Оцінювання результатів діяльності як інструмент управління персоналом

ОЦІНКА ПЕРСОНАЛУ: МЕТА, УЧАСНИКИ

Загалом, оцінка персоналу полягає у визначенні того, як і якою мірою працівник досягає очікуваних (еталонних) результатів у праці відповідно до поставлених завдань. Оцінка персоналу є також процедурою, яку проводять з метою виявлення міри відповідності особистих якостей працівника, кількісних і якісних результатів праці поставленим цілям.

Метою є визначення якості виконання державним службовцем поставлених завдань; прийняття рішення щодо:

— преміювання;

— планування службової кар’єри;

— визначення потреби у професійному навчанні.

Учасниками оцінювання є:

— державний службовець;

— безпосередній керівник державного службовця, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В»;

— керівник самостійного структурного підрозділу (у разі наявності), в якому працює державний службовець, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В»;

— суб’єкт призначення;

— служба управління персоналом.

Відповідно до Типового порядку оцінювання службової діяльності державних службовців проводитимуть поетапно:

— визначення та перегляд завдань і ключових показників;

— оціночна співбесіда (крім випадків, передбачених Типовим порядком);

— визначення результатів оцінювання та їх затвердження.

СХЕМА ПОСТАНОВКИ ЗАВДАНЬ ТА ОЦІНЮВАННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ

ЕТАПИ ОЦІНЮВАННЯ

Типовим порядком передбачено три можливі результати оцінювання службової діяльності державних службовців: негативна, позитивна та відмінна оцінки.

Зона відповідальності служби управління персоналом у процедурі оцінювання:

1. Надає консультативну допомогу учасникам оцінювання.

2. Здійснює заходи щодо організації процесу оцінювання.

3. Готує проекти наказів (розпоряджень) суб’єкта призначення про:

— проведення оцінювання із списком державних службовців, оцінка яких проводиться;

— затвердження результатів оцінювання та список державних службовців, які підлягають преміюванню, із зазначенням розміру такого преміювання.

ЗАВДАННЯ ТА КЛЮЧОВІ ПОКАЗНИКИ

Ефективність є одним із основних комплексних критеріїв визначення успішної, або навпаки — невдалої управлінської діяльності. Тому завдання і ключові показники ефективності діяльності (далі — Показники) повинні відображати кінцевий результат, на досягнення якого спрямовано службову діяльність державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В». Усі вони повинні характеризувати стан справ у відповідному напрямку управління та сприяти прийняттю ефективних оперативних чи стратегічних рішень керівником органу.

Практична цінність оцінювання ефективності полягає в тому, що дає змогу визначити: наскільки співвідносяться напрями діяльності державного органу (структурного підрозділу) та методи досягнення задекларованих цілей; якими є витрати ресурсів щодо створення управлінського рішення чи адміністративної послуги; який результат і ефект отримано в підсумку (поточному чи кінцевому).

Власне, Показники — це згруповані певним чином дані, що дають змогу оцінити ключові аспекти функціонування певних систем (управлінських, економічних, соціальних тощо).

Що стосується поняття «ефективність», то воно походить від поняття «ефект» (від лат. effectus) та означає виконання, дію. Відповідно ефективність — це результат, наслідок якихось причин, сил, дій. Звідси найбільш поширене розуміння терміна «ефективність» — дія, що приводить до отримання потрібних результатів. Часто ефективність визначають як узгодженість результату з метою.

До більшості критеріїв ефективності функціонування органів виконавчої влади належить надання адміністративних послуг. Відповідно — критеріями оцінки якості надання адміністративної послуги є показники, які визначають рівень задоволення інтересів та потреб одержувача, професійність діяльності адміністративних органів. Такими критеріями можна визначити:

— результативність (позитивне вирішення);

— своєчасність (дотримання встановленого терміну);

— доступність (можливість звернення за отриманням адміністративної послуги);

— зручність (урахування інтересів та потреб споживача);

— відкритість (наявність та доступність інформації);

— повагу до споживача; професійність (рівень кваліфікації працівників).

Позитивний ефект від упровадження технології Показників має бути зумовлений підвищенням загальної ефективності діяльності державної організації, оскільки кожен співробітник має усвідомити зв’язок між своїми посадовими обов’язками і стратегічними цілями організації. А керівники, у свою чергу, мають нагоду визначити ефективність роботи кожного підрозділу.

Принциповим моментом у застосуванні технології Показників є чітке розуміння призначення цієї технології. Для того щоб побудувати систему Показників з урахуванням державницької специфіки, важливо навчитися оцінювати чинники, які на неї впливають.

Упровадження технології Показників дає змогу підвищити контроль за діяльністю держслужбовців з боку керівництва, оскільки дає можливість побудувати ефективну систему управління, спрямовану на результат. Результат, у свою чергу, повинен бути позначений у рамках вимірюваних цілей, поставлених нормативами перед державними службовцями. При цьому цілі, як і перелік Показників, можуть змінюватися.

Першим кроком на шляху до розробки і впровадження ключових показників ефективності, тобто до досягнення бажаного результату, є визначення завдань як на рівні окремого державного службовця, так і на рівні державного органу в цілому. Для цих цілей можуть використовуватися одні й ті ж принципи і критерії визначення Показників, хоча параметри виміру будуть різними.

Проте, усі вони мають відповідати SMART-КРИТЕРІЯМ, зазначеним у Додатку 1 до Методичних рекомендацій.

Додаток 1 до Методичних рекомендацій

SMART-КРИТЕРІЇ

Якщо «розшифрувати» це, то можна сказати, що при використанні Показників параметри виміру повинні:

• вимірюватися за однією методикою;

• ґрунтуватися на достовірних даних;

• бути зрозумілими і простими;

• відповідати тому, що вони вимірюють.

Ключові Показники бувають відстроченими — відображають результати діяльності після закінчення періоду, і випереджаючими — дають можливість управляти ситуацією в межах звітного періоду з метою досягнення заданих результатів після його закінчення.

Показники рекомендується розробляти по ієрархії зверху вниз — від головної мети державного органу до цілей підрозділів і функціоналу. Інколи формування Показників здійснюють знизу — від показників і цілей певного виконавця, його функціоналу, потім починається шлях вгору — до формування спільної мети. Адже на рівні свідомості складається враження, що значно легше поставити мету співробітнику, ніж досягти розуміння спільної мети державного органу. Але за такої умови, якщо робиться ставка на окремих співробітників, не може бути гарантії досягнення бажаних результатів в масштабі роботи підрозділу і держоргану загалом. А тому знадобиться звірити відповідність окремих цілей кінцевої мети органу. Фактично потрібно буде двічі виконувати ту ж саму роботу.

На практиці для вимірювання використовуються різноманітні Показники:

• кількісні — об’єктивно вимірюються в числах, що мають певний економічний або фізичний сенс, наприклад, у гривнях, годинах, відсотках;

• якісні — суб’єктивно оцінюються у балах, що відповідають різним рівням досягнення результату.

Наприклад, якість виконання документів, дотримання трудової дисципліни та ін.;

• індивідуальні — призначені для оцінки результатів, які залежать тільки від зусиль конкретного співробітника.

Це може бути, наприклад, кількість адміністративних послуг, які надав цей державний службовець;

• командні — оцінюють результати роботи проектної групи, структурного підрозділу або усього державного органу.

Це може бути загальний обсяг виконаних проектів, задоволеність споживачів адміністративних послуг;

• фінансові — відображають фінансові результати діяльності структурного підрозділу або службовця. Наприклад, рентабельність продажів, чистий прибуток;

• не фінансові — демонструють певне положення організації та ефективність внутрішніх управлінських процесів.

Це може бути продуктивність праці, рівень наданих послуг.

При виборі тільки одного Показника виникають 2 кінцевих варіанти — підтвердити його досягнення або недосягнення. У такому випадку не залишається можливості для маневру, тобто внесення змін у процес роботи в ситуації, коли результати не відповідають очікуванням.

Отже, забезпечити можливість маневру дозволяє лише набір з декількох Показників — краще з 3-5.