ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
Закон — Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII.
Порядок № 246 — Порядок проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2016 р. № 246.
Правила № 1000/5 — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5.
ДСТУ 4163-2003 — Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, затверджена наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 р. № 55.
Добір осіб, здатних професійно виконувати посадові обов’язки, відповідно до частини першої ст. 22 Закону відбувається за Порядком № 246. Відповідно до п. 6 цього Порядку конкурс проводиться поетапно:
1) прийняття рішення про оголошення конкурсу;
2) оприлюднення рішення про оголошення конкурсу;
3) приймання документів від осіб, які бажають взяти участь у конкурсі;
4) попередній розгляд поданих документів на відповідність встановленим законом вимогам;
5) проведення тестування та визначення його результатів;
6) розв’язання ситуаційних завдань та визначення їх результатів (крім категорії «В»);
7) проведення співбесіди та визначення її результатів;
8) проведення підрахунку результатів конкурсу та визначення переможця конкурсу та другого за результатами конкурсу кандидата;
9) оприлюднення результатів конкурсу.
З детального огляду цих дев’яти етапів конкурсу маємо три (п’ятий, шостий, сьомий) — активні, на двох перших з яких адміністратор є не просто незалежною ні від кого діючою особою, що має забезпечуватися й на інших етапах конкурсу, а незалежно діючою особою — керівником процедурних питань й, одночасно, особою, яка забезпечує фіксацію дій та процедур для подальшого внесення суттєвої інформації до протоколу. Фактично саме адміністратор є керівником протоколу конкурсу, а голова й інші члени комісії — особи, які в рамках визначених процедур мають приймати протокольні рішення конкурсної комісії. Саме через це та через доступ до інформації, яка тимчасово не може бути доступною членам конкурсної комісії, адміністратор не може бути членом цієї комісії. І тому у разі, коли в державному органі служба управління персоналом утворена не як структурний підрозділ, а функції адміністратора виконує спеціаліст з питань персоналу, — до складу конкурсної комісії працівники служби управління персоналом не входять.
За відсутності умов для проведення автоматизованого тестування (відсутність належної комп’ютерної техніки, відсутність інтернет-зв’язку та інших умов) воно проводиться письмово. І тут вся відповідальність за об’єктивність цього етапу покладається на адміністратора, якого відповідно до п. 17 Порядку № 246 визначає з числа працівників служби управління персоналом керівник державної служби, органу, в якому проводиться конкурс (а значить, цю особу керівник державної служби може й перевести/звільнити, просунути/понизити по службі, стимулювати/покарати). Тобто письмова процедура тестування, яка досить добре визначена Порядком № 246, за об’єктивністю непорівнянна з нормальною процедурою, тим більше що дозволено проводити лише аудіофіксацію (для забезпечення максимальної прозорості проведення конкурсу на зайняття посад державної служби категорії «А» за згодою кандидатів може проводитися відеофіксація, якщо інше не передбачено законом). Відповідно до цього та з огляду на те, що навіть у далеких селах вчинення нотаріальних дій потребує наявності належної комп’ютерної техніки, інтернет-зв’язку та інших умов, доцільність розгляду письмового тестування вбачається лише на засіданні центрального органу виконавчої влади зі спеціальним статусом, який забезпечує формування та реалізує державну антикорупційну політику — НАЗК.
Очевидно, що найбільшим досягненням нового законодавства про держслужбу було введення не просто «тотального» конкурсного відбору на зайняття посади держслужбовця чи просування по службі, а сам порядок тестування, яке проводиться онлайн за питаннями, відповідей на які не має й сама конкурсна комісія. Отже, етап тестування — це фактично об’єктивний допуск кандидата до суб’єктивного конкурсу на зайняття посад державної служби. Так, суб’єктивний підхід до визначення вимог/спецвимог та попередньої перевірки відповідності поданих документів цим вимогам, відбору завдань і самої процедури на інших активних етапах конкурсу — недосконалість Порядку № 246, за яким відповідно до частини першої ст. 22 Закону відбувається добір осіб, здатних професійно виконувати посадові обов’язки державного службовця. Але щоб пройти до активних суб’єктивних етапів конкурсу — ситуативних завдань та співбесіди, вже недостатньо мати «гарну репутацію» серед керівництва органу, який проводить конкурс, а необхідно пройти об’єктивний тестовий відбір.
Але перший процедурний вступ адміністратора в дію відбувається ще за два дні до першого активного етапу конкурсу. Цієї процедури немає в Порядку № 246, а коротка інструкція з проходження тестування просто розміщена на офіційному сайті Нацдержслужби й нічим не затверджена. Вона має такий вигляд: «За два дні до початку проходження тестування на адресу адміністратора (test@nads.gov.ua) повинна надійти інформація про кожного кандидата (П. І. Б., дата складання тесту та бажаний час) для створення відповідного запису. Адміністратор створює відповідний запис та надсилає логін і пароль кожного кандидата на адресу замовника». Логічно, що «замовником» має бути саме адміністратор конкурсної комісії, який взаємодіє з «адміністратором, що створює відповідний запис» і, крім вищезгаданої інструкції, ніде не згадується, не те щоб нормативно легітимізуватися. Залишається сподіватися, що ця «біла пляма» взаємодії адміністратора системи тестування й адміністратора конкурсної комісії державного органу, який проводить конкурсний відбір, все ж формалізується у поправках до Порядку № 246.
Усі процедурні питання частково нормативно закріплені, частково роз’яснені на офіційному сайті Нацдержслужби, частково розтлумачені усно територіальними органами Нацдержслужби, а частково вирішені на логічно-інтуїтивному рівні адміністратора, тому більш доцільно викласти вирішення процедури конкурсного відбору у формі протоколу конкурсної комісії. Важливість складання протоколу підвищується тим, що при можливому оскарженні результатів конкурсу будуть розглядатися первинні документи, найпроблемнішими з яких, скоріше за все, будуть протоколи засідань, навіть за наявності аудіофіксації, якої, скоріше за все, не буде.
У протоколи конкурсної комісії доцільно вкласти інформацію про всі етапи конкурсу — легітимізувати всю копітку роботу служби управління персоналом органу, яку в цьому випадку має очолити, скоріше, не керівник цієї служби, а той, на кого покладені функції адміністратора під час проведення конкурсного відбору на посади державної служби категорій «Б» і «В».
Протокол складається у довільній формі і відповідно до Правил № 1000/5 за розподілом організаційно-розпорядчої документації, що є одним з класів управлінської документації, відноситься до інформаційно-аналітичної, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення.
Цими ж Правилами визначено, що хід обговорення питань і рішень, що приймаються на засіданнях колегіальних органів (колегіях, радах, зборах, нарадах), фіксується в протоколі. Протокол складається на підставі записів, зроблених під час засідання (стенограм, фонограм), та документів, підготовлених до засідання (текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів постанов або рішень, порядку денного, списку запрошених тощо).
Датою документа (для протоколів) є дата засідання колегіального органу. Дату оформляють відповідно до ДСТУ 4163-2003 цифровим або словесно-цифровим способом. Інші реквізити документа оформлюють відповідно до вимог цього ж стандарту — Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.
Посадовою особою особисто затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (положення (статути) установи, протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи тощо). Отже, протоколи конкурсної комісії затверджуються керівником державної служби особисто. Таким чином, керівник державної служби реалізує й свої повноваження щодо проведення конкурсів на зайняття вакантних посад державної служби категорій «Б» і «В», забезпечення прозорості і об’єктивності таких конкурсів відповідно до вимог п. 1 частини другої ст. 17 Закону.
Відповідно до Правил № 1000/5 протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу і секретар, а документи, складені комісією, підписують голова комісії і всі члени комісії. Але ж п. 17 профільного Порядку № 246 визначено, що адміністратор веде протокол засідання конкурсної комісії, тож саме його підпис має бути перед тим, як протокол буде надано для підпису голові (головуючому) та іншим членам конкурсної комісії.
У протоколах застосовується форма викладу тексту від третьої особи множини за схемою:
| СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ) |
Згідно з частиною третьою ст. 28 Закону передбачено, що витяг з протоколу засідання конкурсної комісії (у Порядку № 246 чомусь йдеться лише про витяг з протоколу засідання Комісії) є складовою особової справи державного службовця, якого призначено на посаду державної служби за результатами конкурсу. Відповідно до Правил № 1000/5 витяги з протоколів засвідчує секретар, який складає протоколи і здійснює їх зберігання. Зрозуміло, що у нашому випадку витяг з протоколу підписується адміністратором.
Реєстраційний індекс протоколів конкурсної комісії складається з порядкового номера у межах року.
І на завершення теоретичної частини зазначимо, що документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо).
Наведемо приклад першого протоколу засідання конкурсної комісії на зайняття вакантної посади категорії «В» (для зменшення «габаритів»). Ускладнимо ситуацію відсутністю голови конкурсної комісії.
| ЗАТВЕРДЖУЮ Голова _____________ ______________ держадміністрації _____________ Особа Г ____________ 2016 року ____________________________ державна адміністрація Протокол конкурсної комісії 3 серпня 2016 року м. ______________ № 1 Присутні: Адміністратор конкурсної комісії — Особа А. Члени комісії: особи 2 — 5. Відсутні: голова конкурсної комісії — Особа 1. ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Про проведення п’ятого етапу конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» (тут і далі за текстом зазначається конкретна посада) — тестування та визначення його результатів. 2. Про дату і час проведення наступного етапу конкурсу — проведення співбесіди з кандидатами та визначення його результатів. СЛУХАЛИ: Особа 3 (керівник служби управління персоналом органу), який повідомив про відсутність через хворобу голови конкурсної комісії та запропонував обрати головуючим на цьому засіданні комісії Особу 5. ВИСТУПИЛИ: Особа 4, яка запропонувала підтримати кандидатуру Особа 5 головуючим на цьому засіданні у зв’язку з відсутністю голови комісії. Особа 5, який заявив про конфлікт інтересів при голосуванні з цього питання та про намір утриматися від цього голосування. ВИРІШИЛИ: обрати головуючим на цьому засіданні комісії Особа 5. «ЗА» — 3; «ПРОТИ» — 0; «Утрималися» — 1 (Особа 5). Рішення прийнято. ОБГОВОРЕННЯ ПИТАНЬ ПОРЯДКУ ДЕННОГО 1. Про проведення п’ятого етапу конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» — тестування та визначення його результатів. СЛУХАЛИ: Особа 5, який запропонував розглянути виконання попередніх етапів конкурсу та інших попередніх процедур. ВИСТУПИЛИ: Особа 3 — керівник служби управління персоналом органу, який ознайомив членів комісії з виконанням етапів конкурсу, які були виконані службою управління персоналом до цього засідання: 1) прийнято рішення про оголошення конкурсу — розпорядження голови _____________ держадміністрації від 8 липня 2016 року № 103-к «Про оголошення конкурсу на зайняття вакантної посади державної служби»; 2) оприлюднене рішення про оголошення конкурсу на сайті Нацдержслужби від 8 липня 2016 року за номером 67 та на офіційному сайті ________________ держадміністрації 8 липня 2016 року; 3) прийнято документи від 3 осіб, які бажають взяти участь у конкурсі; 4) проведено попередній розгляд поданих документів на відповідність встановленим законом вимогам, за результатами якого листом ___________________ держадміністрації від 29.07.2016 № 1597 адміністратору Національного агентства України з питань державної служби повідомлено про допущених до участі у конкурсі кандидатів з метою доступу до системи тестування. До участі у конкурсі на зайняття вакантної посади категорії «В» допущено 3 особи: кандидати 1 — 3. Проведення оцінювання кандидатів відбувається відповідно до Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2016 р. № 246 Особа А, яка повідомила, що тестування сьогодні буде відбуватися у відділі _______________ і є технічна можливість провести тестування одночасно для всіх кандидатів вакантної посади категорії «В». Особа 5, який запропонував запросити на засідання допущених у конкурсі осіб для ознайомлення з короткою інструкцією з проходження тестування та перейти безпосередньо до його проходження. Адміністратор запрошує на засідання комісії конкурсантів та перевіряє паспорт кожного кандидата. Адміністратор ознайомлює конкурсантів з порядком проведення етапу конкурсу з тестування. Перехід в аудиторію. Проходження тестування — 40 хв. За результатами тестування адміністратор роздруковує з кожного комп’ютера, за яким працював конкурсант, результати тестування конкурсантів і просить конкурсантів поставити підписи під своїми результатами. За результатами тестування кандидати набрали такі бали: Кандидат 1 — 31 правильна відповідь — 1 бал; Кандидат 2 — 22 правильних відповіді — 0 балів; Кандидат 3 — 14 правильних відповідей — 0 балів. ВИРІШИЛИ: 1. Відповідно до пункту 38 Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2016 р. № 246, до наступного етапу конкурсу зі співбесіди допускається: Кандидат 1. (Відомість про результати тестування додається до протоколу.) «ЗА» — 4; «ПРОТИ» — 0; «Утрималися» — 0. Рішення прийнято. 2. Про дату і час проведення наступного етапу конкурсу — проведення співбесіди з кандидатами та визначення його результатів. СЛУХАЛИ: Особа 3, який повідомив членів конкурсної комісії, що розв’язання ситуаційних завдань та визначення їх результатів проводиться на посади, крім категорії «В». Посада _______________________ належить до категорії «В», тому цей етап конкурсу не проводився, і запропонував наступний етап конкурсу — співбесіду провести 4 серпня о 10:00. ВИСТУПИЛИ: Особа 2, яка запропонувала підтримати проведення наступного етапу конкурсу 4 серпня о 10:00. Особа 3, який запропонував конкурсній комісії затвердити бланк з вимогами, які не були оцінені на попередніх етапах конкурсу, згідно з умовами проведення конкурсу та відповідно до яких буде проведена співбесіда у формі додатка 7 до Порядку проведення конкурсу. Питання щодо вимог члени комісії мають підготувати самостійно. ВИРІШИЛИ: 2.1. Проведення співбесіди з кандидатами та визначення його результатів призначити на 4 серпня 2016 року на 10:00. «ЗА» — 4; «ПРОТИ» — 0; «Утрималися» — 0. Рішення прийнято. 2.2. Затвердити перелік вимог, які не були оцінені на попередніх етапах конкурсу, згідно з умовами проведення конкурсу та відповідно до яких буде проведена співбесіда (додається у формі додатка 7 до Порядку проведення конкурсу). «ЗА» — 4; «ПРОТИ» — 0; «Утрималися» — 0. Рішення прийнято. 2.3. Залучити як експертів до цього етапу конкурсу заступника голови ____________________ держадміністрації, до розподілу обов’язків якого належить координація роботи цього підрозділу, Особа Д, та начальника відділу ________________ (підрозділ з вакантною посадою, на яку проводиться конкурс) Особа М. «ЗА» — 4; «ПРОТИ» — 0; «Утрималися» — 0. Рішення прийнято. Головуючий Особа 5. Члени конкурсної комісії: особи 2 — 4. Адміністратор Особа А. |
Приклад заключного протоколу.
| ЗАТВЕРДЖУЮ Голова ______________ ________________ держадміністрації _____________ Особа Г ____________ 2016 року _______________________ державна адміністрація Протокол конкурсної комісії 4 серпня 2016 року м. __________ № 2 Присутні: Голова конкурсної комісії — Особа 1. Адміністратор конкурсної комісії — Особа А. Члени комісії: особи 2 — 5. Залучені експерти до розгляду першого питання порядку денного: заступник голови ____________________ держадміністрації, до розподілу обов’язків якого належить координація роботи цього підрозділу, Особа Д, та начальник відділу ________________ (підрозділ з вакантною посадою, на яку проводиться конкурс) Особа М. ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Про проведення сьомого етапу конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» — проведення співбесіди та визначення її результатів. 2. Про проведення восьмого етапу конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» — проведення підрахунку результатів конкурсу та визначення переможця конкурсу. 3. Про проведення дев’ятого етапу конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» — оприлюднення результатів конкурсу. ОБГОВОРЕННЯ ПИТАНЬ ПОРЯДКУ ДЕННОГО 1. Про проведення сьомого етапу конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» — проведення співбесіди та визначення її результатів». СЛУХАЛИ: Особа 1 щодо розгляду виконання попередніх етапів конкурсу: 1) прийнято рішення про оголошення конкурсу — розпорядження голови _____________ держадміністрації від 8 липня 2016 року № 103-к «Про оголошення конкурсу на зайняття вакантної посади державної служби»; 2) оприлюднене рішення про оголошення конкурсу на сайті Нацдержслужби від 8 липня 2016 року за номером 67 та на офіційному сайті ________________ держадміністрації 8 липня 2016 року; 3) прийнято документи від 3 осіб, які бажають взяти участь у конкурсі; 4) проведено попередній розгляд поданих документів на відповідність встановленим законом вимогам, за результатами якого листом ___________________ держадміністрації від 29.07.2016 № 1597 адміністратору Національного агентства України з питань державної служби повідомлено про допущених до участі у конкурсі кандидатів з метою доступу до системи тестування. До участі у конкурсі на зайняття вакантної посади категорії «В» допущено 3 особи: кандидати 1 — 3; 5) проведено тестування та визначено його результати. За результатами тестування кандидати набрали такі бали: Кандидат 1 — 31 правильна відповідь — 1 бал; Кандидат 2 — 22 правильних відповіді — 0 балів; Кандидат 3 — 14 правильних відповідей — 0 балів. Відповідно до пункту 38 Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2016 р. № 246, до наступного етапу конкурсу зі співбесіди допущено: Кандидат 1; 6) розв’язання ситуаційних завдань та визначення їх результатів проводиться на посади, крім категорії «В». Посада _________________ належить до категорії «В», тому цей етап конкурсу не проводився; 7) проведення співбесіди та визначення її результатів — перше питання порядку денного сьогоднішнього засідання. Проведення співбесіди з кандидатами відбувається відповідно до Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2016 р. № 246. На попередньому засіданні конкурсної комісії затверджено перелік вимог, які не були оцінені на попередніх етапах конкурсу, згідно з умовами проведення конкурсу та відповідно до яких буде проведена співбесіда. Службою управління персоналом підготовлені бланки відповідно до додатка 7 до Порядку проведення конкурсу. Питання до затверджених вимог члени комісії мали підготувати самостійно. Запрошуються експерти до розгляду першого питання порядку денного: Особа Д та Особа М. Оцінюється перша вимога: ____________. Питання членів комісії та відповіді кандидата: Особа 1, _________________________________________? Кандидат 1, ___________________________________________. Оцінюється друга вимога: _______________________. Особа 2, _________________________________________? Кандидат 1, ___________________________________________. Особа 5, _________________________________________? Кандидат 1, ___________________________________________. Оцінюється третя вимога: ____________________________________. Особа 3, _________________________________________? Кандидат 1, ___________________________________________. Особа 4, _________________________________________? Кандидат 1, ___________________________________________. Оцінюється четверта вимога: _________________________________. Особа 3, _________________________________________? Кандидат 1, ___________________________________________. Особа 4, _________________________________________? Кандидат 1, ___________________________________________. Постановку запитань завершено. Кандидат відбув із засідання комісії. Члени комісії заповнюють бланки відомостей — оцінюють вимоги. При оцінюванні членами комісії враховуються рекомендовані експертами бали, які виставили Кандидату 1 з кожної вимоги: Вимоги 1 — 4: _________________________________. Особа Д _____бал (ів) Особа М _____бал (ів) Відомості з результатів співбесіди, заповнені членами комісії індивідуально, додаються до протоколу (додатки 1 — 5). ВИРІШИЛИ: 1. Проведення сьомого етапу конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» — проведення співбесіди вважати завершеним та визначити її результати: Кандидат 1 — набрав (ла) ____ балів. «ЗА» — 5; «ПРОТИ» — 0; «Утрималися» — 0. Рішення прийнято. Розгляд першого питання порядку денного завершено. Залучені експерти відбувають із засідання комісії. 2. Про проведення восьмого етапу конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» — проведення підрахунку результатів конкурсу та визначення переможця конкурсу. СЛУХАЛИ: Особа 1, який запропонував адміністратору провести підрахунок балів. Визначення остаточних результатів конкурсу здійснюється адміністратором у балах як середнє арифметичне значення індивідуальних оцінок. Зведена відомість середніх балів додається до протоколу (додаток 6). Підсумковий рейтинг кандидатів, підготовлений адміністратором, додається до протоколу (додаток 7). Особа 1 запропонував конкурсній комісії ухвалити рішення про переможця конкурсу: Кандидат 1 — переможець конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» ____________ ____________ держадміністрації із загальною кількістю балів ________ та рейтингом ________. Особа 5, запропонував підтримати таке рішення. ВИРІШИЛИ: 2. Кандидат 1 — переможець конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» ____________ ____________ держадміністрації із загальною кількістю балів ____ та рейтингом ______. «ЗА» — 5; «ПРОТИ» — 0; «Утрималися» — 0. Рішення прийнято. Запрошується Кандидат 1, якому головуючим повідомляються результати конкурсу та початок процедури перевірки, відповідно до Закону України «Про очищення влади». Розгляд другого питання порядку денного завершено. Кандидат відбуває із засідання комісії. 3. Про проведення дев’ятого етапу конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «В» — оприлюднення результатів конкурсу. СЛУХАЛИ: Особа 1, який запропонував службі управління персоналу не пізніше ніж наступного робочого дня з дати підписання цього протоколу підготувати повідомлення голови ______________ держадміністрації Міжрегіонального управління Нацдержслужби України у ___________ областях про переможця конкурсу та відсутність другого за результатами конкурсу кандидата. Подібну інформацію рекомендується направити електронною поштою й на електронну адресу results@nads.gov.ua. ВИСТУПИЛИ: Особа 2, яка запропонувала підтримати цю пропозицію. ВИРІШИЛИ: 3. Рекомендувати службі управління персоналом _______________ держадміністрації не пізніше ніж наступного робочого дня з дати підписання цього протоколу підготувати повідомлення голови ___________________ держадміністрації Міжрегіонального управління Нацдержслужби України у ___________________________ областях про переможця конкурсу та відсутність другого за результатами конкурсу кандидата. Подібну інформацію рекомендується направити електронною поштою й на електронну адресу results@nads.gov.ua. «ЗА» — 5; «ПРОТИ» — 0; «Утрималися» — 0. Рішення прийнято. Голова конкурсної комісії Особа 1. Члени конкурсної комісії: особи 2 — 5. Адміністратор Особа А. |
Як зазначалося, протокол складається у довільній формі з дотриманням вимог Правил № 1000/5 та ДСТУ 4163-2003 й наведені приклади конкретних протоколів конкурсної комісії наводяться лише як окремий досвід та для можливого удосконалення окремих частин тих протоколів, які складаються в інших державних органах.
