Оцінювання результатів службової діяльності: етапи і приклади

З метою реалізації ст. 44 Закону «Про державну службу» «Оцінювання результатів службової діяльності» Кабінет Міністрів України своєю постановою затвердив Типовий порядок.

Метою оцінювання, відповідно до цього Типового порядку, є визначення якості виконання державним службовцем поставлених завдань, а також прийняття рішення щодо його преміювання, планування службової кар’єри, визначення потреби у професійному навчанні. Оцінювання проводиться з дотриманням принципів об’єктивності, достовірності, доступності та прозорості, взаємодії та поваги до гідності.

При вивченні Типового порядку я, як начальник відділу по роботі з персоналом, для себе визначила порядок послідовних дій щодо підготовки і проведення оцінювання результатів службової діяльності та узагальнила їх у такі етапи:

1. Визначення завдань і ключових показників;

2. Видання наказу;

3. Оціночна співбесіда;

4. Визначення результатів оцінювання та їх затвердження.

Розглянемо більш детально кожен з етапів.

ВИЗНАЧЕННЯ ЗАВДАНЬ І КЛЮЧОВИХ ПОКАЗНИКІВ

Визначення завдань і ключових показників для кожного державного службовця проводиться у грудні року, що передує звітному, або протягом п’яти робочих днів після призначення (переведення) на посаду.

У разі відсутності державного службовця у зв’язку з відпусткою, відрядженням чи його тимчасовою непрацездатністю такі завдання і ключові показники визначаються протягом п’яти робочих днів з дня його виходу на роботу.

Кожному державному службовцю встановлюється від трьох до п’яти завдань на період, що підлягає оцінюванню.

Варто звернути увагу на те, що державний службовець бере участь у визначенні своїх завдань і ключових показників, а також у їх періодичному перегляді.

Ключові показники результативності, ефективності та якості службової діяльності державного службовця (далі — ключові показники) визначаються з урахуванням його посадових обов’язків, а також дотримання ним загальних правил етичної поведінки та вимог законодавства у сфері запобігання корупції.

Важливо! Завдання і ключові показники повинні відображати кінцевий результат, на досягнення якого спрямовано службову діяльність державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В», і вимірюватися в кількісному та/або якісному вираженні.

Завдання і ключові показники оформляються згідно з додатком 5 Типового порядку. Завдання погоджуються безпосереднім керівником після їх обговорення з державним службовцем.

Оригінали завдань і ключових показників зберігаються у службі управління персоналом державного органу, в якому працює державний службовець, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В», а копії залишаються у такого державного службовця та його безпосереднього керівника.

Завдання і ключові показники визначаються:

— державним службовцям, які займають посади державної служби категорії «Б» та обіймають посади керівників самостійних структурних підрозділів або прирівняні до них посади, — керівником державної служби;

— державним службовцям, які займають інші посади державної служби категорій «Б» і «В», — безпосереднім керівником за погодженням з керівником самостійного структурного підрозділу (якщо він не є безпосереднім керівником такого державного службовця).

Завдання і ключові показники визначаються з урахуванням стратегічних документів державного та/або регіонального рівня, річного плану роботи державного органу, завдань, функцій та обов’язків, визначених у положенні про державний орган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції.

У разі внесення змін до зазначених документів завдання і ключові показники можуть переглядатися щокварталу суб’єктом призначення разом із державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В».

Наприклад, бал 2 ставиться тоді, коли завдання виконане, але з порушенням строку виконання та/або із залученням до виконання завдання допомоги інших (під час виконання роботи державний службовець потребував надання зразків документів, допомоги у виробленні алгоритму роботи, аналізі нормативно-правових актів, суттєвому коригуванні проектів документів, проявляв низьку ініціативність, самостійність, недостатність знання нормативно-правових актів, вимог до підготовки службових документів, потребував нагадувань і високої міри контролю з боку керівника тощо).

Тож при підготовці критеріїв потрібно взяти до уваги критерії всіх балів.

У ключових показниках я пропоную зазначати:

– своєчасність;

– самостійність;

– правильність підготовки документів;

– рівень знань нормативно-правових актів;

– ініціативність при виконанні завдання;

– дотримання правил етичної поведінки;

– дотримання законодавства у сфері запобігання корупції.

Приклад:

Безпосередній керівник державного службовця повинен проводити моніторинг виконання державним службовцем визначених завдань і ключових показників, за результатами моніторингу у разі потреби здійснює разом із державним службовцем перегляд завдань і ключових показників.

ВИДАННЯ НАКАЗУ

Про проведення оцінювання суб’єктом призначення видається наказ (розпорядження), у якому зазначаються:

— список державних службовців, оцінювання яких проводиться;

— строк проведення оцінювання;

— доручення, необхідні для організаційного забезпечення проведення оцінювання службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В» (за потреби).

При формуванні списку державних службовців необхідно врахувати таке:

Строк проведення оцінювання визначається з урахуванням того, що результати службової діяльності безпосередніх керівників оцінюються після затвердження результатів службової діяльності підпорядкованих їм державних службовців.

Оцінювання проводиться щороку у жовтні — грудні за період з 1 січня поточного року або з дати визначення завдань і ключових показників до дати прийняття наказу (розпорядження) про проведення оцінювання.

ОЦІНОЧНА СПІВБЕСІДА

Оціночна співбесіда проводиться на основі надання пояснень державним службовцем щодо інформації про виконання завдань і ключових показників, потреби у професійному навчанні та внесення пропозицій щодо завдань і ключових показників на наступний період.

Хочеться звернути увагу, що оціночна співбесіда повинна проводитися у дружній атмосфері. Під час співбесіди необхідно об’єктивно оцінювати результати діяльності та з повагою відноситися до працівника і ні в якому разі не можна принижувати гідність.

У разі коли у визначений строк проведення оцінювання державний службовець відсутній на роботі (відрядження, тимчасова непрацездатність, відпустка), безпосередній керівник проводить оцінювання без оціночної співбесіди в установлений строк або за заявою такого державного службовця оцінювання проводиться раніше.

ВИЗНАЧЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ОЦІНЮВАННЯ ТА ЇХ ЗАТВЕРДЖЕННЯ

Державний службовець зазначає результати своєї діяльності у висновку щодо результатів оцінювання за формою згідно з додатком 6 Типового порядку в частині опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку його фактичного виконання.

За результатами оцінювання виставляється негативна, позитивна або відмінна оцінка з її обґрунтуванням на основі розрахунку середнього бала за виконання кожного визначеного завдання і досягнення ключових показників, що виставляється з урахуванням критеріїв виставлення балів згідно з додатком 3 Типового порядку.

Безпосередній керівник державного службовця виставляє та обґрунтовує відповідний бал. Результати оцінювання затверджуються суб’єктом призначення.

Із результатами оцінювання служба управління персоналом ознайомлює державного службовця під підпис. Висновок щодо результатів оцінювання зберігається у службі управління персоналом.

За результатами оцінювання державний службовець разом із службою управління персоналу складає індивідуальну програму підвищення рівня професійної компетентності за формою згідно з додатком 7 Типового порядку, яку погоджує безпосередній керівник такого державного службовця та затверджує керівник самостійного структурного підрозділу, в якому він працює (див. наступний приклад).

Приклад

У разі отримання негативної оцінки не раніше ніж через 3 місяці проводиться повторне оцінювання. У разі отримання двох підряд негативних оцінок такий державний службовець звільняється відповідно до п. 3 ч. ст 87 Закону «Про державну службу».

ОСКАРЖЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ОЦІНЮВАННЯ

Висновок щодо результатів оцінювання з негативною оцінкою може бути оскаржений державним службовцем.

Оскарження здійснюється відповідно до ст. 11 Закону України «Про державну службу».

У скарзі державним службовцем зазначаються зауваження до балів за виконання того чи іншого завдання та наводяться факти, які спростовують критерії, що відповідають згаданому балу.

Висновок щодо результатів оцінювання скасовується суб’єктом призначення або судом.

Не підлягає скасуванню висновок про затвердження результатів оцінювання, якщо допущені процедурні порушення не впливають на результати оцінювання.

У разі прийняття рішення про скасування висновку щодо результатів оцінювання оцінювання проводиться відповідно до Типового порядку у двомісячний строк після прийняття такого рішення.

Підбиваючи підсумки, зазначу, що від максимальної точності визначення ключових показників і завдань будуть залежати і результати оцінювання.

А наостанок хочу побажати, щоб усі безпосередні керівники були об’єктивні і толерантні при проведенні оцінювання результатів службової діяльності підпорядкованих працівників.