Теми статей
Обрати теми

Чи є необхідність у Типовій формі посадової інструкції державних службовців?*

Генеральний департамент з питань управління персоналом на державній службі НАДС отримав значну кількість запитів з боку служб управління персоналом та державних службовців щодо потреби у формуванні єдиного підходу до розроблення посадових інструкцій державних службовців.

* Матеріал підготовлено Генеральним департаментом з питань управління персоналом на державній службі Національного агентства з питань державної служби.

Окрім того, за результатами опитування працівників служб управління персоналом щодо виявлення потреб у наданні методологічної допомоги у листопаді 2018 року визначено, що серед актуальних питань є необхідність надання методологічної допомоги у розробленні посадової інструкції.

Саме тому Генеральним департаментом протягом березня-квітня 2019 року проведено опитування, яке мало на меті зібрати практичний досвід служб управління персоналом державних органів для підготовки якісного нормативно-правового акта.

В опитуванні взяло участь 570 працівників служб управління персоналом, з них представники державних органів, рівень юрисдикції яких: територія одного або кількох районів, міст обласного значення (43 %); територія однієї або кількох областей, міста Києва або Севастополя (44,4 %) та вся територія України (12,6 %) (рис. 1).

img 1

Рис. 1. Розподіл респондентів за рівнем юрисдикції державного органу

Серед них 58,4 % — представники посад категорії «Б» та 41,6 % — категорії «В».

За стажем роботи на державній службі розподіл респондентів зображено на рис. 2.

img 2

Рис. 2. Розподіл респондентів за стажем роботи

У процесі опитування працівникам служб управління персоналом було запропоновано перелік розділів Типової форми посадової інструкції, напроти яких необхідно було поставити позначку: обов’язкова складова, необов’язкова складова або включати недоцільно (табл. 1).

Таблиця 1

Найменування посади

Обов’язкова складова

Необов'язкова складова

Включати недоцільно

Категорія посади

99,3 %

0,7 %

0 %

Найменування структурного підрозділу

82,5 %

14,4 %

3,2 %

Посада безпосереднього керівника

93,9 %

4,9 %

1,2 %

Посада керівника вищого рівня

74,6 %

19,6 %

5,8 %

Кількість підпорядкованих структурних підрозділів

43,7 %

42,6 %

13,7 %

Кількість підпорядкованих працівників

35,8 %

40,4 %

23,9 %

Перелік нормативно-правових, мето-дичних документів, якими керується працівник, що займає посаду

80,2 %

16 %

3,9 %

Мета посади

53 %

34,9 %

12,1 %

Основні посадові обов’язки

99,6 %

0,4 %

0 %

Права

94,7 %

4,7 %

0,5 %

Доступи, допуски, довіреності

50,4 %

39,3 %

10,4 %

Внутрішня службова комунікація

50,4 %

41,8 %

7,9 %

Зовнішня службова комунікація

46 %

43,9 %

10,2 %

Вимоги до кваліфікації (рівень освіти, кваліфікація, необхідний стаж)

83,5 %

11,9 %

4,6 %

Вимоги до професійної компетентності

77,9 %

17,5 %

4,6 %

Спеціальні вимоги до державного служ-бовця, який обіймає посаду (окрім ст. 20 Закону України «Про державну службу»)

71,1 %

23,2 %

5,8 %

Умови роботи

57,9 %

27,9 %

14,2 %

Відповідальність

92,5 %

5,4 %

2,1 %

За результатами аналізу отриманих даних визначено розділи посадової інструкції, які більшість працівників служб управління персоналом вважають обов’язковими (рис. 3):

1) основні посадові обов’язки (99,6 %);

2) категорія посади (99,3 %);

3) права (94,7 %);

4) посада безпосереднього керівника (93,9 %);

5) відповідальність (92,5 %);

6) вимоги до кваліфікації (рівень освіти, кваліфікація, необхідний стаж) (83,5 %);

7) найменування структурного підрозділу (82,5 %);

8) перелік нормативно-правових, методичних документів, якими керується працівник, що займає посаду (80,2 %);

9) вимоги до професійної компетентності (77,9 %);

10) посада керівника вищого рівня (74,6 %);

11) спеціальні вимоги до державного службовця, який обіймає посаду (окрім ст. 20 Закону України «Про державну службу») (71,1 %);

12) умови роботи (57,9 %).

img 3

Рис. 3. Думка працівників служб управління персоналом щодо структури посадової інструкції державних службовців

Щодо деяких розділів посадової інструкції відповіді респондентів розподілилися таким чином (різниця у кількості відповідей до 20 %):

1) мета посади (53 % — обов’язкова складова, 34,9 % — необов’язкова складова, 12,1 % — включати недоцільно);

2) доступи, допуски, довіреності (50,4 % — обов’язкова складова, 39,3 % — необов’язкова складова, 10,4 % — включати недоцільно);

3) внутрішня службова комунікація (50,4 % — обов’язкова складова, 41,8 % — необов’язкова складова, 7,9 % — включати недоцільно);

4) зовнішня службова комунікація (46 % — обов’язкова складова, 41,8 % — необов’язкова складова, 10,2 % — включати недоцільно);

5) кількість підпорядкованих структурних підрозділів (43,7 % — обов’язкова складова, 42,6 % — необов’язкова складова, 13,7 % — включати недоцільно);

6) кількість підпорядкованих працівників 35,8 % (35,8 % — обов’язкова складова, 40,4 % — необов’язкова складова, 23,9 % — включати недоцільно).

Окремим питанням вивчалася думка щодо необхідності включення специфічних розділів/пунктів до посадових інструкцій державних службовців, які пов’язані з питаннями державної таємниці, мобілізаційної підготовки, оборони та національної безпеки, визначених у додатку 19 до Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2016 року № 246 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2017 року № 648).

На думку респондентів, додатково до посадових інструкцій зазначених державних службовців необхідно включити таку інформацію: доступи та допуски (зокрема до державної таємниці); права, повноваження та зобов’язання (зокрема в умовах особливого періоду; обмеження за посадою; вимоги щодо освіти, досвіду роботи та професійної компетентності; спеціальні вимоги до посади; відповідальність; підпорядкованість; умови роботи (зокрема вимоги щодо робочого місця); взаємозаміна зазначених посад; знання загального та спеціального законодавства та перелік спеціальних нормативно-правових актів, якими мають володіти державні службовці, які займають зазначені посади; внутрішня та зовнішня службова комунікація; планування навчання, кар’єрний ріст, підвищення кваліфікації; заохочення та стимули; особливості проходження державної служби.

Водночас, більшість респондентів зазначили, що специфічних розділів включати до посадової інструкції відносно питань державної таємниці, мобілізаційної підготовки тощо недоцільно, оскільки деталізація цих питань міститиме інформацію з обмеженим доступом.

На думку працівників служб управління персоналом, посадова інструкція має ґрунтуватися на таких принципах (рис. 4): чіткість (89,3 %), структурованість (57,4 %), однозначність (50,2 %), відсутність дублювання положень законодавства (48,2 %), лаконічність (45,8 %), інформативність (43,5 %), обґрунтованість (40,5 %).

img 4

Рис. 4. Принципи, на яких повинна ґрунтуватися посадова інструкція

Щодо обсягу посадової інструкції респонденти надали такі відповіді (рис. 5):

61,9 % — підтримують стислий виклад до 3-х аркушів;

25,1 % — підтримують стислий виклад до 5-ти аркушів;

9,6 % — не підтримують.

img 5

Рис. 5. Думка респондентів щодо обсягу посадової інструкції державного службовця

Працівникам служб управління персоналом було надано перелік можливих ролей учасників процесу розроблення посадової інструкції та запропоновано визначити щодо них відповідальних виконавців з числа таких виконавців: служба управління персоналом, безпосередній керівник, керівник вищого рівня (табл. 2).

Таблиця 2

Роль

Служба управління персоналом

Безпосередній керівник

Керівник вищого рівня

Контролює розроблення посадових інструкцій

47,9 %

46,3 %

26 %

Переглядає проекти посадових інструкцій на відповідність встановленим законодавством вимогам

59,3 %

48,1 %

14,2 %

Надає консультативну допомогу щодо розроблення та внесення змін до посадових інструкцій

86,0 %

18,2 %

5,6 %

Здійснює перевірку наявності у посадовій інструкції дублювання Закону, інших нормативно-правових актів

55,6 %

47,9 %

11,4 %

Організовує проведення узгоджувальних заходів для уточнення інформації щодо проекту посадової інструкції

41,1 %

55,1 %

16,7 %

Здійснює моніторинг розподілу функцій між посадовими інструкціями працівників структурних підрозділів у межах самостійного структурного підрозділу

16,7 %

70,5 %

31,9 %

Погоджує проект посадової інструкції

30,5 %

49,5 %

52,8 %

Ознайомлює державного службовця з посадовою інструкцією

64 %

44,4 %

1,2 %

За результатами аналізу отриманих даних визначено, що, на думку більшості респондентів, у процесі розроблення посадових інструкцій служба управління персоналом, безпосередній керівник та керівник вищого рівня повинні виконувати такі функції (табл. 3, рис. 6):

Таблиця 3

Служба управління персоналом

Безпосередній керівник

Керівник вищого рівня

1. Контролює розроблення посадових інструкцій.

2. Переглядає проекти посадових інструкцій на відповідність встановленим законодавством вимогам.

3. Надає консультативну допомогу щодо розроблення та внесення змін до посадових інструкцій.

4. Здійснює перевірку наявності у посадовій інструкції дублювання Закону, інших нормативно-правових актів.

5. Ознайомлює державного службовця з посадовою інструкцією

1. Організовує проведення узгоджувальних заходів для уточнення інформації щодо проекту посадової інструкції.

2. Здійснює моніторинг розподілу функцій між посадовими інструкціями працівників структурних підрозділів у межах самостійного структурного підрозділу

1. Погоджує проект посадової інструкції

img 6

Рис. 6. Думка респондентів щодо ролей учасників процесу розроблення посадових інструкцій

Служби управління персоналом здійснюють фактичний перегляд посадових інструкцій з такою частотою (рис. 7): 69,8 % — за потреби; 17,5 % — щороку; 7,2 % — один раз на 2 роки; 3,2 % — один раз на 3 роки; 0,9 % — один раз на 5 років.

Водночас, на думку працівників служби управління персоналом, перегляд та актуалізацію посадових інструкцій необхідно робити з такою частотою (рис. 7): 55,3 % — за потреби; 24,6 % — щороку; 7,7 % — один раз на 2 роки; 5,4 % — один раз на 3 роки; 1,8 % — один раз на 5 років.

img 7

Рис. 7. Фактична та необхідна частота перегляду та актуалізації посадових інструкцій

У частині опитування «коментарі та пропозиції щодо розроблення посадових інструкцій» значна кількість респондентів додатково зазначила, що посадова інструкція повинна відповідати таким вимогам: уніфікованість (типовість структури), лаконічність, чіткість та конкретність (зокрема посадових обов’язків), об’єктивність, доступність, систематизованість, відсутність дублювання законодавства.

Респонденти, зокрема, пропонують:

1) Визначити:

структуру та зміст розділів посадової інструкції;

етапи розроблення посадової інструкції та відповідальних виконавців на кожному етапі;

порядок затвердження, погодження та внесення змін до посадової інструкції;

перелік посад, які погоджують проект посадової інструкції.

2) Включити до посадової інструкції інформацію щодо заміщення за вакантною/тимчасово незайнятою посадою та необхідність ознайомлення з цією посадовою інструкцією того, хто буде її виконувати.

3) Можливість використовувати зазначені у посадовій інструкції чіткі кваліфікаційні вимоги для умов проведення конкурсу. Вимоги, передбачені законодавством, відображати посиланням на законодавство.

4) Передбачити підстави для обов’язкового перегляду посадової інструкції. Наприклад, посадову інструкцію необхідно перезатвердити при зміні назви підрозділу, посади не пізніше 15 календарних днів.

5) Посадові інструкції повинні розроблятися для всіх категорій посад державної служби.

6) Виписувати тільки основні посадові обов’язки.

7) Посадова інструкція повинна визначати підпорядкування державного службовця.

8) Підготувати нормативний документ про затвердження Типової форми посадової інструкції та методичні рекомендації до неї.

9) Посадова інструкція повинна розроблятися на конкретну посаду державного службовця, а не на особу на цій посаді.

10) Типова форма посадової інструкції повинна бути стислою та практичною для застосування.

11) Передбачити візування посадової інструкції юридичною службою та службою управління персоналом. Зокрема, юридична служба повинна здійснювати перевірку наявності в посадових інструкціях дублювання Закону та інших нормативно-правових актів та перегляд на відповідність встановленим законодавством вимогам.

Отже, результати опитування підтвердили, що питання розроблення Типової форми посадової інструкції державних службовців є насправді актуальним та потребує єдиного узгодженого підходу до її розроблення.

Наразі Генеральним департаментом підготовлено проект Типової форми посадової інструкції державних службовців категорій «Б» та «В». Також результати опитування враховано при підготовці проекту Порядку розроблення посадових інструкцій державних службовців категорій «Б» та «В».

Більш детально це питання буде висвітлено вже незабаром.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі