Про організацію проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців було опубліковано ряд статей та рекомендацій, запропоновано актуальні зразки документів.
Національним агентством з питань державної служби (далі — НАДС) видані Методичні рекомендації щодо визначення ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В», затверджені наказом від 27.11.2017 р. № 237 (далі – Методичні рекомендації).
НАДС запропоноване визначення ключового показника — це сукупність вимірюваних кількісних та/або якісних індикаторів/параметрів, які дозволяють оцінити прогрес у виконанні державним службовцем визначених завдань, обраних для оцінки ефективності його діяльності в звітному періоді.
При цьому всі ключові показники мають відповідати SMART-КРИТЕРІЯМ, зазначеним у Додатку 1 до Методичних рекомендацій, а саме:
1. Конкретність (Specific).
2. Вимірюваність (Measurable).
3. Досяжність (Attainable).
4. Відповідність (Reasonable).
5. Обмеженість часу (Time frame).
Певний практичний досвід, який уже набули державні органи з організації підготовки Завдань, ключових показників на етапі визначенні ключових показників окремих професійних груп, свідчить про певні складнощі в підборі індикаторів прогресу. Насамперед йдеться про працівників, відповідальних за апаратну роботу державного органу.
Так, це посадові особи, діяльність яких спрямована на забезпечення організаційного розвитку державного органу, тобто підтримка його «життєспроможності». Серед них: служба управління персоналом, фінансова, діловодна, юридична служба, інші підрозділи або посадові особи, що переважно зорієнтовані на внутрішні потреби функціонування державного органу (планування роботи, організація особистого прийому громадян, режимно-секретна робота, контроль за станом виконавської дисципліни тощо).
Спільні риси для цієї групи державних службовців:
1) службова діяльність передбачає постійну активну комунікацію як з працівниками відповідного держоргану, так і з іншими установами, організаціями, громадянами, тому виміряти її ефективність (прогрес) об’єктивними методами неможливо —складно дотриматися критерію «Конкретність»;
2) результати діяльності не мають безпосереднього відношення до виробничих галузей чи сфери послуг, що підлягають нормуванню, тобто кінцеві результати не можливо спроектувати в практичну площину виміру або взагалі немає кінцевого продукту як такого — не відповідає критерію «Вимірюваність»;
3) в основі посадових обов’язків закладено постійну і недискретну діяльність, тобто такі державні службовці покликані забезпечувати певну функцію державного органу, що складно пов’язується з критерієм «Обмеженість часу».
Беручи до уваги спрямованість посадових обов’язків таких працівників на забезпечення власне процесів діяльності, знаходимо шлях до вирішення питання, що полягає у диференціації індикаторів і підбору їх згідно зі специфікою діяльності державних службовців.
Так, ключові показники умовно можна розділити на групи:
— мають кінцевий ефект діяльності державного органу;
— мають безпосередній результат від виконання управлінських рішень;
— є індикаторами процесів забезпечення виконання таких рішень.
Тобто остання група ключових показників власне характеризує якісні і кількісні параметри організаційного, кадрового, юридично-правового, діловодного та іншого забезпечення державного органу.
Оскільки форми та методи організації роботи, способи здійснення контролю за виконанням доручень в державному органі є типовими інструментами управлінської діяльності, при підготовці Завдань, ключових показників службі управління персоналом доцільно розробити зразки-шаблони або надати ряд зразків заповнення форми, розроблених для працівників, які обіймають різні посади за категоріями та групами оплати праці тощо.
Пропонуємо вашій увазі зразки заповнення Завдань, ключових показників для служби управління персоналом державного органу. Підхід до формування ключових показників можуть використати інші служби, наповнивши запропоновані форми роботи своїм професійним змістом діяльності.
| Номер завдання | Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем) | Ключові показники результативності, ефективності та якості* | Строк виконання | Завдання змінено (так/ні) |
| 1. | Підвищення рівня професійної компетентності державних службовців | Підготовлено проект наказу керівника апарату Сумської обласної державної адміністрації з питань підготовки і проведення в апараті Сумської обласної державної адміністрації І туру Всеукраїнського конкурсу «Кращий державний службовець» | 01.04.2018 | |
| Забезпечено організаційний супровід підготовки і проведення в апараті Сумської обласної державної адміністрації І туру Всеукраїнського конкурсу «Кращий державний службовець» | 01.05.2018 | |||
| На підставі пропозицій державних органів забезпечено планування заходів з підвищення професійної компетентності на 2018 рік державних службовців Сумської обласної державної адміністрації, районних державних адміністрацій у формі і терміни, передбачені законодавством | 31.01.2018 | |||
| Організовано охоплення різними видами програм з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців Сумської обласної державної адміністрації, районних державних адміністрацій відповідно до запланованих показників на 2018 рік | 30.11.2018 | |||
| Забезпечено постійний моніторинг інформації з різних джерел щодо навчання (тренінгів) персоналу за програмами організацій-донорів, підготовка та подання керівництву не рідше одного разу на квартал огляду відповідних пропозицій | 10.01.2018 10.04.2018 10.07.2018 10.10.2018 | |||
| 2. | Забезпечення реалізації громадянами України права рівного доступу до державної служби відповідно до особистих якостей і досягнень, залучення на державну службу фахових працівників | Працівником підготовлено не менше 25 % від загальної кількості проектів рішень з питань оголошення конкурсів на заміщення вакантних посад державної служби | 15.11.2018 | |
| Здійснено вивчення стану справ та надано методичну допомогу службам з управління персоналом не менш як 3 державних органах безпосередньо на місцях з питань організації конкурсних відборів та вступу на державну службу | 01.09.2018 | |||
| 3. | Забезпечення додержання вимог законодавства про державну службу в частині ведення особових справ державних службовців та передачу їх на зберігання | Проведено аналіз наповнення особових справ державних службовців та забезпечено оформлення згідно зі встановленими вимогами (завірення копій, підшивка тощо) 100% особових справ державних службовців, що передаються на зберігання до архіву у 2018 році, згідно з вимогами законодавства | 30.11.2018 | |
| Формування картотеки особових справ державних службовців, що передаються на зберігання до архіву, підтримка в актуальному стані відповідних даних | 30.11.2018 | |||
| * Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, та за якими оцінюватимуться результати його службової діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо). | ||||
| Номер завдання | Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем) | Ключові показники результативності, ефективності та якості* | Строк виконання | Завдання змінено (так/ні) |
| 1. | Модернізація державної служби та управління людськими ресурсами в державних органах Сумської області | Забезпечено формування майданчика для обміну засобами електронного зв’язку практичним досвідом реалізації проектів у сфері державного управління та кадрового менеджменту: визначення локації, налагодження зв’язку, апробація комунікації» | 01.04.2018 | |
| Розроблено інструкцію для структурних підрозділів обласної державної адміністрації, районних державних адміністрацій з питань оформлення проектів та інформацій для обміну практичним досвідом реалізації у сфері державного управління та кадрового менеджменту | 01.05.2018 | |||
| Здійснено підтримку в актуальному стані електронної бази інформації з обміну практичним досвідом реалізації проектів у сфері державного управління та кадрового менеджменту, забезпечено розміщення інформацій з різних державних органів | до 15.10.2017 | |||
| 2. | Забезпечення реалізації громадянами України права рівного доступу до державної служби відповідно до особистих якостей і досягнень, залучення на державну службу фахових працівників | Підготовлено не менше 25% від загальної кількості проектів розпорядчих актів з питань оголошення конкурсів на заміщення вакантних посад державної служби | 15.11.2018 | |
| Проведено аналіз 100% затверджених спеціальних вимог до осіб, які претендують на зайняття посад державної служби категорій «Б» і «В», організовано узгодження їх положень з вимогами нормативних документів | 01.07.2018 | |||
| Здійснено вивчення стану справ та надано методичну допомогу службам з управління персоналом не менш як 3 районних державних адміністрацій безпосередньо на місцях з питань організації конкурсних відборів та вступу на державну службу | 01.09.2018 | |||
| 3. | Забезпечення додержання вимог законодавства про державну службу та очищення влади | Проведено аналіз веб-сторінок 20 структурних підрозділів облдерж-адміністрації, 18 районних державних адміністрацій, підготовлено проект доручення (листа) щодо приведення інформації з питань управління персоналом та проходження державної служби, висвітленої на електронних ресурсах цих органів, у відповідність до актуального законодавства | 01.03.2018 | |
| Забезпечено охоплення 100% державних службовців, які підлягають перевірці відповідно до Закону України «Про очищення влади», в терміни і порядку, визначеному постановою Кабінету Міністрів України від 16 жовтня 2014 р. № 563 | 30.11.2018 | |||
| * Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, та за якими оцінюватимуться результати його службової діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо). | ||||
| Номер завдання | Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем) | Ключові показники результативності, ефективності та якості* | Строк виконання | Завдання змінено (так/ні) |
| 1. | Удосконалення процесів управління людськими ресурсами в апараті Сумської обласної державної адміністрації | Відповідно до компетенції забезпечено повну реалізацію плану заходів відділу з управління персоналом апарату на 2018 рік стосовно захисту персональних даних, що обробляються у відділі; сформовано відповідний проект плану на 2019 рік | 30.10.2018 | |
| Забезпечено розгляд 100% подань про нагородження Почесною грамотою або Подякою голови Сумської обласної державної адміністрації виключно в порядку, що передбачено актуальним Положенням про заохочення голови Сумської обласної державної адміністрації, застосування матриці-схеми аналізу нагородних матеріалів з метою об’єктивної та оперативної оцінки якості наданих документів | 15.11.2018 | |||
| 2. | Здійснення заходів щодо взаємодії з територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади в Сумській області | Забезпечено формування і підтримку в актуальному стані інформаційної бази з питань перебування на посадах, у т. ч. погодження призначення, керівників територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади в Сумській області | 30.11.2018 | |
| Упорядковано інформацію про форми взаємодії і співпраці Сумської обласної державної адміністрації з територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади в Сумській області з питань управління персоналом (службове листування, у т.ч. щодо погодження призначення і звільнення, копії документів, біографічні довідки, інформації про роботу державного органу, нагородження тощо) | 01.09.2018 | |||
| 3. | Реалізація заходів щодо заохочення працівників до професійного зростання | Здійснено вивчення стану справ та надано методичну допомогу службам управління персоналом не менш як 3 державних органів безпосередньо на місцях з питань організації нагородної роботи | 01.10.2018 | |
| Розроблено рекомендації (лист, інформаційно-аналітична довідка тощо) з актуальних питань практичного застосування заходів заохочення голови Сумської обласної державної адміністрації | 01.04.2018 | |||
| Проведено аналіз нагородження і заохочення працівників апарату Сумської обласної державної адміністрації, забезпечено внесення всіх відповідних записів до трудових книжок та особових справ (особових листків) згідно зі встановленим порядком | 01.12.2018 | |||
| * Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, та за якими оцінюватимуться результати його службової діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо). | ||||
| Номер завдання | Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем) | Ключові показники результативності, ефективності та якості* | Строк виконання | Завдання змінено (так/ні) |
| 1. | Підвищення рівня виконавської дисципліни служб управління персоналом | Здійснено аналіз розпоряджень голів районних державних адміністрацій з питань управління персоналом, підготовлено інформаційно-аналітичну довідку про додержання вимог законодавства при підготовці проектів відповідних актів, надано пропозиції з питань вдосконалення такої роботи та визначено доручення щодо усунення виявлених недоліків і порушень | до 30.11.2018 | |
| Проведено не менш як 4 перевірки стану кадрового менеджменту в районних державних адміністраціях та структурних підрозділах обласної державної адміністрації, за результатами підготовлено рекомендації щодо організації роботи з управління персоналом та забезпечення виконання вимог чинного законодавства | до 15.11.2018 | |||
| 2. | Налагодження ефективної комунікації і взаємодії між державними органами з метою удосконалення державного управління | Забезпечено вирішення організаційних питань згідно з планом робочої зустрічі з обміном практичного досвіду у сфері управління персоналом та реалізації вимог законодавства про державну службу за участю представників інших областей | до 20.11.2018 | |
| Забезпечено вирішення організаційних питань згідно з планом проведення 3 «кущових» зустрічей представників Сумської обласної державної адміністрації, Міжрегіонального управління НАДС в Харківській та Сумській областях, райдержадміністрацій з участю органів місцевого самоврядування з метою виявлення проблемних питань та удосконалення державного управління | до 30.09.2018 | |||
| 3. | Удосконалення заходів щодо підвищення ефек-тивності державного управління | Забезпечено розробку аплікаційних форм для анкетування посадових осіб органів публічного права з метою виявлення проблемних питань та врахування пропозицій стосовно удосконалення державної служби | не пізніше 01.03.2018 | |
| Підготовлено проект розпорядження голови Сумської обласної державної адміністрації з питань впровадження в практику державних органів нових форм роботи з управління персоналом | до 01.05.2018 | |||
| Впроваджено єдині підходи до планування діяльності служб управління персоналом Сумської обласної та районних державних адміністрацій | не пізніше 15.09.2018 | |||
| Підготовлено проект розпорядження голови Сумської обласної державної адміністрації щодо основних заходів з удосконалення форм і методів державного управління в Сумській області | не пізніше 15.10.2018 | |||
| * Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, та за якими оцінюватимуться результати його службової діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо). | ||||
| Номер завдання | Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем) | Ключові показники результативності, ефективності та якості* | Строк виконання | Завдання змінено (так/ні) |
| 1. | Підвищення рівня професійної компетентності посадових осіб державних органів Сумської області у сфері державного менеджменту та управління людськими ресурсами згідно з вимогами законодавства | Проведено 4 обласних семінари-наради з актуальних питань управління персоналом та реформування державної служби | до 30.11.2018 | |
| Підвищено рівень теоретичних знань і практичних навиків з питань державного управління та кадрового менеджменту не менш як 400 посадових осіб державних органів різного рівня | до 15.11.2018 | |||
| Розроблено 2 збірники методичних рекомендацій з питань реформування державної служби та управління людськими ресурсами | до 01.10.2018 | |||
| 2. | Зміцнення інституційної спроможності державних органів | Забезпечено організацію проведення 8 перевірок стану кадрового менеджменту та державної служби в районних державних адміністраціях і структурних підрозділах обласної державної адміністрації | до 15.11.2018 | |
| Проведено робочу зустріч з обміном практичного досвіду у сфері управління персоналом та реалізації вимог законодавства про державну службу за участю представників інших областей | до 20.11.2018 | |||
| Проведено 3 «кущових» зустрічі представників Сумської обласної державної адміністрації, Міжрегіонального управління НАДС в Харківській та Сумській областях, райдержадміністрацій з участю органів місцевого самоврядування з метою виявлення проблемних питань та удосконалення державного управління | до 30.09.2018 | |||
| 3. | Аналіз стану впровадження норм законодавства про державну службу, кількісного і якісного складу в державних органах Сумської області з метою оперативного прийняття рішень з питань управління людськими ресурсами та проходження державної служби | Забезпечено формування 4 квартальних зведених звітів за формою КСДС та розміщення їх на порталі Національного агентства України з питань державної служби у встановленому порядку та визначені терміни | 14.01.2018 14.04.2018 14.07.2018 14.10.2018 | |
| Забезпечено формування 4 квартальних зведених звітів щодо дисциплінарних проваджень у державних органах Сумської області та інформування Національного агентства України з питань державної служби у встановленому порядку та визначені терміни | у терміни, визначені НАДС | |||
| Розроблено та затверджено розпорядженням голови Сумської обласної державної адміністрації основні заходи з удосконалення форм і методів державного управління в Сумській області | не пізніше 15.10.2018 | |||
| 4 | Практична реалізація завдань державної політики щодо нагород | Впроваджено матрицю-схему аналізу нагородних матеріалів | 30.11.2018 | |
| Розроблено та затверджено розпорядженням голови Сумської облдержадміністрації Положення про заохочення голови Сумської обласної державної адміністрації | 01.03.2018 | |||
| На засіданнях обласної комісії з питань відзначення державними нагородами розглянуто 100% поданих нагородних документів | 30.11.2018 | |||
| * Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, та за якими оцінюватимуться результати його службової діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо). | ||||
