ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
Закон «Про державну службу» — Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII.
Типовий порядок — Типовий порядок проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 23.08.2017 р. № 640.
I. Загальні положення
1. Методичні рекомендації щодо визначення ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В» (далі — Методичні рекомендації), розроблені для державних органів відповідно до: частини 2 статті 44 Закону України «Про державну службу», пункту 8 Типового порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2017 р. № 640 (далі — Типовий порядок).
2. Методичні рекомендації розроблені з метою надання допомоги службам управлінням персоналом та учасникам процесу оцінювання в організації та здійсненні процедури проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В» (далі — оцінювання), а саме визначення ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державного службовця з дотриманням принципів об’єктивності, достовірності, доступності та прозорості, взаємодії та поваги до гідності.
3. Відповідно до пункту 8 Типового порядку оцінювання проводиться на підставі ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державного службовця (далі — ключові показники), визначених з урахуванням його посадових обов’язків, а також дотримання ним загальних правил етичної поведінки та вимог законодавства у сфері запобігання корупції.
4. У даних Методичних рекомендаціях терміни вживаються в такому значенні:
- завдання державного службовця — обсяг робіт у звітному періоді, визначений на підставі посадової інструкції, що має на меті результати у межах посадових обов’язків (функцій) державного службовця;
- ключовий показник — це сукупність вимірюваних кількісних та/або якісних індикаторів/параметрів (строки, кількість, відсотки, межі припустимих похибок, надані докази якості тощо), які дозволяють оцінити прогрес у виконанні державним службовцем визначених завдань, вибраних для оцінки ефективності його діяльності в звітному періоді;
- моніторинг — процес постійного систематичного збору та аналізу безпосереднім керівником даних/інформації за ключовими показниками з метою встановлення прогресу (ступеня) виконання завдання та визначення необхідності їх перегляду;
- стратегічні документи — стратегічні документи державного рівня, як-от: Стратегія сталого розвитку «Україна-2020», затверджена Указом Президента України від 12 січня 2015 року № 5/2015; Середньостроковий план пріоритетних дій Уряду до 2020 року, затверджений розпорядженням Кабінету Міністрів України від 03 квітня 2017 року № 275-р; Стратегія реформування державного управління на 2016-2020 роки, затверджена розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24 червня 2016 року № 474-р; галузеві (секторальні) стратегії. Стратегічні документи регіонального, місцевого рівня, як-от: стратегія розвитку відповідної адміністративно-територіальної одиниці, середньострокові, довгострокові регіональні, місцеві програми соціально-економічного розвитку, цільові програми тощо;
- звітний період — встановлений нормативним актом державного органу інтервал часу, по завершенню якого проводиться оцінка;
- учасники процесу оцінювання — державний службовець; безпосередній керівник державного службовця, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В»; керівник самостійного структурного підрозділу (у разі наявності), де працює державний службовець, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В»; суб’єкт призначення; служба управління персоналом (пункт 4 Типового положення);
- безпосередній керівник — найближчий керівник, якому прямо підпорядкований державний службовець;
- керівник державної служби в державному органі (далі — керівник державної служби) — посадова особа, яка займає вищу посаду державної служби в державному органі, до посадових обов’язків якої належить здійснення повноважень з питань державної служби та організації роботи інших працівників у цьому органі.
ІІ. Строки та учасники визначення завдань і ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державного службовця
5. Відповідно до пункту 11 Типового порядку визначення завдань і ключових показників для кожного державного службовця проводиться у грудні року, що передує звітному, або протягом п’яти робочих днів після призначення (переведення) на посаду.
6. Завдання і ключові показники визначаються протягом п’яти робочих днів з дня виходу державного службовця на роботу:
- у разі відсутності державного службовця у зв’язку з відпусткою, відрядженням чи його тимчасовою непрацездатністю;
- якщо на дату прийняття наказу (розпорядження) про проведення оцінювання державний службовець перебуває у трудових відносинах, але фактично не провадить службової діяльності (у зв’язку з перебуванням у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, без збереження заробітної плати відповідно до пунктів 3 і 18 частини першої статті 25 Закону України «Про відпустки»; призовом на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період або прийняттям на військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду).
7. Завдання і ключові показники визначаються:
- державним службовцям, які займають посади державної служби категорії «Б» та обіймають посади керівників самостійних структурних підрозділів або прирівняні до них посади, — керівником державної служби;
- державним службовцям, які займають інші посади державної служби категорій «Б» і «В», — безпосереднім керівником за погодженням з керівником самостійного структурного підрозділу (якщо він не є безпосереднім керівником такого державного службовця).
8. Завдання погоджуються безпосереднім керівником після їх обговорення з державним службовцем.
9. У разі відсутності або тимчасової відсутності безпосереднього керівника державного службовця керівник самостійного структурного підрозділу виконує його функції.
10. Оригінал завдань і ключових показників зберігається у службі управління персоналом державного органу в особових справах, згідно з порядком ведення особових справ., в якому працює державний службовець, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В», а копії залишаються у державного службовця та його безпосереднього керівника.
ІІІ. Етапи визначення завдань та розробки ключових показників
11. Доведення до відома державних службовців порядку оцінювання та цих Методичних рекомендацій службою управління персоналом.
Відповідно до пункту 4 Типового положення служба управління персоналом державного органу, в якому працює державний службовець, надає консультативну допомогу учасникам оцінювання та здійснює заходи щодо організації процесу оцінювання. Отже, службі управління персоналу доцільно роз’яснити порядок проведення оцінювання, зокрема порядок визначення завдань та ключових показників (відповідно до цих Методичних рекомендацій). Час на ознайомлення з Методичними рекомендаціями та самостійне опрацювання державним службовцем завдань відповідно до посадової інструкції, положення про структурний підрозділ, програмних документів державного органу має становити не менше 5 робочих днів.
Службі управління персоналом рекомендується організувати навчання щодо проведення оцінювання.
12. Самостійне опрацювання державним службовцем цієї Методики та підготовка пропозицій для обговорення з безпосереднім керівником.
Державний службовець готує пропозиції до обговорення з безпосереднім керівником щодо можливих завдань і ключових показників, опрацьовуючи стратегічні документи державного та/або регіонального рівня, річний план роботи державного органу, завдання, функції та обов’язки, визначені у положенні про державний орган, положення про відповідний структурний підрозділ, посадову інструкції.
Завдання і ключові показники повинні відображати кінцевий результат, на досягнення якого спрямовано службову діяльність державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В», вимірюватися в кількісному та/або якісному вираженні (додаток 5 Типового порядку).
При виборі завдань державному службовцю доцільно звернути увагу на:
1) ефективність використання бюджетних коштів;
2) дотримання інтересів громадян України;
3) забезпечення ефективного процесу прийняття управлінських рішень та організацію управлінських процесів в державному органі;
4) дотримання державним службовцем загальних правил етичної поведінки та вимог законодавства у сфері запобігання корупції.
13. Проведення співбесіди безпосереднього керівника з державним службовцем.
Безпосередній керівник має провести співбесіду (зустріч) з кожним прямо підпорядкованим йому державним службовцем з метою обговорення, коригування (за необхідності) та подальшого погодження завдань, які пропонує визначити для себе державний службовець.
Під час співбесіди державний службовець зазначає, які завдання він пропонує визначити у звітному періоді.
Визначення завдань та формування ключових показників державного службовця здійснюється при дотриманні наступних вимог:
- кожному державному службовцю встановлюється від трьох до п’яти завдань на період, що підлягає оцінюванню;
- кожне поставлене на звітний період завдання повинно бути конкретним, вимірним, досяжним, визначеним за часом, узгодженим з цілями діяльності державного органу або його структурного підрозділу (Додаток 1);
- результати виконання завдання безпосередньо залежать від ефективності та результативності професійної службової діяльності державного службовця, що оцінюється.
При визначенні кількості таких завдань необхідно враховувати: обов’язки, права, повноваження, відповідальність, що покладені на державного службовця; період, який працює на відповідній посаді державний службовець; зміст та обсяг роботи, яку виконує державний службовець, окремі повноваження (функції) можуть бути або ідентичними для декількох державних службовців, або перетинатися.
Для виявлення серйозних перешкод виконання завдання безпосередній керівник при обговоренні пропонує державному службовцю перерахувати причини, чому завдання може бути не виконане. Ці причини можуть вказати на потенційні проблеми, які не обов’язково зроблять оцінювання неможливим, проте потребують переформулювання завдання, уточнення або перенесення звітного періоду (Додаток 2).
Державний службовець бере участь у визначенні своїх завдань і ключових показників, а також у їх періодичному перегляді. Завдання погоджуються безпосереднім керівником.
При визначенні ключових показників рекомендується дотримуватися таких вимог:
для кожного завдання визначається не більше п’яти ключових показників;
ключові показники мають бути сформульовані так, щоб у максимальному ступені відображати безпосередній вплив державного службовця на динаміку показників результативності;
необхідно уникати нагромадження необґрунтовано великої кількості ключових показників, оскільки це може призвести до обтяження (перевантаження) самого процесу моніторингу виконання завдань та оцінювання результатів службової діяльності.
14. Заповнення завдань та ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державного службовця, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В» (Додаток 5 до Типового порядку).
Державний службовець заповнює Додаток 5 до Типового порядку та подає на підпис безпосередньому керівнику, після чого передає оригінал Додатку до служби управління персоналом, а копії залишає у себе та передає безпосередньому керівнику (Додатки 3, 4).
15. Моніторинг виконання завдань та ключових показників.
Безпосередній керівник державного службовця проводить моніторинг виконання державним службовцем визначених завдань і ключових показників.
Безпосередньому керівнику та у відповідних випадках керівнику державної служби в державному органі рекомендується щоквартально проводити бесіду з державним службовцем, який перебуває у його підпорядкуванні, з метою з’ясування стану виконання завдань та досягнення показників, причин відставання або незадовільного стану досягнення ключових показників.
Підставою для внесення змін до змісту, переліку завдань та ключових показників, коригування, уточнення та їх перегляду може бути, зокрема: зміна пріоритетів та стратегічних цілей державного органу; визначення нових стратегічних цілей державного органу у відповідності до нових (змінених) стратегічних документів; ухвалення нових чи зміна чинних стратегічних документів державного та/або регіонального, місцевого рівнів; встановлення за результатами моніторингу наявності зовнішніх обставин, факторів, які унеможливлюють досягти запланованого.
Низька виконавська дисципліна, некомпетентність державного службовця не є підставою для коригування, уточнення завдань, ключових показників.
Перегляд завдань і ключових показників здійснюється у порядку, передбаченому пунктами 11, 12 і 31 Типового порядку та відповідно до цих Методичних рекомендацій.
Результати моніторингу не можуть розглядатися як результати оцінювання і, таким чином, бути використаними для накладання дисциплінарних стягнень чи іншого виду покарань. Вони, в першу чергу, є засобом виявлення незадовільного стану, прогалин, відставання у часі для подальшого прийняття рішень щодо виправлення поточного стану.
Додаток 1
до Методичних рекомендацій
SMART-КРИТЕРІЇ
| S (specific) | Показник має бути конкретним. Формулювання показника має розумітися однозначно та мінімізувати можливість суб’єктивного широкого тлумачення |
| M (measurable) | Показник має піддаватися вимірюванню. Вимір здійснюється в кількісному та/або якісному вираженні. При цьому зазначається бажане (очікуване) значення показника. При використанні кількісного виміру зазначається одиниця виміру |
| A (attainable) | Показник має бути реалістичним та досяжним з точки зору наявності необхідних компетенції та ресурсів (часових, фінансових, людських, інформаційних і т. п.), які наявні в розпорядженні структурного підрозділу |
| R (relevant) | Показник має бути релевантним, тобто відповідати повноваженням (компетенції) державного службовця. Досягнення такого показника має приводити до виконання завдання в цілому |
| T (time frame) | Встановлення граничної (кінцевої) дати (періоду) досягнення показника |
Додаток 2
до Методичних рекомендацій
| ОРІЄНТОВНИЙ ПЕРЕЛІК запитань для проведення співбесіди безпосереднім керівником з державним службовцем У процесі обговорення завдань та критеріїв оцінювання необхідно перевірити розуміння державним службовцем, чому проводиться ця оцінка за цим критерієм, для цього доречно застосування таких допоміжних питань, що дозволять вибрати завдання та чітко сформулювати ключові показники: 1. Перерахуйте основні завдання, які вирішуються при виконанні посадових обов’язків державним службовцем. 2. Яким стратегічним цілям державного органу це відповідає? 3. Обґрунтуйте, скільки часу потрібно для реалізації завдання. 4. За допомогою яких показників можна оцінити ефективність і результативність виконання цих завдань? 5. Чи буде оцінка за цим критерієм фокусуватися на поліпшенні результатів діяльності органу державної влади? 6. Чи дає оцінка за цим критерієм можливість побачити результат виконання завдання, що стоїть перед державним службовцем? 7. Чи буде оцінка за цим критерієм використовуватися для вирішення проблеми? 8. Чи буде оцінка за цим критерієм використовуватися як інструмент для підвищення інформованості, зміни поведінки або поліпшення зв’язків з громадськістю? |
Додаток 3
до Методичних рекомендацій
ПРИКЛАД № 1
заповнення Додатка 5 до Типового порядку
Додаток 4
до Методичних рекомендацій
ПРИКЛАД № 2
заповнення додатка 5 до Типового порядку
Від редакції
Показники результативності діяльності державних службовців можуть являти собою набір індикаторів різного характеру. Вони можуть бути виражені як в якісній, так і в кількісній формі.
Найбільш поширеною є практика, при якій органи влади встановлюють певні вимоги до показників результативності. У більшості практичних посібників по розробці показників відзначається, що вони повинні задовольняти основним критеріям «4С»:
• Чіткість (Clearness),
• Повнота (Completeness),
• Комплексність (Complexity),
• Несуперечність (Consistency).
Відділи персоналу державних структур можуть використовувати різні способи для визначення найважливіших напрямків роботи та показників для цих напрямків. Однак варто враховувати, що для кожного міністерства і відомства KPI унікальні; вони можуть змінюватися в міру просування організації до наміченої мети.
На рівні окремого державного службовця і організації в цілому використовуються одні й ті ж самі принципи і критерії визначення ключових показників ефективності, але акцент і параметри вимірювання різні. Однак всі вони мають базуватися на принципах SMART.
Термін SMART також є абревіатурою і означає певний набір критеріїв для визначення цілей.
Тобто цілі повинні бути:
- Specifi — конкретними,
- Measurable — вимірними,
- Achievable — досяжними,
- Realistic — реалістичними,
- Time bounded — обмеженими в часі.
Незважаючи на те, що процес розробки ключових показників нескладний, багато державних структур все одно будуть відчувати певні труднощі при їх визначенні в зв’язку з відсутністю достатнього досвіду і практики. Причиною цього може бути той факт, що вони не концентруються на основних факторах, що впливають на функціонування державного органу, і не призначають відповідальних осіб для кожного з ключових показників ефективності; для вирішення подібних проблем при використанні методики KPI необхідно враховувати наступні правила:
- KPI слід оцінювати за однією схемою;
- KPI повинні ґрунтуватися на достовірних даних;
- KPI повинні бути зрозумілі і прості у використанні;
- KPI повинні відповідати тому, що вони вимірюють.
При реалізації кадрової технології KPI дуже важливо, щоб використовувані показники були зрозумілі всім державним службовцям, які беруть участь у процесі. KPI дозволяє звести уявлення про те, як потрібно функціонувати, зокрема, виконувати проект, до єдиного розуміння, надати цільову спрямованість діяльності співробітників і підрозділів.
В цілому, можна виділити наступні групи показників ефективності та результативності професійної службової діяльності державних службовців:
• показники ефективності та результативності професійної службової діяльності державних службовців, що характеризують ефективність і результативність діяльності державного органу (показники кінцевого ефекту);
• показники ефективності та результативності професійної службової діяльності державних службовців, що характеризують якість прийняття і виконання управлінських та інших рішень (показники безпосереднього результату);
• показники ефективності та результативності професійної службової діяльності державних службовців, що характеризують правове, організаційне і документальне забезпечення виконання зазначених рішень (показники процесів).
Можливі цілі показників.
З точки зору державного органу (роботодавця):
- підвищення якості виконання співробітниками своїх посадових обов’язків за рахунок підвищення мотивації;
- визначення необхідності підвищення кваліфікації співробітників, а також оцінка ефекту від його проведення;
- підвищення мотивації співробітника на прояв ініціативності;
- об’єктивний контроль виконання посадових обов’язків, виявлення сильних і слабких сторін діяльності;
- прозорість розрахунку преміальних виплат співробітникам.
З точки зору держслужбовця:
- визначення якісного рівня виконуваних посадових обов’язків, динаміки їх розвитку;
- визначення необхідності підвищення кваліфікації, навчання, розвитку навичок;
- можливість ведення конструктивного діалогу з керівником щодо просування по службі;
- прозорість процесу розрахунку одержуваних преміальних виплат.
Можливі види показників:
Абсолютні величини (одиниці, штуки)
Відносні величини (частки, відсотки, відхилення)
Вартісні розміри (гроші, трудовитрати)
Тимчасові величини (терміни, тимчасові витрати, тривалість)
Частка підготовлених проектів нормативних правових актів, що затверджені і набули чинності, від загальної кількості підготовлених проектів нормативних правових актів за рік (%)
Частка листів і скарг, за якими підготовлені і відправлені відповіді у встановлені терміни (%)
Частка проектів документів, оформлених з порушенням встановлених вимог (%)
Середня тривалість узгодження одного проекту нормативного правового акта / документа (днів)
Кількість виявлених суттєвих розбіжностей між плановими і фактичними результатами діяльності структурного підрозділу за підсумками місяця (в абсолютних величинах)
Кількість випадків повернення проектів річних планів діяльності структурного підрозділу безпосереднім керівником на доопрацювання (в абсолютних величинах)
Середня тривалість підбору на вакантну посаду (днів)
Приклад визначення KPI одного з державних органів Польщі:
1. Критерії оцінювання для працівників:
Професійні навички (technical): 1) якість і своєчасність виконання завдань; 2) якість і своєчасність складання документів; 3) знання і навички застосування законодавства. Міжособистісні навички (soft): 1) вміння реагувати на нестандартні ситуації; 2) вміння самостійно виконувати завдання; 3) вміння працювати в команді; 4) планування та організація своєї роботи; 5) ініціативність; 6) креативність; 7) дисциплінованість.
2. Критерії оцінювання для керівників:
1) вміння керувати командою; 2) точність і швидкість прийняття рішень; 3) вміння правильно розставляти пріоритети; 4) вміння розподіляти завдання і давати зрозумілі службові доручення; 5) раціональне використання часу підлеглих; 6) вміння підтримувати підлеглих; 7) турбота про мікроклімат в колективі; 8) стресостійкість і здатність протистояти складним ситуаціям; 9) сумлінність в оцінці роботи підлеглих.
