зрозумілими моменти, які виявляться незрозумілими. Відкоригуйте питання і завдання до описаної ситуації, якщо необхідно. Речення в описі ситуаційного завдання потрібно будувати так, щоб вони були зрозумілі всім. Лише тоді можна використовувати кейс як інструмент оцінки компетенцій осіб, які претендують на зайняття посад державної служби категорії «Б» |
ЯКУ СИТУАЦІЮ І ЯК ОПИСАТИ, ЗАЛЕЖИТЬ ВІД ТОГО, ЩО ТРЕБА ОЦІНИТИ
| Що оцінюємо | Як моделюємо ситуацію | Як будуємо опис |
| Управління організацією роботи та персоналом | Дійові особи у прописаній ситуації розділені субординацією: підлеглий — керівник. Як правило, причина проблеми не особисті стосунки, а недолік авторитету керівника, погана організація роботи, низькі показники роботи співробітників | Коротка, добре структурована розповідь, яка залучає претендента в ситуацію як одного з учасників. Запитання, яке йому адресоване: «Як Ви будете діяти у такій ситуації?» |
| Прийняття ефективних рішень | Ситуаційне завдання містить багато фактів. Також у ньому велика кількість учасників, відносини між якими не завжди зрозумілі. При цьому зачіпаються інтереси всіх. Акцент робиться на способах передавання інформації, її достовірності й на те, як до цієї інформації ставляться дійові особи у прописаній ситуації | Структура ситуаційного завдання містить кілька сюжетних ліній (спочатку мова йде про одних учасників, потім про інших). Тим самим увага претендента перемикається з одних обставин на інші. Основне запитання, яке потрібно вирішити: «У чому причина проблеми?» |
| Впровадження змін | Під час опису проблеми потрібно робити акцент на тому, як розвиваються події. Учасників небагато, сюжетна лінія одна. Події подаються в незавершеному вигляді, щоб спровокувати кандидата на прогноз | До основної сюжетної лінії додано велику кількість супутньої інформації, незначних фактів, які відволікають кандидата від головного. Основне запитання: «Що буде далі?» |
| Комунікації та взаємодія | Викладіть багато різноманітної інформації про обстановку, у якій перебувають учасники. Описуйте позиції дійових осіб ситуаційного завдання, їх протилежні судження, які провокують конфлікт і змушують претендента прийняти чиюсь сторону | У структурі ситуаційного завдання багато зовнішніх або внутрішніх подій, які впливають на учасників, і ті під тиском приймають неправильні рішення або пасують перед труднощами. Основне запитання до кандидатів: «Чиї дії, на Вашу думку, правильні? Хто вносить деструкцію в роботу колективу? Як бути в такій ситуації?» |
| Прийняття ефективних рішень та особистісні компетенції | Гострі й раптові події: форс-мажор. Претендент сам потрапляє в нестандартну ситуацію, або йому потрібно вивести із цієї ситуації головного героя ситуаційного завдання. Ситуація змушує кандидата поступитися особистими принципами або, навпаки, залишитися вірним собі, демонструючи моральну зрілість | Складна структура ситуаційного завдання. Описуйте різні масштабні події, що вимагають зважених і зрілих рішень. Дійова особа — одна, яка опиняється в складній ситуації. Запитання, адресовані претендентові: «Від кого все залежить? Як вчинити?» |
Деякі приклади ситуаційних завдань
Ситуаційне завдання 1
Мета — оцінити відповідність кандидата спеціальним вимогам до посади в частині наявності у нього таких компетенцій, як комунікації та взаємодія, управління організацією роботи та персоналом.
У департаменті планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності державного органу сформувався злагоджений і дружний колектив. Усі прийшли до департаменту практично одночасно, і у всіх була однакова заробітна плата. Керівник розподіляв навантаження між співробітниками рівномірно (наскільки було можливо), і в колективі з цього приводу ніколи не виникало невдоволення, усі вважали, що все справедливо.
Через півтора року одна співробітниця департаменту змінила своє ставлення до роботи. При цьому явних причин для цього не було. Але вона стала часто брати вихідні за свій рахунок, відмовлятися виконувати доручення з різних причин. Маючи дитину, постійно брала лікарняні. Коли поставили нову програму автоматизації та обліку, вона не дуже вникала у роз’яснення фахівця про принципи роботи цієї системи. Однак потім постійно зверталася до колег по допомогу, щоб зробити елементарні дії в програмі. Паралельно вона дуже активно проводила свою «політику дружби» стосовно керівника — то принесе тістечка, то загляне до нього поговорити на пару хвилин, то зробить комплімент. А нещодавно привселюдно повідомила, що вступила до Національної академії державного управління, щоб підніматися по кар’єрних сходах. На що керівник відреагував схвально. У колективі у багатьох співробітників вже була вища освіта, а деякі мали ступінь магістра або кандидата наук. Два фахівці недавно отримали сертифікати, закінчивши курси підвищення кваліфікації. Але у всіх склалося враження, що перспектива зростання є лише у неї. У результаті у колективі почалися хвилювання. Співробітники постійно обговорювали ситуацію щодо своєї колеги і керівника. Більшість співробітників вважали, що саме вони достойні отримати підвищення.
Завдання:
1. Дайте оцінку ситуації, що склалася. Чи можна в цьому випадку спрогнозувати, що надалі буде відбуватися в колективі?
2. Як краще вчинити керівникові служби персоналу в цій ситуації?
Ситуаційне завдання 2
Мета — оцінити відповідність кандидата спеціальним вимогам до посади в частині знання законодавства та особистісних компетенцій.
Співробітнику міністерства доручили підготувати замовлення на передплатні видання (газети та журнали) для міністерства. Видавець одного журналу організовує безліч рекламних акцій для передплатників цього видання. В одній із таких рекламних акцій пропонується приз: проживання в нещодавно відкритому готелі зі спа-салоном протягом семи днів плюс відвідування спа-салону. Приз пропонують представнику міністерства, який організував передплату.
Завдання:
1. Дайте оцінку ситуації, що склалася. Чи можна стверджувати, що тут є конфлікт інтересів?
2. Як би Ви вчинили в цій ситуації виходячи з моделі прийняття етичних рішень?
Ситуаційне завдання 3
Мета — оцінити відповідність кандидата спеціальним вимогам до посади в частині знання законодавства та особистісних компетенцій.
Співробітник міністерства, який здійснює регулярні поїздки на засідання робочих груп Європейської Комісії в Брюсселі та інших містах Європи, отримує запрошення від туристичної фірми на відкриття нового авіарейсу до Відня. У запрошенні сказано, що на відкритті будуть присутні лояльні клієнти туристичної фірми. До програми відкриття включені квитки на літак до Відня в обидва кінці у бізнес-класі, повний пансіон, проживання у п’ятизірковому готелі та прийом у концертному залі у Відні. Усі витрати за програмою оплачуються туристичною фірмою. Цей співробітник користувався послугами туристичної фірми для польотів у відрядження та в особистих цілях.
Завдання:
1. Дайте оцінку ситуації, що склалася. Чи можна стверджувати, що тут є конфлікт інтересів?
2. Як би Ви вчинили в цій ситуації виходячи з моделі прийняття етичних рішень?
Ситуаційне завдання 4
Мета — оцінити відповідність кандидата спеціальним вимогам до посади в частині знання законодавства, професійних знань, наявності у нього таких компетенцій, як комунікація і взаємодія.
Реалізація Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про звернення громадян» від 02.07.2015 №577-VIII щодо електронного звернення та електронної петиції» сприяє становленню ефективного діалогу між органами державної влади, органами місцевого самоврядування і громадянами, зростанню довіри населення, а також уможливлює оперативне реагування держави та органів місцевого самоврядування на суспільні виклики та ініціативи до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб.
Завдання:
1. Які наслідки, як позитивні, так і негативні, на Вашу думку, може нести така форма електронного звернення в нашій країні?
2. З якою актуальною проблемою, що потребує оперативного реагування, Ви б як автор (ініціатор) електронної петиції звернулися? Чому?
Ситуаційне завдання 5
Мета — оцінити відповідність кандидата спеціальним вимогам до посади на наявність у нього таких компетенцій, як комунікації та взаємодії, управління організацією роботи та персоналом.
Керівник державного органу мав бажання поліпшити висхідні (у дужках пояснити) комунікації. Розпочати, на його думку, варто було із впровадження політики відкритих дверей. Він оголосив, що двері його кабінету завжди відкриті для співробітників, і порекомендував усім керівникам підрозділів вчинити так само. Це, вважав керівник, дасть йому можливість своєчасно отримувати тривожні сигнали, які до того ж не будуть «відфільтровані» або направлені за формальними каналами. Він знав, що багато співробітників цілком впевнено почувають себе в розмові з керівниками підрозділів. Іноді йому надходила інформація, що деякі процедури неправильні та вимагають унормування, уточнення, корекції. У такому разі керівник одразу реагував на сигнали і піднімав ці питання на найближчій нараді.
Складніше за все було розбиратися зі скаргами співробітників, які не могли ужитися зі своїми керівниками. Один з працівників, пан Гаврилюк, гірко нарікав на те, що його керівник бере на підрозділ надмірні зобов’язання і що всі співробітники відчувають великий тиск з його боку. Найгірше, за словами Гаврилюка, те, що доводилося працювати понаднормово. Проте він не підтримав пропозицію керівника запросити безпосереднього керівника на дискусію, а також був проти того, щоб й інші працівники цього підрозділу підтвердили його скаргу. Керівник, розуміючи, що Гаврилюк може і не мати рації, не міг дозволити йому ось так сидіти і скаржитися на долю. «Ви не думали про звільнення з державної служби?». Гаврилюк зрозумів, що зустрічі з безпосереднім керівником йому не уникнути. Перед проведенням тристоронньої зустрічі керівник зв’язався з керівником Гаврилюка і пояснив йому ситуацію. Він наполягав, щоб керівник прийшов на зустріч з бажанням вислухати іншу сторону, без будь-якої ворожості. І дійсно, під час зустрічі керівник Гаврилюка слухав дуже активно і не виявляв жодних упереджень. Він подивився на проблему очима підлеглого, усвідомив, що сам зазнає величезні перевантаження. Після зустрічі керівник сказав, що йому стало набагато легше. Його призначили на посаду до інформаційно-аналітичного управління всього кілька місяців тому, до того у нього не було необхідного досвіду управління і планування. І він з радістю сприйняв пропозицію керівника допомогти йому в роботі.
Завдання:
1. Як Ви оцінюєте ефективність політики відкритих дверей для стимулювання висхідних комунікацій? Які ще способи Ви можете запропонувати?
2. Які проблеми створює політика відкритих дверей? Як Ви думаєте, чи охоче користуються нею працівники? Чому?
Наостанок! Безумовно, ми поки що не можемо (та й навряд чи зможемо в найближчому майбутньому через об’єктивні й суб’єктивні причини) говорити про повну суспільну відкритість процесу добору персоналу для державних органів, відсутність протекціонізму і мікрополітичних маніпуляцій. Проте сьогодні у сфері державної служби України яскраво виражений вектор прагнення до побудови системи добору на принципах прозорості цього процесу та рівності вимог для всіх кандидатів.
Шановні колеги! Звертаємо вашу увагу на те, що у цій статті використані деякі приклади ситуаційних завдань, які були розроблені автором для претендентів на зайняття посад державної служби категорії «А». На думку редакції, їх також можна використати в роботі з претендентами на зайняття посад категорії «Б». Повний перелік ситуаційних завдань для претендентів на зайняття посад державної служби категорії «А» опубліковано у цьому випуску «Держслужбовця» у розділі «Методичні рекомендації» на с. 33.
