* Постійна адреса для реєстрації та участі у роботі комунікаційної платформи «Ключові показники ефективності»: http://udl.despro.org.ua/course. — Прим. ред.
ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
Типовий порядок — Типовий порядок проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 23.08.2017 р. № 640.
I. АЛГОРИТМ ВИЗНАЧЕННЯ ЗАВДАНЬ ТА КЛЮЧОВИХ ПОКАЗНИКІВ ЕФЕКТИВНОСТІ
1. Що таке оцінювання і навіщо ми це робимо?
Те, що можна виміряти, можна виконати.
Якщо ви не вимірюєте досягнуті результати, ви не можете відрізнити успіх від невдачі.
Якщо ви не бачите, що досягли успіху, ви не можете ані віддати цьому належне, ані проаналізувати й провести роботу над помилками.
Якщо ви не розпізнаєте невдачу, ви не зможете виправити її наслідки.
Якщо ви можете продемонструвати досягнуті результати, ви можете отримати підтримку.
2. Строки визначення завдань і ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державного службовця
Відповідно до пункту 11 Типового порядку визначення завдань і ключових показників для кожного державного службовця проводиться у грудні року, що передує звітному, або протягом п’яти робочих днів після призначення (переведення) на посаду.
Завдання і ключові показники визначаються протягом п’яти робочих днів з дня виходу державного службовця на роботу.
3. Учасники оцінювання
Завдання і ключові показники визначаються:
- державним службовцям, які займають посади державної служби категорії «Б» та обіймають посади керівників самостійних структурних підрозділів або прирівняні до них посади, — керівником державної служби;
- державним службовцям, які займають інші посади державної служби категорій «Б» і «В», — безпосереднім керівником за погодженням з керівником самостійного структурного підрозділу (якщо він не є безпосереднім керівником такого державного службовця).
4. Етап 1. Підготовка пропозицій для обговорення з безпосереднім керівником
Опрацювання стратегічних документів, річного плану роботи державного органу, завдань, функцій та обов’язків, що визначені у положенні про державний орган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції.
Підготовка державним службовцем на їх основі пропозицій до обговорення з безпосереднім керівником щодо можливих завдань і ключових показників.
5. Етап 2. Співбесіда
Безпосередній керівник має провести співбесіду (зустріч) з кожним прямо підпорядкованим йому державним службовцем з метою: обговорення, коригування (за необхідності) та подальшого погодження завдань, які пропонує визначити для себе державний службовець.
Вимоги до визначення завдань та формування ключових показників:
- кожному державному службовцю встановлюється від трьох до п’яти завдань на період, що підлягає оцінюванню;
- результати виконання завдання безпосередньо залежать від ефективності та результативності професійної службової діяльності державного службовця, що оцінюється.
6. Як визначити кількість завдань?
При визначенні кількості завдань необхідно враховувати:
- обов’язки, права, повноваження, відповідальність, що покладені на державного службовця;
- період, протягом якого працює на відповідній посаді державний службовець;
- зміст та обсяг роботи, яку виконує державний службовець, окремі повноваження (функції) можуть бути або ідентичними для декількох державних службовців, або співпадати.
7. Як перевірити доцільність визначених керівником завдань?
При обговоренні безпосередній керівник пропонує державному службовцю перерахувати причини, чому завдання може бути не виконане.
Ці причини можуть вказати на потенційні проблеми, які не обов’язково унеможливлять оцінювання, проте потребують переформулювання завдання, уточнення або перенесення звітного періоду.
8. Етап 3. Заповнення Додатку 5 до Типового порядку
Державний службовець заповнює Додаток 5 до Типового порядку та подає на підпис безпосередньому керівнику.
Завдання погоджуються безпосереднім керівником.
Державний службовець передає оригінал Додатку до служби управління персоналом, а копії залишає у себе та передає безпосередньому керівнику.
(У разі відсутності або тимчасової відсутності безпосереднього керівника державного службовця керівник самостійного структурного підрозділу виконує його функції).
Оригінал завдань і ключових показників зберігається у службі управління персоналом державного органу в особових справах, згідно з порядком ведення особових справ.
9. Етап 4. Моніторинг виконання завдань та ключових показників
Безпосередньому керівнику та у відповідних випадках керівнику державної служби в державному органі рекомендується щоквартально проводити бесіду з державним службовцем, який перебуває у його підпорядкуванні, з метою з’ясування стану виконання завдань та досягнення показників, причин відставання або незадовільного стану досягнення ключових показників.
ІI. ЗМІСТ ЗАВДАНЬ ТА КЛЮЧОВИХ ПОКАЗНИКІВ ДЛЯ ДЕРЖАВНИХ СЛУЖБОВЦІВ КАТЕГОРІЙ Б ТА В
Завдання державного службовця — обсяг робіт у звітному періоді, що визначений на підставі посадової інструкції, що має на меті, результати у межах посадових обов’язків (функцій) державного службовця.
Ключовий показник — це сукупність вимірюваних кількісних та/або якісних індикаторів/параметрів, які дозволяють оцінити прогрес у виконанні державним службовцем визначених завдань, вибраних для оцінки ефективності його діяльності в звітному періоді.
Отже, показники результативності діяльності державних службовців — набір індикаторів різного характеру:
в якісній і кількісній формі;
слабо формалізовані та чітко кваліфіковані.
Основні критерії показників
Показники результативності для державних службовців повинні відповідати таким основним критеріям:
бути чітко ув’язані з цілями і завданнями органу державної влади;
відображати міру внеску кожного державного службовця в досягнення цілей і завдань;
повністю відображати виконання основних посадових обов’язків державного службовця;
бути сформульовані таким чином, щоб відображати безпосередній вплив державного службовця на динаміку показників результативності.
Критерії «4С»:
Чіткість (Clearness),
Повнота (Completeness),
Комплексність (Complexity),
Несуперечність (Consistency).
Ці вимоги відносяться як до кількісних, так і до якісних показників. Як правило, при постановці якісних показників (наприклад, «забезпечення ефективного фінансового управління») визначаються критерії якісної діяльності (наприклад, «рівень додаткових витратних зобов’язань на кінець звітного періоду не повинен перевищувати 25 % фінансових коштів департаменту» і т. ін.).
SMART-концепція
Конкретність (Specific), тобто наявність визначених результатів.
Вимірюваність (Measurable) як існуючого стану, так і бажаного.
Складність, проте досяжність (Attainable).
Відповідність (Reasonable), тобто завдання має відповідати функціональним обов’язкам працівника, і у працівника повинні бути засоби для досягнення бажаного результату.
Обмеженість часу (Time frame), виділеного для досягнення бажаного результату.
+
Достатня гнучкість для того, щоб адаптуватися до мінливих обставин.
Як визначити кількість завдань?
При визначенні кількості завдань необхідно враховувати:
обов’язки, права, повноваження, відповідальність, що покладені на державного службовця;
період роботи на відповідній посаді державного службовця;
зміст та обсяг роботи, яку виконує державний службовець, окремі повноваження (функції) можуть бути або ідентичними для декількох державних службовців, або співпадати.
Перетворення цілей департаменту в індивідуальні завдання:
| Ціль департаменту | Підвищення професіоналізму працівників департаменту. Впровадження нового стилю керівництва |
| Заходи, необхідні для досягнення цілей | Проведення тренінгів. Набір нового персоналу. Контроль ефективності діяльності |
| Конкретні заходи | Організація навчальних курсів, семінарів та тренінгів. Участь представників департаменту у міжнародних конференціях… |
| Заходи, яких необхідно вжити | Індивідуальні завдання |
| Організація навчальних курсів, семінарів та тренінгів | Організувати 4 навчальних курси (щонайменше одноденних) для керівників вищої та середньої ланки, які охоплюють такі теми, як стратегічне планування, прийняття рішень, управління персоналом, стратегічні завдання в сфері управління персоналом. Строк виконання: 12 місяців |
| Участь представників департаменту у міжнародних конференціях | Знайти інформацію щодо відповідних міжнародних подій; направити щонайменше двох компетентних осіб для участі в одному чи двох заходах, які охоплюють такі теми, як стратегічне планування, прийняття рішень, управління персоналом, стратегічні завдання в сфері управління персоналом. Строк виконання: 12 місяців |
| Приклад № 1 правильних KPI | |
| Завдання | KPI |
| Щоквартальний моніторинг нормативно-правових актів | Аналітичні звіти містять порівняння та рекомендації, підготовані та подані до 15 числа місяця, що настає за звітним кварталом |
| Приклад № 2 правильних KPI | |
| Завдання | KPI |
| Організація підвищення кваліфікації працівників департаменту відповідно до затвердженого плану | Сертифікати про підвищення кваліфікації отримали не менш як 80 % працівників департаменту, визначених в плані |
| Приклад № 3 правильних KPI | |
| Завдання | KPI |
| Організація проведення круглих столів, що передбачені в орієнтовному плані комунікативних заходів департаменту | 100 % круглих столів проведено в передбачені в плані строки із залученням всіх зацікавлених сторін (експертного середовища, громадськості) та за результатами яких подано узагальнені пропозиції |
| Приклад № 4 правильних KPI | |
| Завдання | KPI |
| Оформлення протоколу круглого столу «Оцінювання результатів службової діяльності державних службовців» | Протокол проведення круглого столу містить узагальненні пропозиції його учасників та поданий у 5-денний термін |
| Приклад № 5 правильних KPI | |
| Завдання | KPI |
| Письмовий аналітичний звіт (доповідь) (з рекомендаціями) найкращих технік проведення співбесіди в процесі підбору співробітників на основі досліджень на прикладі щонайменше трьох країн ЄС. Має бути наданий керівнику департаменту з управління персоналом до 01 березня 2018 року | Аналітичний звіт (доповідь), що містить необхідні порівняння та рекомендації, підготований протягом визначеного строку |
| Зверніть увагу! Діяльність — це дії, що здійснюються для досягнення бажаного результату та здебільшого описуються за допомогою дієслів недоконаного виду: систематизувати документи розробляти програмне забезпечення відповідати на запитання споживачів складати звіти. Результати — це продукти або послуги, які з’являються завдяки діяльності окремого працівника чи команди і зазвичай описуються за допомогою словосполучень як кінцевий наслідок діяльності: впорядковані та повні документи програмне забезпечення, яке працює конкретні рекомендації, надані споживачам повний та точний звіт | |
ІІI. МОНІТОРИНГ ВИКОНАННЯ ТА ПЕРЕГЛЯД (УТОЧНЕННЯ) ЗАВДАНЬ, КРІ ДЛЯ ДЕРЖАВНИХ СЛУЖБОВЦІВ КАТЕГОРІЙ Б ТА В
Моніторинг — це комплексна система спостережень, збору, обробки, систематизації та аналізу інформації щодо виконання державним службовцем визначених для нього завдань, яка дає оцінку і прогнозує їх зміни, перегляд (уточнення).
Моніторинг виконання завдань та ключових показників
Безпосередньому керівнику та у відповідних випадках керівнику державної служби в державному органі рекомендується щоквартально проводити бесіду з державним службовцем, який перебуває у його підпорядкуванні, з метою з’ясування стану виконання завдань та досягнення показників, причин відставання або незадовільного стану досягнення ключових показників.
Розробка системи моніторингу
Кожному керівнику структурного підрозділу та відповідно керівнику державної служби доцільно розробити систему моніторингу, яка б включала збір, аналіз і використання даних/інформації про ступінь досягнення ключових показників кожного державного службовця, який перебуває у підпорядкуванні.
Варто врахувати, що моніторинг забезпечує відслідковування прогресу у виконанні завдань (наскільки державний службовець просувається у досягненні ключових показників), на відміну від оцінювання, яке визначає, наскільки результат вже досягнуто і завдання виконано відповідно до запланованого.
Дані моніторингу можуть бути підставою для коригування, уточнення ключових показників та/або завдань державного службовця.
Підставою для коригування, уточнення можуть бути зовнішні обставини, фактори (внесення змін до стратегічних документів державного та/або регіонального рівня, положення про відповідний державний орган), які обмежують незалежно від зусиль, можливості державного службовця досягти запланованого.
Результати моніторингу не рекомендується розглядати як результати оцінювання і, таким чином, вони не можуть бути використаними для застосування дисциплінарних стягнень. Вони, в першу чергу, можуть розглядатись як засіб виявлення незадовільного стану, прогалин, відставання у часі для подальшого ухвалення рішень щодо виправлення поточного стану.
Підстави для внесення змін до змісту, переліку завдань та ключових показників
Підставами для внесення змін до змісту, переліку завдань та ключових показників є:
зміна пріоритетів та стратегічних цілей державного органу, річного плану роботи державного органу;
визначення нових стратегічних цілей державного органу у відповідності до нових (змінених) стратегічних документів;
ухвалення нових чи зміна чинних стратегічних документів державного та/або регіонального, місцевого рівнів;
зміна завдань, функцій та обов’язків, визначених у положенні про державний орган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції.
Зверніть увагу! Низька виконавська дисципліна, некомпетентність державного службовця не є підставою для коригування, уточнення завдань, ключових показників.
ІV. ПРИКЛАД ЗАПОВНЕННЯ ДОДАТКА 5 ДО ТИПОВОГО ПОРЯДКУ
| Номер завдання | Завдання (визначається безпосереднім керівником разом з державним службовцем) | Ключові показники результативності, ефективності та якості* | Строк виконання | Завдання змінено (так/ні) |
| 1. | Забезпечення прозорості та інформаційної відкритості добору персоналу на вакантні посади у Міністерстві | На офіційному веб-сайті міністерства інформація про оголошення конкурсів на вакантні посади оприлюднена не пізніше наступного робочого дня після прийняття рішення Державним секретарем про оголошення конкурсу | Жовтень | |
| Організовано відео- та аудіо- фіксацію процедури проведення конкурсів та забезпечено збереження інформації | Жовтень | |||
| На офіційному веб-сайті міністерства оприлюднено інформацію про результати проведення конкурсів на вакантні посади не пізніше наступного робочого дня після визначення результатів конкурсу | Жовтень | |||
| 2. | Планування та організація заходів з питань підвищення рівня професійної компетентності державних службовців | Підготовлено та подано на затвердження план з підвищення рівня професійної компетентності | Січень | |
| 70 % працівників відповідно до визначеного плану взяли участь в навчанні за професійною програмою та програмою короткострокових тематичних тренінгів та семінарів у Всеукраїнському центрі підвищення кваліфікації державних службовців | Жовтень | |||
| На 100 % від наданих пропозицій щодо підвищення кваліфікації керівниками структурних підрозділів підготовлено проекти наказів та подано на затвердження | Жовтень | |||
| 3. | Забезпечення процесу заохочення та нагородження державними нагородами та відомчими заохочувальними відзнаками працівників міністерства | На 100 % від наданих пропозицій щодо нагородження відомчими відзнаками підготовлено проекти наказів та подано на затвердження | Жовтень | |
| 100 % подань опрацьовано та подано на комісію з питань відзначення державними та урядовими нагородами України | Жовтень |
* Зазначаються кількісні та/або якісні показники, яким повинен відповідати результат виконання завдання, визначені з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, та за якими оцінюватимуться результати його службової діяльності (строк, кількість, відсоток, кількість допустимих відхилень, умови, що свідчать про якість, тощо).
