Завдання і ключові показники визначаються з урахуванням стратегічних документів державного та/або регіонального рівня, річного плану роботи державного органу, завдань, функцій та обов’язків, визначених у положенні про державний орган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції.
У разі внесення змін до зазначених документів завдання і ключові показники можуть переглядатися щокварталу суб’єктом призначення разом з державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В».
Безпосередній керівник такого державного службовця проводить моніторинг виконання державним службовцем визначених завдань і ключових показників, за результатами моніторингу у разі потреби здійснює разом із державним службовцем перегляд завдань і ключових показників у порядку, передбаченому пунктами 11, 12 і 31 Типового порядку.
Щоб мати можливість відслідковувати зміни, що вносилися в завдання та ключові показники, а також щоб це було зручно всім сторонам оцінювання, пропонуємо такий алгоритм.
При заповненні додатку 5 помічаємо завдання як «первинне».
Якщо за результатами моніторингу виникла потреба переглянути завдання та КРІ, внести корективи:
1) в заповненому додатку проставляємо у стовпчику «Завдання змінено так/ні»: так — якщо зміни внесено, ні — якщо зміни не вносилися;
2) заповнюємо додаток 5 зі змінами та робимо відмітку «переглянуто за результатами» та зазначаємо «квартал», в якому відповідні зміни внесено;
3) після «перегляду» знову збираємо підписи, оригінал передаємо в службу управління персоналом, а копії залишаються в державного службовця та його безпосереднього керівника.
Якщо зміни вносяться повторно, діємо за цим же алгоритмом.
З практики переглянутих завдань. Деякі служби управління персоналом центральних органів виконавчої влади запровадили зберігання заповнених форм у форматі Excel. Це дозволяє їм зберігати заповнену форму в електронному вигляді і робити закладки для уточнених завдань.
Нагадаємо, що:
1. Оригінал завдань і ключових показників зберігається у службі управління персоналом державного органу, в якому працює державний службовець, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В», а копії залишаються у такого державного службовця та його безпосереднього керівника.
Щодо категорії «А», то матеріали оцінювання зберігаються у службі управління персоналом державного органу, в якому працює державний службовець, який займає посаду державної служби категорії «А».
2. Визначення завдань і ключових показників для кожного державного службовця проводиться у грудні року, що передує звітному, або протягом п’яти робочих днів після призначення (переведення) на посаду.
У разі відсутності державного службовця у зв’язку з відпусткою, відрядженням чи його тимчасовою непрацездатністю, а також у випадках, визначених пунктом 6 Типового порядку, такі завдання і ключові показники визначаються протягом п’яти робочих днів з дня його виходу на роботу.
